BAB II BAHAN RUJUKAN 2.1. Pengertian Manajemen dan Fungsi Manajemen 2.1.1 Pengertian Manajemen Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Adapun yang diatur merupakan unsur-unsur yang terdiri dari man, money, methods, materials, dan market. Manajemen merupakan alat untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen yang baik akan memudahkan terwujudnya tujuan perusahaan. Untuk memahami tentang manajemen, ada baiknya kita terlebih dahulu mengetahui beberapa pengertian manajemen yang dikemukakan oleh beberapa ahli : Menurut Lother Golick yang dikutip oleh T. Hani Handoko (2003:11) adalah: Manajemen adalah sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan (science) yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan sistem kerja sama ini lebih bermanfaat bagi kemanusiaan.. Menurut GR. Terry yang dikutip oleh Suharyanto dan Hadma (2005:11)adalah: Manajemen adalah Melakukan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan melalui atau bersama orang lain.. Menurut Stoner yang dikutip oleh T. Hani Handoko (2003:8)adalah: Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, usaha-usaha para anggota orang dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Dari definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen selain merupakan aktivitas dalam mengkoordinasikan proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian. Manajemen juga merupakan suatu kegiatan mengkoordinasikan proses dalam pencapaian tujuan organisasi. 2.1.2 Fungsi Manajemen Berdasarkan pengertian diatas tentang manajemen tersebut dapat dijelaskan bahwa manajemen mempunyai 4 fungsi yaitu: 1. Perencanaan Perencanaan adalah Menentukan lebih dulu program sumber daya manusia yang akan membantu mencapai tujuan perusahaan yang ditetapkan 2. Pengorganisasian Organisasi merupakan suatu alat untuk mencapai tujuan, maka manager sumber daya manusia haruslah membentuk orang dengan merancang susunan di berbagai hubungan antara jabatan sumber daya manusia dan faktor-faktor fisik 3. Pengarahan Fungsi selanjutnya adalah melaksanakan pekerjaan tersebut yang berarti megusahakan agar karyawan mau bekerja sama secara efektif 4. Pengawasan Yaitu mengamati dan membandingkan pelaksanaan dengan rencana dan melakukan koreksi apabila terjadi penyimpangan, atau apabila perlu menyesuaikan kembali rencana yang telah di buat atau dengan kata lain, pengawasan adalah menyangkut masalah pengaturan berbagai kegiatan sesuai dengan rencana sumber daya manusia yang dirumuskan sebagai dasar analisa dari tujuan organisasi yang fundamental.
2.2 Pengertian dan Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia 2.2.1 Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia Di dalam masyarakat yang sedang berkembang, manusia senantiasa mempunyai kedudukan yang penting. Meskipun kita sedang berada atau menuju masyarakat yang sedang berorientasi kerja yang memandang kerja adalah sesuatu yang mulia, sehingga tidak dapat mengabaikan manusia yang melaksanakan pekerjaan tersebut. Pandangan atau falsafah yang dimiliki masyarakat menunjukan semakin kuatnya permintaan untuk memperhatikan aspek manajemen dan bukan hanya aspek-aspek teknologi dan ekonomi dalam setiap usaha. Berikut ini dikemukakan beberapa pengertian manajemen sumber daya manusia menurut beberapa ahli: Menurut Simamora (2004:4) mengemukakan bahwa: Manajemen Sumber Daya Manusia adalah Pemberdayagunaan, pengembangan, penilaian pemberian balas jasa dan pengelolaan individu, anggota, atau kelompok, karyawan. Menurut Drs. Malayu S.P Hasibuan (2005:10) mengemukakan bahwa: Manajemen Sumber Daya Manusia adalah Ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien agar membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat. Menurut A.A Anwar Prabu Mangkunegara (2005:10) mengemukakan bahwa: Manajemen Sumber Daya Manusia adalah Suatu perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan terhadap pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pemisahan tenaga kerja dalam rangka mencapai tujuan orang-orang.
