Muhammad Bagir, S.E.,M.T.I Perencanaan Strategis 1
Pengembangan SI Sistem informasi sedang menjelmakan bisnis dan hasil yang kasat-mata; meliputi penggunaan sel telpon dan telekomunikasi nirkabel, suatu pergeseran mendasar ke arah informasi dan berita online, e-commerce mengalami booming dan periklanan via Internet, dan hukum akuntansi dan keamanan pemerintah pusat yang baru mengharuskan perusahaan menyimpan e-mail selama 5 tahun digabung dengan ragam pekerjaan saat ini, dan undang undang kesehatan mengharuskan perusahaan menyimpan data yang berkaitan dengan ekspose karyawan terhadap substansi kimia selama 60 tahun telah mendorong pertumbuhan informasi digital. Internet secara drastis mengurangi biaya-biaya bisnis yang beroperasi pada suatu skala global.
Perubahan Teknologi Perubahan ini mendorong kemunculan perusahaan digital, suatu perusahaan di mana: Sebagian besar perusahaan dimungkinkan dan dimudahkan menjalin hubungan bisnis penting dengan para pelanggan, para penyalur, dan karyawannya secara digital. Proses bisnis inti, atau secara logika berhubungan dengan tugas bisnis, terpenuhi melalui jaringan digital. Asset kunci perusahaan (hak atas kekayaan intelektual, kompetensi inti, dan keuangan dan asset manusia) dikelola melalui alat-alat digital
Bisnis Solution Bisnis memberi jawaban terhadap perubahan lingkungan mereka yang ditingkatkan melalui komunikasi digital, mempertimbangkan pergeseran waktu (bisnis sedang diselenggarakan 24 jam per hari dalam 7 hari kerja per minggu) dan pergeseran ruang (bisnis yang sedang diselenggarakan secara global atau menembus batas wilayah geografis tradisional).
Perencanaan(Planning) Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsifungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
Kriteria Perencanaan yang Efektif Ada beberapa kriteria yang perlu diperhatikan : Rumusan tujuan harus jelas dan spesifik dan sebisa mungkin menggunakan kalimat kuantitatif agar mudah mengukurnya Tujuan tersebut harus mencakup hasil sektor-sektor kunci. Karena tujuan atau sasaran tidak mungkin disusun berdasarkan hasil kerja orang-per-orang, maka sasaran tersebut dibuat berdasarkan hasil dari kontribusi persektor/perbagian. Tujuan harus mampu memberikan tantangan untuk mencapainya, namun bukan berarti harus sangat sulit untuk dicapai. Tujuan harus memiliki tenggat waktu yang jelas untuk mencapainya Tujuan mestinya dikaitkan juga dengan penghargaan bagi yang mencapainya.
Tujuan Perencanaan Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial Untuk mengurangi ketidakpastian Untuk meminimalisir pemborosan Menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian
6 Pertanyaan Pokok Keenam pertanyaan tersebut yang dikenal dengan 4W &2 H) adalah sebagai berikut : 1. What needs to be accomplished? (apa yang harus dikerjakan?) 2. When is the deadline? (Kapan harus dilaksanakan dan diselesaikan? 3. Where will this be done? (Dimana tempat pelaksanaannya?) 4. Who will be responsible for it? (Siapa penanggung jawabnya?) 5. How will it get done? (Bagaimana cara melaksanakannya?) 6. How much time, energy, and resources are required to accomplish this goal? (Berapa banyak waktu, tenaga dan sumberdaya yang dibutuhkan untuk mecapai tujuan)
Manfaat-manfaat Strategic Planning Memberikan arah tindakan pada organisasi. Memfokuskan perhatian pada sasaran-sasaran dan hasilhasil yang hendak dicapai. Menetapkan dasar bagi kerjasama tim. Membantu mengantisipasi permasalahan dengan memperhitungkan situasi dan perubahan lingkungan yang akan terjadi Rencana juga memberikan arahan dalam pembuatan keputusan. Merupakan prasyarat bagi terlaksananya fungsi-fungsi manajemen yang lain.
