Sistem Informasi Simpan Pinjam Primer Koperasi Pegawai (Studi Kasus: Pusku Kemhan Jakarta) Dicky Hariyanto Program Studi Manajemen Informatika, AMIK BSI Bogor dicky.dkh@bsi.ac.id Abstract - The data processing is done manually could cause an error in processing a transaction. Manual system could become an obstacle to productivity and speed in getting the critical information needed to take a particular decision. The archives are not well documented, is also prone to loss and damage that can not be used as an evaluation of an organization. The implementation of a computerized information system produktiftas challenge to maximize employment, obtain information quickly and accurately as well as secure data storage so that the organization will benefit from the effectiveness and efficiency of operations. Along with technological development, the expected adjustments to the application of the system previously used record as a document file into a data recorder desktop-based computerized system that is connected to the database will add benefits to the organization in the future. Keywords: Productivity, Information Systems, Computerizaton. Abstrak - Pengolahan data yang dilakukan secara manual bisa saja menyebabkan kesalahan dalam memproses sebuah transaksi. Sistem manual bisa menjadi penghambat produktifitas kerja dan kecepatan dalam mendapatkan informasi penting yang dibutuhkan untuk mengambil sebuah keputusan tertentu. Arsip-arsip yang tidak terdokumentasi dengan baik juga rawan akan hilang dan rusak sehingga tidak bisa digunakan sebagai bahan evaluasi sebuah organisasi. Penerapan sistem informasi yang terkomputerisasi menjawab tantangan untuk memaksimalkan produktiftas kerja, memperolah informasi yang cepat dan akurat serta penyimpanan data yang aman sehingga organisasi akan memperoleh manfaat dari sisi efektifitas dan efisiensi kegiatan operasionalnya. Seiring dengan perkembangan teknologi, diharapkan penyesuaian penerapan sistem yang sebelumnya menggunakan catatan file sebagai dokumen perekam data menjadi sistem terkomputerisasi berbasis desktop yang terhubung dengan database akan menambah manfaat bagi organisasi kedepannya. Kata Kunci: Produktifitas, Sistem Informasi, Komputerisasi. A. PENDAHULUAN Primer koperasi PUSKU DEPHAN merupakan salah satu koperasi yang mempunyai usaha simpan pinjam dan usaha dagang. Sejak pertama kali didirikan koperasi ini telah memfokuskan dalam bidang usaha simpan pinjam, dimana hasil dari simpanan para anggota koperasi selain dipinjamkan kembali juga digunakan untuk usaha dagang. Pelayanan yang sekarang berjalan masih dilakukan dengan cara manual, hal tersebut dapat dilihat dari proses transaksi simpan, pinjam, pembayaran angsuran dan pengelolaan anggota. Dimana dengan proses yang manual sering terjadi kesalahan pencatatan, arsip yang sulit dicari, dan lain sebagainya. Karyawan yang ingin meminjam uang kepada koperasi dikenakan biaya bunga sebesar 1 persen untuk pengembaliannya dari jumlah pinjaman. Sedangkan untuk proses pengembalian pinjamannya dengan cara diangsur melalui potongan gaji setiap bulannya. Lamanya angsuran pengembalian ditinjau dari besarnya pinjaman. Contohnya jika pinjamannya sebesar satu juta rupiah, maka jumlah pengembaliannya sebesar satu juta sepuluh ribu rupiah. Maximal lama angsuran pengembaliannya yaitu selama 12 bulan, maka jumlah pengembalian dibagi 12 bulan yaitu sebesar delapan puluh empat ribu dua ratus rupiah untuk angsuran perbulannya. Untuk meningkatkan pelayanan kepada para anggotanya, koperasi PUSKU DEPHAN telah berupaya memudhkan dengan menerapkan teknologi informasi. Hal ini bertujuan untuk memudahkan koperasi dalam mengelola keuangan B. TINJUAN PUSTAKA 1. Sistem Informasi Sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut [2] 2. Simpan Pinjam Koperasi kredit atau koperasi simpan pinjam adalah koperasi yang bergerak dalam bidang pemupukan simpanan dana dari para anggotanya, untuk kemudian dipinjamkan kembali kepada para anggota yang memerlukan bantuan dana. ISSN : 2338 8161 25
