SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI PAPUA BIRO ORGANISASI DAN PENDAYAGUNAAN APARATUR Jalan Soa-Siu Dok II Jayapura, Telepon / Fax (0967) 532501. Website : http://www.orpa.papua.go.id Email : organisasi_papua@yahoo.com KATA PENGANTAR Dengan mengucap syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, Biro Organisasi dan Pendayagunaan aparatur SETDA dapat menyelesaikan penyusunan Renstra SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Tahun 2014 2018. Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur SETDA adalah merupakan unsur staf yang melaksanakan fungsi administrasi dan berada dibawah Asisten Bidang Umum SEKDA sesuai Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPR. Renstra Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur SETDA Tahun 2014 2018 memuat Visi, Misi, Tujuan, Sasaran, Kebijakan, Program dan kegiatan pembangunan sesuai dengan tugas dan fungsinya, berpedoman pada rencana pembangunan jangka menengah daerah tahun 2014 2018 berdasarkan pendanaan indikatif, dan berada pada tataran misi ke-2 dari visi Gubernur Papua. Selanjutnya Renstra Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur SETDA Provinsi Papua menjadi landasan atau pedoman bagi penyusunan Rencana Kerja Tahunan (RKT), Renja dan penetapan (DPA-SKPD) Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur SETDA dan Renstra ini disesuaikan dengan penetapan indikator kinerja utama Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur SETDA Provinsi Papua. Tak lupa kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berpartisipasi hingga tersusunnya Renstra ini. Perlu disadari bahwa masih banyak kekurangan dan kelemahan dalam penyusunan Renstra ini, oleh karena itu masukan serta saran sangat kami harapkan. Jayapura, 18 Desember 2014 KEPALA BIRO, i DANIEL PAHABOL, S.Pd,MM PEMBINA TINGKAT I NIP. 19630606 198309 1 003
DAFTAR ISI Kata Pengantar Daftar isi BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Maksud dan Tujuan 3 C. Dasar Hukum 4 D. Kedudukan dan Peranan Renstra 6 E. Sistematika 7 BAB II GAMBARAN PELAYANAN A. Pembentukan Organisasi 9 B. TUPOKSI Organisasi 10 C. Susunan Organisasi 27 D. Susunan Kepegawaian...... 28 E. Keadaan Sarana dan Prasarana 31 F. Kinerja Pelayanan 49 G. Tantangan Masa Depan 49 BAB III ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI ORGANISASI A. Kondisi Internal 58 B. Kekuatan-Kekuatan 58 C. Kelemahan-kelemahan... 63 D. Peluang.. 65 E. Ancaman 68 F. Faktor Kunci Keberhasilan 69 G. Telaahan Visi dan Misi Gubernur 73 H. Telaahan Renstra 74 I. Penentuan Isu Strategis 74 BAB IV VISI, MISI, TUJUAN, SASARAN, STRATEGIS DAN KEBIJAKAN ORGANISASI A. Visi Dan Misi... 77 B. Tujuan 79 C. Sasaran 81 D. Strategi/Kebijakan 82 E. Program 83 F. Kegiatan 83 ii
BAB V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF BAB VI INDIKATOR KINERJA BIRO ORGANISASI DAN PENDAYAGUNAAN APARATUR MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN RPJMD PROVINSI PAPUA iii
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Penyusunan Rencanan Strategis (Renstra) Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur SETDA Tahun 2014-2018, dilaksanakan Sesuai amanat Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintah Daerah dan Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional, pemerintah daerah melaksanakan pembangunan di daerah masing-masing harus menyusun rencana pembangunan. Rencana pembangunan menurut undang-undang tersebut menjadi rencana pembangunan jangka panjang, rencana pembangunan jangka menengah dan rencana kerja pemerintah daerah untuk rencana kerja Tahunan. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2004 tentang pasal 151 ayat (1) dan (2) menyatakan bahwa Satuan Kerja Perangkat Daerah menyusun Rencana strategis yang selanjutnya disebut Renstra SKPD yang memuat Visi, Misi, Tujuan, Sasaran, Kebijakan, Program dan kegiatan pembangunan sesuai dengan tugas dan fungsinya, berpedoman pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJMD) dan bersifat indikatif. Renstra SKPD tersebut dirumuskan dalam bentuk Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renja) yang memuat kebijakan, program dan kegiatan pembangunan baik yang dilaksanakan langsung oleh pemerintah daerah maupun yang ditempuh dengan mendorong partisipasi masyarakat selanjutnya direalisasikan dalam Rencana Kerja Anggaran SKPD. Renstra digunakan juga sebagai dasar penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP). Oleh karena itu muatan utama Renstra adalah semua program dan kegiatan yang dilaksanakan oleh Biro Organisasi dan Pendaya- gunaan Aparatur 1
dalam konteks akuntabilitas kinerja dan manajerial yang mencakup kegiatan yang dibiayai dengan dana APBD dan dana dekonsentrasi. Renstra akan menjadi tolok ukur penilaian pertanggunggjawaban Kepala Biro Organisasi dan PA pada setiap akhir tahun anggaran. Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur SETDA Provinsi Papua yang mengemban amanah untuk melaksanakan tugas pemerintahan di bidang administrasi dan aparatur pemerintahan sesuai dengan Perda Nomor 11 Tahun 2013 dituntut untuk menjadi pionir (role model) bagi reformasi Biro Organisasi dan PA dan membuktikan diri sebagai organisasi pemerintah yang berkinerja tinggi. Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 11 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPR, Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur SETDA mempunyai tugas merumuskan bahan pembinaan kelembagaan perangkat daerah, ketatalaksanaan, analisis jabatan serta pendayagunaan aparatur. Namun demikian hingga saat ini berbagai program dan kegiatan yang dilakukan oleh Biro Organisasi dan PA bisa dikatakan belum sepenuhnya mampu berkontribusi secara maksimal bagi terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik. Untuk itu Biro Organisasi dan PA memandang perlu untuk melakukan pembenahan internal untuk meningkatkan kinerjanya melalui perencanaan strategis yang lebih menjawab tantangan dan kebutuhan organisasi yang konsisten dengan kebijakan perencanaan pembangunan pemerintah dalam lima Tahun mendatang (2014 2018). Dalam rangka menyusun rencana strategis yang realistis dan sistematis, hal yang pertama dilakukan adalah analisis terhadap perubahan lingkungan strategis. Analisis terhadap kondisi lingkungan strategis ini diarahkan untuk mengetahui apa yang menjadi kekuatan, kelemahan, tantangan serta ancaman yang dihadapi Biro Organisasi dan PA dalam upaya meningkatkan peran dan kualitas kinerja instansi. 2