Mata Rantai Sarana-Tujuan dalam perencanaan Rencana Strategis yang merupakan perencanaan jangka panjang yang bersifat umum dan di dalamnya mencakup pengembangan missi organisasi, serta tujuan-tujuan pokok yang akan dicapai organisasi secara keseluruhan. Rencana Taktis merupakan rencana yang menjabarkan Rencana Strategik menjadi rencana dengan target-target spesifik yang harus dicapai oleh setiap divisi. Rencana Operasional merupakan rencana jangka pendek atau rencana tahunan yang merupakan jabaran lebih rinci dari Rencana Strategik per-unit kerja. Rencana Kontijensi. Rencana ini adalah rencana yang dikembangkan sebagai antisipasi jika rencana semula yang telah dibuat ternyata gagal mencapai tujuan atau bahkan tidak dapat dilaksanakan kerena berbagai sebab. Contuinuining or Ongoing Plans, adalah bentuk rencana yang dibuat untuk kepentingan beberapa tahun dengan kemungkinan revisi atau pembaruan secara periodik
Ongoing Plans Kebijakan, yang merupakan arahan umum yang harus diikuti oleh para manajer Prosedur, yakni petunjuk langkah demi langkah yang menjelaskan bagaimana suatu aktivitas harus dilakukan. Prosedur memberikan standarisasi penanganan untuk aktivitasaktivitas yang dilakukan secara berulang (misalnya tentang prosedur penilaian kerja, prosedur pembuatan laporan keuangan, prosedur pemesanan barang). Aturan, yakni pernyataan yang secara explisit memberikan batasan pada karyawan tantang apa yang boleh atau tidak boleh mereka lakukan saat bekerja (misalnya larangan absen atau bahkan datang terlambat ke tempat kerja, aturan-aturan yang secara explisit juga dicantumkan pada saat calon karyawan menandatangani kontrak kerja).
Kendala-kendala dalam Perencanaan Ketidakmampuan membuat Rencana atau Rencana yang tidak cukup Baik. Kurangnya Komitmen dalam proses pembuatan rencana. Lemahnya informasi. Terlalu berfokus pada masa kini. Terlalu mengandalkan diri pada unit/bagian Perencanaan. Memusatkan perhatian pada faktor-faktor yang dapat dikuasainya.
Ciri-ciri strategi Wawasan waktu, strategi menggambarkan kegiatan dengan cakrawala jangka panjang atau pandangan yang ajauh ke depan, yaitu waktu untuk melaksanakan dan melihat hasilnya. Dampak, pengaruh strategi akan sangat berarti pada hasil akhirnya. Pemusatan upaya, dengan memfokuskan pada kegiatan yang terpilih mengharuskan pemusatan pemanfaatan sumber daya yang ada. Pola keputusan, strategi mensyaratkan sederetan keputusan tertentu perlu diambil sepanjang waktu mengiluti suatu pola yang konsisten. Peresapan, strategi mencakup kegiatan yang luas mulai alokasi sumber daya sampai kegiatan operasional perusahaan.
Tingkat Strategi dalam Organisasi Strategi Korporasi Tingkat Strategi Strategi Unit Bisnis Strategi Fungsional
Tipe Strategi Ada empat tipe strategi yang dapat digunakan pada berbagai tingkatan perusahaan dan bisnis yaitu : Strategi Pertumbuhan Strategi ini berusaha meningkatkan ukuran perusahaan dan ekspansi operasi perusahaan. Strategi Pengurangan Dapat disebut sebagai strategi pertahanan, dengan mengurangi skala operasi untuk kepentingan efisiensi dan meningkatkan kinerja Strategi Stabilitas Strategi Kombinasi
Perencanaan Strategis Perencanaan strategis adalah suatu rencana jangka panjang yang bersifat menyeluruh, memberikan rumusan ke mana suatu organisasi/perusahaan akan diarahkan, dan bagaimana sumberdaya dialokasikan untuk mencapai tujuan selama jangka waktu tertentu dalam berbagai kemungkinan keadaan lingkungan. Perencanaan Strategic (Strategic Plans) juga merupakan suatu proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan, program-program strategi yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut. Rencana strategis adalah pernyataan rencana spesifik mengenai bagaimana mencapai arah masa depan yang akan diambil oleh entitas. Sedangkan perencanaan strategis adalah proses memutuskan program-program yang akan dilaksanakan oleh organisasi dan perkiraan jumlah sumber daya yang akan dialokasikan ke setiap program jangka panjang selama beberapa tahun ke depan. Hasil dari proses perencanaan strategi berupa dokumen yang dinamakan strategic plan yang berisi informasi tentang program-program beberapa tahun yang akan datang.
