BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Sistem Informasi Akuntansi merupakan aktivitas untuk mengumpulkan dan memproses data dan transaksi secara terkomputerisasi menjadi informasi untuk memenuhi kebutuhan pengguna informasi dan membantu pihak manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengendaliaan dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis perusahaan. Dengan menerapkan Sistem Informasi Akuntansi yang baik dapat memberikan beberapa keuntungan bagi perusahaan baik dalam memperoleh informasi dengan lebih akurat dan cepat dalam membantu pengambilan keputusan perusahaan serta membantu mengatasi kelemahan dan masalah yang belum dapat diatasi oleh sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan. Dengan pertimbangan atas kelemahan dan masalah yang dihadapi perusahaan serta peranan teknologi informasi yang berpengaruh signifikan dalam perkembangan dunia bisnis membuat perusahaan menyadari dan membutuhkan Sistem Informasi Akuntansi dalam memberikan perbaikan bagi operasional perusahaan dan menetapkan pengendaliaan internal yang baik terkait dengan fungsi-fungsi penting dalam perusahaan, salah satunya merupakan fungsi penjualan yang berkenaan langsung dengan kegiatan penjualan baik secara tunai maupun kredit. Penjualan secara kredit berkaitan dengan piutang dagang perusahaan yang harus diperhatikan dan dikelola dengan baik sehingga tidak menghambat aktivitas dan kinerja perusahaan sehingga tidak menyebabkan kerugian yang signifikan bagi perusahaan.
2 PT Cakra Supra Aditia merupakan perusahaan distributor yang bergerak dalam bidang perdagangan perangkat keras, peralatan peripheral dan aksesoris komputer, dimana jangkauan pangsa pasarnya telah tersebar di berbagai daerah di Indonesia. Saat ini, pemrosesan pencatatan transaksi yang terjadi pada PT Cakra Supra Aditia mengalami kendala dalam hal memperoleh informasi dari satu bagian ke bagian lainnya dalam memproses setiap transaksi yang terjadi sehingga memperlambat pemrosesan transaksi pelanggan secara keseluruhan dan menyebabkan kinerja para staff perusahaan menjadi kurang efisien. Selain itu, Pengendalian internal pada PT Cakra Supra Aditia masih mengalami beberapa kekurangan, seperti tidak adanya pembagian otoritas akses dalam sistem berjalan yang disesuaikan dengan wewenang masing-masing fungsi dalam perusahaan, terjadi perangkapan fungsi pada Bagian Akuntansi dan Keuangan serta penetapan tanggungjawab yang kurang tepat terhadap fungsi-fungsi yang terdapat dalam perusahaan. Sebagian besar penjualan dalam PT Cakra Supra Aditia dilakukan secara kredit. Sistem yang berjalan belum dapat mengatasi masalah-masalah seperti pengecekan atas piutang jatuh tempo sehingga seringkali terjadi piutang jatuh tempo yang terlewat untuk ditagih yang mengakibatkan penumpukan piutang dalam perusahaan. Perusahaan juga mengalami kesulitan dalam menetapkan besarnya limit kredit yang dapat diberikan bagi pelanggan, dimana tidak adanya kriteria yang tepat dalam memberikan kredit kepada pelanggan dan besarnya kredit yang diberikan hanya berdasarkan pertimbangan dan dari manajer penjualan dan sistem kepercayaan terhadap pelanggan. Selain itu, prosedur pencatatan transaksi terkait dengan bukti transaksi, akses otorisasi dan lambatnya proses pencatatan transaksi dimulai dari penerimaan pesanan penjualan sampai penerimaan kas dari pelanggan membawa dampak bagi kinerja perusahaan secara
3 keseluruhan menjadi kurang maksimal. Berdasarkan kondisi yang terjadi dalam perusahaan PT Cakra Supra Aditia, maka penulis tertarik untuk melakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi dengan siklus penjualan, piutang dagang dan penerimaan kas dalam penulisan skripsi berjudul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG DAGANG DAN PENERIMAAN KAS PADA PT CAKRA SUPRA ADITIA yang diharapkan dapat meminimalisasi masalah dan kelemahan yang ada dalam sistem berjalan. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang akan dilakukan meliputi analisis dan perancangan atas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang dan Penerimaan Kas yang dibatasi cakupannya, meliputi : 1. Prosedur penjualan kredit dan tunai dimulai dari pengiriman Surat Penawaran Harga kepada pelanggan, pemilihan cara pembayaran, pembuatan Pesanan Penjualan, sampai persiapan pengiriman dan pengecekan status back order. 2. Prosedur pengiriman penjualan, dimulai dari pembuatan Surat Jalan, pembuatan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Standar sampai barang diterima oleh pelanggan. 3. Prosedur retur penjualan, dimulai dari penerimaan retur, pengecekan barang retur, pembuatan Surat Tanda Terima Retur sampai pembuatan Surat Jalan Retur. 4. Prosedur penagihan dan penerimaan pembayaran dari pelanggan, dimulai dari pengecekan piutang yang mendekati tanggal jatuh tempo, pembuatan Surat
