PETUNJUK OPERASIONAL WEBSITE HELPDESK APLIKASI DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN Direktorat Sistem Perbendaharaan Direktorat Jenderal Perbendaharaan 2009
Daftar Isi I. Pendahuluan II. Isi III. Kesimpulan IV. Tim
I. Pendahuluan A. Latar Belakang Keberadaan Direktorat Sistem Perbendaharaan sebagai unit kerja di Direktorat Jenderal Perbendaharaan memegang peranan amat strategis dalam melaksanakan Tugas Pokok dan Fungsinya. Semua layanan dan fasilitas yang diberikan oleh DSP senantiasa memberikan nilai tambah bagi pelayanan DJPBN kepada para pengguna. Mengingat semakin meningkatnya kebutuhan pengguna akan kecepatan dan ketepatan informasi yang diterima, maka perlu dipertimbangkan oleh DSP sebagai unit pengelola TIK di DJPBN untuk merespon keperluan tersebut dengan sesegera mungkin sehingga kepuasan pengguna dapat terjaga dan DJPBN dapat menjaga kualitas layanan yang diberikan kepada para pengguna. Perangkat Kebijakan, Proses Bisnis dan Dukungan Layanan merupakan satu kesatuan yang dapat dijadikan sebagai acuan/standar untuk melaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh unit vertikal DJPBN. Dukungan layanan yang ter deversifikasi dan mudah diakses oleh unit vertikal DJPBN dan pengguna diharapkan menambah citra yang baik bagi DJPBN. B. Model Pembangunan Aplikasi Website ini dibangun dengan menggunakan model Rapid Application Development (RAD). Model RAD adalah model proses pembangunan perangkat lunak yang tergolong dalam teknik incremental (bertingkat). RAD menekankan pada siklus pembangunan pendek/singkat/cepat. Waktu yang singkat adalah batasan yang penting untuk model ini. Model RAD mengadopsi model waterfall dan pembangunan dalam waktu singkat yang dicapai dengan menerapkan : 1. Component based construction ( pemrograman berbasis komponen ). 2. Penekanan pada penggunaan ulang (reuse) komponen perangkat lunak yang telah ada. 3. Pembangkitan kode program otomatis/semi otomatis. 4. Multiple team (banyak tim), tiap tim menyelesaikan satu tugas yang selevel tapi tidak sama. Banyaknya tim tergantung dari area dan komplekstasnya sistem yang dibangun. Model RAD ini sebenarnya hampir sama dengan model waterfall, bedanya siklus pengembangan yang ditempuh model ini sangat pendek dengan penerapan teknik yang cepat. System dibagi-bagi menjadi beberapa modul dan dikerjakan beberapa tim dalam waktu yang hampir bersamaan dalam waktu yang sudah ditentukan. Model ini melibatkan banyak tim, dan setiap tim
mengerjakan tugas yang selevel, namun berbeda. Sesuai dengan pembagian modul system. Tim yang dibagi dalam pengembangan Website ini adalah: 1. Tim Management Content, yang bertanggung jawab atas isi dari Website Aplikasi 2. Tim Web Design, yang bertanggung jawab atas tampilan dan fungsi dari setiap item yang ada pada website 3. Tim Coding, yang bertanggung jawab atas pemrograman sehingga aplikasi ini dapat berjalan
II. Isi Aplikasi ini terdiri dari 3 level Access - Public - Registered - Administrator Masing-masing level memiliki kewenangan untuk memperoleh manfaat dari fasilitas yang disediakan oleh website. Tampilan menu yang akan muncul sesuai dengan Level access yang diberikan, dapat digambarkan pada table dibawah ini : No Level Access Menu 1 Public Main menu, yang meliputi: - Beranda - Profil Aplikasi - Troubleshooting - Peraturan - Hubungi Kami - About Us 2 Registered Main menu, yang meliputi: - Beranda - Profil Aplikasi - Troubleshooting - Peraturan - Hubungi Kami - About Us Fasilitas Khusus User, yang meliputi: - Identitas Anda - Forum Aplikasi - Chat - Service Desk Table 1 Level Access Website