Kegiatan utama koperasi simpan pinjam adalah menyediakan jasa penyimpanan dan peminjaman dana kepada anggota koperasi [3] 3. Koperasi Koperasi adalah badan usaha yang mengorganisir pemanfaatan dan pendayagunaan sumber daya ekonomi para anggotanya atas dasar prinsipprinsip koperasi dan kaidah usaha ekonomi untuk meningkatkan taraf hidup anggota pada khususnya dan masyarakat daerah kerja pada umumnya. Dengan demikian, koperasi merupakan gerakan ekonomi rakyat dan sokoguru perekonomian nasional [3] 4. Waterfall Model air terjun (waterfall) sering disebut juga model sekuensial linier (sequential linier) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model waterfall menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengkodean, pengujian dan tahapan pendukung (support) [1] 5. UML UML adalah keluarga notasi grafis yang didukung oleh model-model tunggal yang membantu pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak, khususnya sistem yang dibangun menggunakan program berorientasi objek (OO) [4] Pada pengembangan teknik pemrograman berorientasi objek, munculah sebuah standarisasi bahasa pemodelan untuk pembangunan perangkat lunak yang dibangun menggukanan teknik pemrograman berorientasi objek, yaitu Unifield Modeling Language (UML) [4] 6. ERD Entity Relationship (ER) data model didasarkan pada persepsi terhadap dunia nyata yang tersusun atas kumpulan objek-objek dasar yang disebut entitas dan hubungan antar objek [5]. Dari sumber lainnya menyebutkan ERD berguna untuk memodelkan sistem yang nantinya basis datanya akan dikembangkan [6] 7. Visual Basic Visual Basic 6 merupakan salah satu software pembuat program aplikasi yang sangat handal hingga saat ini. Software ini diambil dari bahasa pemrograman yaitu Visual Basic. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah yang dapat dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Beberapa kemampuan Visual Basic adalah membuat aplikasi berbasis Windows yang mandiri (executable), menguji program (debugging), serta membuat objek-objek pembantu seperti; AcitveX, Help, dan lainnya [7] C. METODE PENELITIAN Pengumpulan data dan informasi pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan metode Waterfall yang terbagi menjadi tiga tahapan, yaitu: 1. Analisa Kebutuhan Analisis kebutuhan merupakan tahap awal dimana dilakukan proses pengumpulan data, identifikasi masalah hingga analisa kebutuhan perangkat lunak. Tahap ini bertujuan untuk menentukan solusi yang didapat dari hasil analisa. Dalam analisa kebutuhan perangkat lunak penulis memaparkan kebutuhan yang diperlukan dalam merancang sistem informasi Primer Koperasi Simpan Pinjam pada PUSKU KEMHAN Jakarta dari sisi pengguna baik administrasi maupun administrator. Analisa tersebut dimulai dari proses pendaftaran anggota koperasi hingga proses laporan tahunan koperasi yang dapat disajikan dengan mudah dan cepat. 2. Perancangan Sistem Perangkat Lunak Perancangan sistem perangkat lunak merupakan tahapan yang penting dalam merancang sistem informasi primer koperasi pegawai ini, penulis memaparkan secara rinci alur program menggunakan diagram-diagram UML (Unifield Modeling Language) seperti Use Case, Activity Diagram serta ERD (Entity Relationship Diagram) dan LRS (Logical Record Structure) pada pengembangan basis data. Sedangkan untuk perancangan perangkat lunak pada antar muka penulis menggunakan software pemrograman Visual Basic versi 6.0 3. Implementasi Implementasi merupakan tahapan terakhir dalam merancang sistem informasi primer koperasi pegawai PUSKU KEMHAN Jakarta ini, penggunaan sistem ini diharapkan nantinya dapat membantu kerja pegawai koperasi dalam pengolahan data simpan pinjam pada koperasi sehingga dapat menghasilkan informasi yang cepat dan tepat bagi pengguna. D. HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Tahap Analisa Sistem Berjalan ISSN : 2338 8161 26
