BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Analisa Sistem Berjalan Gudang Berikat merupakan kawasan terjadinya proses impor dan ekspor barang dan juga penimbunan barang yang merupakan hasil olahan barang impor atau merupakan sisa dari hasil pengolahan yang prosesnya terjadi setiap hari. Ada banyak perusahaan yang melakukan proses tersebut dan masing masing memiliki gudang tersendiri yang masih terletak di dalam kawasan pabean yang di awasi langsung oleh instansi pemerintah yaitu Bea Cukai. Adapaun struktur yang mengawasi dan bertanggung jawab terhadap kegiatan di Gudang Berikat adalah sebagai berikut : Gambar 3.1 Struktur Orgranisasi Pabean 27
Di dalam Bea Cukai juga terdapat beberapa subdit yang menangani bagiannya masing masing, Tetapi yang berkecimpung langsung dengan kegiatan Gudang berikat adalah subdit KITE dan TPB Direktorat Fasilitas kepabeanan. Untuk melakukan pelaporan terhadap subdit yang bertanggung jawab, pihak perusahaan yang melakukan kegiatan dalam gudang berikat perlu melewati beberapa kegiatan. Berikut gambarang dari kegiatan yang di lakukan : Gambar 3.2 Diagram Alur Proses Barang Masuk & Keluar Gudang Proses pendataan barang masuk dan barang keluar gudang yang berjalan digambarkan pada diagram alur diatas memliki kegiatan sebagai berikut : 28
a. Eksportir atau Importir melakukan entry / membuat Dokumen BC 2.3 (Pemberitahuan Impor barang tanpa dikenakan Bea Masuk) jika barang tersebut merupakan barang yang di impor dengan fasilitas tanpa di kenakan biaya Bea Masuk, atau membuat Dokumen BC 2.7 (Pemberitahuan Impor barang antar gudang dengan syarat barang tidak di kenakan Bea Masuk) jika barang tersebut merupakan barang yang di kirim oleh gudang lain dengan syarat barang tersebut tidak terkena biaya Bea Masuk. b. Staff gudang dan Staff Bea Cukai akan melakukan pemeriksaan kesesuaian antara fisik barang dengan informasi yang terdapat pada dokumen pabean. Dokumen pabean yang memungkinkan digunakan sebagai dokumen pemasukan barang ke Gudang Berikat adalah Dokumen BC 2.3 dan BC 2.7 c. Jika fisik barang sudah sesuai dengan informasi yang terdapat dalam dokumen pabean yang di ajukan maka staff gudang akan melakukan kegiatan proses sederhana seperti pengemasan, penyortiran, penggabungan, pengepakan, penyetelan, dan pemotongan. Barang yang akan diproses pada pengerjaan sederhana ini akan mengurangi stok barang yang ada di Gudang Berikat sesuai dengan kode barang yang di gunakan. d. Staff gudang akan melakukan pencatatan hasil dari proses kegiatan sederhana yang sudah di kerjakan, meliputi waktu, jumlah hasil pemrosesan dan sisa dari hasil proses sederhana yang nantinya akan di berikan kepada staff Exim(Ekspor/Impor). e. Staff Exim(Ekspor/Impor) akan melakukan pemeriksaan terhadap laporan tersebut dan akan membuat Dokumen BC 3.0 (Dokumen Pemberitahuan Ekspor Barang) jika barang hasil proses sederhana tersebut akan di ekspor kembali, atau membuat Dokumen BC 2.7 (Dokumen Pemberitahuan Impor barang antar gudang dengan syarat barang tanpa dikenakan biaya Bea Masuk) jika barang hasil proses sederhana tersebut akan di kirim ke gudang lain yang masih dalam wilayah pabean, atau membuat Dokumen BC 2.5 (Dokumen Pemberitahuan barang impor distribusikan dalam negeri) jika barang hasil proses sederhana akan di jual kembali dan di distribusikan dalam negeri. f. Staff Exim(Ekspor/Impor) membuat dokumen / laporan yang akan di berikan ke Administrasi Bea Cukai yang digunakan untuk pertanggungjawaban atas barang impor yang keluar dan masuk gudang berikat selama periode tertentu. 29
