PEDOMAN OPERASIONAL SISTEM E-LEARNING POLITEKNIK NEGERI SEMARANG Edisi : Pedoman bagi Kaprodi Rev. 20150401 Oleh: Muhammad Anif, S.T., M.Eng. Kepala UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi Politeknik Negeri Semarang Tahun 2015
Tim Pengembang Sistem E-Learning Politeknik Negeri Semarang Ketua System Administrator : Kepala UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi : 1. Wartoyo, S.Si. 2. Nisa Aulia Dalila, A.Md. Server Administrator : 1. Nugroho Joko Usito, M.Kom. 2. Atman Risnendi, A.Md. Network Administrator : 1. Gatot Suwardiyono, M.Kom. 2. Edwi Nairi Hastutiono, A.Md. Informasi: Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPT TIK) Gedung Kerjasama Lantai 2 Politeknik Negeri Semarang Contact Person : Nisa Aulia Dalila, A.Md. Telp. : Ekstensi 117 ii
DAFTAR ISI Halaman Sampul... Tim Pengembang... Daftar Isi... Alur Pengelolaan Sistem E-Learning... i ii iii iv A. Informasi Umum... B. Pengguna: Kaprodi... C. Pengguna: Teacher... iii
iv
A. INFORMASI UMUM 1. Sistem E-learning Polines dikembangkan menggunakan Learning Management System (LMS) Modular Object Oriented Dynamic Learning Environment (Moodle) 2. Sistem E-learning diakses melalui laman http://elearning.polines.ac.id melalui browser (Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Internet Explorer, atau yang lain). Untuk menggunakannya, perlu login ke sistem terlebih dahulu dengan mengklik Log in. 3. Untuk login, masukkan username dan password yang telah diberikan, lalu klik tombol Log in. 1
4. Setelah login, terdapat informasi nama Anda di sisi kanan-atas. 5. Ganti password Anda melalui bagian ADMINISTRATION > My profile settings. 6. Masukkan password lama Anda di textbox Current password, lalu masukkan password baru Anda di textbox New password dan New password (again). Syarat password: Panjang password minimal 8 karakter, terdiri atas angka, huruf kecil, huruf kapital dan karakter non-alphanumeric. 2
B. PENGGUNA: KAPRODI 1. Kaprodi memegang jabatan sebagai Manager di kategori program studi masingmasing. 2. Wewenang Manager di sistem elearning meliputi: a. Membuat course. (wewenang ini dapat dilimpahkan ke Course Creator) b. Menentukan teacher bagi masing-masing course di prodinya. 3. Untuk menuju ke halaman depan, klik HOME. 4. Membuat Kategori a. Pengelolaan course dalam suatu prodi dibedakan oleh semester yang dijalani. Contoh: 2014-2015 Ganjil 2014-2015 Genap 2015-2016 Ganjil, dan seterusnya. Oleh karena itu, di bawah kategori prodi harus dibuat kategori semester. b. Di halaman Home, turunkan scroll bar hingga menampilkan Course categories. 3
c. Klik (atau collapse) masing-masing kategori (jurusan, prodi, dan semester) hingga ke kategori yang Anda kehendaki. d. Klik kategori yang Anda kehendaki (misalnya Jurusan Teknik Elektro > D3- Teknik Telekomunikasi). Pada kategori tersebut, di bagian ADMINISTRATION, klik Manage this category. e. Pada Course and category management, klik Create new category. f. Pada Add new category, pada textbox Category name isikan nama kategory, misalnya 2014-2015 Genap lalu klik Create category (di sebelah bawah). 4
g. Untuk mengedit kategori, klik ikon Action > Edit. Pilihan lainnya: Create new subcategory, Delete, dan lain-lain. 5. Membuat Course Suatu course adalah satu matakuliah di satu kelas pada suatu semester. Maka pada nama course harus memuat informasi ketiga hal tersebut. Contoh: 1415-2-TK2A-Praktek Teknik Jaringan Komputer II. a. Untuk membuat course, klik suatu kategori (misalnya D3-Teknik Telekomunikasi > 2014-2015 Genap) b. Pada kategori tersebut, klik Create new course. c. Masukkan data sebagai berikut Course full name : misalnya 1415-2-TK1B-Komunikasi Data Course short name : misalnya 1415-2-TK1B-333111203 (Catatan: Course short name tidak boleh sama dalam satu sistem E- Learning) Course start date : misalnya 23 February 2015 Lalu klik tombol Save changes (di sebelah bawah). 5
