KUESIONER ANALISA KEBUTUHAN PENGGUNA PADA SISTEM KNOWLEDGE MANAGEMENT (KM) No.Form:... Kepada Yth. Para Responden Bersama ini kami mohon bantuan Bapak/Ibu untuk berpartisipasi dalam penelitian yang sedang kami kerjakan. Penelitian ini dibuat untuk tugas akhir (tesis) sebagai syarat untuk menyelesaikan studi Saya di Program Pasca Sarjana Universitas Bina Nusantara. Semua data yang terkumpul melalui kuesioner ini adalah untuk tujuan akademis. Kami akan menjamin kerahasiaan data yang Bapak/Ibu berikan sesuai kode etik keilmuan. Untuk itu saya berharap pengisian kuesioner ini dapat dilakukan seobjektif mungkin berdasarkan kenyataan yang dilihat dan dirasakan oleh Bapak/Ibu. Akhir kata, Saya mengucapkan terimakasih atas partisipasi dan waktu yang anda luangkan dalam pengisian kuesioner ini. Semoga hasil penelitian ini bermanfaat bagi kita semua. Jakarta, November 2004 Hormat kami : Bayu Mulyana NIM : 2210031009 e-mail: bayu@deptan.go.id P. Hanny Muliany NIM: 2210031017 e-mail : hanny@deptan.go.id Aryo Wicaksono NIM:2210031010 e-mail : aryo@deptan.go.id L 1
Knowledge Management /Manajemen Pengetahuan Knowledge management adalah proses sistematik untuk membuat, merawat dan mengembangkan organisasi agar dapat menggunakan pengetahuan sebaik-baiknya untuk menciptakan nilai tambah dan meningkatkan keuntungan kompetitif. Pendekatannya Knowledge management adalah : Kodifikasi Mefokuskan pada penyimpanan pengetahuan eksplisit Cocok untuk pemecahan masalah yang sifatnya sama dan terjadi berulang-ulang Berusaha menformulasikan pengetahuan Knowledge base, sistem pakar, dll. Personalisasi Menfasilitasi komunikasi dan tacit knowledge sharing Menekankan pada berbagi pengetahuan, tidak berusaha melakukan formalisasi pengetahuan Konsultasi, kolaborasi, diskusi, dll Perbedaan antara management data dan knowledge management ( KM) adalah: Manajemen data/informasi : Pemrosesan volume besar fakta/data dengan sedikit interaksi manusia, mengatur data pada kerangka yang telah terorganisasi Knowledge Management (Manajemen Pengetahuan): membutuhkan interaksi manusia material harus terorganisasi untuk dapat diakses, KM menyediakan hubungan antara framework yang terorganisasi. Bidang utama yang menjadi tujuan utama KM adalah penangkapan pengetahuan, penyimpanan pengetahuan, pembuatan pengetahuan, pendistribusian pengetahuan, pembagian L 2
pengetahuan, penggunaan pengetahuan (transfer pengetahuan dari individu menjadi pengetahuan kelompok). Sekilas KM di Departemen Pertanian : Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan dilakukan dengan tujuan untuk mengelola berbagai pengetahuan yang ada di lingkup Deptan sehingga bisa diakses dan dimanfaatkan oleh seluruh karyawan untuk menunjang pelaksanaan tugasnya sehari-hari. Sistem Manajemen Pengetahuan ini dapat menjadi sarana bagi individu di Deptan untuk mengkomunikasikan pengetahuan yang dimilikinya sehingga bisa dimanfaatkan oleh individu lain di Deptan. Sistem Manajemen Pengetahuan yang dikembangkan ini diharapkan mampu mengelola pengetahuan yang ada di Deptan dengan struktur penyajian yang optimal dan tampilan yang sederhana tetapi mudah digunakan serta mengakomodasikan kebutuhan semua level pengguna. Pada saat ini pemanfaatan Sistem Manajemen Pengetahuan di Departemen Pertanian antara lain adalah saling berbagi dokumen melalui manajemen dokumen dan otomatisasi