SISTEM INFORMASI PROSES TRANSAKSI PENJUALAN DI RUMAH MAKAN SUN Yanthi Charolina ycharolina@bundamulia.ac.id Sistem Informasi, Universitas Bunda Mulia ABSTRAK Teknologi merupakan sesuatu yang sangat dibutuhkan pada saat ini, teknologi akan memudahkan penggunanya untuk melakukan aktivitas pekerjaan sehari-hari. Perkembangan teknologi untuk sekarang ini sangatlah cepat penerapannya. Pelayanan yang sekarang berjalan masih dilakukan dengan cara manual, hal tersebut dapat dilihat dari proses transaksi penjualan dan dalam laporan. Dimana dengan proses yang manual akan sering terjadi kesalahan pencatatan, kesalahan penghitungan, arsip yang sulit dicari, dan lain sebagainya. Tujuan dari penulisan ini adalah untuk membuat suatu sistem informasi yang terintegrasi berdasarkan kebutuhan yang telah ditentukan berupa sistem transaksi penjualan. manfaat dari pembuatan peneltian ini adalah untuk merancang sistem yang dapat meminimalisir kesalahan dalam perhitungan pembayaran dari jumlah pesanan yang dipesan pelanggan. Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan pada penelitian yang telah dilakukan, ada kesimpulan yang dapat dikemukakan bahwa dengan adanya sistem informasi transaksi penjualan ini, pihak yang bersangkutan dapat mengolah data laporan harian dengan baik dan tepat pada saat laporan diperlukan karena laporan disiapkan secara otomatis oleh sistem tanpa harus menghitung pendapatan secara manual. Kata kunci : Pelayanan, Penjualan, Pelaporan PENDAHULUAN Teknologi merupakan sesuatu yang sangat dibutuhkan pada saat ini, teknologi akan memudahkan penggunanya untuk melakukan aktivitas pekerjaan sehari-hari. Perkembangan teknologi untuk sekarang ini sangatlah cepat penerapannya. Sesuai dengan kebutuhannya, teknologi akan berjalan sesuai perkembangan zaman untuk dapat menunjang kebutuhan pengguna. Khusus dalam bidang teknologi masyarakat sudah menikmati banyak manfaat yang dibawa oleh penemuan-penemuan yang telah dihasilkan dalam dekade terakhir ini. Namun demikian, walaupun pada awalnya diciptakan untuk menghasilkan manfaat positif, di sisi lain juga juga memungkinkan digunakan untuk hal negatif. Contoh dalam posisi positif berkembangnya teknologi adalah manusia sebagai pengguna teknologi tersebut mendapatkan kemudahan misalnya seperti karyawan menggunakan sistem komputer sebagai alat primer di bidangnya. Dan contoh dampak negatif yang telah di timbulkan oleh berkembangnya teknologi dalam kehidupan manusia misalnya seperti penyebaran virus dalam dunia maya / internet yang di sebabkan oleh errornya suatu data dan menyebar di dalam suatu jaringan. Persaingan yang semakin ketat dalam dunia usaha juga telah mendorong pengelola suatu usaha untuk segera merumuskan strategi baru dan menciptakan pusat-pusat keunggulan kompotitif sebagai daya saing untuk menghadapi para pesaing. Dan teknologi sangat dibutuhkan dalam penerapan strategi baru untuk dapat meningkatkan pelayan kepada pelanggan agar semakin baik. Pelayanan yang sekarang berjalan masih dilakukan dengan cara manual, hal tersebut dapat dilihat dari proses transaksi penjualan dan dalam laporan. Dimana dengan proses yang manual akan sering terjadi kesalahan pencatatan, kesalahan penghitungan, arsip yang sulit dicari, dan lain sebagainya. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1
Tujuan dari penelitian adalah untuk membuat suatu sistem informasi yang terintegrasi berdasarkan kebutuhan yang telah ditentukan berupa sistem transaksi penjualan. Manfaat dari penelitian adalah untuk merancang sistem yang dapat memonitor pesanan pelanggan berdasarkan antrian dan merancang sistem yang dapat mengelola laporan harian secara efektif dan efisien. TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Menurut Oz ( 2009, p13 ), sistem informasi ( information system ) adalah sebuah sistem yang terdiri dari semua komponen yang bekerja sama untuk memproses data dan memproduksi informasi. Menurut Gupta ( 2012, p18 ), sistem informasi (information system) adalah gabungan dari pengorganisasian manusia, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber data, kebijakan, dan prosedur yang menyimpan, mengambil, mentransformasikan, dan menyebarluaskan kedalam informasi di dalam sebuah organisasi. Jadi kesimpulan dari pengertian sistem informasi adalah sistem yang terdiri dari semua komponen yang membantu dalam memproses data menjadi informasi diamana informasi tersebut dapat di