BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Menurut James A Hall, menjelaskan sistem adalah sekelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berhubungan untuk melayani tujuan umum (Hall 2013). Pengertian sistem menurut Azhar Susanto (2013 : 22), Sistem adalah kumpulan dari subsistem, bagian, atau komponen apapun baik fisik ataupun nonfisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi menjelaskan bahwa sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan. 2.2 Pengertian Akuntansi Menurut Rudiyanto (2012 : 4) Akuntansi adalah sistem informasi yang menghasilkan informasi keuangan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktifitas ekonomi dan kondisi suatu perusahaan. 14

15 Menurut Rahman Pura (2013 : 4) Akuntansi adalah seperangkat pengetahuan yang mempelajari perekayasaan dalam menyediakan jasa, yang berupa informasi keuangan kuantitatif dari suatu unit organisasi dan cara penyampaian (pelaporan) informasi tersebut kepada pihak yang yang berkepentingan untuk dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa akuntansi adalah suatu aktivitas yang menyediakan sistem informasi mulai dari mengidentifikasi, mencatat, sampai menghasilkan laporan yang bersifat keuangan. Segala aktivitas dan laporan yang bersifat keuangan tersebut akan dilaporkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan. 2.3 Pengertian Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Sistem akuntansi pengeluaran kas merupakan sistem yang digunakan untuk mencatat seluruh transaksi pengeluaran kas yang meliputi serangkaian proses kegiatan menerima, menyimpan, menyetor, membayar, menyerahkan, dan mempertanggungjawabkan pengeluaran uang yang berada dalam pengelolaan suatu perusahaan. Sistem akuntansi pengeluaran kas terdiri dari dua sistem pokok, yaitu sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem dana kas kecil.

16 2.3.1 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlahnya kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu diantara dua sistem : fluctuating-fund-balance system dan imprest system. a. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : 1. Bukti kas keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini juga berfungsi sebagai surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang. 2. Cek Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Ada dua pilhan dalam penggunaan cek untuk pembayaran:

17 1) Check issuer membuat cek atas nama Cek atas nama dibuat dengan cara mengisi nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran dan mencoret kata-kata atau pembawa. Dengan cek atas nama ini, bank hanya membayarkan sejumlah uang yang tercantum dalam cek kepada orang atau perusahaan yang namanya tercantum pada cek tersebut. Jika sistem perbankan mengembalikan camcelled check kepada check issuer, pada halaman belakang cek akan dicantumkan endorsement orang atau perusahaan yang namanya ditulis pada halaman muka cek, sehingga camcelled check dapat berfungsi sebagai tanda penerimaan pembayaran yang baik bagi check issuer. 2) Check issuer membuat cek atas unjuk Cek atas unjuk dapat dibuat dengan cara mengisi kata tunai dan membiarkan tanpa mencoret kata-kata atas pembawa. Siapa saja yang dapat menyerahkan cek ini ke bank berhak untuk menerima penyerahan uang dari bank sebesar yang tercantum dalam cek. Karena siapa saja yang dapat menyerahkan cek berhak menerima penyerahan uang dari bank, bagi check issuer tidak diperoleh jaminan uang

18 yang dibayarkan diterima oleh orang atau perusahaan yang seharusnya berhak. 3) Permintaan cek (check request) Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. b. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : 1. Jurnal pengeluaran kas Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap lunas oleh fungsi kas. 2. Register cek Register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain.

19 c. Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : 1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang). Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher payable system, bagian utang kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. 1. Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.

20 2. Fungsi akuntansi Fungsi akuntasi bertanggung awab atas: 1) Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut beban dan persediaan. 2) Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. 3) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 4) Melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. 3. Fungsi pemeriksaan intern Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

21 d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dibagi menjadi tiga macam sistem, yang masing-masing sistem tersebut terdiri dari berbagai jaringan prosedur sebagai berikut : 1. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan cek, terdiri dari jaringan prosedur berikut ini : 1) Prosedur pembuatan bukti kas keluar 2) Prosedur pembayaran kas 3) Prosedur pencatatan pengeluaran kas Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi pembelian, sistem akuntansi pembelian telah mengumpulkan dokumendokumen pendukung, seperti surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur serta pemasok ditangan bagian utang. Dalam voucher system bagian utang membuat bukti kas keluar (voucher) atas dasar dokumen pendukung tersebut. Pada saat utang kepada pemasok jatuh tempo, buktikas keluar dipakai sebagai perintah kepada bagian kasa untuk membuat cek. Atas dasar bukti kas keluar tersebut, bagian kas mengisi cek, mendapatkan otorisasi atas cek dari pejabat yang berwenang, dan kemudian mengirimkan cek tersebut kepada kreditur.

22 1. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang memerlukan permintaan cek. 1) Prosedur permintaan cek Dalam prosedur ini fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek. Dokumen ini dimintakan otorisasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dan dikirimkan ke fungsi akuntansi (bagian utang) sebagai dasar fungsi yang terakhir ini dalam pembuatan bukti kas keluar. 2) Prosedur pembuatan bukti kas keluar Berdasarkan dokumen pendukung yang dikumpulkan melalui sistem pembelian atau berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh fungsi akuntansi (bagian utang), dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar, bagian utang membuat bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini berfungsi sebagai perintah kepada fungsi kas untk mengisi cek sebesar jumlah rupiah yang tercantum pada dokumen tersebut dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum dalam dokumen tersebut.