2.2.2 Fungsi Manajemen Sunber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia adalah bagian dari manajemen, oleh karena itu teori-teori manajemen umum menjadi dasar pembahasan mengenai peraturan peranan manusia dalam mewujudkan tujuan yang optimal. Jika melihat dari beberapa definisi manajemen sumber daya manusia di atas, maka manajemen sumber daya manusia dapat dibedakan menjadi dua fungsi, yaitu fungsi manajerial dan fungsi operasional. Untuk lebih jelasnya fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia akan diuraikan sebagai berikut: 1. Fungsi Manajerial a. Perencanaan (Planning) Yaitu merencanakan tenaga kerja secara efektif dan efisien agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan. b. Pengorganisasian (Organizing) Yaitu kegiatan untuk mengorganisasikan semua karyawan untuk menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja, delegasi wewenang, integrasi, dan koordinasi dalam bagian organisasi. c. Pengarahan (Directing) Yaitu kegiatan mengarahkan semua karyawan agar mau bekerja sama dan bekerja secara efektif dan efisien dalam membantu tercapainya tujuan perusahaan. d. Pengendalian (Contolling) Yaitu kegiatan mengendalikan semua karyawan agar mematuhi peraturanperaturan dan bekerja sesuai dengan rencana. 2. Fungsi Operasional a. Pengadaan (Procurement) Yaitu proses penarikan, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karywan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. b. Pengembangan (Development) Yaitu proses peningkatan kemampuan teknis, teoritis, konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan.
c. Kompensasi (Compensation) Yaitu pemberian balas jasa langsung (direct) dan tidak langsung (indirect) uang atau barang kepada karyawan sebagai imbalan balas jasa yang diberikan kepada perusahaan. d. Pengintegrasian (Integration) Yaitu kegiatan mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan karyawan agar tercipta kerja sama yang serasi dan saling menguntungkan. e. Pemeliharaan (Maintenance) Yaitu kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental, dan loyalitas karyawan agar mereka tetap mau bekerja sama sampai pensiun. f. Kedisiplinan Yaitu fungsi manajemen sumber daya manusia yang terpenting dan kunci terwujudnya tujuan karena tanpa disiplin yang baik sulit terwujudnya tujuan yang maksimal. g. Pemberhentian (Separation) Yaitu putusnya hubungan kerja seseorang di suatu perusahaan. Pemberhentian ini disebabkan oleh keinginan karyawan, keinginan perusahaan, kontrak kerja berakhir, pensiun, dan lain-lain. Menurut AA. Anwar Prabu Mangkunegara (2002:2) fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia yaitu: 1. Pengadaan tenaga kerja yaitu, Terdiri dari perencanaan sumber daya manusia, analisa jabatan, penarikan pegawai, penempatan kerja, orientasi jabatan 2. Pengembangan tenaga kerja yaitu, Mencakup pendidikan dan pelatihan, pengembangan karier, dan penelitian prestasi kerja 3. Pemberian balas jasa yaitu, Mencakup balas jasa langsung yang terdiri dari upah, gaji, dan insentif sedangkan balas jasa tidak langsung terdiri dari keuntungan dan pelayanan atau kesejahteraan
4. Integrasi yaitu, Mencakup kepentingan karyawan, motivasi kerja, kepuasan kerja, disiplin kerja, partisipasi kerja 5. Pemeliharaan tenaga kerja yaitu, Mencakup komunikasi kerja, kesehatan, dan keselamatan kerja pengendalian konflik kerja, konselling kerja 6. Pemisahan tenaga kerja yaitu, Mencakup pemberhentian karyawan Dari fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia di atas, maka dapat ditarik tiga fungsi pokok, yaitu: a. Perekrutan dapat diartikan sebagai suatu usaha untuk mencari tenaga kerja dari sumber daya yang ada sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan. b. Pengembangan merupakan suatu usaha untuk meningkatkan kemampuan teknis, teoritis, konseptual, dan moral karyawan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan atau jabatan melalui pendidikan dan pelatihan. c. Pemeliharaan adalah usaha untuk memperhatikan atau meningkatkan kondisi fisik, mental, dan sikap karyawan agar mereka tetap loyal dan bekerja produktif untuk menunjang tercapainya tujuan perusahaan. 