Seiring dengan tuntutan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik, Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur SETDA sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang diberikan mandat dalam pengembangan adminstrasi dan aparatur pemerintahan, menghadapi berbagai permasalahan organisasi yang menyebabkan kinerja Biro Organisasi dan PA belum optimal. Secara umum terdapat dua permasalahan kelembagaan yang dihadapi oleh Biro Organisasi dan PA saat ini, yaitu permasalahan dari sisi internal dan permasalahan dari sisi eksternal. Untuk itu dalam penyusunan renstra Biro Organisasi dan PA dilakukan dengan melibatkan seluruh Pejabat Eselon yang berada dalam lingkungan Biro Organisasi dan PA mengingat Konsep pembangunan bidang aparatur di daerah mencakup aspek yang luas, meliputi penataan, penyempurnaan dan pembaruan serta pendayagunaan unsure dan fungsi manajemen dan administrasi penyelenggaraan pemerintahan menunju tata pemerintahan yang bersih ( Good Gavernance). B. MAKSUD DAN TUJUAN UMUM Renstra Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur SETDA disusun dengan maksud menyediakan acuan kerja penyelenggaran pembangunan Biro Organisasi dan PA adalam melaksanakan fungsi administrasi selama rentang waktu lima Tahun kedepan, serta bertujuan untuk: 1. Menjamin konsistensi perencanaan dan pemilihan program dan kegiatan sesuai dengan prioritas organisasi. 2. Menjamin komitmen pada program dan kegiatan yang sudah disepakati secara partisipatif dalam organisasi 3. Memperkuat landasan penentuan program dan kegiatan Tahunan secara kronologis dan berkelanjutan. 4. Menyediakan tolok banding (benchmark) dalam pengukuran kinerja Kepala Biro Organisasi dan PA. 3
5. Identifikasi Visi, Misi dan sasaran strategis yang bertujuan untuk menentukan kinerja dan atau bentuk pelayanan yang akan dicapai; 6. Identifikasi kinerja Biro Organisasi dan PA serta penamaan program yang didasarkan pada keterkaitan antara indikator program out come sesuai dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Biro Organisasi dan PA serta bersifat unik dan tidak duplikatif pada kegiatan antara masing masing Bagian-Bagian. 7. Mencerminkan sasaran kinerja masing masing Bagian sesuai tupoksi. 8. Ouput Kegiatan Biro Organisasi dan PA bersifat spesifik dan terukur serta dapat mendukung pencapaian outcome program. 9. Output kegiatan masing masing Bagian dapat dievaluasi berdasarkan periode. 10. Perencanaan kebutuhan pendanaan program merupakan deteil penjabaran strategis pendanaan yang di biayai dari dari DAU dan Dana Otsus. C. DASAR HUKUM terdiri atas : 1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1969 tentang Pembentukan Propinsi Otonom Irian Barat dan Kabupaten-kabupaten Otonom di Propinsi Irian Barat (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1969 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2507); 2. Undang-Undang Nomor Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang- Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3809); 3. Undang-Undang Nomor 21 Tahun 2001 tentang Otonomi Khusus Bagi (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 135, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4151); 4
4. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2004 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara 5. Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286); 6. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2005 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang- Undang Nomor 3 Tahun 2005 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah menjadi Undang- Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 108, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4548); 7. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 4438, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4548); 8. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional; 9. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389); 10. Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2002 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil Dalam Jabatan Struktural (Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 2002 Nomor 33, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4194); 11. Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil 5
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 15, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4263); 12. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2005 Nomor 165, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4593); 13. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintah antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota (Diundangkan di Jakarta pada tanggal 9 Juli 2007 ); 14. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89 ); 15. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 29 Tahun 2010 tentang Pedoman penyusunan Penetapan Kinerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; 16. Peraturan Daerah Nomor 11 Tahun 2013 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Papua ; 17. Peraturan Daerah Nomor 21 tahun 2013 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah tahun 2005-2025; 18. Peraturan Gubernur Papua Nomor 2 Tahun 2011 tentang Uraian Tugas Dan Fungsi Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Papua ; D. KEDUDUKAN DAN PERANAN RENSTRA 1. Renstra Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur SETDA Provinsi Papua dibuat untuk menjabarkan RPJMD (Rencana Pembangunan 6
Jangka Menengah Daerah) Tahun 2014 s/d 2018. Selanjutnya Renstra SKPD menjadi landasan maupun pedoman bagi penyusunan Renja SKPD dan Rencana Kerja Tahunan (RKT) yang pada akhirnya akan dilakukan pengukuran kinerja atas capaian keberhasilan/kegagalan atas pelaksanaan Rencana Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah(RKA-SKPD) Biro Organisasi dan PA yang diaktualisasikan melalui penyusunan laporan akuntabilitas kinerja instansi Pemerintah. 2. Perencanaan strategis dapat membantu organisasi mengatasi situasi yang tidak diharapkan terkait dengan factor internal dan eksternal yang mempengaruhi tingkat keberhasilan dan kegagalan dengan menetukan tujuan, sasaran strategis dan indikator penentu dari sasaran dan target akan dicapai. E. SISTEMATIKA. Renstra Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur ini memuat rencana program, serta alokasi pendanaannya sampai 5 (lima) Tahun ke depan dengan Sistematika penyusunan sebagai berikut : BAB I. Pendahuluan; Latar Belakang, Maksud dan Tujuan, Landasan Hukum, Kedudukan dan Peranan Renstra; 7
BAB II. Gambaran Pelayanan; Pembentukan Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi SKPD, Susunan Kepegawaian, Keadaan Sarana dan Prasarana dan Tantangan Masa Depan. BAB III. Isu-Isu Strategis Berdasarkan Tugas Pokok dan Fungsi Oganisasi, Faktor Kunci, Telahaan Visi, Misi dan Program Gubernur dan Wakil Gubernur,Telahaan Renstra dan Penentuan Isue Strategis. BAB IV. VISI, MISI, Tujuan dan Sasaran Strategis dan Kebijakan Penyelenggaraan Tugas Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur. BAB V. Rencana Program, Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok Sasaran dan Pendanaan. BAB VI. Indikator Kinerja Yang Mengacu Pada Tujuan Dan Sasaran RPJMD; Indikator pencapaian kinerja dan keefektifan penggunaan sumber daya. 8
BAB II GAMBARAN PELAYANAN BIRO ORGANISASI DAN PENDAYAGUNAAN APARATUR A. PEMBENTUKAN ORGANISASI Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 11 Tahun 2013 tentang susunan organisasi dan Tata kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Papua secara kelembagaan mempunyai tugas pokok dan fungsi : Merumuskan bahan pembinaan kelembagaan perangkat daerah, ketatalaksanaan, Analisa Jabatan dan pemberdayaan aparatur pemerintah. Biro Organisasi dan PA dipimpin oleh seorang Kepala Biro yang membawahi 4 (empat) Kepala Bagian, yaitu : 1. Kepala Bagian Kelembagaan; 2. Kepala Bagian Ketatalaksanaan; 3. Kepala Bagian Analisis dan Formasi Jabatan; dan 4. Kepala Bagian Pemberdayaan Aparatur. Secara struktural kelembagaan Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur berada di bawah koordinasi Asisten Bidang Umum sesuai PERDA sedangkan rincian tugas pokok dan fungsi masih dalam pengajuan ke Biro Hukum untuk mendapat penetapan, sebagai penganti dari Peraturan Gubernur Papua Nomor 2 Tahun 2011. 9
B. RINCIAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI BIRO ORGANISASI DAN PENDAYAGUNAAN APARATUR Asisten Bidang Umum (1) Asisten Bidang Umum mempunyai tugas membantu Sekda, dan mengkoordinasikan dinas daerah dan lembaga teknis daerah sesuai lingkup tugasnya serta tugas lainnya yang diberikan pimpinan Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Asisten Bidang Umum mempunyai fungsi: a pengkoordinasian staf dalam rangka perumusan dan penyusunan. kebijakan bidang organisasi dan pendayagunaan aparatur, administrasi umum, serta pengembangan sumber daya manusia papua; b pembinaan dan pengawasan bidang administrasi umum; dan. c. pengkoordinasian dinas daerah, lembaga teknis daerah dan perangkat daerah lainnya. (2) Asisten Bidang Umum membawahi : a. Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur; b. Biro Umum dan c. Biro Pengembangan SDM Papua. 2. Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur 1. Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur mempunyai tugas merumuskan bahan pembinaan kelembagaan perangkat daerah, ketatalaksanaan, analisis jabatan dan pemberdayaan aparatur pemerintah di daerah; 2. Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur mempunyai fungsi : a. penyiapan bahan perumusan pembinaan penataan kelembagaan perangkat daerah; b. penyiapan bahan perumusan tatalaksana pemerintahan dan pembangunan serta analisis jabatan; 10
c. penyiapan bahan perumusan pembinaan dan pendayagunaan aparatur; dan d. pelaksanaan ketatausahaan. 3. Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur membawahi : a. Bagian Kelembagaan; b. Bagian Ketatalaksanaan; c. Bagian Analisis dan Formasi Jabatan; d. Bagian Pendayagunaan Aparatur. Bagian Kelembagaan mempunyai tugas mengkoordinasikan penyelenggaraan urusan pembinaan kelembagaan organisasi perangkat daerah dan kelembagaan organisasi perangkat daerah kabupaten/kota lingkup Provinsi papua. Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Bagian Kelembagaan mempunyai fungsi: a. penyiapan bahan penyelenggaraan pembinaan kelembagaan organisasi perangkat daerah ; b. penyiapan bahan penyelenggaraan pembinaan kelembagaan organisasi perangkat daerah kabupaten/kota; dan c. penyiapan bahan koordinasi perumusan kebijakan di bidang kelembagaan orgaanisasi perangkat daerah. Bagian Kelembagaan terdiri atas: a. Subbagian Kelembagaan Perangkat Daerah Provinsi; b. Subbagian Kelembagaan Perangkat Daerah Kabupaten/Kota; dan c. Subbagian Tata Usaha Biro. Subbagian Kelembagaan Perangkat Daerah Provinsi mempunyai tugas melakukan penataan kelembagaan perangkat pemerintah propinsi dan perangkat daerah lainnya. 11
Uraian Tugas Subbagian Kelembagaan Perangkat Daerah Provinsi sebagai berikut: a. melakukan penyusunan rencana kegiatan Subbagian Kelembagaan Perangkat Daerah Provinsi berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi-kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan Sekretariat Daerah sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Sekretariat Daerah; b. melakukan pengolahan dan analisis data sebagai bahan penyusunan kelembagaan perangkat daerah provinsi; c. menyusun dan menganalisis hasil kajian kelembagaan perangkat daerah sebagai bahan perumusan kebijakan di bidang kelembagaan; d. melakukan evaluasi penataan kelembagaan perangkat daerah provinsi dan perangkat daerah lainnya; e. melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Subbagian Kelembagaan Perangkat Daerah Provinsi; dan f. melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. Subbagian Kelembagaan Perangkat Daerah Kabupaten/Kota mempunyai tugas melakukan pembinaan dalam rangka penataan kelembagaan perangkat daerah kabupaten/kota. Uraian Tugas Subbagian Kelembagaan Perangkat Daerah Kabupaten/Kota sebagai berikut: a. melakukan penyusunan rencana kegiatan Subbagian Kelembagaan Perangkat Daerah Kabupaten/Kota berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi-kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan Sekretariat Daerah sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Sekretariat Daerah; b. melakukan pengolahan dan analisis data sebagai bahan pelaksanaan 12
kegiatan fasilitasi dan penataan kelembagaan daerah kabupaten/kota; c. melakukan penyiapan bahan dan fasilitasi penataan kelembagaan perangkat daerah kabupaten/kota; d. melakukan penyiapan bahan dalam rangka evaluasi rancangan peraturan daerah kabupaten/kota tentang penyempurnaan, pengembangan pembentukan dan penghapusan organisasi perangkat daerah perangkat daerah kabupaten/kota; e. melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Subbagian Kelembagaan Perangkat Daerah Kabupaten/Kota; dan f. melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. Subbagian Tata Usaha Biro mempunyai tugas menyelenggarakan, melaksanakan koordinasi perencanaan umum, keuangan, perlengkapan, aset, kepegawaian, program dan pelaporan. Uraian tugas Subbagian Tata Usaha Biro sebagai berikut: a. melakukan penyusunan rencana kegiatan Subbagian Tata Usaha Biro berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi-kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan Sekretariat Daerah sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Sekretariat Daerah; b. melakukan penatausahaan koordinasi perencanaan program Biro. c. melakukan pengelolaan administrasi keuangan, pengkajian anggaran belanja, pengendalian administrasi belanja, dan pengelolaan aset. d. melakukan pengelolaan administrasi kepegawaian, pembinaan jabatan fungsional, penatausahaan, kelembagaan, dan ketatalaksanaan. e. melakukan pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapan. f. melakukan penyusunan bahan rancangan pendokumentasian perundangundangan; g. melakukan pengelolaan naskah dinas dan kearsipan; 13
h. melakukan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan; i. melakukan pengkajian bahan Rencana Strategis, rencana kerja, Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; j. melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait; k. melakukan pengelolaan informasi Biro; l. melakukan sinkronisasi, koordinasi, evaluasi dan monitoring Biro; m. melakukan pengumpulan bahan dan penyusunan laporan Biro; n. melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Subbagian Tata Usaha Biro; dan o. melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. Bagian Ketatalaksanaan mempunyai tugas mengkoordinasikan penyusunan dan penataan sistem tatalaksana pemerintahan, standarisasi sarana dan lingkungan kerja di bidang tatalaksana pemerintahan di daerah Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Bagian Ketatalaksanaan mempunyai fungsi: a. penyiapan bahan penyelenggaraan pembinaan ketatalaksanaan; b. penyiapan bahan perumusan kebijakan dalam rangka pembinaan sistem dan prosedur, standarisasi prasarana dan sarana kerja, serta pelayanan publik; dan c. penyiapan bahan koordinasi perumusan kebijakan di bidang ketatalaksanan. Bagian Ketatalaksanaan terdiri atas: a. Subbagian Sistem dan Prosedur; b. Subbagian Standarisasi Prasarana dan Sarana Kerja; dan c. Subbagian Pelayanan Publik. 14
