BAB II BAHAN RUJUKAN 2.1 Pengertian Manajemen Manajemen adalah suatu proses kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan melalui bantuan orang lain, manajemen yang baik akan memudahkan terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat. Dengan manajemen, daya guna dan hasil guna unsur-unsur manajemen akan dapat ditingkatkan. Untuk lebih jelas mengenai manajemen penulis akan mengemukakan beberapa definisi mengenai manajemen sebagai berikut : Menurut Mutiara S. Pangabean dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia (2002:13) : Manajemen adalah sebuah proses yang terdiri atas fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan pengendalian kegiatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan yang telah diterapkan secara efesien. 2.2 Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam instansi pemerintahan, pengelolaan sumber daya manusia itu sangat penting, karena dengan adanya manajemen sumber daya manusia yang baik akan dapat mendorong instansi pemerintah untuk maju dan berhasil dalam menjalankan semua aktivitasnya. Manusia selalu berperan aktif dan dominan dalam setiap kegiatan organisasi, karena manusia menjadi perencana, pelaku, pemimpin, penentu terwujudnya tujuan organisasi. Tujuan ini tidak mungkin terwujud tanpa peranan aktif karyawan. Di bawah ini penulis akan mengemukakan beberapa definisi manajemen sumber daya manusia sebagai berikut : Menurut French yang dikutip oleh T. Hani Handoko pada bukunya Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia (2000:3-4) 5
6 Manajemen sumber daya manusia adalah penarikan, seleksi, pengembangan, penggunaan dan pemeliharaan sumber daya manusia oleh organisasi. Menurut Mutiara S. Pangabean dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia (2002:15) : Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian pemimpinan dan pengendalian kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan analisis pekerjaan, evaluasi pengerjaan, pengadaan, pengembangan, kompensasi, promosi, dan pemutusan hubungan kerja guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut A. A. Anwar Prabu Mangkunegara pada bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan ( 2001 : 2 ) Manajemen sumber daya manusia adalah merupakan suatu perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pelaksanaan, dan pengawasan terhadap pengadaan, pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pemisahan tenaga kerja dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia yaitu ilmu dan seni yang mengatur atau mengelola manusia atau karyawan dalam usaha mencapai tujuan organisasi. 2.2.1 Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia Menurut Sedarmayanti (2001:6-7) Tujuan utama dari sumber daya manusia adalah untuk meningkatkan kontribusi pegawai terhadap organisasi dalam rangka mencapai produktivitas organisasi yang bersangkutan. Hal ini dapat dipahami karena semua kegiatan organisasi dalam mencapai tujuan, tergantung kepada manusia yang mengelola organisasi bersangkutan. Manajemen sumber daya manusia mempunyai 4 tujuan yang lebih operasional yaitu:
7 1. Tujuan sosial Agar organisasi bertanggung jawab secara sosial dan etis terhadap keutuhan dan tantangan dari masyarakat untuk meminimalkan dampak negatif tuntutan sedemikian itu terhadap organisasi. 2. Tujuan organisasi Target formal organisasi yang dibuat untuk membantu organisasi dalam mencapai tujuan tujuanya. Departemen sumber daya manusia dibentuk untuk menbantu para manajer dalam mencapai tujuan tujuan organisasi. 3. Tujuan fungsional Merupakan tujuan untuk mempertahankan kontribusi departemen sumber daya manusia pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. 4. Tujuan pribadi Tujuan pribadi dari setiap anggota organisasi yang hendak dicapai melalui aktivitasnya didalam organisasi. Jika tujuan pribadi dan tujuan organisasi tidak cocok maka karyawan kemungkinan memilih untuk menarik diri dari perusahaan. 2.2.2 Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia Menurut Sedarmayanti (2001:8-10)ada sebelas fungsi manajemen sumber daya manusia yaitu: 1. Perencanaan Perencanaan adalah kegiatan memperkirakan atau menggambarkan dimuka tentang keadaan memperkirakan tenaga kerja, agar sesuai dengan kebutuhan organisasisecara efektif dan efisien, dalam membantu terwujudnya kepegawai.