2.3 Penilain Kinerja 2.3.1 Pengertian Penilaian Kinerja Istilah kinerja berasal dari kata Job Performance (Prestasi Kerja) atau Actual Performance (Prestasi sesungguhnya yang dicapai oleh seseorang), jadi pengertian kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Menurut Marihot Tua Efendi Hariandja (2005:195) mengemukakan bahwa: Penilaian Kinerja merupakan suatu proses orang dalam menilai unjuk kerja pegawainya. Menurut Andrew E. Sikula yang dikutip oleh Anwar Prabu Mangkunegara (2005:10) adalah: Penilaian Kinerja adalah Evaluasi yang sistematis dari pekerjaan pegawai dan potensi yang dapat dikembangkan. Penilaian adalah proses pelaksanaan
atau penentuan nilai, kualitas atau siklus dari beberapa objek, orang, atau perusahaan Menurut Leon C. Menggison yang dikutip oleh Anwar Prabu Mangkunegara dalam buku yang berjudul Evaluasi Kinerja Sumber Daya Manusia (2005:10) adalah: Performance Appraisal adalah suatu proses yang digunakan pimpinan untuk menentukan apakah seorang karyawan melakukan pekerjaan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Jadi, dapat disimpulkan bahwa penilaian kinerja merupakan salah satu sarana dalam melakukan penilaian terhadap seorang karyawan dalam rangka mencapai pekerjaan secara optimal yang terlihat dari beberapa aspek yaitu penentuan penilaian dan kualitas dari beberapa objek yang dinilai. 2.4 Dasar Penilaian Kerja Dan Standar Penilaian Kerja Dalam penilaian kinerja menurut Malayu SP Hasibuan (2007:93) dalam bukunya yang berjudul Manajemen Sumber Daya Manusia adalah sebagai berikut: Dasar Penilaian adalah uraian pekerjaan dari setiap individu atau karyawan karena dalam uraian pekerjaan inilah, ditetapkan tugas dan tanggung jawab yang akan dilakukan oleh setiap karyawan:. Tolak ukur yang akan dipergunakan untuk penilaian kinerja karyawan adalah standar. Sebuah standar dapat dianggap sebagai pengukur yang ditetapkan. Sesuatu yang harus diusahakan, sebuah model untuk perbandingan dengan sesuatu alat untuk membandingkan sesuatu hal dengan hal lainnya.
Standar Penilaian Kinerja menurut Malayu S.P Hasibuan (2007:93) dalam bukunya yang berjudul Manajemen Sumber Daya Manusia dibagi menjadi dua yaitu : 1. Tangible Standard Yaitu sasaran yang dapat ditetapkan alat ukurnya/standarnya. Standar ini dibagi atas: a. Standar dalam bentuk fisik yang terbagi atas: standar kualitas, standar kuantitas, dan standar waktu. Misalnya kilogram, meter, baik-buruk, jam, hari, bulan dan sebagainya. b. Standar dalam bentuk uang yang terbagi atas: standar biaya, standar penghasilan, dan standar investasi. 2. Intangible Standard Yaitu sasaran yang tidak dapat ditetapkan alat ukur karyawan terhadap perusahaan. Misalnya standar perilaku, kesetiaan, partisipasi, dan dedikasi. Dengan penentuan standar untuk berbagai keperluan maka timbulah apa yang disebut standarisasi yaitu penentuan dan penggunaan berbagai ukuran, tipe, gaya, tertentu dan sebagainya berdasarkan suatu komisi standar sebagai alat ukur hasil yang dicapai dan perilaku yang dilakukan baik di dalam maupun di luar pekerjaan karyawan. 2.4.1 Kriteria Penilaian Kinerja Faktor-faktor yang digunakan sebagai dasar pengukuran kinerja disebut dengan kriteria penilaian. Secara umum terdapat dua pendekatan dalam menentukan kriteria penilaian prestasi kerja : 1. Pendekatan Berorientasi Pekerjaan Dalam pendekatan ini, isi dari format penilaian adalah dimensi-dimensi yang berkaitan langsung dengan pekerjaan.