Berdasarkan penjelasan proses pendataan barang impor yang masuk dan keluar gudang yang sedang berjalan terdapat permasalahan serta penyebab terjadinya permasalahan tersebut, yaitu : 1. Pelaporan yang di berikan sering tidak akurat sehingga merugikan pihak pabean, dan penyebabnya adalah : 1. Banyaknya barang yang di proses dan keluar masuk gudang berikat, sehingga pengecekan setiap barang akan lebih lama. 2. Staff yang membuat laporan sering melakukan kesalahan, dan kesalahan tidak dapat langsung di verifikasi kebenarannya karena pelaporan barang yang terjadi hanya di akhir periode. 2. Jika ada kesalahan pencatatan akan membutuhkan waktu lama untuk memperbaiki, yang di sebabkan oleh : 1. Dokumen yang dibuat tidak di arsipkan dengan baik 3. Pelaporan tidak dilakukan secara real time tetapi hanya di lakukan pada periode tertentu, misal pada akhir bulan. Sedangkan Bea Cukai menginginkan pelaporan di lakukan secara rinci dan sedetail mugkin dan tentunya secara real time, yang di sebabkan karena : 1. Pelaporan yang dilakukan secara manual dan aliran barang yang banyak, sehingga tidak memungkinkan melakukan pelaporan secara real time 4. Sering terjadi kesalahan saat perhitungan stok antara yang di proses dan sisa dari hasil pemrosesan, yang di sebabkan karena : 1. Banyaknya barang yang di proses dan keluar masuk gudang berikat sehingga adanya kemungkinan human error / salah pendataan stok yang di lakukan oleh staff gudang, karena tidak ada validasi saat pencatatan. 3.2. Analisa Kebutuhan Mengidentifikasi masalah yang terdapat pada pendataan proses keluar & masuknya barang dari gudang berikat yang sedang berjalan, dapat dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi dan efesiensi yang lebih dikenal dengan PIECES. Tahap analisa PIECES pada pendataan proses keluar & masuknya barang dari gudang berikat yang sedang berjalan adalah dengan membandingkan sistem berjalan dengan sistem yang di usulkan. 30
Table 3.1 Analisis PIECES No Aspek Kendala Solusi 1 Performance Banyak data barang yang di proses sehingga melakukan pengecekan membutuhkan waktu yang relative lama. 2 Information Sering terjadi salah perhitungan stok sehingga dapat merugikan atau menguntungkan pabean. 3 Economics Membutuhkan perkeja tambahan untuk melakukan rekonsiliasi data barang 4 Control Dokumentasi dilakukan tertulis dan backup data rentan hilang. 5 Efficiency Penyimpanan arsip terlalu memakan tempat. 6 Service Pelaporan yang di lakukan secara periodic(satu kali di akhir bulan) membuat pabean tidak dapat memantau barang keluar masuk dengan akurat. Dibuatkan rekonsiliasi data barang Dibuatkan perhitungan secara komputerisasi. Dibuatkan Proses rekonsiliasi sudah terotomatisasi Dibuatkan penyimpanan data dan backup data yang tidak rentan. Dibuatkan database sebagai media penyimpanan. Dibuatkan service yang digunakan untuk melakukan pelaporan secara real time. 31
3.3. Perancangan Sistem Berdasarkan analisa kebutuhan sistem yang telah di jelaskan pada point sebelumnya, perancangan sistem yang di usulkan adalah sebagai berikut : 3.3.1. Use Case Diagram Gambar 3.3 Use Case usulan Table 3.2 Skenario Use Case Input Data Barang Impor Nama Use Case Aktor Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan Post Kondisi Input Data Barang Impor Importir Importir dapat menambahkan dan mengubah data barang impor Importir sudah login dan masuk halaman data barang Importir mengisi form data barang saat ingin menambah data barang. Importir memilih data barang yang akan diubah, jika data tersebut ingin diubah maka importir mengubah isi dari data barang. Data barang bisa bertambah atau berkurang serta adanya perubahan pada data barang yang ada. 32
Table 3.3 Skenario Use Case Verifikasi Laporan Hasil Olah Barang Nama Use Case Aktor Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan Post Kondisi Verifikasi Laporan Hasil Olah Barang Importir / Eksportir Importir / Eksportir dapat memeriksa, dan memverifikasi laporan hasil olah barang Importir / Eksportir sudah login dan masuk halaman laporan hasil olah barang Importir / Eksportir melakukan verifikasi dengan menekan tombol verify. Jika barang laporan tidak memliki kesalahan maka akan melakukan reject dengan menekan tombol reject Laporan akan di arsipkan sehingga dapat di gunakan jika di butuhkan. Table 3.4 Skenario Use Case Input Data Pemindahan Barang Nama Use Case Aktor Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan Post Kondisi Input Data Pemindahan Barang Eksportir Eksportir dapat menentukan tujuan barang akan di eskpor, di kirim ke gudang lain, atau di distribusikan dalam negeri Eksportir sudah login dan masuk halaman pemindahan barang Eksportir mengisi form pemindahan barang, dengan tujuan akan di eskpor, di kirim ke gudang lain, atau di distribusikan dalam negeri Data pemindahan barang atas barang tertentu akan dikirim ke bagian pengiriman. Table 3.5 Skenario Use Case Input Data Hasil Olah Barang Nama Use Case Aktor Deskripsi Input Data Hasil Olah Barang Staff Gudang Staff Gudang dapat manbahkan data olah barang seperti pengemasan, penyortiran, penggabungan, pengepakan, penyetelan 33
Pra-Kondisi Tindakan Post Kondisi dan pemotongan. Staff Gudang sudah login dan masuk halaman pemindahan barang Staff Gudang mengisi form pengemasan, penyortiran, penggabungan, pengepakan, penyetelan dan pemotongan barang Barang yang akan diproses pada pengerjaan sederhana ini akan mengurangi stok barang yang ada di Gudang Berikat sesuai dengan kode barang yang digunakan Table 3.6 Skenario Use Case Verifikasi Laporan Kegiatan Gudang Berikat Nama Use Case Aktor Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan Post Kondisi Verifikasi Laporan Kegiatan Gudang Berikat Admin Bea Cukai Admin Bea Cukai dapat memeriksa, dan memverifikasi laporan kegiatan gudang berikat Admin Bea Cukai sudah login dan masuk halaman laporan kegiatan gudang berikat Admin Bea Cukai melakukan verifikasi dengan menekan tombol verify. Jika barang laporan tidak memliki kesalahan maka akan melakukan reject dengan menekan tombol reject Laporan akan di arsipkan sehingga dapat di gunakan jika di butuhkan. 3.3.2. Activity Diagram Activity Diagram dibuat untuk menggambarkan aliran kerja atau aktivitas dari sebuah aplikas atau proses bisnis yang harus dilakukan pada aplikasi oleh aktor. Berikut ini adalah activity diagrampada aplikasi yang dibangun: 34
Gambar 3.4 Activity Diagram Login Table 3.7 Skenario Activity Diagram Login Activity Diagram Name Actor Description Login User User melakukan login ke Aplikasi untuk memulai pengolahan data 35
Gambar 3.5 Activity Diagram Input Data Barang Impor Table 3.8 Skenario Activity Diagram Input Data Barang Impor Activity Diagram Name Actor Description Input Data Barang Impor Importir Importir mengisi data barang impor yang tidak dikenakan Biaya Masuk 36
Gambar 3.6 Activity Diagram Verifikasi Laporan Hasil Olah Barang Table 3.9 Skenario Activity Diagram Verifikasi Laporan Hasil Olah Barang Activity Diagram Name Actor Description Verifikasi Laporan Hasil Olah Barang Importir/ Eksportir Importir/ Eksportir melihat laporan hasil pengolahan barang yang terdjadi di gudan untuk di verifikasi 37