Subbagian Sistem dan Prosedur mempunyai tugas mengkoordinasikan penyelenggaraan urusan pembinaan sistem dan prosedur organisasi perangkat daerah. Uraian tugas Subbagian Sistem dan Prosedur sebagai berikut: a. melakukan penyusunan rencana kegiatan Subbagian Sistem dan Prosedur berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi-kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan Sekretariat Daerah sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Sekretariat Daerah; b. melakukan kegiatan perumusan, penyusunan dan pembahasan bahan kebijakan sistem dan prosedur kerja perangkat daerah; c. melakukan kegiatan penghimpunan, pengolahan dan penyusunan standar operasional prosedur kerja perangkat daerah; d. melakukan kegiatan pembinaan standar operasional prosedur kerja perangkat daerah; e. melakukan kegiatan pemantauan standar operasional prosedur kerja perangkat daerah; f. melakukan kegiatan evaluasi standar operasional prosedur kerja perangkat daerah; g. melakukan kegiatan penyusunan kebijakan pendelegasian/pelimpahan wewenang; h. melakukan kegiatan penyusunan kebijakan, pembinaan, pemantauan dan evaluasi tata naskah dinas, kode, stempel, kop naskah dinas, papan nama, logo dan motto Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD); i. melakukan kegiatan penghimpunan, pendokumentasian dan penyajian dokumen kebijakan sistem dan prosedur kerja perangkat daerah; j. melakukan kegiatan sosialisasi kebijakan sistem dan prosedur kerja perangkat daerah; k. melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Subbagian 15
Sistem dan Prosedur; dan l. melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. 16
Subbagian Standarisasi Prasarana dan Sarana Kerja mempunyai tugas mengkoordinasikan penyelenggaraan urusan pembinaan standarisasi prasarana dan sarana kerja organisasi perangkat daerah. Uraian tugas Subbagian Standarisasi Prasarana dan Sarana Kerja sebagai berikut: a. melakukan penyusunan rencana kegiatan Subbagian Standarisasi Prasarana dan Sarana Kerja berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi-kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan Sekretariat Daerah sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Sekretariat Daerah; b. melakukan kegiatan perumusan, penyusunan, dan pembahasan bahan kebijakan standardisasi/pembakuan prasarana/sarana/ perlengkapan/peralatan kerja, tata ruang kantor/kerja, kendaraan dinas/operasional, pakaian dinas dan atributnya; c. melakukan kegiatan penyusunan standardisasi/pembakuan prasarana/sarana/perlengkapan/peralatan kerja, tata ruang kantor/ kerja, kendaraan dinas/operasional, pakaian dinas dan atributnya; d. melakukan kegiatan pembinaan standardisasi/pembakuan prasarana/sarana/perlengkapan/peralatan kerja, tata ruang kantor/ kerja, kendaraan dinas/operasional, pakaian dinas dan atributnya; e. melakukan kegiatan pemantauan standardisasi/pembakuan prasarana/sarana/perlengkapan/peralatan kerja, tata ruang kantor/ kerja, kendaraan dinas/operasional, pakaian dinas dan atributnya; f. melakukan kegiatan evaluasi standardisasi/pembakuan prasarana/sarana/perlengkapan/peralatan kerja, tata ruang kantor/ kerja, kendaraan dinas/operasional, pakaian dinas dan atributnya; g. melakukan kegiatan bimbingan, konsultasi, pemantauan dan koordinasi standardisasi/pembakuan prasarana/sarana/perlengkapan/ 17
peralatan kerja, tata ruang kantor /kerja, kendaraan dinas/operasional, pakaian dinas dan atributnya; h. melakukan kegiatan penghimpunan, pendokumentasian dan penyajian dokumen kebijakan standardisasi/pembakuan prasarana/ sarana/perlengkapan/peralatan kerja, tata ruang kantor/kerja, kendaraan dinas/operasional, pakaian dinas dan atributnya; i. melakukan kegiatan sosialisasi kebijakan standardisasi/ pembakuan prasarana/sarana/perlengkapan/peralatan kerja, tata ruang kantor/kerja, kendaraan dinas/operasional, pakaian dinas dan atributnya; j. melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Subbagian Standarisasi Prasarana dan Sarana Kerja; dan k. melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. Subbagian Pelayanan Publik mempunyai tugas mengkoordinasikan penyelenggaraan urusan pembinaan penyelenggaraan pelayanan publik. Uraian tugas Subbagian Pelayanan Publik sebagai berikut: a. melakukan penyusunan rencana kegiatan Subbagian Pelayanan Publik berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi-kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan Sekretariat Daerah sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Sekretariat Daerah; b. melakukan kegiatan perumusan, penyusunan dan pembahasan bahan kebijakan pelayanan publik perangkat daerah, antara lain meliputi pelayanan perizinan dan pelayanan non perizinan; c. melakukan kegiatan penghimpunan, pengolahan dan penyusunan standar pelayanan minimal pelayanan publik perangkat daerah, antara lain meliputi pelayanan perizinan dan pelayanan non perizinan; d. melakukan kegiatan pembinaan standar pelayanan minimal pelayanan publik perangkat daerah, antara lain meliputi pelayanan perizinan dan 18
pelayanan non perizinan; e. melakukan kegiatan pemantauan standar pelayanan minimal pelayanan publik perangkat daerah, antara lain meliputi pelayanan perizinan dan pelayanan non perizinan; f. melakukan kegiatan evaluasi standar pelayanan minimal pelayanan publik perangkat daerah, antara lain meliputi pelayanan perizinan dan pelayanan non perizinan; g. melakukan kegiatan/fasilitasi pembinaan, pengembangan dan evaluasi pelayanan publik dari instansi pemerintah; h. melakukan kegiatan bimbingan dan konsultasi pelaksanaan kegiatan pelayanan publik; i. melakukan kegiatan penghimpunan, pendokumentasian dan penyajian dokumen kebijakan pelayanan publik perangkat daerah; j. melakukan kegiatan sosialisasi kebijakan pelayanan publik perangkat daerah; k. melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Subbagian Pelayanan Publik; dan l. melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. Bagian Analisis dan Formasi Jabatan mempunyai tugas mengkoordinasikan penyelenggaraan urusan pembinaan penyelenggaraan analisis dan formasi jabatan. Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Bagian Analisis dan Formasi Jabatan mempunyai fungsi: a. penyiapan bahan penyelenggaraan pembinaan analisis dan formasi jabatan; b. penyiapan bahan perumusan kebijakan dalam rangka pembinaan penyelenggaraan analisis dan formasi jabatan, serta pengembangan jabatan fungsional; dan 19
c. penyiapan bahan koordinasi perumusan kebijakan di bidang analisis dan formasi jabatan. Bagian Analisis dan Formasi Jabatan terdiri atas: a. Subbagian Analisis Jabatan; b. Subbagian Formasi Jabatan; dan c. Subbagian Pengembangan Jabatan Fungsional. Subbagian Analisis Jabatan mempunyai tugas mengkoordinasikan penyelenggaraan urusan pembinaan penyelenggaraan analisis jabatan. Uraian tugas Subbagian Analisis Jabatan sebagai berikut: a. melakukan penyusunan rencana kegiatan Subbagian Analisis Jabatan berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi-kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan Sekretariat Daerah sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Sekretariat Daerah; b. melakukan penyiapan bahan penyusunan pedoman administrasi pemerintahan kampung dan kelurahan; c. melakukan kegiatan perumusan, penyusunan, dan pembahasan bahan kebijakan analisis jabatan perangkat daerah; d. melakukan kegiatan analisis jabatan perangkat daerah; e. melakukan kegiatan pembinaan analisis jabatan perangkat daerah; f. melakukan kegiatan pemantauan penerapan hasil analisis jabatan perangkat daerah; g. melakukan kegiatan evaluasi penerapan hasil analisis jabatan perangkat daerah; h. melakukan kegiatan penyusunan, pengembangan, evaluasi, pendokumentasian dan sosialisasi standar kompetensi/ persyaratan, klasifikasi, pola karir, formasi, peta, kamus dan kode jabatan; i. melakukan kegiatan penghimpunan, pendokumentasian dan penyajian 20