Untuk Log In ke Website Helpdesk Aplikasi : User Name : XYZ* (kode KPPN) Password : Password Beranda berisi Tampilan awal dari Website Helpdesk DJPBN, halaman ini berisi Ucapan Selamat datang dan akan diisi dengan berita terkini terkait dengan helpdesk Aplikasi DJPBN. Seperti dijelaskan pada Tabel Level Access, pengguna hanya akan mendapatkan informasi yang umum mengenai Aplikasi perbendaharaan dan bagaimana interaksinya dengan Admin website. Gambar 1 Tampilan Awal Website Tampilan Profil Aplikasi adalah selayang pandang tentang Aplikasi-aplikasi yang dikeluarkan oleh DJPBN khususnya Direktorat Sistem Perbendaharaan dan versi terakhir dari Aplikasi, diharapkan pengguna
dapat menyesuaikan diri dengan Aplikasi versi terbaru sehingga fitur-fitur dan patch dari versi sebelumnya dapat diupdate oleh pengguna. Profil Aplikasi yang telah ada ada meliputi: - Aplikasi Vera - Aplikasi Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) - Aplikasi SPM - Aplikasi Intrerface - Aplikasi SP2D - Aplikasi GPP - Aplikasi Bendum Profil Aplikasi yang lain akan segera dimasukkan sehingga melengkapi secara keseluruhan dari Aplikasi yang telah dihasilkan. Gambar 2 Tampilan Profil Aplikasi Tampilan Troubleshooting adalah sekumpulan penyelesaian permasalahan teknis yang ditemui oleh pengguna dan telah ditemukan solusinya oleh programmer, diharapkan bagi pengguna lain yang menemukan permasalahan yang serupa dapat mengikuti instruksi yang dijelaskan pada teroubleshooting. Troubleshooting ini sendiri meliputi seluruh Aplikasi-aplikasi yang dikeluarkan oleh DJPBN khususnya Direktorat Sistem Perbendaharaan, Troubleshooting yang telah ada ada meliputi: - Aplikasi Bendum - Aplikasi Interface - Aplikasi epay-point Troubleshooting yang lain akan segera dimasukkan sehingga melengkapi secara keseluruhan dari Aplikasi yang telah dihasilkan.
Gambar 3 Tampilan Troubleshooting Menu Peraturan adalah menu yang berisi tautan ke unduh peraturan intranet Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Tampilan Hubungi Kami adalah tampilan yang berisi isian yang memungkinkan pengguna mengirimkan pesan kepada Admin Website, tidak hanya itu saja, juga ditampilkan Alamat, No telepon dan Faximile Helpdesk Aplikasi DSP, DJPBN. Jika ingin mengirimkan pesan, Pengguna diminta untuk memasukkan Nama, alamat email, Judul Pesan dan Isi Pesan.
Gambar 4 Tampilan Hubungi Kami Petunjuk Operasional Service Desk
Service Desk adalah layananan yang diberikan oleh Helpdesk aplikasi sebagai layanan unggulan dalam rangka peningkatan layanan kepada pada pengguna. Untuk kembali ke menu sebelumnya Untuk mengirimkan tiket permasalahan baru Aplikasi ini dari sudut pandang pengguna terdiri atas menu : Untuk melihat status dan/ atau jawaban atas tiket yang anda kirimkan - Kirim tiket baru Digunakan untuk menanyakan permasalahan seputar aplikasi, pengguna diminta untuk memasukkan kedalam field yang disediakan dan pada akhir isian akan mendapatkan NO ticket yang digunakan untuk mengecek status tiket yang telah anda isi dan sebagai alat kontrol bagi helpdesk atas pertanyaan yang telah masuk. - Lihat tiket yang telah ada Digunakan untuk melihat status jawaban yang telah dijawab oleh helpdesk. Status jawaban yang tersedia adalah : a. Baru b. Pesan terkirim c. Menunggu Jawaban d. Selesai Perlu diketahui bila jawaban telah dijawab oleh helpdesk sedangkan pengguna tidak menutup status jawaban Selesai maka sistem akan menganggap masalah itu selesai setelah 5 hari kalender. A. Kirim Tiket Baru