simpan, diambil, ditransformasikan dan disebarluaskan di dalam organisasi Sistem Transaksi Penjualan Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencanarencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pelanggan, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba (Marwan,1991). Transaksi penjualan merupakan kegiatan yang dilakukan perusahaan karena menjual barang secara kredit maupun tunai. Transaksi ini perlu didukung bukti transaksi, yaitu bukti-bukti yang digunakan untuk merekam transaksi penjualan. Struktur Organisasi Suatu organisasi sekecil atau sebesar apapun dengan segala aktifitasnya, terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan organisasi tersebut. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisaasi, semakin komplek pula hubungan yang ada didalamnya. Untuk itu perlu dibuat suatu bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan tersebut sebagai struktur organisasi, Struktur organisasi dijadikan sebagai saran untuk memerincikan suatu pembagian aktivitas kerja dan menunjukan hirarki organisasi, pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang dalam menjalankan tugasnya. Gambar 1. Struktur Organisasi Uraian Jabatan dan Kewenangan Direktur, merupakan pemilik dan pendiri perusahaan, dimana direktur Rumah Makan Sun juga memiliki peranan yang sangat penting sebagai pemimpin yang membawahi seluruh bagian yang ada di rumah makan ini. Tugas dan wewenang direktur secara umum adalah: a. Menentukan visi dan misi rumah makan Rumah Makan Sun. b. Membawahi semua bagian yang ada di struktur organisasi. c. Bertanggung jawab terhadap Rumah Makan Sun. d. Mengetahui hasil dari seluruh operasional Rumah Makan Sun. e. Memonitori dan mengakses data keuangan dan kegiatan sehari-hari. Keuangan, merupakan seseorang yang ditunjuk sebagai laporan keuangan operasional Rumah Makan Sun dan bertanggung jawab kepada Pemilik. Tugas dan wewenang seorang bagian keuangan adalah: a. Memeriksa dan mencocokan laporan keuangan dengan pembukuan. b. Membuat laporan keuangan penjualan harian dan bulanan. c. Membuat laporan keuangan seperti Rugi/Laba dan Neraca. d. Mengawasi kerja Kasir. e. Menyusun budget, profit planning dan kontrol tahunan. 2
Koki ( Dapur ), merupakan seseorang yang berperan sebagai ahli masak di Rumah Makan Sun dan menyediakan segala makanan yang akan ditawarkan kepada pelanggan. Tugas dan wewenang seorang koki adalah: a. Memasak makanan sesuai dengan pesanan dari pelanggan. b. Mempertahankan cita rasa, kelezatan, dan kebersihan makanan Persediaan barang, merupakan seseorang yang berperan untuk mengecek selalu persediaan barang agar tidak habis saat dibutuhkan. Tugas dan wewenang seorang di bagian persediaan barang adalah: a. Mengecek persediaan barang yang masih ada dan yang sudah habis. b. Membuat laporang persediaan barang. Pembelian, merupakan seseorang berperan untuk melalukan segala kegiatan pembelian agar semua bahan ataupun barang yang dibutuhkan tetap tersedia saat ingin digunakan. Bagian Pembelian bertanggung jawab kepada bagian Keuangan. Tugas dan wewenang seorang di bagian pembelian adalah: a. Mengecek dan melakukan pembelian barang yang dibutuhkan. b. Bertanggung jawab kepada bagian Keuangan. Pelayan, merupakan seseorang yang ditunjuk untuk menjamu pelanggan dan mengantarkan pesanan kepada pelanggan di Rumah Makan Sun. Tugas dan wewenangnya adalah: a. Menerima pesanan dari pelanggan. b. Mencatat pesanan ke dalam bon penjualan dan menyerahkan kepada kasir. c. Mengantarkan makanan dari bagian dapur ke pelanggan. d. Menerima uang pembayaran dari pelanggan dan menyetorkannya ke kasir. e. Bertangguang jawab kepada kasir. Kasir, merupakan seseorang ditunjuk untuk melakukan berbagai penghitungan dalam transaksi antara Rumah Makan Sun dan pelanggan. Kasir bertanggung jawab kepada bagian keuangan. Tugas dan wewenang bagian kasir adalah: a. Menghitung total harga dari pesanan pelanggan. b. Menerima dan memberikan kembalian uang kepada pelanggan. c. Menyimpan semua bukti transaksi sehari-hari dan dijadikan sebagai laporan keuangan harian Rancangan Sistem Yang Diusulkan Berdasarkan segala kebutuhan dari analisis sistem sebelumnya, sebuah penelitian pasti harus memiliki perancangan sistem yang harus diusulkan. Maka dari itu, akan dibahas mengenai perancangan apa saja yang akan di usulkan, mulai dari perancangan sistem itu sendiri, perancangan basis data maupun perancangan tampilannya. Dalam kasus ini, analisis berdasarkan kebutuhan tersebut sudah dilakukan, perancangan sistem yang digunakan adalah mengenai Pemograman Berorientasi Objek (PBO) karena menggunakan sistem berupa Visual Basic. Berikut merupakan rancangan sistem yang diusulkan: Gambar 2.Usecase Diagram Tabel 1. Deskripsi Use case diagram Actor Proses Pelanggan Memesan makanan Membayar pesanan makanan Kasir Input data pesanan pelanggan Menghitung total pesanan Menyimpan data Cetak struk Direktur Input daftar menu lihat laporan penjualan Pelayan Menyiapkan makanan berdasarkan status yang ada Dapur Memberi status pada pesanan 3