2. Pendekatan Berorientasi Personal Format penilaian berisi dimensi-dimensi yang berkaitan dengan sifat-sifat atau watak-watak pribadi yang dinilai. Pendekatan tersebut dikelompokan lagi atas: a. Pendekatan Orientasi Penilaian Menyeluruh Penilaian prestasi karyawan dilakukan secara menyeluruh tanpa memperhatikan elemen-elemen yang berkaitan dengan pekerjaan. b. Pendekatan Orientasi Performa Penilaian sudah memberikan perhatian pada aspek-aspek yang berkaitan dengan pekerjaan, walaupun tidak secara langsung. Format penilaian berisi watak pribadi, seperti kerja sama, kepemimpinan, kemampuan analisis, loyalitas, dan sebagainya. c. Pendekatan Orientasi Perilaku Analisa jabatan merupakan dasar yang digunakan dalam menentukan kriteria penilaian. Dengan mengatur sesuai dengan tuntutan jabatan tersebut, diharapkan timbul umpan balik dari karyawan. Pada pendekatan ini penekanannya pada proses pekerjaan itu sendiri dan bukan hasil yang diharapkan. d. Pendekatan Orientasi Hasil Sistem ini dikenal juga sebagai Management By Objectives (MBO). Sasaran merupakan kriteria yang digunakan dalam mengukut tingkat penilaian untuk mencapai tujuan. Tujuan itui berupa target atau sasaran yang harus dicapai selama periode tertentu. 2.4.2 Tujuan Dan Kegunaan Penilaian Kinerja Tujuan dari penilaian kinerja karyawan pada perusahaan menurut Marihot Tua Efendi Hariandja (2005:195) dalam bukunya yang berjudul Manajemen Sumber Daya Manusia adalah sebagai berikut:
1 Perbaikan unjuk kerja memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengambil tindakan-tindakan perbaikan untuk meningkatkan kinerja melalui feedback yang diberikan organisasi. 2 Penyesuaian gaji dapat dipakai sebagai informasi untuk mengkompensasikan pegawai secara layak sehingga dapat memotivasi mereka. 3 Keputusan untuk penempatan, yaitu dapat dilakukannya penempatan pegawai sesuai dengan keahliannya. 4 Pelatihan dan pengembangan, yaitu melalui penilaian akan diketahui kelemahan-kelemahan dari pegawai sehingga dapat dilakukan program pelatihan dan pengembangan yang efektif. 5 Perencanaan karier, yaitu organisasi dapat memberikan bantuan perencanaan karier bagi pegawai dan menyelaraskan dengan kepentingan organisasi. 6 Mengidentifikasi kelemahan-kelemahan dalam proses penempatan, yaitu unjuk kerja yang tidak baik menunjukan adanya kelemahan dalam penempatan sehingga dapat dilakukan perbaikan. 7 Dapat mengidentifikasi adanya kekurangan dalam desain pekerjaan, yaitu kekurangan kinerja akan menunjukan adanya kekurangan perancangan jabatan. 8 Meningkatkan adanya perlakuan kesempatan yang sama pada pegawai, yaitu dengan dilakukannya penilaian yang objektif berarti meningkatkan perlakuan yang adil bagi pegawai. 9 Dapat membantu pegawai mengatasi masalah yang bersifat eksternal, yaitu dengan penilaian unjuk kerja atasan akan mengetahui apa yang menyebabkan terjadinya unjuk kerja yang jelek, sehingga atasan dapat membantu menyelesaikannya. 10 Umpan balik pada pelaksanaan fungsi manajemen sumber daya manusia, yaitu dengan diketahuinya unjuk kerja pegawai secara keseluruhan, ini akan menjadi informasi sejauh mana fungsi manajemen sumber daya manusia berjalan baik atau tidak.