dokumen kebijakan analisis jabatan; j. melakukan kegiatan sosialisasi kebijakan analisis jabatan; k. melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Subbagian Analisis Jabatan; dan l. melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. Subbagian Formasi Jabatan mempunyai tugas mengkoordinasikan penyelenggaraan urusan pembinaan penyelenggaraan formasi jabatan. Uraian tugas Subbagian Formasi Jabatan sebagai berikut: a. melakukan penyusunan rencana kegiatan Subbagian Formasi Jabatan berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi-kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan Sekretariat Daerah sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Sekretariat Daerah; b. melakukan pengumpulan bahan penyelenggaraan evaluasi formasi jabatan; c. melakukan pemantauan penyelenggaraan Formasi Jabatan; d. melakukan penyusunan formasi jabatan, persyaratan administrasi dan teknis kebutuhan jabatan dan jenjang jabatan; e. melakukan pengkajian dan perumusan formasi jabatan struktural, non struktural dan jabatan funsional tertentu dan jenjang jabatan; f. melakukan penyusunan administrasi dan formasi persyaratan administratif dan teknis jabatan staf, teknis dan jabatan fungsional tertentu dalam pelaksanaan tugas jabatan g. melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Subbagian Formasi Jabatan; dan h. melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. Subbagian Pengembangan Jabatan Fungsional mempunyai tugas mengkoordinasikan penyelenggaraan pembinaan pengembangan jabatan 21
fungsional. Uraian tugas Subbagian Pengembangan Jabatan Fungsional sebagai berikut: a. melakukan penyusunan rencana kegiatan Subbagian Pengembangan Jabatan Fungsional berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasikebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan Sekretariat Daerah sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Sekretariat Daerah; b. melakukan pengumpulan bahan penyelenggaraan evaluasi penataan jabatan fungsional tertentu; c. melakukan pemantauan pelaksanaan pemberdayaan Jabatan fungsional tertentu; d. melakukan penyusunan formasi jabatan fungsional tertentu, persyaratan administrasi, dan teknis jabatan fungsionl tertentu; e. melakukan pengkajian dan perumusan kebutuhan jabatan funsional tertentu pada organisasi perangkat daerah dan perangkat daerah lainnya; f. melakukan pengadministrasian persyaratan administratif dan teknis jabatan fungsional tertentu; g. melakukan penyusunan strata pendidikan umum dan teknis dalam pemenuhan formasi jabatan fungsional tertentu; h. melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Subbagian Pengembangan Jabatan Fungsional; dan i. melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. Bagian Pendayagunaan Aparatur mempunyai tugas mengkoordinasikan penyelenggaraan urusan pembinaan di bidang pendayagunaan aparatur. Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Bagian Pendayagunaan Aparatur mempunyai fungsi: 22
a. penyiapan bahan penyelenggaraan pembinaan pendayagunaan aparatur; b. penyiapan bahan perumusan kebijakan dalam rangka pembinaan penyelenggaraan pengembangan dan pengendalian aparatur, kinerja aparatur, serta pemberdayaan aparatur; dan c. penyiapan bahan koordinasi perumusan kebijakan di bidang pendayagunaan aparatur. Bagian Pendayagunaan Aparatur terdiri atas: a. Subbagian Pengembangan dan Pengendalian Aparatur; b. Subbagian Kinerja Aparatur; dan c. Subbagian Pemberdayaan Aparatur. Subbagian Pengembangan dan Pengendalian Aparatur mempunyai tugas mengkoordinasikan penyelenggaraan urusan pembinaan penyelenggaraan pengembangan dan pengendalian aparatur. Uraian tugas Subbagian Pengembangan dan Pengendalian Aparatur sebagai berikut: a. melakukan penyusunan rencana kegiatan Subbagian Pengembangan dan Pengendalian Aparatur berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi-kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan Sekretariat Daerah sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Sekretariat Daerah; b. melakukan pengumpulan bahan evaluasi pengembangan dan pengendalian aparatur; c. melakukan penyiapan kajian pengembangan kualitas sumberdaya aparatur; 23
d. melakukan penyiapan bahan kajian dan analisis sumberdaya aparatur staf, teknis operasional dan pendukung; e. melakukan penyiapan bahan kajian dan analisis keadaan pendidikan umum, penjenjangan, teknis aparatur organisasi perangkat daerah propinsi dan kabupaten/kota, perangkat daerah lainnya dalam penyelenggraan tugas dan fungsi organisasi; f. melakukan evaluasi sumberdaya aparatur aparatur pemerintah daerah, dari segi kepangkatan, pendidkan formal, pendidikan teknis dan penempatan dalam jabatan struktural, non struktural dan fungsional tertentu; g. melakukan penyusunan pengembangan informasi pengembangan dan pengendalian aparatur daerah; h. melakukan penyusunan petunjuk teknis pembinaan dan pengendalian pendayagunaan aparatur provinsi dan kabupaten/kota; i. melakukan pengelolaan hasil pengembangan dan pengendalian pendayagunaan aparatur; j. melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Subbagian Pengembangan dan Pengendalian Aparatur; dan k. melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. Subbagian Kinerja Aparatur mempunyai tugas mengkoordinasikan penyelenggaraan urusan pembinaan kinerja aparatur. Uraian tugas Subbagian Kinerja Aparatur sebagai berikut: a. melakukan penyusunan rencana kegiatan Subbagian Kinerja Aparatur berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi-kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan Sekretariat Daerah sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Sekretariat Daerah; 24
b. melakukan pengumpulan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pelaksanaan Analisa Kinerja; c. melakukan pemantauan penyelenggaraan Evaluasi Kinerja; d. melakukan pemantauan pelaksanaan analisa jabatan dan melaksanakan kegiatan SPIP dan realisasinya; e. melakukan pengumpulan dan pengolahan data sebagai bahan laporan pelaksanaan koordinasi percepatan pemberantasan korupsi; f. melakukan pemantauan penyelenggaraan evaluasi kinerja dan pelaksanaan percepatan pemberantasan korupsi; g. melakukan monitoring pelaksanaan kinerja aparatur; h. melakukan pengumpulan hasil pelaksanaan kinerja aparatur; i. melakukan penyiapan penyusunan laporan akuntabilitas kinerja pemerintah ; j. melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Subbagian Kinerja Aparatur; dan k. melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. Subbagian Pemberdayaan Aparatur mempunyai tugas melakukan pengaturan dan pembinaan di bidang pemberdayaan aparatur. Uraian tugas Subbagian Pemberdayaan Aparatur sebagai berikut: a. melakukan penyusunan rencana kegiatan Subbagian Pemberdayaan Aparatur berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi-kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan Sekretariat Daerah sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Sekretariat Daerah; b. melakukan penyiapan kajian pendayagunaan sumberdaya aparatur; c. melakukan penyiapan bahan kajian dan analisis pendayagunaan aparatur pada oragnisasi perangkat daerah unsur staf, teknis operasional, dan pendukung; 25