8 2. Pengorganisasian Pengorganisasian adalah kegiatan untuik mengatur pegawai dengan menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja, delegasi wewenang, intregrasi, dan koordinasi, dalam bentuk bagan organisasi 3. Pengarahan (Directing ) Pengarahan adalah kegiatan mengarahkan semua karyawan, agar mau bekerja sama dan bekerja secara efektif dan efisien dan membantu tercapainya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. 4. Pengendalian (Controlling) Pengendalian adalah kegiatan mengendalikan semua karyawan, agar mentaati peraturan-peraturan perusahaan dan bekerja sesuai dengan rencana. Apabila terdapat penyimpangan atau kesalahan, diadakan tindakan perbaikan atau penyempurnaan rencana. 5. Pengadaan (Procurement) Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pengadaan yang baik akan membantu terwujudnya tujuan perusahaan. 6. Pengembangan (Development) Pengembangan adalah proses peningkatan keterampilan teknis, toritis, konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan yang harus diberikan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan masa kini maupun masa yang akan datang.
9 7. Kompensasi (Compensation) Kompensasi adalah pemberian balas jasa langsung dan tidak langsung, uang atau barang kepada karyawan sebagai imbalan jasa yang diberikan kepada perusahaan. 8. Pengintegrasian (Integration) Pengintegrasian adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan keutuhan karyawan, agar tercipta kerjasama yang serasi dan saling menguntungkan. Perusahaan memperoleh laba, karyawan dapat memenuhi hasil dari pekerjaannya 9. Pemiliharaan (maintenance) Pemiliharaan adalah kegiatan untuk memilihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental dan loyalitas pegawai,agar mereka tetap mau bekerja sama sampai pension. 10. Kedisiplinan Kedisiplian merupakan salah satu fungsi managemen sumber daya manusia yang penting dan merupakan kunci terwujudnya tujuan, karena tanpa adaya disiplin, maka sulit terwujudnya tujuan yang maksimal. 11. Pemberhentian (separation) Pemberhentian adalah putusnya hubungan kerja seorang pegawai dari suatu organisasi. 2.3 Pengertian Penilaian Prestasi Kerja Seperti telah diketahui bahwa mengembangkan dan mewujudkan pegawai merupakan tugas personalia, setelah memperoleh pegawai. Mengembangkan dan mewujudkan pegawai ini dimaksudkan sebagai usaha untuk menambah kualitas dan efisiensi kerja dari bawahan dalam melaksanakan tugasnya, serta usaha untuk
10 menempatkan mereka pada kedudukan yang tepat, Sehingga dapat mewujudkan berupa pelatihan, pemindahaan, dan mempromosikan karyawannya. Tindakan-tindakan tersebut didasarkan pada penilaian prestasi kerja yang merupakan alternative lain dari dasar senioritas. Supaya lebih jelas pengertian dari penilaian prestasi kerja, maka penulis mengutip beberapa definisi yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya : Menurut T. Hani Handoko (2000:135): Penilaian prestasi kerja adalah suatu proses dimana organisasi (perusahaan) mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawannya dengan tujuan dapat memberikan umpan balik kepada para karyawan tentang pelaksanaan kerja mereka. Sedangkan menurut Mutiara S. Pangabean dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia (2002:66) : Penilaian prestasi kerja merupakan sebuah proses formal untuk melakukan peninjauan ulang dan evaluasi prestasi kerja seseorang secra periodik. Proses adalah suatu cara yang sistematis atau langkahlangkah yang diikuti dalam menghasilkan sesuatu. Proses penilaian prestasi ditujukan untuk memahami prestasi kerja seseorang. Tujuan ini memerlukan sebuah proses, yaitu serangkaian kegiatan yang saling berkaitan. Kegiatankegiatan itu terdiri identifikasi, obsevasi, pengukuran, dan pengembangan kerja hasil karyawan dalam sebuah organisasi. Menurut Andrew E. Sikula