2.5 Syarat Dalam Penilaian Kinerja H. Hadari Nawawi (2005:255) dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia mengungkapkan syarat sistem penilaian kinerja, A. Persyaratan Ilmiah/Persyaratan Legal, Formal meliputi, 1. Relevansi Relevansi adalah Tugas-tugas yang dinilai dalam penilaian kinerja harus relevan (sesuai) dengan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh pekerja. Dengan kata lain tugas harus sesuai dengan volume dan beban kerja yang harus dikerjakan. 2. Sensitivitas Sensitivitas adalah Kepekaan dalam membedakan pekerjaan yang efektif dengan tidak efektif, dalam melaksanakan tugas-tugasnya, baik secara individual maupun kelompok. 3. Reliabilitas Reliabilitas adalah Penilaian kinerja harus konsisten hasilnya jika dilakukan dengan berulang-ulang dalam menilai seorang pekerja. Dengan kata lain bahwa hasil yang dicapai seorang pekerja individual, tidak dipengaruhi dan mempengaruhi hasil yang dicapai oleh pekerja yang lain. B. Persyaratan Operasional 1. Akseptable Akseptable adalah yang dapat diterima, apa yang dinilai berhubungan atau bertekanan dengan apa yang dilakukan dalam pelaksanaan pekerjaan oleh para pekerja, mendefinisikan secara jelas dan tepat mengenai bentuk dan tingkatan perilaku/kegiatan dalam pelaksanaan pekerjaan di bidang masing-masing. 2. Praktis Praktis adalah Penilaian kinerja harus didesain dalam bentuk yang mudah melaksanakannya, baik dari sudut penilai maupun pekerja yang dinilai.
2.6 Manfaat Dari Penilaian Kinerja Karyawan Penilaian kinerja karyawan memiliki manfaat yang ditinjau dari beragam perspektif pengembangan perusahaan, khususnya manajemen sumber daya manusia. Dr.Mangkuprawira (2004:224), dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik mengemukakan tentang manfaat penilaian kinerja karyawan, yaitu: 1. Perbaikan Kinerja Umpan balik kinerja bermanfaat bagi karyawan, manajer, spesialisasi personal dalam bentuk kegiatan yang tepat untuk memperbaiki kinerja 2. Penyesuaian Kompensasi Membantu mengambil keputusan dan menentukan siapa yang seharusnya menerima peningkatan pembayaran dalam bentuk upah dan bonus yang didasasarkan pada sistem merit. 3. Keputusan Penempatan Promosi, transfer dan penurunan jabatan biasanya didasarkan pada kinerja masa lalu dan antisipatif/pemberian : Misalnya dalam bentuk penghargaan. 4. Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan Kinerja buruk mengindikasikan sebuah kebutuhan untuk melakukan pelatihan kembali, setiap karyawan hendaknya selalu mapu untuk mengembangkan diri. 5. Perencanaan dan Pengembangan Karier Umpan balik kinerja dapat membantu proses pengambilan keputusan tentang karier spesifik karyawan. 6. Defisiensi Proses Penempatan Staf Baik buruknya kinerja berimplikasi dalam hal kekuatan dan kelemahan dalam prosedur penempatan staf di Departemen SDM.