d. melakukan penyiapan bahan melaksanakan kajian dan analisis keadaan pendidikan umum, penjenjangan, teknis aparatur organisasi perangkat daerah propinsi dan kabupaten/kota, perangkat daerah lainnya dalam penyelenggraan tugas dan fungsi organisasi; e. melakukan evaluasi sumberdaya aparatur pemerintah daerah, dari segi kepangkatan, pendidkan formal, pendidikan teknis dan penempatan dalam jabatan struktural, non struktural dan fungsional tertentu. f. melakukan penyiapan penyusunan laporan pengembangan pendayagunaan aparatur daerah; g. melakukan penyusunan petunjuk teknis pembinaan dan pengendalian pendayagunaan aparatur provinsi, kabupaten/kota; h. melakukan pengolahan hasil pengembangan dan pengendalian pendayagunaan aparatur; i. melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Subbagian Pemberdayaan Aparatur; dan j. melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. Bagan Struktur Organisasi tergambar pada TABEL 1 (terlampir). 26
27
C. SUSUNAN KEPEGAWAIAN DAN KELENGKAPAN. Sumberdaya manusia yang mendukung terselenggaranya program dan kegiatan Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur SETDA Provinsi Papua terdiri dari 42 (empat puluh dua) Pegawai Negeri Sipil, 3 (tiga) tenaga Kontrak, dengan rincian sebagai berikut : 1) Berdasarkan jenis kelamin adalah : Laki-laki : 18 (delapan belas) orang Perempuan : 24 (dua puluh empat) orang 2) Tenaga Kontrak : sebanyak : 3 (tiga) orang 3) Jumlah PNS yang ikut Ujian Dinas TK. I dan II tahun anggaran 2012, yaitu : Golongan II = 1 (satu) orang 4) Jumlah PNS Pensiun tahun anggaran 2012, yaitu : Golongan II = 1 (satu) orang 5) SDM menurut Tingkat Pendidikan adalah : NO Tingkat Pendidikan Jumlah Presentase 1 S2 5 12,82 2 S1 22 56,41 3 D3 - - 4 SMA 11 28,20 5 SLTA 1 2,5 JUMLAH 39 100 6) Tenaga Kontrak : sebanyak : 3 (tiga) orang 28
7) SDM Menurut Eselon : NO Tingkat eselon Jumlah Jabatan kosong 1 II.b 1-2 III.a 4 1 3 IV.a 12 1 Rekapitulasi data PNS di lingkungan Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur dapat di lihat pada TABEL. 2. di bawah ini. 29
TABEL 2 REKAPITULASI JUMLAH PNS MENURUT PENDIDIKAN DAN JENIS KELAMIN KEADAAN : PER JULI 2013 No Gol Laki-Laki S2 S1 D4 D3 D2 D1 SLTA SLTP SD JML 1 IV/e IV/d IV/c 1 IV/b 1 1 IV/a 1 Jml gol.iv 3 1 2 III/d 1 2 III/c 3 III/b 2 III/a 6 Jml gol.iii 1 13 3 II/d II/c 1 II/b 1 II/a 4 Jml gol. II 6 4 I/d I/c I/b I/a Jml. Gol. I TOTAL 4 14 6 30
TABEL 3 REKAPITULASI JUMLAH PNS MENURUT PENDIDIKAN DAN JENIS KELAMIN KEADAAN : PER JULI 2013 No Gol Perempuan S2 S1 D4 D3 D2 D1 SLTA SLTP SD JML 1 IV/e IV/d IV/c IV/b IV/a Jml gol.iv 2 III/d 1 2 III/c 2 III/b 5 1 III/a 1 1 Jml gol.iii 1 10 2 3 II/d II/c 1 II/b 2 II/a 2 Jml gol. II 5 4 I/d I/c I/b I/a Jml. Gol. I TOTAL 1 10 7 D. KEADAAN SARANA DAN PRASARANA Sarana dan prasarana yang menunjang pelaksanaan tugas bagi aparatur di lingkungan Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur SETDA Provinsi Papua terlampir pada TABEL 4. Sebagai berikut : 31
E. KINERJA PELAYANAN Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur melaksanakan program pembangunan dan rutin lebih bersifat non fisik, maka kinerja pelayanan yang direncanakan dalam kurun waktu 2014 s/d 2018 dengan mengedepankan sistem pelayanan administrasi dalam rangka pencapaian output/outcome kinerja Biro Organisasi dan PA terutama yang berkaitan dengan pencapaian tata pemerintahan yang baik, yang diaktualisasikan melalui Program dan kegiatan untuk Tahun 2014 s/d 2018, sebagai berikut ; a. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran. b. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur c. Program Peningkatan disiplin aparatur d. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur e. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan f. Program Penguatan Kapasitas Kelembagaan F. TANTANGAN DIMASA DEPAN 1. Aspek Kelembangaan dan Analisis Jabatan Penataan Kelembagaan Perangkat Daerah sebagaimana diatur dalam PP 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah dibentuk dengan memperhatikan kriteria besaran Organisasi jumlah penduduk, luas wilayah dan jumlah APBD, dengan tetap memperhatikan karakteristik daerah dan kebutuhan daerah serta memperhatikan potensi dan permasalahan dalam pembangunan daerah. Berkenaan dengan pembagian urusan Pemerintah antar tingkat pemerintahan terdapat pembagian jenis urusan secara spesifik. Urusan Pemerintahan dimaksud meliputi Politik luar dan menjadi urusan urusan yang bersifat concurent atau urusan yang dapat dikelola bersama antara Pusat, Provinsi dan 32
. Pembagian urusan Pemerintahan yang bersifat concurrent diatur dalam Pasal 11 ayat (1) UU No. 32 Tahun 2004 dengan menggunakan kriteria Eksternalitas, Akuntabilitas dan Efisiensi. Hal itu dimaksudkan untuk mewujudkan proporsionalitas dam pembagian urusan Pemerintahan antar tingkatan Pemerintahan sehingga ada kejelasan siapa melakukan apa. Dalam urusan bersama yang menjadi kewenangan daerah terbagi dalam dua bentuk urusan yakni Urusan Wajib dan Urusan Pilihan. Arah kebijakan pembangunan bidang kelembagaan kedepan pada intinya ialah menciptakan rasionalisasi struktur organisasi pemerintah daerah yang efisien, efektif, dinamis, dan proporsional sesuai kebutuhan dan beban kerja yang riil (rightsized). Penataan kelembagaan Perangkat Daerah perlu diikuti dengan analisis Jabatan, Analisis Beban Kerja (ABK) sehingga dalam menentukan berapa jumlah personalia, waktu penyelesaian beban tugas, informasi tentang jabatan sampai dengan penempatan kompetensi aparatur dengan jumlah kebutuhan pegawai akan lebih terkendali, sesuai kebutuhan daerah. Kondisi yang ingin dicapai pada masa 1 s/d 5 tahun kedepan (dapat dilihat pada TABEL 10, antara lain sebagai berikut : 1.1. Semua SKPD bekerja sesuai tugas dan fungsi sehingga penyelenggaraan pemerintahan menjadi efisien dan efektif 1.2. telah terbangun pola kerja harmonis tingkat provinsi untuk membangun bersama demi kemajuan dan kesejahteraan masyarakat Papua 1.3. tertatanya OPD 1.4. meningkatnya koordinasi dan singkronisasi setiap 1.5. setiap PNS memahami TUPOKSI unit kerja masing-masing 1.6. tersedianya hasil analisis Jabatan di 33
1.7. tersusunnya analisis beban kerja SKPD di lingkungan Provinsi Papua 1.8. tersusunnya standart kopetensi Jabatan di lingkungan Provinsi Papua 1.9. tersusunnya hasil evaluasi jabatan dilingkungan pemerintah provinsi Papua 1.10. tersedianya penganalisis jabatan 1.11. tersedianya penganalisis beban kerja di 1.12. tersedianya penganalisis standart kompetensi jabatan dilingkungan 1.13. tersedianya tenaga evaluasi Jabatan di lingkungan pem. 1.14. Tersusunnya data formasi jabatan di lingkungan pemerintah Provinsi Papua pada tiap tahun 1.15. Tersedianya tenaga penyusun formasi jabatan di lingkungan pemerintah 1.16. Tersusunnya data jabatan fungsional tertentu di lingkungan pemerintah 1.17. meningkatnya jumlah PNS pada JAFUNG tertentu di 1.18. tersedianya tenaga analisis pengembangan JAFUNG tertentu di 2. Aspek Ketatalaksanaan Arah kebijakan dalam bidang Ketatalaksanaan diwujudkan melalui penataan dan efisiensi sistem prosedur kerja, percepatan penerapan Standart Pelayanan Minimal (SPM) sesuai bidang urusan, peningkatan indeks kepuasan masyarakat (IKM) melalui peningkatan pelayanan, efisiensi Standart Operasional Prosedur (SOP), serta Penilaian kinerja pelayanan publik yang bermuara pada peningkatan pelayanan prima(kualitas), dan pengelolaan barang/sarana dan prasarana kerja. 34