yang dikutip oleh A. A. Anwar Prabu Mangkunegara. Dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan (2001:69) Employee appraising is the systematic evaluation of a worker s job performance and potential for development. Appraising is the process of estimating or judging the value, excellence, qualities, or status of some object, person, orthing. (Penilaian pegawai merupakan evaluasi yang sistematis dari pekerjaan pegawai dan potensi yang dapat dikembangkan. Penilain adalah proses penaksiran atau penentuan nilai, kualitas, atau status dari beberapa objek, orang ataupun sesuatu) Dari definisi tersebut di atas dapat ditarik simpulan bahwa penilaian prestasi kerja merupakan suatu sistem yang digunakan untuk menilai prestasi kerja nyata
11 dari seorang karyawan dengan tujuan dapat memberikan umpan balik kepada para karyawannya tentang pelaksanaan kerja mereka. 2.3.1 Syarat-Syarat Penilaian Prestasi Kerja Agar pelaksanaan penilaian prestasi dapat berjalan dengan baik dan berhasil sesuai dengan sasaran yang diharapkan, diperlukan syarat-syarat penilaian prestasi kerja sebagai berikut: 1. Relevan Syarat ini menegaskan bahwa suatu sistem penilaian prestasi kerja hanya mengukur hal-hal yang berhubungan atau berkaitan langsung dengan prestasi kerja dalam suatu jabatan. 2. Akseptabel Suatu sistem penilaian prestasi kerja yang harus diterima dan dimengerti oleh penilai maupun yang dinilai. 3. Reliable Syarat ini menegaskan bahwa suatu sistem penilaian prestasi kerja harus dapat dipercaya serta mempunyai alat ukur yang dapat diandalkan yaitu konsisten dan stabil artinya alat ukur tersebut digunakan oleh penilai lain untuk mengukur objek yang sama maka akan memberikan hasil penilaian yang sama pula. 4. Sensitif Sistem penilaian prestasi kerja harus memiliki kepekaan kemampuan untuk membedakan tenaga kerja yang efektif dan tenaga kerja yang tidak efektif. 5. Praktis Syarat ini menghendaki agar suatu sistem penilaian harus praktis dan mudah dilaksanakan, tidak rumit dan berbelit-belit.
12 2.3.2 Kegunaan Penilaian Prestasi Kerja Menurur T. Hani Handoko (2000:135) penilaian prestasi kerja memiliki kegunaan sebagai berikut: a. Perbaikan prestasi kerja. Umpan balik pelaksanaan kerja memungkinkan karyawan, manager, departemen personalia dapat membetulkan kegiatan mereka untuk memperbaiki prestasi b. Penyesuaian kompensasi Evaluasi prestasi kerja membantu para pengambil keputusan dalam menentukan kenaikan upah, pemberian bonus dan bentuk kompensasi lainnya. c. Keputusan penempatan Promosi, transfer, dan demosi biasanya didasarkan pada prestasi kerja masa lalu atau antisipasinya. Promosi sering merupakan bentuk penghargaan terhadap prestasi kerja masa lalu. d. Kebutuhan akan latihan dan pengembangan Prestasi kerja yang rendah mungkin menunjukan kebutuhan akan latihan, demikian pula dengan prestasi kerja yang baik mungkin mencerminkan potensi yang harus dikembangkan. e. Rencana dan pengembangan karir Umpan balik prestasi kerja mengarahkan keputusan-keputusan karir yaitu tentang jalur karir tertentu yang harus diteliti. f. Penyimpangan-penyimpangan proses stafing Prestasi kerja yang baik atau rendah mencerminkan kekuatan atau kelemahan dari prosedur stafing departemen personalia.
13 g. Ketidakakuratan informasional Prestasi kerja rendah mungkin menunjukan kesalahan-kesalahan dalam informasi analisis jabatan, rencana-rencana sumber daya atau komponenkomponen lain sistem informasi manajemen personalia menguntungkan diri pada informasi yang tidak akurat dapat menyebabkan keputusan yang diambil personalia lebih cepat. h. Kesalahan desain pekerjaan Prestasi kerja yang rendah mungkin merupakan tanda suatu kesalahan dalam desain pekerjaan. Penilaian prestasi kerja membantu diagnosa kesalahankesalahan tersebut. i. Kesempatan kerja yang adil Penilaian prestasi kerja secara akurat akan menjamin keputusan-keputusan penempatan internal diambil tanpa diskriminasi. j. Tantangan-tantangan eksternal Kadang-kadang prestasi kerja dipengaruhi faktor-faktor diluar lingkungan kerja, seperti keluarga, kesehatan, kondisi pinansial, atau masalah-masalah pribadi lainnya. Dengan penilaian prestasi kerja tersebut, departemen personalia dimungkinkan untuk dapat menawarkan bantuan kepada semua karyawan yang membutuhkan. 