Tahap ini dilakukan untuk mengetahui mengenai komponen-komponen pada sistem informasi yang dibutuhkan, untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan tersebut dilakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan Primer Koperasi PUSKU KEMHAN Jakarta, adapun proses sistem berjalannya sebagai berikut: a. Prosedur Pengajuan Anggota Baru Pegawai baru menyerahkan Formulir Permohonan Pengajuan Anggota Koperasi (FPPAK) kepada Admin Koperasi untuk kemudian diperiksa kelengkapan FPPAK tersebut, jika data diisi dengan lengkap FPPAK tersebut diserahkan kepada Ketua Koperasi untuk disetujui dan kemudian dikembalikan kembali ke Admin Koperasi untuk dicatat ke daftar anggota koperasi serta dibuatkan salinan FPPAK yang diserahkan ke Ketua Koperasi sebagai arsip dan Kartu Anggota ke Pegawai. b. Prosedur Pembayaran Simpanan Pegawai (Anggota Koperasi) menyerahkan bukti Bukti Pembayaran Simpanan kepada Admin Koperasi, kemudian Admin Koperasi memeriksa dan menanyakan jenis simpanan apa yang dibayarkan (wajib, pokok, sukarela), Bukti Pembayaran Simpanan kemudian diserahkan kepada Bendahara koperasi. Bendahara Koperasi mencatat bukti pembayaran tersebut kedalam file data pembayaran kemudian memvalidasinya. Bukti Pembayaran Simpnanan asli diserahkan kembali ke Admin Koperasi untuk diberikan kepada Pegawai (Anggota Koperasi), sedangkan Bukti Pembayaran Simpanan copy diarsipkan. c. Prosedur Peminjaman Uang Pegawai (Anggota Koperasi) yang menjadi anggota koperasi juga bisa mengajukan permohonan pinjaman uang kepada koperasi dengan menyerahakan Formulir Permohonan Peminjaman Uang (FPPU) kepada Kepala Bagian dari karyawan tersebut untuk mendapatkan persetujuan. Setelah mendapatkan persetujan, FPPU diserahkan kepada Admin Koperasi untuk pencatatan data karyawan yang akan meminjam uang ke koperasi. FPPU kemudian diserahkan kepada Ketua Koperasi. Jika mendapatkan persetujuan dari Ketua Koperasi, FPPU diserahkan kepada bendahara koperasi untuk dibuatkan sebuah Bukti Pengeluaran Kas (BPK) 2 lembar, lembar putih diserahkan kepada Pegawai (Anggota Koperasi) tersebut sedangkan lembar merah diarsipkan ke Arsip Bukti Pengeluaran Kas oleh bendahara koperasi. d. Prosedur Pengembalian Uang Pada prosedur ini Admin Koperasi membuatkan Bukti Pembayaran Angsuran (BPAP) 2 lembar, lembar putih diserahkan kepada Pegawai (Anggota Koperasi), lembar merah dierahkan kepada Bendahara koperasi untuk diarsipkan pada Arsip Cicilan Karyawan. e. Prosedur Pembuatan Laporan Setiap satu tahun Bendahara memberikan data-data pembayaran kepada Sekretaris untuk dibuatkan laporan pertanggungjawaban pengurus yang akan diberikan kepada Ketua Koperasi. Laporan tersebut antara lain laporan data anggota, laporan pembayaran simpanan pokok, laporan pembayaran simpanan wajib, laporan peminjaman tunai, laporan pembayaran simpanan sukarela, laporan pengembalian peminjaman 1) Activity Diagram Prosedur Pengajuan Anggota Baru Gambar 1. Activity Diagram Prosedur Pengajuan Anggota Baru ISSN : 2338 8161 27
Keterangan: 1. FPPAK : Formulir Permohonan Pengajuan Anggota Koperasi 3) Activity Diagram Prosedur Pengembalian Uang Gambar 4. Activity Diagram Prosedur Pengembalian Uang 2) Activity Diagram Prosedur Pembayaran Simpanan Gambar 2. Activity Diagram Prosedur Pembayaran Simpanan Pokok dan Wajib Keterangan: 1. BPS : Bukti Pembayaran Simpanan Activity Diagram Prosedur Peminjaman Uang Keterangan: 1. BPAP : Bukti Pembayaran Angsuran 4) Activity Diagram Prosedur Pembuatan Laporan Gambar 3. Activity Diagram Prosedur Peminjaman Uang Gambar 5. Activity Diagram Prosedur Pembuatan Laporan 2. Tahap Rancangan Sistem Usulan dan Program Usulan a) Use Case Diagram Pengguna Use case ini menggambarkan interaksi antara pengguna (Pegawai Koperasi) dengan sistem dimana saat Admin ingin masuk ke sistem harus melakukan tahap login terlebih dahulu. Admin memiliki hak akses penuh terhadap sistem artinya Admin bisa ISSN : 2338 8161 28