Kurir yang sudah selesai Mengantar pesanan via telepon berdasarkan data struk yang disiapkan oleh kasir Activity Diagram Penjualan Activity Diagram merupakan suatu gambaran berupa proses bisnis dan urutan dalam suatu proses. Berdasarkan Use Case Diagram yang sudah dianalisis sebelumnya, dibuatlah beberapa Activity Diagram berdasarkan prosesnya. Berikut Activity Diagram mengenai Penjualan pelanggan secara langsung. Gambar 3. Activity Diagram Penjualan Pelanggan Secara Langsung Deskripsi activity diagram penjualan pelanggan secara langsung Proses Kasir - Masuk menu transaksi - Masukan data pesanan - Mengecek stok pesanan yang masih ada - Hitung total pesanan - Masukan nominal pembayaran dari pelanggan - Simpan dan cetak struk untuk diberikan kepada pelanggan -Logout - Mencari menu lain jika menu yang dipilih sebelumnya habis - Melakukan pembayaran Deskripsi activity diagram penjualan pelanggan secara langsung melalui telepon Proses Kasir - Masuk menu pesan antar - Masukan nama pemesan -Tekan tombol cari untuk memasukan nama pemesan -Jika pemesan belum pernah memesan sebelumnya, maka data pelanggan harus dimasukan terlebih dahulu. - Masukan nama pelanggan - Masukan nomor telepon pelanggan -Masukan alamat pelanggan -Jika data pelanggan sudah ada sebelumnya, maka isi nomor telepon pelanggan pada kolom cari - Data pelanggan muncul secara otomatis - Masukan data pesanan - Jika data salah, pilih tombol hapus - Jika salah memasukan banyaknya pesanan, pilih tombol edit - Mengecek stok pesanan yang masih ada - Pilih nama kurir - Hitung total pesanan - Masukan nominal pembayaran yang akan dibayar oleh pelanggan - Simpan dan cetak struk untuk diberikan kepada pelanggan dan dibawa oleh kurir Deskripsi activity diagram daftar menu sistem yang di usulkan Actor Direktur - Pilih menu input daftar menu - Masukan kode makanan - Masukan nama makanan - Masukan harga makanan - Masukan jumlah stok makanan - Pilih tombol edit untuk mengedit stok - Pilih tombol hapus untuk menghapus makanan - Pilih tombol tambah untuk menambah menu makanan - Pilih tombol simpan untuk menyimpan data makanan Deskripsi activity diagram ubah status pesanan Actor Koki 4
- Pilih menu status - Pilih pesanan yang sudah selesai - Ganti status menjadi selesai - Klik tombol update Deskripsi activity diagram laporan sistem Actor Direktur - Pilih menu laporan - Masukan kode tahun - Masukan kode bulan - Pilih tombol check - Print laporan Entity Relationship Diagram (ERD) terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pihak yang bersangkutan. DAFTAR PUSTAKA [1]. Andi, 2007. Panduan Lengkap Microsoft Access 2007. Andi dengan Madcoms, Yogyakarta [2]. Connoly, Thomas dan Carolyn Begg. 2005. Database Systems: A Practical approach to Design, Implementation, and Management, 4th Editio. Addiso- Wesley. Pearson Education. [3]. Dennis, Alan, Barbara Haley Wexom, dan Roberta M. Roth. 2012. System Analys and System, Fifth Edition. John Wiley & Sons, Inc. [4]. Fowler, Martin. 2008. UML Distilled Edisi 3. Panduan Singkat Pemodelan Objek Standar. Penerbit Andi, Yogyakarta. [5]. Hermawan, Julius. 2010. Desain & Pemograman Berorientasi Objek dengan UML dan Visual Basic.Net. Penerbit Andi, Yogyakarta. [6]. Nugroho, Adi. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan Metode USDP. Penerbit Andi, Yogyakarta. Gambar 4. ERD Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan pada penelitian yang telah dilakukan, ada kesimpulan yang dapat dikemukakan bahwa dengan adanya sistem informasi transaksi penjualan ini, pihak yang bersangkutan dapat mengolah data laporan harian dengan baik dan tepat pada saat laporan diperlukan karena laporan disiapkan secara otomatis oleh sistem tanpa harus menghitung pendapatan secara manual. Dan untuk bagian form data penginputan akan 5