pengajuan cuti pegawai dan pelaporan proyek. Dalam operasional penggunaan lebih banyak dimanfaatkan oleh unit kerja tertentu, dalam hal ini unit kerja yang mengembangkan sistem tersebut. Pengguna Sistem Manajemen Pengetahuan adalah semua pegawai di Departemen Pertanian yang memiliki akses ke sistem jaringan komputer. Cara mengakses Manajemen Pengetahuan melalui website http://www.deptan.go.id, pilih intranet selanjutnya ketikkan pada user name deptan dan password pertanian. Dalam mengimplementasikan Sistem Manajemen Pengetahuan di Departemen Pertanian, pelaksanaan awal dimulai melalui pengembangan aplikasi dan selanjutnya disosialisasikan antara lain melalui pelatihan kepada setiap unit kerja eselon I. L 3
PERTANYAAN UMUM Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang sesuai dengan keadaan Bapak/Ibu 1. Jenis Kelamin a. Laki-laki b. Perempuan 2. Umur a. 24-34 tahun b. 35-45 tahun c. 46 56 tahun 3. Pendidikan terakhir a. D3 b.s1 c. S2 d.s3 4. Masa kerja a. Kurang dari 2 tahun b. 2 5 tahun c. 6 10 tahun d. Lebih dari 10 tahun 5. Jabatan... 6. Nama Unit Kerja... L 4
BAGIAN I UNTUK MENGETAHUI CARA MENDAPATKAN PENGETAHUAN/ KNOWLEDGE YANG DIPERLUKAN Petunjuk pengisian : Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang Bapak/Ibu pilih. 1. Menurut Bapak/Ibu dalam menyelesaikan/ memecahkan permasalahan tugas pekerjaan selama ini dilakukan melalui sumber informasi / pengetahuan dengan cara : A. Email B. Chatting/Messenger C. Groupware misalnya Mailing List D. Intranet misalnya Knowledge Management E. Lainnya, sebutkan.. F. Tidak tahu BAGIAN II UNTUK MENGETAHUI RESPON PENGGUNA KM : Petunjuk pengisian : Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang Bapak/Ibu pilih, pilihan jawaban boleh lebih dari satu. 1. Jika Knowledge Management menjadi pilihan Bapak/Ibu, yang mendasari pemakaian sistem ini : A. Instruksi Atasan/ Budaya B. Informasi lengkap misalnya penalaran berbasis kasus ( karakteristik masalah dimasukkan dalam sistem, diklasifikasikan berdasarkan statistik database kasus. Kemudian dicari solusi terhadap kasus tersebut). C. Fasilitas interaksi antar individu untuk mendorong kegiatan berbagi pengetahuan D. Penggunaan mudah E. Lainnya, sebutkan.. L 5
2. Jika Knowledge Management tidak menjadi pilihan Bapak/Ibu, faktor yang menyebabkan adalah : A. Sikap pimpinan tidak mendukung B. Belum mengenal KM C. Informasi tidak lengkap D. Sulit untuk menggunakan E. Lainnya, sebutkan. 3. Pendapat Bapak/ Ibu agar penggunaan KM dapat memasyarakat untuk digunakan di Deptan maka sistem ini sebaiknya: A. Disosialisasikan pada Eselon I dan II sehingga mereka nantinya akan menginstruksikan kepada jajaran dibawahnya. B. Membenahi struktur organisasi KM C. Membenahi tampilan KM agar user customize D. Secara rutin mengevaluasi KM E. Lainnya, sebutkan. BAGIAN III INSTRUMEN KEBUTUHAN PENGGUNA PADA SISTEM KNOWLEDGE MANAGEMENT (KM) Kemudahan mengoperasikan KM diharapkan oleh pengguna sebagai sarana untuk menunjang kegiatan dalam menyelesaikan tugas melaui sarana berbagi pengetahuan dan informasi. Instrumen ini digunakan untuk mengukur tingkat kebutuhan pengguna terhadap kemudahan menggunakan sistem Knowledge Management Deptan dengan menjawab 10 butir pertanyaan di bawah ini. Petunjuk pengisian : Pernyataan mempunyai 3 (tiga) alternatif pilihan jawaban yaitu: 1 = Perlu 2 = Cukup 3 = Tidak perlu Mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk mengisikan salah satu dari 3 (tiga) alternatif jawaban yang tersedia, dengan tanda silang (X) pada jawaban yang sesuai dengan hati nurani Bapak/Ibu dan mengisikan pada kotak yang tersedia. L 6