Aspek tatalaksanaan tersebut diatas perlu dioptimalkan melalui program/kegiatan yang dilakukan pada tahun anggaran 2014-2018. Kondisi yang ingin dicapai pada masa 1 s/d 5 tahun kedepan (dapat dilihat pada TABEL 10, antara lain sebagai berikut : 2.1. penetapan PERGUB tentang SOP SKPD dilingkungan Pemerintah 2.2. penetapan PERGUB tentang identifikasi nama, kode dan judul SOP SKPD dilingkungan Pemerintah 2.3. penetapan SK Gubernur Papua tentang nomor dan judul SOP pada SKPD di lingkungan 2.4. penggunaan TND dalam birokrasi pemerintahan sesuai Peraturan Gubernur Papua 2.5. tersedianya SPP pada SKPD di lingkungan Provinsi dan 2.6. terfasilitasinya pelaporan atas capaian indikator SPM pada 9 Bidang SPM di lingkungan pemerintah dan 15 SPM di 2.7. Kabupaten yang mendapat penghargaan pelaksanaan pelayanan publik 2.8. penetapan Peraturan Gubernur tentang standart sarana dan prasarana kerja di lingkungan 2.9. tertatanya ruang kerja sesuai ketentuan yang berlaku 2.10. disiplin pengenaan pakaian dinas PNS dan CPNS sesuai aturan yang berlaku 35
3. Aspek SDM Aparatur Arah kebijakan pembangunan yang akan diwujudkan pada aspek SDM aparatur pada intinya ialah penataan dan pengembangan sistem manajemen kepegawaian khususnya dalam rangka menciptakan PNS yang professional dan berakhlak mulia dengan pembinaan karier yang berorientasi pada penerapan sistem merit, peningkatan disiplin aparatur, pengawasan secara berjenjang serta peningkatan akuntabilitas kinerja aparatur. Melalui pengembangan dan pengendalian aparatur diharapkan akan memberikan kontribusi lebih atas pengembangan sistem rekruitmen yang obyektif, berkualitas dan akuntabel, penyusunan rencana kebutuhan dan penempatan tenaga pegawai yang proporsional, pengembangan prestasi kerja, meningkatkan kompetensi yang sesuai dengan jabatannya, penerapan pola karier yang jelas, pengembangan kreativitas diklat secara terencana sesuai kebutuhan tugas, penataan administrasi kepegawaian, pengembangan pengelolaan sistem informasi kepegawaian yang akurat serta didukung databasenya, upaya meningkatkan kesejahteraan yang memadai, serta meningkatkan akhlak moral, pembinaan etika dan sikap, semangat/etos kerja dan produktivitas kerja,perilaku keteladanan, disiplin kerja yang baik. Aspek Pendayagunaan aparatur yakni keterkaitan dengan kepegawaian, dengan berubahnya jumlah formasi jabatan struktural mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia yang pada akhirnya mendesak untuk dilakukan penataan kepegawaian atau manajemen kepegawaian, formasi dan standart kompetensi sejalan dengan upaya penataan aparatur dilingkungan Biro Organisasi dan PA, maka perlu dilaksanakan analisis jabatan dan analisis beban kerja pada setiap satuan organisasi untuk menyusun peta jabatan, kompetensi jabatan dan kebutuhan jumlah pegawai untuk mengisi jabatan struktural dan fungsional umum dan tersebut sesuai beban kerja organisasi dan berpedoman kepada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2008. Tuntutan 36
pada era globalisasi bahwa dalam setiap jabatan harus diisi oleh tenagatenaga yang mempunyai keahlian, daya saing dan pengetahuan yang tinggi disamping kecakapan serta perhatian dan minat yang tinggi atas pelaksanaan pekerjaan dalam jabatan, demikian halnya dengan tata kerja dan sistem kerja. Disadari bahwa tingkat pengetahuan, keterampilan, kompetensi dan kadar disiplin, integritas maupun aklak moral SDM aparatur dalam pembinaan manajemen SDM perlu ditingkatkan dalam melaksanakan fungsi pelayanan, namun dewasa ini dirasakan pula bahwa tingkat kesejahteraan pegawai negeri masih kurang memadai, terlebih bila dikonfersi dengan perkembangan inflasi dan tingkat harga kebutuhan hidup. Kedua factor tersebut berkorelasi terhadap melemahnya disiplin, etos kerja, produktivitas kerja dan kinerja serta motivasi kerja SDM aparatur. Hal-hal yang akan dicapai dalam bidang pendayagunaan aparatur pada kurun waktu 1 s/d 5 tahun kedepan (dapat dilihat pada TABEL 10, antara lain sebagai berikut : 3.1. kualitas aparatur dalam pemahaman SAKIP dalam perencanaan dan pelaporan 3.2. meningkatnya jumlah dan kualitas LAKIP di Provins dan 3.3. meningkatnya disiplin PNS dan CPNS 3.4. meningkatnya kualitas SDM aparatur 3.5. meningkatnya kualitas pelayanan 3.6. Tersedianya jaringan website data kompetensi sumber daya aparatur pada SKPD dilingkungan Pemerintah yang mutakhir dan akurat 3.7. Penghargaan dan Penetapan Wilayah Bebas Korupsi di Provinsi dan 3.8. Penetapan Peraturan Gubernur tentang Indikator Kinerja Utama Pemerintah dan 49 SKPD serta 37
3.9. Peningkatan komitmen pimpinan dan seluruh unit dalam pencapaian kinerja melalui penetapan kinerja organisasi pada tiap tahun anggaran. Biro Organisasi dan PA yang mengemban amanah untuk melaksanakan tugas pemerintahan di bidang administrasi dan aparatur pemerintahan sesuai dengan Peraturan Daerah Nomor 11 Tahun 2013 dituntut untuk menjadi pionir (role model) bagi reformasi Biro Organisasi dan PA dan membuktikan diri sebagai organisasi pemerintah yang berkinerja tinggi. Namun demikian hingga saat ini berbagai program dan kegiatan yang dilakukan oleh Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur SETDA Provinsi Papua bisa dikatakan belum sepenuhnya mampu berkontribusi secara maksimal bagi terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik. Untuk itu Biro Organisasi dan PA memandang perlu untuk melakukan pembenahan internal untuk meningkatkan kinerjanya melalui perencanaan strategis yang lebih menjawab tantangan dan kebutuhan organisasi yang konsisten dengan kebijakan perencanaan pembangunan pemerintah dalam lima tahun mendatang (2014 2018). Dalam rangka menyusun rencana strategis yang realistis dan sistematis, hal yang pertama dilakukan adalah analisis terhadap perubahan lingkungan strategis. Analisis terhadap kondisi lingkungan strategis ini darahkan untuk mengetahui apa yang menjadi kekuatan, kelemahan, tantangan serta ancaman yang dihadapi Biro Organisasi dan PA dalam upaya meningkatkan peran dan kualitas kinerja instansi. Pelaksanaan Bimbingan Teknis, asistensi dan konsultasi tingkat Nasional dan Daerah. Seiring dengan tuntutan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik, namun Biro Organisasi dan PA juga menghadapi berbagai permasalahan organisasi yang menyebabkan kinerja Biro Organisasi dan PA belum optimal. Secara umum terdapat dua permasalahan kelembagaan yang dihadapi oleh Biro Organisasi dan PA saat ini, yaitu 38
