Muka surat : 1 / 5 1.0 TUJUAN Garis panduan ini adalah mengenai pengendalian pengambilan dan penghantaran surat di dalam dan luar Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI) mengikut peraturan yang ditetapkan oleh pihak Kerajaan dan Universiti Pendidikan Sultan Idris. 2.0 RUJUKAN 2.1 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007 Panduan Pengurusan Pejabat (Bahagian VI Urusan Surat Kerajaan) 2.2 Garis Panduan Pengurusan Mel Kakitangan UPSI 3.0 PROSEDUR PENGGUNAAN PERKHIDMATAN POS 3.1 Syarat syarat Penggunaan Perkhidmatan Pos 3.1.1 Universiti menyediakan perkhidmatan penghantaran/penerimaan surat keluar/masuk dari Universiti ke Pejabat Pos Malaysia Tg.Malim/Pos Laju Tg.Malim/syarikat kurier. 3.1.2 Perkhidmatan ini hanya tertakluk kepada dokumen bertujuan rasmi sahaja. 3.1.3 Setiap permohonan perkhidmatan dikehendaki melengkapkan Borang Penghantaran Mel sebelum dihantar untuk tindakan selanjutnya. Jika terdapat permohonan yang tidak lengkap dan untuk tujuan peribadi Universiti berhak membatalkan permohonan berkenaan. 3.1.4 Bagi setiap penghantaran surat yang melibatkan urusan rasmi, setiap PTj hendaklah menggunakan sampul universiti yang telah ditetapkan sahaja. Jenis sampul surat yang digunakan untuk tujuan pos adalah seperti berikut:-
Muka surat : 2 / 5 Logo Universiti dan maklumat Jabatan (sebelah kiri sahaja) Tidak dibenarkan untuk meletakkan sebarang perkataan, logo, lukisan di bahagian atas sebelah kanan dan di sepanjang kawasan di bawah sampul Contoh sampul yang dibenarkan:- 3.1.5 Mel berbentuk bungkusan hendaklah dibungkus dan diikat dengan tali bagi memudahkan stamping pada bungkusan. 3.1.6 Surat-surat yang melebihi dua kilogram akan dikategorikan sebagai bungkusan. 3.1.7 Setiap penghantaran bungkusan akan dibuat dengan menggunakan perkhidmatan pos biasa (mengikut keperluan semasa). 3.1.8 Perbelanjaan urusan pos bagi aktiviti yang mendapat geran penyelidikan/ akaun amanah/ dibayar honorarium di atas perkhidmatan yang diberikan/ penghantaran tesis pelajar/ manuskrip/ buku/ majalah/ buletin diuruskan oleh Jabatan masingmasing dengan menggunakan peruntukan masing-masing.
Muka surat : 3 / 5 3.2 Jenis-jenis Perkhidmatan Pos yang Disediakan 3.2.1 Pos Biasa (setem franking/setem) a. Nilai harga setem akan ditentukan mengikut jenis mel iaitu mel standard dan mel bukan standard serta berat sesuatu dokumen tersebut. b. Penggunaan setem franking/setem bagi tujuan penghantaran kad-kad perayaan rasmi hanya disediakan seperti berikut:- (i) Naib Canselor; (ii) Ahli-ahli Mesyuarat Pengurusan Eksekutif - terhad kepada 80 keping sahaja. (iii) Bahagian yang menguruskan perhubungan awam Universiti (bagi pihak Universiti) - terhad kepada 50 keping sahaja c. Selain daripada perkara i-iii di atas, penghantaran kad perlu diuruskan sendiri. 3.2.2 Pos Berdaftar a) Penghantaran hanya dibenarkan dalam keadaan berikut; (i) dikehendaki mengikut peraturan Arahan Keselamatan; (ii) bukti penghantaran dan penerimaan diperlukan dari segi undang-undang; (iii) barang yang berharga dan mempunyai nilai kewangan; b) Pemohon perlu menyertakan sekali wang tunai dan boleh dibuat tuntutan melalui Panjar Wang Runcit PTj masing-masing. 3.2.3 Perkhidmatan Kurier a) Penghantaran hanya dibenarkan dalam keadaan berikut; (i) (ii) surat rasmi dan memerlukan penghantaran segera sahaja. had berat maksimum untuk kiriman bungkusan ialah 30 kg untuk setiap bungkusan, hendaklah dibungkus menggunakan kertas minyak dan diikat dengan tali bagi memudahkan stamping pada bungkusan.
Muka surat : 4 / 5 b) pemohon wajib mengisi borang Penghantaran Surat dan menyatakan nombor telefon. c) bagi mengelakkan masalah surat/bungkusan dipulangkan semula dan pembayaran berganda, setiap surat/bungkusan perlu mempunyai alamat lengkap, tepat dan tidak menggunakan alamat beg berkunci. d) barangan yang dibeli secara atas talian (bersifat peribadi) adalah tidak dibenarkan untuk di alamatkan ke Universiti. e) sebarang kehilangan/kerosakan/alamat tidak lengkap adalah bukan tanggungjawab Universiti kerana Universiti hanya bertanggungjawab menghantar dan/atau menerima bungkusan/dokumen rasmi sahaja 3.3 Pengedaran/Pengambilan Surat Di Dalam Kampus Pembantu Operasi (PO) di setiap PTj bertanggungjawab untuk membuat pengedaran surat dalaman SEGERA atau SULIT. 3.3.1 Pengiriman secara faks atau e-mel bagi surat-surat yang bersifat SEGERA amat digalakkan bagi memastikan surat tersebut dapat diambil tindakan dengan segera. 3.3.2 Setiap PTj perlu memastikan cop SEGERA ditandakan di atas sampul surat bagi setiap surat yang bersifat SEGERA. Ini bertujuan agar Pembantu Operasi yang berkenaan dapat mengambil tindakan yang segera ke atas surat tersebut. 3.3.3 Pihak JSPIU juga hendaklah memastikan surat yang berstatus SULIT mengikut prosedur yang betul iaitu sampul surat yang pertama digam dan dilakri (seal) serta dicop SULIT. Kemudian surat tersebut perlu dimasukkan ke dalam sampul surat kedua dan ditulis nama alamat penerima.
Muka surat : 5 / 5 3.3.4 Berikut adalah Jadual Masa Kutipan Surat Masuk dan Keluar: Sesi Jadual Masa Tindakan 1 8.00 pagi 9.00 pagi PO PTj akan menghantar surat keluar untuk kiriman pos biasa/ pos laju/ pos berdaftar. Pembantu Operasi di BSM akan bertolak ke Pejabat Pos pada jam 9.00 pagi. 2 11.00 pagi 12.30 tengahari PO PTj akan datang untuk mengambil surat-surat masuk dari Pejabat. PO BSM akan menghantar surat-surat keluar untuk kiriman pos biasa/pos berdaftar dan pos laju. 3 2.00 petang 3.00 petang PO PTj akan menghantar surat keluar untuk kiriman pos biasa/ pos laju/ pos berdaftar. (Nota : surat pos biasa dan pos daftar yang dihantar pada masa sesi 2 dan 3 hanya akan diproses pada hari berikutnya.)