Gambar 3.7 Activity Diagram Input Data Pemindahan Barang Table 3.10 Skenario Activity Diagram Input Data Pemindahan Barang Activity Diagram Name Actor Description Input Data Pemindahan Barang Eksportir Eksportir mengisi data pemindahan barang yang sudah di olah dalam gudang, untuk di ekspor, di distribusikan dalam negeri, atau di kirim ke 38
gudang lain Gambar 3.8 Activity Diagram Input Data Hasil Olah Barang Table 3.11 Skenario Activity Diagram Input Data Hasil Olah Barang Activity Diagram Name Actor Description Input Data Olah Barang Staff Gudang Staff Gudang mengisi data barang yang sudah di olah dengan rincian stok yang abis terpakai dan stok sisa hasil pengolahan 39
Gambar 3.9 Activity Diagram Verifikasi Laporan Gudang Berikat Table 3.12 Skenario Activity Diagram Verifikasi Laporan Gudang Berikat Activity Diagram Name Actor Description Verifikasi Laporan Gudang Berikat Admin Bea Cukai Admin Bea Cukai melihat laporan kegiatan gudang berikat untuk proses secara keseluruhan dari barang yang di impor, dan untuk memverifikasi laporan kegiatan gudang berikat 40
3.3.3. Sequence Diagram Sequence diagram menggambarkan tahapan-tahapan yang harus dilakukan oleh setiap aktor atau objek pada sistem aplikasi. Sequence diagram memperjelas bagaimana sebuah aplikasi berjalan hingga proses database. Pada pembangunan aplikasi ini terdapat beberapa sequence diagram yang dirancang, berikut ini adalah sequence diagram: Gambar 3.10 Sequence Login 41
3.3.3.1. Sequence Input Data Barang Impor Importir bertugas mengisi data barang impor yang tidak dikenakan Biaya Masuk, importir masuk ke halaman data barang impor, kemudian mengisikan semua data barang. Saat menekan tombol simpan data akan disimpan kedalam table impor. Gambar 3.11 Sequence Input Data Barang Impor 42
3.3.3.2. Sequence Laporan Hasil Olah Barang Importir/Ekspotir bertugas memeriksa laporan hasil pengolahan barang yang terjadi dalam gudang, Importir/Ekspotir masuk ke halaman Laporan Hasil Olah Barang, kemudian klik cari. Saat menekan tombol cari, maka data hasil olah barang akan disajikan dalam bentuk tabel. Kemudian Importir/Ekspotir melakukan verifikasi dengan menekan tombol verifikasi pada halaman. Gambar 3.12 Sequence Laporan Olah Barang 43
3.3.3.3. Sequence Pemindahan Barang Ekspotir bertugas mengisi data pemindahan barang yang sudah di olah, Ekspotir masuk ke halaman pemindahan barang, kemudian mengisi data pemindahan barang. Saat menekan tombol simpan, data pemindahan barang akan disimpan ke dalam tabel ekspor. Gambar 3.13 Sequence Pemindahan Barang 44
3.3.3.4. Sequence Input Olah Barang Staff Gudang bertugas mengisi data pengolahan barang yang terjadi dalam gudang, staff gudang masuk ke halaman input olah barang, kemudian mengisi data pengolahan barang. Saat menekan tombol simpan, data pemindahan barang akan disimpan ke dalam tabel barang dan table impor. Gambar 3.14 Sequence Input Data Olah Barang 45
3.3.3.5. Sequence Laporan Kegiatan Gudang Admin Bea Cukai bertugas memeriksa laporan kegiatan gudang dalam pengolahan barang, Admin Bea Cukai masuk ke halaman Laporan kegiatan gudang, kemudian klik cari. Saat menekan tombol cari, maka data kegiatan olah barang akan disajikan dalam bentuk tabel. Kemudian Admin Bea Cukai melakukan verifikasi dengan menekan tombol verifikasi pada halaman. Gambar 3.15 Sequence Laporan Kegiatan Gudang 46
3.3.4. Class Diagram Gambar 3.16 Class Diagram Sistem Inventory 47