1 2 3 1. Content workspace utama KM terdiri dari 5 menu : informasi umum, aktifitas rutin, info pendidikan, berita dan proyek. 2. Menu Kolaborasi tersedia pada setiap menu content utama 3. Folder/ layar pada menu tidak lebih dari 3 klik 4. Pada layar tersebut, user hanya boleh menambah dokumen saja, tidak boleh menambahkan folder 5. Menu Eksekutif Information Sistem menurut anda 6. Menu Kolaborasi ada disetiap menu content utama. 7. Tiap workspace dibuat menu pull down sampai layar 3 klik sehingga akan memudahkan user untuk melihat struktur menu di tiap folder 8. Banner /interface akan dibuat di setiap folder sampai dengan 3 Klik 9. Tiap workspace akan dihilangkan menu workspace dan channel 10. Masing masing domain akan dibuat user admin dengan privillege admin,tidak sampai ke system admin. L 7
IDENTIFIKASI PERMASALAHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT DI LINGKUP DEPARTEMEN PERTANIAN Dalam rangka untuk mengetahui permasalahan yang ada dalam penggunaan Knowledge Management (KM) di Kantor Pusat Departemen Pertanian, maka dengan ini kami mohon kepada Bapak/ibu untuk berkenan mengisi lembar kuesioner yang terlampir. Data tersebut akan kami pergunakan sebagai bahan analisis pada tesis di Bina Nusantara Jakarta. Atas perkenan dan kesediaan Bapak/Ibu untuk memberi tanggapan pada kuesioner ini kami mengucapkan terimakasih. Indetitas Responden : 1. Dalam Organisasi kedudukan anda sebagai : A. Sekretaris Pejabat Unit Kerja Eselon I atau II B. Pejabat Fungsional C. Staf L 8
PETUNJUK PENGISIAN : Pertanyaan-pertanyaan dibawah ini merupakan pendapat anda mengenai Knowledge Management Departemen Pertanian. Berilah tanda silang (X) pada jawaban pilihan anda Rincian nilai adalah sebagai berikut : 1= memuaskan 2= Cukup 3= tidak memuaskan L 9
1.Knowledge Management (KM) di instansi anda dapat diakses pada saat dibutuhkan dan jarang mengalami gangguan teknis 1 2 3 2.Informasi/ Pengetahuan yang anda butuhkan dapat dipenuhi pada KM 3.Pengelola KM memberikan tanggapan yang cepat terhadap persoalan yang anda laporkan 4.Tanggapan atas permasalahan yang anda laporkan kepada pengelola KM dapat memuaskan anda 5.Pejabat di Instansi anda mendukung penggunaan KM. 6.KM menyediakan interaksi timbal balik (form feedback/media diskusi) antara pengguna dan pengelola sehingga pertanyaan/permasalahan dapat ditanggapi dengan cepat 7.Kecepatan untuk mengakses KM cukup dimana tidak terlalu lama menunggu maksimal 2 menit 8.Link-link yang ada di KM dapat berfungsi sesuai kebutuhan 9.Kemudahan mengakses KM dari hasil pencarian di search engine 10.Struktur menu KM memudahkan anda untuk mencari informasi yang dibutuhkan 11. Tampilan KM terkesan sederhana dan tidak rumit 12. Tampilan KM tersusun dengan baik dan dapat menjelaskan fungsi dan struktur organisasi 13.Informasi yang disajikan di KM dapat dipercaya dan terbebas dari penyalahgunaan informasi 14. Informasi di KM mempunyai pengamanan yang cukup untuk terhindar dari penyusupan/gangguan dari pihak yang tidak bertanggung jawab 15.Informasi yang disajikan di KM akurat dan kebenarannya dapat dipertanggungjawabkan L 10