7. Ketidakakuratan Informasi Kinerja buruk dapat mengindikasikan kesalahan dalam informasi analisis pekerjaan, rencana SDM, atau hal lain dari sistem manajemen personal. Hal demikian akan mengarah pada ketidaktepatan dalam keputusan menyewa karyawan, pelatihan dan keputusan konseling. 8. Kesalahan Rancangan Pekerjaan Gejala dari rancangan pekerjaan yang keliru, lewat penilaian dapat diagnosis kesalahan-kesalahan tersebut. 9. Kesempatan Kerja Yang Sama Menjamin bahwa keputusan penempatan internal bukanlah sesuatu yang bersifat deskriminasi. 10. Tantangan-Tantangan Eksternal Kinerja juga dapat dipengaruhi oleh faktor lingkungan pekerjaan, seperti keluarga, finansial, kesehatan, atau masalah-masalah lain. 11. Umpan Balik SDM Mengidentifikasikan bagaimana baiknya fungsi departemen SDM diterapkan. 2.7 Metode Penilaian Kinerja H. Hadari Nawawi (2005:267) dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia, mengemukakan pendapatnya tentang metode penilaian kinerja, 1. Metode Uraian Ringkas Metode ini dilakukan dengan cara meminta/memerintahkan kepada pekerja yang dinilai, untuk menguraiakan secara ringkas mengenai segala sesuatu yang dikerjakannya selama jangka waktu. 2.Metode Rangking/Skala Nilai dan Membandingkan Metode ini dilakukan dengan menetapkan aspek-aspek yang hendak dinilai, diiringi oleh nilai yang berupa angka 1,0/7,0 yang diartikan bahwa semakin tinggi angkanya menunjukan gejala (aspek) yang dinilai semakin baik/tinggi semakin efektif.
3. Metode Daftar (check list) Perilaku Daftar cek (check list) adalah sebuah daftar yang berisi sejumlah perilaku yang harus dilaksanakan dalam bekerja menurut bidang masing-masing di lingkungan perusahaan. Daftar ini dipergunakan untuk mengamati perilaku dalam bekerja, dengan memberikan tanda/symbol tertentu bila perilaku yang dimaksud dilaksanakan, pada kolom yang sesuai dengan kualitasnya. Tanda/symbol dapat berupa tanda silang ( ) atau tanda ( ) 4. Metode Distribusi/Penyebaran Kemampuan Metode ini digunakan dengan maksud untuk mengetahui semua aspek dalam kemampuan pekerjaan secara individual dengan menempatkannya di dalam grafik untuk mengetahui posisinya dalam seberan/distribusi kurva normal, atau kurva yang miring ke kanan (positiv) atau kurva yang miring ke kiri (negativ). 5. Metode Grafik Skala Nilai Metode ini menggabungkan anata metode skala nilai dengan metode sebaran kemampuan dalam bekerja. 6. Metode Pencatatan Kejadian Penting Metode ini dilaksanakan dengan menyediakan lembaran kertas kosong. Untuk mencatat sewaktu-waktu pelaksanaan pekerjaan oleh seorang atau pekerja, yang menunjukan kelebihan atau kekurangannya. Pencatatan berkala tersebut dilakukan selama periode penilaian kinerja, yakni antara selesainya penilaian kerja yang satu sampai yang berikutnya. 7. Manajemen Yang Berorientasi Pada Hasil (Management By Objective-MBO) Metode ini dilakukan dengan membandingkan antara hasil yang dicapai dalam pelaksanaan dan tujuan berupa sasaran atau target yang harus dicapai selama periode tertentu. 8. Metode Penyusunan dan Review Perencanaan Pekerja Metode ini sebenarnya berfokus pada proses, tidak pada hasil/sasaran, dan cenderung pada penerapan manajemen pengendalian mutu terpadu (Total Quality
Manajemen) akan tetapi karena proses berpengaruh pada hasil, maka sulit dibedakan dengan penilaian kinerja yang berorientasi pada hasil.