4 Penagihan sampai penerimaan pembayaran dari pelanggan baik tunai maupun kredit berupa transfer, cek maupun giro. 5. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) sampai kepada pencetakan Faktur Pajak Standar. 6. Sistem Pengendalian Internal yang berhubungan dengan prosedur penjualan, piutang dagang dan penerimaan kas. 7. Dokumen-dokumen yang digunakan, meliputi : Surat Penawaran Harga, Pesanan Penjualan, Surat Jalan Pesanan, Surat Jalan Retur, Faktur Penjualan, Surat Tanda Terima Retur, Bukti Tanda Lunas, Surat Penagihan serta laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen terkait kegiatan penjualan, piutang dagang dan penerimaan kas. 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian yang dilakukan untuk penulisan skripsi ini adalah : 1. Mengidentifikasi kelemahan-kelemahan dan masalah yang terdapat dalam sistem yang sedang berjalan dan menganalisis kegiatan-kegiatan yang terkait penjualan, piutang dagang dan penerimaan kas pada sistem berjalan. 2. Memberikan rekomendasi perbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam sistem berjalan. 3. Merancang Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang dan Penerimaan Kas yang dapat mengatasi kelemahan pada PT Cakra Supra Aditia
5 Manfaat dari analisis dan perancangan ini adalah : 1. Menghasilkan rancangan sistem yang baru dalam membantu perusahaan mengatasi kelemahan-kelemahan yang selama ini terdapat dalam sistem berjalan dan mampu menghasilkan informasi yang lebih jelas dan efektif bagi pihak manajemen. 2. Meningkatkan pengendalian internal dalam perusahaan terkait dengan prosedur pencatatan transaksi yang lebih akurat, handal dan dapat dipercaya kebenaran pencatatannya serta adanya pemisahan fungsi dan otorisasi akses yang tepat sesuai dengan wewenang masing-masing fungsi dalam perusahaan. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi tiga bagian pokok yaitu : 1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data dilakukan melalui dua tahapan, yaitu : Studi Literatur Dalam studi literatur ini, dilakukan dengan cara mengumpulkan data-data yang dibutuhkan, baik dengan membaca dan mengutip dari buku-buku, membaca hasil penelitian ilmiah serta melakukan pencarian melalui internet terkait dengan materi yang disajikan sebagai dasar dalam penulisan skripsi ini.
6 Penelitian Lapangan Wawancara Wawancara dilakukan untuk mengetahui struktur organisasi, kebijakan perusahaan yang berlaku dan proses bisnis perusahaan terkait dengan aktivitas penjualan, piutang dagang dan penerimaan kas. Observasi Observasi dilakukan dengan mengamati kegiatan operasional perusahaan sehari-hari terkait aktivitas penjualan, piutang dagang dan penerimaan kas pada PT Cakra Supra Aditia. Review Dokumen Review dokumen dilakukan untuk mengamati aktivitas dan mempelajari dokumen-dokumen yang digunakan oleh perusahaan terkait aktivitas penjualan, piutang dagang dan penerimaan kas pada PT Cakra Supra Aditia. Prosedur Analitis Prosedur analitis dilakukan untuk menganalisa data perusahaan yang digunakan untuk menghasilkan laporan yang dibutuhkan untuk aktivitas Penjualan, Piutang Dagang dan Penerimaan Kas PT. Cakra Supra Aditia.
7 2. Metode Analisis Metode analisis yang digunakan dalam skripsi ini menggunakan pendekatan berorientasi object Mathiassen et al. yang terdiri dari problem domain analysis dan application domain analysis. 3. Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan dalam skripsi ini menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) menurut Mathiassen et al. yang terdiri dari architecture design dan component design. 1.5 Sistematika Penulisan Untuk menganalisis dan membantu menemukan kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam sistem berjalan, maka penulisan skripsi ini dibagi menjadi lima bab dengan susunan sistematika sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menguraikan mengenai latar belakang penelitian yang dilakukan, membatasi masalah melalui ruang lingkup penelitian, memberikan tujuan dan manfaat dari penelitian yang dilakukan. Metodologi penelitian yang digunakan dalam melakukan penelitian serta sistematika dari pembahasan. BAB 2 LANDASAN TEORI Menyajikan pengertian ilmu yang berisi teori-teori terkait dengan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang dan Penerimaan Kas serta analisis perancangan sistem yang berbasis object oriented.
8 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Membahas gambaran dari situasi perusahaan, memberikan usulan untuk merancang sistem yang baru, membuat definisi sistem dan melakukan analisis terhadap lingkup masalah dan aplikasi dari sistem. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG DAGANG DAN PENERIMAAN KAS PT CAKRA SUPRA ADITIA Membahas mengenai sistem baru yang diusulkan, perancangan sistem dengan menggunakan metode object oriented, hierarki antar menu dan rancangan layar sementara. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Merupakan bab terakhir yang berisi tentang kesimpulan dari pembahasan pada bab-bab sebelumnya dan saran-saran yang diusulkan untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan.