BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Puskesmas merupakan salah satu ujung tombak dalam hal pelayanan kesehatan yang dapat membantu mewujudkan derajat kesehatan yang optimal, hal itu dikarenakan puskesmas mempunyai dua pokok fungsi yaitu melakukan peningkatan usaha kesehatan pribadi dan usaha kesehatan masyarakat. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas, Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya. Salah satu program puskesmas adalah peningkatan usaha kesehatan pribadi, salah satu usaha kesehatan pribadi yaitu pengobatan dasar. Ada beberapa faktor yang dapat membantu kelancaran proses pelayanan kesehatan kepada pasien, salah satunya adalah rekam medis (Depkes RI, 1997). Puskesmas berperan menyelenggarakan sebagian dari tugas teknis operasional dinas kesehatan kabupaten/kota dan merupakan unit pelaksanaan tingkat pertama serta ujung tombak pembangunan kesehatan di Indonesia.
Puskesmas mempunyai tugas diantaranya memberikan pelayanan kesehatan secara menyeluruh, yaitu usaha kesehatan yang bersifat promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif pada wilayah kerjanya (Budi, 2011). Salah satu bagian terpenting dari suatu instalasi pelayanan kesehatan adalah manajemen pengolahan arsip-arsip dokumen. Arsip pasien kemudian disimpan dalam suatu berkas yang dinamakan berkas rekam medis. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis, yang dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan kepada pasien. Rekam medis merupakan sarana pendokumentasian data/informasi utama di sarana pelayanan kesehatan. Kedua format itu (rekam medis manual dan elektronik) juga merupakan alat komunikasi dan penyimpan informasi kesehatan (Hatta, 2010). Rekam medis dalam bentuk manual ataupun otomatik, adalah tempat penyimpanan informasi medis yang menguraikan segala aspek yang berhubungan dengan pasien (Huffman, 1994). Menurut Depkes RI (2004), rekam medik merupakan data tertulis pada kartu mengandung informasi yang lengkap dan akurat tentang identitas pasien, diagnosis, perjalanan penyakit, proses pengobatan dan tindakan medis serta dokumentasi hasil pemeriksaan. Rekam medik juga merupakan alat bukti yang sah menurut hukum. Pasal 6 Peraturan Menteri Kesehatan No. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis juga menyatakan bahwa dokter, dokter gigi dan/atau tenaga
kesehatan tertentu bertanggungjawab atas catatan dan/atau dokumen yang dibuat pada rekam medis. Menurut Depkes RI (1997), Rekam medis mempunyai beberapa aspek, salah satu diantaranya adalah aspek hukum atau legal artinya sebagai alat bantu hukum bagi pasien, rumah sakit, dan dokter. Aspek hukum atau legal menjadi salah satu aspek penting yang harus dipenuhi oleh rekam medis untuk dapat menjadikannya sebagai alat bukti yang sah untuk menegakkan keadilan. Salah satu isi berkas rekam medis rawat jalan terdiri dari formulirformulir yang berisi data sosial, data medis, data pegobatan, serta data tidakan terhadap pasien. Formulir-formulir yang telah terisi disatukan, kemudian disimpan agar dapat dimanfaatkan untuk kepentingan administrasi, hukum, financal atau keuangan, penelitian, pendidikan, dan pendokumentasian data pasien. Mengingat manfaat rekam medis tersebut, maka WHO (2006) menyebutkan bahwa semua formulir rekam medis harus disimpan dalam map rekam medis. Menurut Huffman (1994) rekam medis yang baik adalah memiliki data yang continue (berkesinambungan), sejak awal hingga akhir perawatan diberikan, maupun sejak pasien mendaftar pertama kali hingga pasien menjadi pasien inaktif. Kesinambungan data rekam medis merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi dalam menjaga nilai rekam medis yang baik untuk mendukung kesehatan yang maksimal. Ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien, maka dari itu masalah penyimpanan berkas
rekam medis merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Jika sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik maka akan timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu ketersediaan berkas secara tepat dan cepat. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan pada bulan Mei 2015 di Puskesmas Trucuk II maka diperoleh informasi sebagai berikut: Pada bagian penyimpanan petugas masih merasa kesulitan dalam melakukan pengambilan berkas rekam medis karena desain map berkas yang pada saat ini digunakan nomor rekam medis tidak terlihat. Pada saat pengambilan map berkas rekam medis petugas harus terlebih dahulu melihat muka tiap map untuk meyakinkan bahwa berkas yang diambil sudah tepat. Pengambilan yang masih susah membuat waktu pencarian bertambah lama. Map yang saat ini digunakan masih familly folder. Map berkas rekam medis di Puskesmas Trucuk II belum menggunakan pengait kertas (fastener) maka mengakibatkan hilangnya lembar-lembar pemeriksaan pasien dan perancangan ini dilakukan karena rata-rata jumlah kunjungan pasien perharinya juga tinggi. Maka dari itu dibutuhkan map (folder) berkas rekam medis yang sesuai dengan, kebutuhan pihak yang menggunakannya dan sesuai dengan keadaan di Puskesmas Trucuk II untuk menyimpan hasil pemeriksaan pasien. Di Puskesmas Trucuk II terdiri dari tiga formulir yakni formulir pemeriksaan rawat jalan yang digunakan untuk pemeriksaan pasien umum serta pasien gigi, formulir ibu dan formulir anak. Berkas tersebut terbuat dari kertas buram dengan ukuran A4 dengan warna yang