6. Mengenrol Teacher a. Untuk memasukkan user ke suatu course (misalnya untuk mengenrol teacher maupun student) dilakukan melalui ADMINISTRATION > Course administration > Users > Enrolled users. Fitur ini otomatis ditampilkan sesaat setelah membuat sebuah course. b. Klik tombol Enrol user c. Pada layar Enrol users, pilih Assign roles: Teacher, lalu di textbox Search ketikkan nama dosen yang akan Anda jadikan sebagai teacher, lalu klik tombol Search. 6
d. Setelah muncul nama dosennya, klik tombol Enrol dan Finish enrolling users. e. Dosen yang telah ter-enrol sebagai teacher di suatu matakuliah dapat dilihat di jendela Enrolled users tersebut (ADMINISTRATION > Course administration > Users > Enrolled users). Pastikan rolenya adalah Teacher. 7. Untuk membuat course dan mengenrol teacher lain, ulangi langkah 5 dan 6 di atas. 7
C. PENGGUNA: TEACHER 1. Wewenang Teacher: a. mengenrol student b. mengisi content 2. Setelah login (dan/atau mengganti password Anda), untuk mempermudah navigasi, biasakan mengklik tombol HOME agar menuju ke halaman-depan Anda (yaitu halaman-depan setelah login). Tampilan halaman depan setelah login: Di halaman depan (di layar utama), terdapat dua bagian: a. My Courses, berisi daftar course yang Anda ampu. Bila matakuliah yang Anda ampu belum ada di sini, silakan kontak Kaprodi / UPT TIK agar dikonfigurasikan. 8
b. Course categories, letaknya ada di sisi bawah. Berisi daftar semua course dalam sistem elearning Polines. Anda dapat melihat daftar semua course dan isi dari course yang diampu dosen lain (meskipun tidak mengajar course tersebut), namun tidak dapat mengedit isi course yang diampu oleh dosen lain tersebut. Menu My courses juga dapat diakses melalui Navigation > My courses. 3. Mengakses course yang diampu Untuk mengakses course yang diampu, dapat melalui menu Navigation > My courses tersebut, lalu klik kode course yang dikehendaki, misalnya: 1415-2-TK2A-ETK4108 Tampilan halaman-depan-course yang masih kosong: Informasi di halaman-depan-course yang perlu diperhatikan: 1) Nama panjang kursus (course full name) 2) Nama pendek kursus (course short name) 3) Letak kursus di suatu kategori tertentu (course path) 9
4. Mengenrol student Agar mahasiswa dapat mengikuti proses pembelajaran di elearning, mahasiswa perlu dimasukkan (enrol) ke sebuah course oleh teacher dari course tersebut. Untuk mengenrol student, pastikan Anda telah mengakses course yang Anda ampu (yaitu telah melakukan langkah nomor 3 di atas). Alternatif cara mengenrol student: a. Bisa satu per satu oleh teacher melalui menu Administration > Course administration > Users > Enrolled users) lalu klik tombol Enrol users. Ketikkan nama salah satu mahasiswa yang akan dienrol (cukup potongan namanya saja, misalnya andi) dan klik ENTER. Pastikan pada Assign roles berisi Student, lalu klik tombol Enrol pada nama mahasiswa yang sesuai, diakhiri dengan klik tombol Finish enrolling users. 10
b. Cara enrol yang lebih efektif: Yaitu: teacher memberikan enrolment key, dan mahasiswa melakukan proses self enrolment (enrolment mandiri) menggunakan enrolment key yang diberikan oleh teacher. Cara mengenrol student melalui self enrolment (pastikan Anda telah mengakses course yang Anda ampu, yaitu telah melakukan langkah nomor 3 di atas): 1) Klik Administration > Course administration > Users > Enrolment methods. 2) Pada jendela Enrolment methods, pada Add method klik Choose lalu pilih Self enrolment. 11