2.3.3 Metode Penilaian Prestasi Kerja Menurut Mutiara S. Panggabean (2002:68-70), metode penilaian pretasi kerja karyawan pada dasarnya terdiri dari : 1. Rating Scales Metode ini merupakan metode penilaian yang paling tua dan banyak digunakan, dimana penilaian yang dilakukan oleh atasan atau supervisor untuk mengukur karakteristik, misalnya mengenai inisiatif, ketergantungan, kematangan dan kontribusinya terhadap tujuan kerjanya. Hal ini dilakukan
14 untuk memperoleh hasil perbandingan dari pekerjan yang telah dilakukan setiap karyawan dengan hasil perbandingan yang akan datang, kemudian diperoleh peringkat karyawan, dengan peringkat inilah perusahaan akan dapat menentukan karyawan yang mempunyai prestasi karja yang baik. 2. Critical Incidents (Insiden-Insiden Kritis) Dengan metode ini, penilai harus mencatat semau kejadian mengenai tingkah laku bawahannya sehari-hari yang kemudian dimasukan ke dalam buku catatan khusus yang terdiri dari berbagai macam kategori tingkah laku bawahannya. 3. Essay Dengan metode ini seorang penilai diharuskan membuat karangan yang berkenaan dengan orang atau karyawan yang sedang dinilainya 4. Work Standards (Standar Kerja) Metode ini membadingkan kinerja karyawan dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Standar mencerminkan hasil yang normal dari ratarata pekerjaan dalam menuliskannya dengan baik. 5. Rangking Dengan metode ini penilai sekedar menempatkan semua karyawan yang dinilai ke dalam urut-urutan rangking. Penilian membandingkan karyawan yang satu dengan karyawan lainnya untuk menentukan siapa yang lebih baik dari pada siapa dan kemudian menempatkan karyawan dalam urutan yang terbaik sampai yang terburuk. Kesulitan dihadapi apabila terdapat dua orang atau lebih yang memiliki prestasi yang hampir tidak dapat dibedakan.
15 6. Forced Distribution (Distribusi yang Dipaksakan) Dalam metode ini diasumsikan bahwa karyawannya dapat dikelompokan ke dalam lima kategori yaitu dari kategori yang paling baik (10%), kemudian yang baik (20%), yang cukupan (40%), yang buruk 20%, dan sisanya(10%). Kelemahan dari metode ini adalah apabila hampir semua karyawan dalam bagianya mempunyai kinerja yang sangat memuaskan, maka akan sangat sulit untuk membaginya ke dalam lima kategori, begitu pula jika yang terjadi kebalikannya. 7. Forced-choice and Weighted Cheklist Performance Report(PemilihanYang Dipaksakan dan Laporan Pemeriksaan Kinerja Tertimbang) Laporan ini memerlukan penilain untuk memilih karyawan mana yang dapat mewakili kelompoknya. Faktor yang dinilai adalah perilaku karyawan. Dan penilai memberikan nilai positif atau negatif. Namun, penilai tidak perduli dengan bobot penilainnya. Sebagaimana halnya dengan metode forced distribution, dalam metode ini sulit mengetahui faktor apa yang mengakibatkan mereka masuk dalam kategori sangat berprestasi. Begitu pula sebaliknya, faktor apa yang mengakibatkan mereka masuk ke dalam kategori sangat tidak berprestasi. 8. Behaviorally Anchored Scale Merupakan metode penilaian berdasarkan catatan penilai yang menggabarkan perilaku karyawan yang sangat baik atau sangat jelekdalam kaitannya dengan pelaksanaan kerja. 9. Metode Pendekatan Management By Objective(MBO) dalam pendekatan ini, setiap karyawan dan penyedia secara bersama-sama menentukan sasaran organisasi, tujuan individu dan sara-saran untuk meningkatkan produktivitas organisasi.