Pentingnya Rencana Strategis Ada 3 ( tiga ) alasan yang menunjukkan pentingnya Perencanaan Strategis : Perencanaan strategic memberikan kerangka dasar dimana semua bentuk-bentuk perencanaan lainnya yang harus di ambil. Pemahaman terhadap perencanaan strategis akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya. Pemahaman terhadap perencanaan strategis akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
Unsur-unsur Proses Perencanaan Strategis Secara umum proses perencanaan strategis memuat unsurunsur: perumusan visi dan misi, pengkajian lingkungan eksternal, pengkajian lingkungan internal, perumusan isu-isu strategis, penyusunan strategi pengembangan
Proses Perencanaan Strategis Formula Tujuan Analisis Tujuan dan Strategi saat ini Proses perencanaan strategis atau manajemen strategis merupakan proses pengarahan usaha perencanaan strategis dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang. Manajemen strategi meliputi formulasi dan implementasi strategi Analisis Lingkungan: Kesempatan dan Ancaman Identifikasi Kesempatan Strategis Pengambilan Keputusan Strategis Pelaksanaan Strategis Analisis Sumberdaya: Kekuatan dan Kelemahan Evaluasi dan Pengendalian Strategis
Manfaat dan Keterbatasan dari Perencanaan Strategis Proses perencanaan strategis formal dapat memberikan manfaat, antara lain: Memberikan Kerangka Kerja Untuk Pengembangan Anggaran Tahunan. Alat Pengembangan Manajemen Perencanaan Mekanisme Untuk Memaksa Manajemen Agar Memikirkan Jangka Alat Untuk Mensejajarkan Manajer Dengan Strategi Jangka Panjang
Keterbatasan Perencanaan Strategis Selalu ada bahaya bahwa perencanaan berakhir menjadi pengisian formulir,latihan birokrasi, tanpa pemikiran strategis. Bahwa organisasi mungkin menciptakan departemen perencanaan strategis yang besar dan mendelegasikan pembuatan rencana strategis kepada para staf dari departemen tersebut. Perencanaan strategis adalah proses yang memakan waktu dan biaya yang mahal.
Langkah-langkah Proses Perencanaan Strategis Meninjau dan memperbaharui rencana strategis Memutuskan asumsi dan pedoman Iterasi pertama dari rencana strategis Analisis Iterasi kedua dari rencana strategis Tinjauan dan persetujuan akhir
Ciri-Ciri Perencanaan Strategis Memfokuskan pada pengidentifikasian dan pemecahan isu-isu strategis Menekankan penilaian terhadap lingkungan baik eksternal dan internal Memperkirakan hal-hal baru, diskontinuitas, penuh kejutan Berorintasi pada tindakan, bersifat partisipatif, lebih empati terhadap kelemahan, kekuatan, hambatan, peluang suatu komunitas Efektif sebagai penghubung antara kebijakan yang kaku dengan tindakan nyata Melibatkan peran-peran penting pembuat kebijakan Mensyaratkan visi yang komprehensif Menjawab pertanyaan dasar. Memberikan kerangka kerja untuk perencanaan yang lebih terinci dan untuk keputusan harian. Melibatkan kurun waktu yang lebih lama dari pada jenis perencanaan lainnya. Membantu memfokuskan energy dan sumber daya perusahaan pada kegiatan dengan prioritas utama. Merupakan kegiatan tingkat puncak dalam arti manajemen puncak harus terlibat secara aktif.
Hubungan Antara Visi, Misi, Dan Perencanaan Strategis Visi adalah rumusan umum mengenai keadaan yang diinginkan pada akhir periode perencanaan, Misi adalah rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan Visi, Sedangkan Perencanaan Strategis merupakan proses memutuskan program-program yang akan dilaksanakan oleh organisasi dan perkiraan jumlah sumber daya yang akan dialokasikan ke setiap program jangka panjang selama beberapa tahun ke depan. Perencanaan strategis digunakan untuk menentukan / mewujutkan visi dan misi organisasi dan membagi-bagi sumber daya yang diperlukan untuk mencapainya. Jadi dapat dikatakan suatu organisasi pada mulanya memiliki cita-cita atau tujuan akhir yang ingin dicapai dalam jangka panjang yang disebut visi,selanjutnya untuk mencapai / mewujutkan visi organisasi yang telah ditentukan tersebut, organisasi merumuskan upaya-upaya umum yang hendak dilakukan yang disebut misi, kemudian untuk mewujutkan misi, organisasi membuat / merumuskan upaya-upaya khusus yang dirasa paling efektif dan efisien untuk mencapai cita-cita organisasi yang disebut perencanaan strategis.