berbeda. Formulir tersebut merupakan formulir dasar rekam medis yang bisa diterima oleh semua staff medis yang ada di masing-masing fasilitas. Bagi poliklinik umum konten pada formulir tersebut sudah cukup memenuhi kebutuhan pencatatan perawatan pasien. Bagi bagian rekam medis dan administrasi, kekurangan dari formulir tersebut terletak pada data identitas sosial pasien yang sangat minim sehingga bagian rekam medis dan administrasi mengalami kesulitan bila ingin mencari beberapa data pasien. Serta pada formulir rekam medis polipolipoliklinik umum belum terdapat kolom untuk penulisan kode ICD. Pada bagian polipoliklinik gigi belum memiliki formulir khusus. Pada formulir tersebut nantinya akan diberi gambar odontogram sehingga memudahkan dokter dalam mengidentifikasi struktur gigi pasien. Apabila pengidentifikasian lama maka akan menyebabkan waktu pemeriksaan semakin lama dan mengakibatkan penumpukan pasien. Berdasarkan temuan tersebut, maka perancang akan merancang formulir poliklinik umum, formulir polikinik gigi, dan map rekam medis di Puskesmas Trucuk II. Karena fomulir-formulir tersebut sangat dibutuhkan untuk berlangsungnya proses pelayanan pemeriksaan pasien di Puskesmas Trucuk II. Rancangan formulir dan map rekam medis dibuat dengan lebih menekankan kebutuhan pengguna tanpa mengabaikan pertimbangan khusus desain formulir kertas, pertimbangan khusus konstruksi formulir kertas, dan pertimbangan konten setiap formulir agar memudahkan dalam proses pengisian, pencarian data, penyimpanan dan pencarian berkas.
B. Rumusan Ide Perancangan Berdasarkan latar belakang masalah, maka memunculkan ide untuk merancang formulir poliklinik umum, formulir poliklinik gigi, beserta map berkas rekam medis di Puskesmas Trucuk II. Perancangan dilakukan dengan memperhatikan kebutuhan pengguna, pertimbangan khusus desain formulir kertas, pertimbangan khusus konstruksi formulir kertas, dan pertimbangan konten isi setiap formulir. C. Tujuan Perancangan 1. Tujuan Umum Rancangan ditujukan untuk memperbaiki formulir dasar di Puskesmas Trucuk II agar lebih spesifik lagi sesuai dengan kebutuhan setiap poliklinik dan membuat map rekam medis dengan memperhatikan pertimbangan khusus desain formulir kertas, pertimbangan khusus konstruksi formulir kertas, dan pertimbangan konten isi setiap formulir sehingga memudahkan pengisian, pencarian data, penyimpanan berkas, dan pengambilan berkas kembali. Diantaranya merancang formulir umum, formulir rekam medis gigi dan map berkas rekam medis. 2. Tujuan Khusus a. Merancang formulir rawat jalan poliklinik umum puskesmas Trucuk II b. Merancang formulir rawat jalan poliklinik gigi puskesmas Trucuk II c. Merancang map (folder) berkas rekam medis puskesmas Trucuk II
D. Keaslian Rancangan / Orisinalitas Sejauh pengamatan peneliti tentang penelitian dengan judul Perancangan Formulir Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas Trucuk II, belum pernah dilakukan. Namun ada beberapa penelitia sebelumnya yang serupa diantaranya: 1. Rancangan Mayasari Agustina (2011) dengan judul Rancangan Map (Folder) Rekam Medis di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten. Tujuan rancangan Agustina (2011) adalah merancang map rekam medis rawat jalan dan rawat inap di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro klaten yang kuat secara fisik dan dapat menjaga keutuhan berkas rekam medis. Sedangkan hasil dari rancangan Agustina (2011) adalah rancangan map yang kuat secara fisik. Map rekam medis terbuat dari kertas buffalo 150gr ukuran 35x25 cm. Persamaan : penelitian dengan Agustina (2011) dengan peneliti adalah sama-sama merancang formulir rekam medis rawat jalan. Perbedaan: pada rancangan Agustina (2011) merancang map berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap yang sebelumnya belum ada di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten, pemilihan warna yang ditentukan oleh perancang, dua rancangan alternatif dan menggunakan teori unsur rancanagn Barry (2006). Sedangkan pada rancangan ini penulis mendesain formulir rekam medis pasien rawat jalan yang meliputi map berkas rekam medis, formulir rawat jalan dan formulir gigi dengan menggunakan teori perancangan dari Dharma (1998).