23 3) Prosedur pembayaran kas Fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar. 4) Prosedur pencatatan pengeluaran kas Fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas didalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. Disamping fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas didalam jurnal pengeluaran kas, pendebitan yang timbuldari transaksi pengeluaran dicatat dalam buku pembantu (dalam kartu beban dan kartu pesediaan). e. Unsur Pengendalian Internal 1. Organisasi 1) Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 2) Transaksi pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1) Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.

24 2) Pembukuan dan penutupan rekeningbank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang. 3) Pencatatatan dalam jurnal pengeluaran kas (dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan atas bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. 3. Praktik yang sehat 1) Saldo kas yang ada diperusahaan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya. 2) Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dicap lunas oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan. 3) Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas. 4) Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan.

25 5) Jika pengeluaran kas dalam jumlah yang kecil, pengeluaran dilakukan melalui dana kas kecil, yang pencatatan akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system. 6) Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan. 7) Kas yang ada ditangan (cash in safe) dan kas yang ada diperjalanan(cash in transit) diasuransikan dari kerugian. 8) Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance) 9) Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan (misalnya mesin register kas, lemari besi, dan strong room). 10) Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kasa. f. Dampak Cancelled Check Terhadap Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Dengan Cek Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer setelah penerima pembayaran mencairkan cek yang diterimanya melalui check clearing, sistem pengeluaran kas perusahaan pembayar tidak menutut penyerahan kuintansi sebagai

26 tanda penerimaan pembayaran pihak yang menerima pembayaran. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek perusahaan pembayar akan memperlakukan cancelled check yang diterima oleh perusahaan pembayar sebagai dokumen pendukungbukti kas keluar yang disimpan dalam arsip bukti kas keluar yang telah dibayar. Jika sistem perbankan tidak mengembalikan cancelled check kepada check issuer setelah penerima pembayaran mencairkan cek yang diterimanya melalui check clearing, sistem pengeluaran kas perusahaan pembayar menuntut penyerahan kuitansi sebagai tanda penerimaan pembayaran dari pihak yang menerima pembayaran. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek perusahaan pembayar akan meminta kuitansi dari perusahaan penerima pembayaran segera setelah cek dikirimkan kepada dan diterima oleh perusahaan penerima pembayaran.

27 Flowchart dari sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek seperti ditunjukkan dalam gambar berikut : Gambar 3. Flowchart Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Dengan Cek

28 2.3.2 Sistem Dana Kas Kecil Penyelenggaran dana kas kecil yang memungkinkan kas dengan uang tunai depat diselenggarakan dengan dua cara : 1. Sistem saldo berflaktuasi (fluctuating-fund-balance system) Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut : 1) Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit akun dana kas kecil. 2) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkreditkan akun dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo akun ini berfluktuasi. 3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit akun dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo akun dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu 2. Imprest System Dalam imprest system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut : 1) Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit akun dana kas kecil. Saldo akun dana kas kecil ini tidak boleh dari yang telah ditetepkan

29 sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikan atau dikurangi. 2) Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit akun dana kas kecil). Buktibukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil. 3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit akun beban dan mengkredit akun kas. a. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah : 1. Bukti kas keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil. Dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

30 2. Permintaan pengeluaran kas kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah ditukarkannya kas kecil olehnya. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang dana kas kecil menurut nama pemakai dana kas kecil. 3. Bukti pengeluaran kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya disimpan dalam arsip sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil. Dalam imprest system tidak dilakukan pencatatan bukti pengeluaran kas kecil dalam catatan akuntansi. Dalam fluctuating-fund-balance system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan

31 oleh pemegang dana kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil. 4. Permintaan pengisian kembali kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar untuk pengisian kembali dana kas kecil. Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest system, jumlah yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil adalah sebesar jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil. Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system, pengisian kembali dana kas kecil tidak didasarkan pada jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai dengan jumlah bukti pengeluaran kas kecil, namun sesuai dengan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil. Dengan demikian, jumlah pengisisan kembali dana kas kecil dalam fluctuating-fund-balance dapat lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil.

32 b. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah : 1. Jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal) Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang telah dicap lunas oleh fungsi kas. 2. Register cek (check register) Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. 3. Jurnal pengeluaran dana kas kecil Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil.

33 c. Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah : 1. Fungsi kas Fungsi kas bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. 2. Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas : 1) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut beban dan persediaan. 2) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil 3) Pencatatan pengisian kembali dan kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. 4) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam fluctuating-fundbalance). 5) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi

34 kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. 3. Fungsi pemegang dana kas kecil Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. 4. Fungsi pemeriksaan intern Fungsi ini bertanggung jawab atas perhitungan dana kas kecil (cash count) secara periodic dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak (suprised audit) terhadap saldo dana kas kecil yang ada dipemegang dana kas kecil.

35 Flowchart dari sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem kas kecil seperti ditunjukkan dalam gambar berikut : Gambar 4. Flowchart Sistem Pengeluaran Kas Dengan Uang Tunai Melalui Sistem Kas Kecil