16 2.3.4 Tip-Tip Dalam Melaksanakan Penilaian Prestasi Kerja Menurut Dr. Mutiara S Panggabean (2002:68) penilaian prestasi kerja mempunyi tip-tip dalam melaksanakannya: Hambatan atau penolakan untuk melaksanakan penilaian prestasi dapat diatasi jika: 1. Sistem penilaian prestasi sesuai dengan kebutuhan organisasi. 2. Faktor-faktor yang dinilai objektif dan konkrit. 3. Penilaiannya bebas dari bias. 4. Prosedur dan administrasinya seragam. 5. Sistemnya mudah digunakan. 6. Hasil penilaian digunakan dalam pengambilan keputusan. 7. Sistemnya memungkinkan dilakukannya proses peninjauan ulang 8. Yang menggunakan dapat menggunakannya sebagi input. 9. Dapat dilaksanakan dengan ekonomis. 10. Hasil penilaiannya didokumentasikan. 11. Penilaian terlatih dan berkualitas. 12. Sistemnya mencakup monitoring dan evaluasi. 13. Manager puncak dengan jelas memberikan dukunganya terhadap system. 2.3.5 Prinsip-Prinsip Penilaian Prestasi Kerja. Menurut Dr. Mutiara S. Penggabean (2002:70-71), prinsip penilaian prestasi kerja karyawan ada dua macam yaitu keadilan distributife dan keadilan prosedual. 1. Keadilan distributive dalam penilaian prestasi dirasakan apabila nilai yang diperoleh terasa wajar (Schminke, Ambrose, dan Noel, 1997), penilaian didasarkan kepada prestsi kerja dan hasil penilaian digunakan didalam menentukan kebijaksanaan kenaikan gajih atau promosi (Greenberg, 1986), atau adanya kewajaran dalam penilaian prestasi kerja, karyawan mau menerima nilai yang mereka peroleh, karyawan mau menerima cara meneger memberikan nilai, dan ada kesesuaian antara nilai yng diperoleh dengn prestasi kerja dalam masa penilaian (Korsgaard dan Roberson,1995)
17 2. Keadilan prosedurual dapat dirasakan apabila a. Pihak yang dinilai berpartisipasi dalam menentukan kreteria penilaian dan kreteria-kreteria itu digunakan untuk melakukan evaluasi b. Ada komunikasi dua arah c. Hasil penilaian dapat dipertanyakan d. Penilaian memahami dengan baik kenerja dari yamg dinilai e. Faktor-faktor yang dinilai digunakan secara konsisten Selanjutnya, Dipboye dan de Pontbriand (1981) berpendapat bahwa mereka yang dinilai akan mau menerima hasil penilaian maupun cara yang digunakan untuk melakukan penilaian apabila: a. mereka dilibatkan dalm menentukan kreteria menilaian, b. ada penjelasan tentang adanya rencana dan tujuan melakukan penilaian c. Mereka dinilai berdasarkan factor-faktor yang relevan dengan pekerjaan mereka. Sementara itu,landy dan rekan-rekannya (1978);1980) mengemukakan bahwa penilaian prestasi kerja akan terasa wajar dan tepat apabila: a. Penilaian prestasi dilaksanakan secara periodic b. Penilaian memehami betul tingkat kinerja dari mereka yang dinilai c. Ada kesempatan antarpenilaian dengan yang dinilai tentang tugas-tugas yang akan dilakukan d. Penilaian terlibat dengan karyawan dalam penentuan rencana yang dapat digunakan untuk mengurangi kelemahan. 2.3.6 Masalah-masalah dalam Penilaian Prestasi Kerja. Menurut T.Hani Handoko (2000:40) berbagai macam penilaian yang paling umum terjadi adalah :
18 1. Hallo Effect. Hallo effect terjadi apabila pendapat pribadi penilai tentang karyawan mempengaruhi pengukuran prestasi kerja 2. Kesalahan Kecenderungan Terpusat. Banyak penilai yang tidak suka menilai para karyawan sebagai yang efektif atau yang tidak efektif dan sangat baik atau sangat rendah sehingga penilaian prestasi kerja cenderung dibuat rata-rata pada formulir penilaian, distorsi ini menyebabkan penilai menghindari penilaian ekstrim tersebut dan menempatkan penilaian pada atau dekat dengan nilai-nilai tengah. 3. Bias Terlalu Lunak dan Terlalu Keras. Kesalahan terlalu lunak (Leniency Bias) disebabkan oleh kecenderungan penilai untuk terlalu mudah memberikan nilai baik dalam evaluasi prestasi kerja karyawan. Kesalahan terlalu keras (Striknees Bias ) disebabkan karena penilai cenderung terlalu ketat. 4. Prasangka Pribadi. Faktor-faktor yang membentuk prasangka pribadi terhadap seseorang atau kelompok bisa mengubah penilaian. 5. Pengaruh Kesan Terakhir Bila menggunakan ukuran-ukuran prestasi kerja objektif, penilain sangat dipengaruhi oleh kegiatan-kegiatan keryawan yang paling akhir (Precency Effect) kegiatan-kegiatan terakhir baik atau buruk cenderung lebih diingat oleh penilai. Adapun penilaian prestasi kerja dapat efektif bila ketetapan-ketetapan kriteria yang telah disepakati dilakukan dengan sebaik-baiknya oleh semua pihak yang terkait, sehingga yang diharapkan oleh instansi dapat tercapai.