2. Rancangan pernah dilaksanakan oleh Widayanti (2008), dengan judul Rancangan Formulir Poliklinik Gigi di RSJD. Dr. RM. Soedajarwadi Klaten. Tujuan dari perancangan Widayanti adalah membuat rancangan berkas rekam medis di RSJD. Dr. RM. SOEDJARWADI Klaten sesuai kebutuhan tentang format formulir, kelengkapan item serta pemanfataan ruang isian pada formulir poliklinik gigi, maka perancangan ini bertujuan untuk merancang dan memperbaiki formulir poliklinik gigi dengan memperhatikan asfek fungsi rekam medis, aspek fisik, asfek anatomik, asfek isi dalam memudahkan pengisian berkas oleh dokter dan perekam medis. Persamaan: sama-sama merancang formulir rekam medis rawat jalan. Perbedaan: pada Widayanti (2008) hanya merancang formulir rekam medis gigi yang sebelumnya belum pernah ada, dengan dua alternatif rancangan dan dengan teori perancangan dari Darsono (2003). Sedangkan pada rancangan ini penulis mendesain formulir rekam medis pasien rawat jalan yang meliputi map berkas rekam medis, formulir rawat jalan dan formulir gigi dengan menggunakan teori perancangan dari Dharma (1998). 3. Puspita (2008) dengan judul Rancangan Formulir Rekam Medis Rawat Jalan Di UPT Polipoliklinik Hewan Kota Yogyakarta. Tujuan dari perancangan Puspita adalah memperbaiki format formulir rawat jalan yang sudah ada dengan formulir baru yang mempunyai
kelengkapan pada item data sosial sehingga dapat memudahkan dalam identifikasi dan dapat dipertanggungjawabkan. Persamaan: sama-sama merancang formulir rekam medis rawat jalan. Perbedaan: pada Puspita (2008) hanya merancang formulir rekam medis rawat jalan hewan yang sebelumnya sudah pernah ada, dengan dua alternatif rancangan dan dengan teori perancangan dari Darsono (2003). Sedangkan pada rancangan ini penulis mendesain formulir rekam medis pasien rawat jalan yang meliputi map berkas rekam medis, formulir rawat jalan dan formulir gigi dengan menggunakan teori perancangan dari Dharma (1998). E. Manfaat Perancangan 1. Bagi Puskesmas Hasil perancangan ini diharapkan memberikan masukan tentang bagaimana rancangan formulir rekam medis yang sesuai dengan dengan kebutuhan di Puskesmas Trucuk II. 2. Bagi Instansi Pendidikan Sebagai bahan masukan dalam pembelajaran ilmu rekam medis dan meningkatkan pengetahuan tentang rekam medis. 3. Bagi Perancang Lain Dapat dijadikan referensi untuk pengembangan perancangan dan dasar acuan perancangan lainnya.
4. Bagi Perancang Menambah pengetahuan dan wawasan serta pengalaman yang berharga secara langsung mengenai perancangan formulir rekam medis dan sesuai dengan tujuan maupun kebutuhan dari penggunanya.