membuka semua modul, dengan fasilitas sebagai berikut: A1. Pengguna dapat melakukan login sebelum masuk ke program A2. Pengguna dapat melakukan entry data anggota baru A3. Pengguna dapat melakukan entry data pembayaran simpanan wajib & pokok A4. Pengguna dapat melakukan entry data pembayaran simpanan sukarela A5. Pengguna dapat melakukan entry data penarikan tunai simpanan sukarela A6. Pengguna dapat melakukan entry data peminjaman tunai A7. Pengguna dapat melakukan entry data pengembalian pinjaman A8. Pengguna dapat melakukan cetak laporan Berikut di bawah ini merupakan tampilan program tersebut: 1) Form Login Gambar 8. Tampilan Form Login 2) Form Menu Utama Input Username Login Input Password Anggota Baru Cetak Kartu Anggota Simpanan Pokok Cetak Bukti Bayar Simpanan Pokok Pembayaran Simpanan Cetak Bukti Bayar Entry Data Simpanan Sukarela Cetak Bukti Bayar Simpanan Sukarela Admin Penarikan Simpanan Sukarela Peminjaman Tunai Pengembalian Cetak Bukti Penarikan Simpanan Sukarela Cetak Bukti Tunai Cetak Bukti Pengeluaran Kas Cetak Bukti Pembayaran Gambar 9. Tampilan Menu Utama 3) Form Entry Data Anggota Baru Logout Cetak Laporan Laporan Data Anggota Laporan Peminjaman Tunai Laporan Pembayaran Simpanan Pokok Laporan Pembayaran Laporan Pengembalian Peminjaman Laporan Pembayaran Simpanan Sukarela Gambar 6. Use Case Diagram Admin Koperasi b) Tahap Merancang ERD (Entity Relationship Diagram) Entity Relationship Diagram menggambarkan hubungan antara satu tabel dengan tabel lainnya di dalam database Gambar 7. Entity Relationship Diagram Gambar 10. Tampilan Form Entry Data Anggota Baru 4) Form Entry Data Pembayaran Simpanan (Pokok, Wajib, Sukarela) c) User Interface User Interface merupakan tampilan program yang digunakan pada Sistem Informasi Simpan Pinjam Primer Koperasi Pegawai pada PUSKU KEMHAN Jakarta. ISSN : 2338 8161 29
Gambar 11. Tampilan Form Entry Pembayaran Simpanan Pokok & Wajib 5) Form Entry Data Peminjaman Tunai Gambar 12. Tampilan Form Entry Data Peminjaman Tunai 6) Form Entry Data Pengembalian Gambar 13. Tampilan Form Entry Data Pengembalian 7) Form Cetak Laporan Simpanan Wajib Gambar 14. Tampilan Form Cetak Laporan E. KESIMPULAN DAN SARAN Hasil penelitian dan pembahasan dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Kegiatan koperasi yang masih menggunakan sistem manual memiliki resiko tinggi terhadap kesalahan pada saat memproses data 2. Penerapan sistem informasi yang terkomputerisasi memudahkan staff koperasi untuk memproses dan mengolah data yang akan dijadikan sebagai bahan laporan tahunan kepada ketua dan anggota koperasi 3. Peranan teknologi informasi bisa menjadi media yang paling baik untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja untuk saat ini DAFTAR PUSTAKA [1] A.S., Rosa dan Shalahudin, M. 2013. Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan [2] Berorientasi Objek). Bandung: Informatika [3] Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan aplikasinya. Jogjakarta : Gava Media [4] Rudianto. 2010. Akuntansi Koperasi Edisi Kedua. Jakarta : Erlangga [5] Sukamto, Rosa, Ariani, Muhammad Shalahudin. 2014. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan [6] Berorientasi Objek. Bandung : Informatika Bandung [7] Simarmata, Janner & Paryudi, Imam. 2016. Basis Data, Yogyakarta : Andi Offset [8] Sutanta, Edhy. 2011. Basis Data dalam Tinjauan Konseptual. Yogyakarta: Andi [9] Thabrani, Suryanto. 2007. Mudah & Cepat Menguasai Visual Basic, Jakarta : Mediakita ISSN : 2338 8161 30