3) Ketikkan enrolment key yang akan diberikan ke mahasiswa (misal: masuk). Centang pilihan unmask agar karakter enrolment key dapat Anda lihat. Pastikan Default assigned role adalah Student, lalu klik Add method. 4) Berikan enrolment key kepada mahasiswa yang akan dienrol pada matakuliah tersebut. 5. Melihat user / pengguna course Anda Sebagai teacher, Anda dapat melihat nama-nama pengguna course Anda melalui menu Administration > Course administration > Users > Enrolled users. (pastikan Anda telah mengakses course yang Anda ampu, yaitu telah melakukan langkah nomor 3 di atas). 12
Dari tabel Enrolled users dapat terlihat para pengguna course tersebut (student maupun teacher), termasuk waktu akses terakhirnya (last access). 6. Mengisi Content. Agar lebih mudah, klik tombol Home terlebih dahulu. Klik salah satu course yang Anda ampu dan ingin Anda isi contentnya (dapat dicari di dalam bagian My courses), misalnya: 1415-2-TK2A-Teknik Jaringan Komputer II Bila Anda belum melakukan pengisian content, maka halaman-depan-course Anda masih kosong. 13
Untuk mengelola isi course, klik tombol Turn editing on. Tampilan setelah diklik tombol Turn editing on: Keterangan: a. Tombol Turn editing on bersifat toggle. Dalam keadaan ON maka caption tombol tersebut berubah menjadi Turn editing off, dan sebaliknya. b. Tombol Edit summary pada bagian atas, dapat diklik untuk menuliskan ringkasan matakuliah, atau kompetensi matakuliah. Caranya: klik di sini. c. Tombol News forum dapat diklik untuk membuat forum diskusi dengan student pengguna course ini, maupun mengirimkan berita kepada student. d. Tombol Edit pada bagian atas dapat diklik untuk mengubah setting News forum. e. Tombol Add an activity or resource pada bagian atas dapat diklik untuk mengunggah Kontrak Kuliah, Buku Ajar dan/atau buku referensi lainnya yang dipandang perlu. f. Tombol Edit summary pada tiap topic dapat diklik untuk menuliskan ringkasan pada suatu bab, atau kompetensi dari suatu bab tertentu. 14
g. Tombol Add an activity or resource pada tiap topic dapat diklik untuk mengelola content dari course yang Anda ampu. Dari tombol ini Anda dapat mengunggah materi perkuliahan (resouces), maupun aktivitas (activities) yang harus dilakukan oleh mahasiswa (dapat berupa tugas, quiz, atau yang lain). Catatan: Struktur content dari sebuah course 1) Bagian Course Summary Diisi deskripsi matakuliah, antara lain meliputi: Kompetensi matakuliah, Kontrak kuliah, Buku ajar, dan/atau buku referensi lain. 2) Bagian Topic Merupakan isi/content dari matakuliah. Satu topic = satu bab. Default setting pada course format adalah Topics format. Bagi dosen yang menghendaki course format menjadi per pekan, dapat mengubah dengan cara sebagai berikut: (Pastikan Anda telah mengakses course yang ingin Anda ubah settingnya). 1) Pada bagian Administration klik Edit Settings 2) Pada laman Edit course settings, klik Course format. Pada bagian Format pilih Weekly format. 15
6a. Mengisi Course Summary Klik tombol Edit summary 1) Hilangkan tanda centang pada Use default section name 2) Beri nama Section name dengan Ringkasan Matakuliah 3) Isi summary matakuliah Isian dapat berupa teks, label, gambar, dan lain-lain. Klik tombol Toolbar Toggle untuk pilihan lainnya. 16
Contoh pembuatan Course summary menggunakan Tabel dan Gambar: Klik Save changes bila telah selesai. 17
Cara mengupload Kontrak Kuliah, dll.: 1) Klik tombol Add an activity or resource pada bagian atas 18