permasalahan dari sisi internal dan permasalahan dari sisi eksternal. Dari sisi internal secara rinci berbagai permasalahan tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan 3 (tiga) aspek, yaitu : 1. kelembagaan 2. sumberdaya manusia (SDM) dan 3. manajemen tata kelola. 1.1 Khususnya aspek kelembagaan persoalan yang dihadapi Biro Organisasi dan PA Organisasi dan PA, saat ini adalah antara lain: 1.1.1. adanya ketidakserasian kegiatan antar Bagian 1.1.2. kurang seimbangnya struktur organisasi dengan beban kerja 1.1.3. belum optimalnya dalam pelaksanaan fungsi pembinaan dan. 1.1.4. rendahnya mutu penyelenggaraan bimtek aparatur. 2.2 Adapun dari aspek SDM berbagai permasalahan yang dihadapi Biro Organisasi dan PA Saat ini antara lain: 2.2.1. Biro Organisasi dan PA belum memiliki perencanaan SDM yang sesuai dengan kebutuhan 2.2.2. Pengadaan CPNS belum didasarkan atas analisis beban kerja dan analisis jabatan. 2.2.3. Penempatan pegawai belum disertai kompetensi dan kebutuhan 2.2.4. Mutasi belum dikaitkan dengan alur karir pegawai 2.2.5. Pola pembinaan pegawai belum tertata dengan baik. 2.2.6. Masih kurangnya kualitas pegawai dilihat dari tingkat pendidikan dan spesialisasi. 2.2.7. Belum optimalnya penguasaan kompetensi teknis pegawai 2.2.8. Belum adanya sistem pengukuran kinerja pegawai yang handal. 2.2.9. Masih kurangnya pedoman-pedoman di bidang pengelolaan pegawai 39
2.2.10.Program dan jenis diklat/bimtek belum sepenuhnya difokuskan pada upaya peningkatan kompetensi teknis pegawai 2.2.11.Lemahnya sistem informasi kepegawaian. 2.2.12.Belum adanya keterkaitan sistem diklat dengan sistem pengembangan karir, dan lainnya.. 3.3 Aspek tata-kelola berbagai persoalan yang dihadapi Biro Organisasi dan PA, saat ini antara lain; 3.3.1. Belum dilaksanakannya secara optimal berbagai pedoman yang telah dijadikan acuan dalam pelaksanaan kegiatan. 3.3.2. Sistem perencanaan program kerja kurang terpola secara jelas. 3.3.3 Lemahnya koordinasi dalam penyusunan perencanaan dan pelaksanaan program dan; 3.3.4. Minimnya penerapan manajemen berbasis teknologi informasi. Dari sisi eksternal berbagai persoalan yang dihadapi Biro Organisasi dan PA, saat ini adalah antara lain: 1. Masih terjadinya overlapping dalam pelaksanaan tugas, fungsi dan kewenangan dengan instansi pemerintah yang lain, 2. Adanya ketidakpastian/ kerancuan kedudukan baik dari segi struktur organisasi pemerintahan maupun segi substansi kewenangan. Secara rinci posisi dan kondisi Biro Organisasi dan PA akan dijabarkan pada Bab III. 40
BAB III ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI ORGANISASI Terkait pencapaian kinerja Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur setelah dilakukan analisis terhadap hambatan yang dihadapi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya sebagaimana tersebut dalam Bab II, maka dapat diidentifikasi potensi dan permasalahan sebagai berikut : A. KONDISI INTERNAL Kinerja Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur SETDA akan dipengaruhi oleh faktor internal organisasi. Artinya, kekuatan (strength) atau kelemahan (weakness) sumber daya internal akan menentukan tinggi rendahnya atau baik buruknya kinerja dan citra Biro Organisasi Dan Pendayagunaan Aparatur SETDA sebagai sebuah institusi pemikir strategis di bidang administrasi dan aparatur pemerintahan. Itulah sebabnya, identifikasi terhadap kelemahan, keterbatasan dan/atau berbagai kekurangan, perlu dilakukan secara cermat. Hal ini dimaksudkan agar terhadap permasalahan atau kekurangan yang ada, dapat dikelola dan ditransformasi menjadi faktor kekuatan. B. KEKUATAN-KEKUATAN (Strengths) 1. Kejelasan Status, Kedudukan, Tupoksi serta visi dan misi Biro Organisasi dan PA Organisasi Dan Pendayagunaan Aparatur SETDA Sebagaimana ditetapkan dengan Peraturan Daerah Nomor 11 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRP, Biro Organisasi Dan Pendayagunaan Aparatur SETDA mempunyai tugas merumuskan bahan pembinaan kelembagaan perangkat daerah, 41
ketatalaksanaan, analisis jabatan serta pendayagunaan aparatur. Karenanya, Biro Organisasi dan PA dituntut untuk menjadi pionir (role model) bagi reformasi administrasi dan membuktikan diri sebagai organisasi pemerintah yang berkinerja tinggi. Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 11 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRP, Biro Organisasi dan Pendayagunaan Aparatur SETDA mempunyai fungsi : (1) penyiapan bahan perumusan pembinaan penataan kelembagaan perangkat daerah; (2) penyiapan bahan perumusan tatalaksana pemerintahan dan pembangunan serta analisis jabatan; (3) penyiapan bahan perumusan pembinaan dan pendayagunaan aparatur (4) pelaksanaan ketatausahaan. Dengan demikian peran Biro Organisasi dan PA menjadi penting dan strategis yakni memberikan saran kebijakan dan pertimbangan kepada Gubernur melalui Sekda melalui pemanfaatan hasil evaluasi kelembagaan perangkat daerah, memberikan kontribusi melalui data atas kompetensi sumberdaya aparatur guna pengembangan kompetensi dan profesionalitas SDM Aparatur melalui Pembinaan dan Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan PNS berdasarkan UU No. 43 Tahun 1999 dan PP No. 101 Tahun 2000. Peran tersebut dikuatkan dengan visi dan misi Biro Organisasi dan PA dalam mengaktualisasikan diri mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan untuk jangka waktu 1 s/d 5 tahun yang akan datang. 42
2. Adanya Komitmen Pimpinan Keberhasilan atas pelaksanaan program dan kegiatan sangat tergantung pada komitmen para pejabat di jajaran Biro Organisasi dan PA, oleh karena perlu ditingkatkan disiplin yang dimulai dari proses perencaan sampai dengan proses verifikasi, sehingga dapat tercapai target yang ditetapkan dalam sasaran, indikator dan tujuan organisasi. 3. Tersedianya Dana Alokasi dana untuk mencapai visi dan misi Biro Organisasi dan PA dengan melaksanakan program dan kegiatan pada masing-masing bagian dirasakan telah memadai, hal ini dikarenakan Biro Organisasi dan PA sebagai unsur staf hanya melaksanakan fungsi administrasi dan tidak melaksanakan kegiatan teknis yang bersentuhan langsung dengan masyarakat. 4. Networking yang luas Sebagai lembaga/institusi yang menjalankan fungsi staf, Biro Organisasi dan PA memiliki jaringan kerja yang luas terutama dengan Kementerian Pendayagunaan Aparatur dan Reformasi Birokrasi dan Kementerian Dalam Negeri R.I. Oleh karena itu Biro Organisasi dan PA dituntut untuk memberikan kontribusi aktif berupa rumusan kebijakan pembangunan administrasi dan aparatur pemerintahan sebagai solusi untuk memecahkan berbagai persoalan yang menyangkut administrasi negara terutama dalam membangun good governance. Sejalan dengan era desentralisasi dan otonomi daerah, Biro Organisasi dan PA memiliki peluang yang semakin besar untuk mengembangkan jejaring kerjanya dengan membangun kemitraan 43
dalam peningkatan kapasitas aparatur daerah dan penataan kelembagaan. 5. Tingkat Pendidikan Pegawai Biro Organisasi Dan Pendayagunaan Aparatur SETDA Secara kuantitas, sampai dengan bulan Mei 2013, jumlah pegawai Biro Organisasi Dan Pendayagunaan Aparatur SETDA berjumlah 43 orang. GRAFIK 1 memperlihatkan distribusi pegawai pada Biro Organisasi dan PA menurut jenjang pendidikan. Secara jenjang pendidikan pegawai pada Biro Organisasi dan PA sangat bervariasi, mulai dari yang terendah (SMA) sampai dengan S-2. Komposisi Sumber daya manusia Biro Organisasi dan PA berdasar jenjang pendidikan adalah sebagai berikut: 14% berpendidikan S2, S1 sebanyak 51%, SLTA sebanyak 35%. Dari komposisi ini terlihat sekitar 49% Sumber daya manusia berlatar belakang pendidikan tinggi dengan spesialisasi bidang studi yang beragam, seperti administrasi negara, politik, sosiologi, hukum, ekonomi, kebijakan publik, dan lainnya. 44
GRAFIK. I TINGKAT PENDIDIKAN SMA DIPLOMA S1 S2 14% 35% 51% 0% Grafik 1 Komposisi Pegawai Biro Organisasi Dan Pendayagunaan Aparatur SETDA berdasarkan Tingkat Pendidikan 45