Isikan dengan nama anda Isikan dengan alamat email anda Isikan prioritas masalah yang anda tanyakan, sesuaikan dengan situasi yang terjadi dilapangan. Isikan pilihan aplikasi yang anda tanyakan. Isikan judul pertanyaan yang akan anda ajukan Isikan Lampiran yang mendukung pertanyaan anda, isi lampiran harsu sesuai dengan ekstensi yang telah ditentukan, Maksimal Lampiran adalah 2 buah. Pertanyaan anda akan langsung masuk ke Account Representative masing-masing aplikasi. Isikan pesan anda dengan jelas sehingga memudahkan bagi Account Representative untuk menganalisa pertanyaan/ permintaan anda dengan benar dan dapat memberikan solusi dengan benar dan jelas. Isikan dengan : depkeu Isikan dengan deretan angka yang ada pada image, ini digunakan memvalidasi bahwa data yang anda kirim bukan spam. Tekan tombol ini untuk melakukan eksekusi isian yang telah anda isi Jika anda sudah mengisi isian dengan benar dan menekan tombol Tiket Baru, akan muncul tampilan sebagai berikut: Kami akan mencatat : - IP Address anda ketika anda mengisi isian ini - Waktu ketika anda menekan tombol : Tiket Baru Tekan Selesai jika anda menginginkan menutup tiket yang anda kirim sebelumdijawab oleh helpdesk. Untuk kembali ke website Helpdesk Untuk kembali ke menu sebelumnya Digunakan untuk melihat tiket anda yang telah anda isikan. Untuk kembali ke website Helpdesk Untuk kembali ke menu sebelumnya Ini adalah No tiket pertanyaan anda, catat No tiket ini untuk melihat status dan jawaban pertanyaan/permintaan anda. Tekan jika anda ingin mengeprint tiket yang telah anda kirim. Kolom ini berisi tentang informasi ketika anda mengirimkan tiket.
Kolom ini memungkinkan bagi anda untuk menambahkan informasi yang telah anda kirim sebelumnya. Hasil Print tiket anda Jika anda bermaksud untuk mengecek status pertanyaan/ permintaan anda terhadap tiket yang anda kirimkan. Tekan tombol ini untuk melakukan eksekusi isian yang telah anda isi Jika no tiket yang dimasukkan salah maka akan timbul pesan seperti dibawah ini. Masukkan No Tiket anda, ketika anda mendapatkan tiket. Tekan ini untuk memasukkan email anda jika anda lupa No Tiket anda. Jika anda lupa no tiket anda, anda cukup memasukkan alamat email anda ketika anda berusaha untuk mendapatkan tiket, website akan mengirimkan tiket anda ke alamat email yang anda masukkan.
Tekan tombol ini untuk melakukan eksekusi isian yang telah anda isi Masukkan alamat email anda jika anda lupa No Tiket anda. Jika anda telah memasukan alamat email dengan benar dan tervalidasi terdapat di database, akan muncul tampilan seperti ini. Bila salah Balasan yang anda terima dari service desk jika pertanyaan anda telah dijawab. Tekan selesai, jika jawaban dari helpdesk telah menjawab pertanyaan yang anda tanyakan Jawaban dari helpdesk, menjawab pertanyaan yang anda tanyakan
Isi balasan, jika jawaban dari helpdesk belum menjawab pertanyaan yang anda tanyakan, Isikan pesan anda dengan jelas sehingga memudahkan bagi Account Representative untuk menganalisa pertanyaan/ permintaan anda dengan benar dan dapat memberikan solusi dengan benar dan jelas. Tekan tombol ini untuk melakukan eksekusi isian yang telah anda isi Jika ternyata jawaban yang diberikan oleh helpdesk tidak memuaskan, atau ada pertanyaan baru yang masing berhubungan dengan pertanyaan sebelumnya, pengguna dapat menggunakan no tiket yang sama dan membuka status yang sudah Selesai dengan menekan Tiket Baru.