BAB 3 OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1 Sejarah perusahaan PD. Hutama Waserda merupakan perusahaan berbadan hukum yang bergerak di bidang retail dan didirikan pada tanggal 8 oktober 1993 oleh Bpk. Wendy sukianto. Perusahaan ini berlokasi di Jl.K.H.Syahdan No.9A jakarta barat, karena ini perusahaan retail maka fokus perusahaan adalah pada penjualan produk kebutuhan sehari-hari. Target penjualan perusahaan berfokus pada mahasiswa dan masyakarat sekitar lokasi, dikarenakan posisi perusahaan yang strategis karena berada pada daerah kampus dan kos-kosan karyawan. Pada tanggal 10 mei 2006 PD. Hutama Waserda membuka cabang di depan kampus BINUS syahdan agar dapat menjangkau lebih banyak konsumen yang telah ada. Perusahaan ini didukung oleh supplier-supplier besar untuk memasok produknya sehingga harga pembelian yang didapat jauh lebih murah, sehingga produk bisa dijual dengan harga yg lebih murah dan bersaing kepada konsumen. Untuk saat ini PD.Hutama Waserda telah memiliki 2 toko,yaitu: 1. Hutama Waserda di jl.kh syahdan no 9A (sebagai pusat toko) 2. Hutama Waserda di jl.kh syahdan no 11B (di depan BINUS kampus syahdan) / (sebagai cabang) 34
3.2 Proses bisnis Bank 1 2 7 8 Supplier Gudang Toko 6 5 4 3 Konsumen Gambar 3.1 struktur proses bisnis (sumber PD. Hutama Waserda) Keterangan dari proses bisnis yang terjadi : 1. Terjadi aliran produk dari supplier-supplier sesuai dengan orderan untuk kemudian dimasukan ke gudang toko sebagai persediaan dan pihak toko akan memasukkan data barang yang datang ke dalam komputer jumlah stok toko agar tidak terjadi selisih jumlah barang di kemudian hari 2. Setelah barang disimpan digudang, toko akan mengambil stok di gudang jika pajangan di toko sudah sedikit sehingga barang pajangan tidak sampai mengalami kehabisan stok. 35
3. Produk tersebut sampai ke konsumen dengan cara memajang produk di etalase dan gondola toko yang selanjutnya akan dipilih konsumen sesuai kebutuhan mereka. 4. Konsumen akan melakukan transaksi jual-beli di kasir untuk mendapatkan produk yang ingin dibeli, kritik dan saran juga bisa menjadi masukan bagi perusahaan agar bisa menjadi lebih baik di kemudian hari 5. Kepala Toko akan mengecek ketersediaan stok barang di gudang untuk mengetahui stok yang masih ada dan yang akan habis 6. Pihak gudang toko, dalam hal ini kepala toko yang memesan stok yang diperlukan,seperti: stok yang telah habis ataupun stok yang sudah tinggal sedikit. 7. Toko menukar uang dengan semua nilai nominal kepada pihak bank untuk selanjutnya dijadikan alat kembalian pembayaran uang konsumen. 8. Pihak bank memberikan seluruh nilai nominal mata uang yang diperlukan, dan melayani giro yang dikeluarkan pihak toko kepada pihak supplier untuk pelunasan pembelian stok toko 36
3.3 Struktur organisaasi Direktur utama ( pemilik) Divisi keuangan Divisi operasional Manager (kepala toko) gudang kasir Gambar 3.2 struktur organisasi (PD. Hutama Waserda) Keterangan untuk struktur organisasi 1. Direktur utama (pemilik) Direktur utama disini merupakan pendiri sekaligus pemilik perusahaan. Disini direktur memegang peranan dalam keuangan toko, seperti: menyetorkan uang hasil penjualan ke bank, menandatangani giro yang akan digunakan manajer, menukar pecahan mata uang untuk kebutuhan kembalian uang konsumen 2. Divisi keuangan Divisi yang mengelola kas kecil, membuka giro untuk supplier yang menagih dengan jumlah nominal yang besar, dan mengorder kebutuhan stok toko dilakukan oleh kepala toko, dimana kepala toko bertugas sebagai orang yang membayar tagihan dari semua supplier yang menyuplai stok ke toko setiap 1-37
2 minggu sekali, dan juga menerima pembayaran listing fee produk tertentu untuk dijadikan pemasukan lain-lain toko 3. Divisi operasional Divisi ini dibagi menjadi 2 bagian: yaitu bagian gudang dan bagian kasir. Bagian gudang mempunyai tugas untuk mencatat apa saja stok di pajangan yang kosong dan kemudian mereka mengambil dan mengumpulkan produk yang diperlukan di gudang yang selanjutnya di pajang di etalase dan gondola toko, sedangkan bagian kasir bertugas untuk mengeluarkan stok dengan cara menerima uang dari konsumen yang membeli produk tersebut. 3.4 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian ini diuraikan sebagai berikut: 1. Jenis penelitian Penelitian yang dilakukan adalah penelitian eksploratoria dengan pendekatan studi kasus, dimana penelitian berusaha mencari masalah, apa penyebabnya, apa akibatnya, dan rekomendasi perbaikan apa yang bermanfaat. 2. Metode pengumpulan data 1. Studi Lapangan penelitian yang dilakukan dengan cara melakukan pengamatan langsung ke lapangan untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan dengan cara: 1. wawancara langsung dengan pihak yang memiliki hubungan dengan objek yang diteliti 38
2. observasi, yaitu teknik pengumpulan data dengan mengamati secara langsung pada objek penelitian 3. konfirmasi, data yang diperoleh akan dikonfirmasikan dengan manajer bagian penjualan 4. dokumentasi, penelusuran ulang dokumen yang mendukung pelaksanaan proses yang terkait dengan kegiatan penjualan. 5. Kuesioner, penulis membuat kuesioner dimana pertanyaannya ditujukan pada divisi yang berhubungan dengan aktivitas penjualan. 2. Studi Kepustakaan Penelitian ini menggunakan buku, artikel, skripsi alumni, dan bahan bacaan lainnya yang dapat menunjang pemahaman dan pengetahuan atas bidang yang dibahas. 3.5 Prosedur Penjualan dan Penerimaan Kas Penjualan yang dilakukan oleh PD.Hutama Waserda merupakan penjualan tunai dan penjualan kredit. Berikut ini akan diuraikan lebih lanjut prosedur penjualan tunai dan kredit yang terdapat pada PD.Hutama Waserda. Penjualan tunai a. Gudang menyiapkan barang-barang yang akan dipajang di display b. Barang yang telah diturunkan ke toko kemudian di tempelin harga jualnya, sesuai dengan yang telah dibuat di komputer kasir c. Barang-barang yang sudah ditempeli harga kemudian dipajang di display, sesuai ukuran barang tersebut agar kemasannya tidak cacar/rusak. 39
d. Konsumen mengambil dan membayar barang yang diambil di kasir e. Untuk penjualan tunai perusahaan memiliki 3 cara pembayaran yang pada umumnya hampir sama pada perusahaan retail sejenis, yaitu: 1. Cash (uang tunai) 2. Debit Card 3. Credit Card Penjualan Kredit Untuk penjualan kredit berikut beberapa tahapannya: a. Bagian penjualan menerima pesanan pelanggan melalui telepon, faximile atau bertemu langsung. b. Setelah menerima pesanan yang dipesan maka bagian penjualan akan menyerahkan dokumen purchase order kepada bagian gudang agar barangbarang yang dipesan segera disiapkan. c. Harga yang tertera di dokumen purchase order sudah sesuai kesepakatan bersama, dan telah melewati proses tawar-menawar untuk mendapatkan harga yang sama-sama menguntungkan kedua belah pihak d. Setelah bagian gudang selesai menyiapkan seluruh pesanan, selanjutnya purchase order akan di fotocopy, PO yang asli akan diarsip perusahaan sedangkan yang fotocopy akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti telah terjadinya transaksi tersebut e. Barang dikirim ke alamat pelanggan untuk selanjutnya dicek bersama dengan bagian pengiriman dari perusahaan, setelah pengecekan maka pelanggan akan 40
menandatangani faktur penjualan yang berisikan rincian informasi seluruh barang yang dipesan. f. Mencatat piutang yang telah terjadi. Dan melakukan penagihan pada saat tanggal jatuh tempo. 3.6 Prosedur Pembelian dan Penerimaan Kas Pembelian yang dilakukan oleh PD.Hutama Waserda merupakan pembelian tunai dan kredit, pembelian kredit lebih banyak terjadi dibanding pembelian tunai, ini dikarenakan pemilik berpendapat bahwa pembelian kredit lebih efektif karena pembayarannya bisa ditunda dan lebih aman karena tidak harus menyiapkan uang tunai yang banyak ditempat. Berikut adalah beberapa prosedur dalam pembelian: a) Bagian gudang mengkonfirmasi bagian pembelian apabila persediaan barang sudah tinggal sedikit di gudang. b) Bagian pembelian akan memesan barang yang diperlukan untuk stok di gudang dengan cara menelpon supplier ataupun membuat surat pesanan pembelian. Pesanan pembelian ditandatangani oleh bagian pembelian untuk memberikan wewenang secara tertulis kepada supplier untuk menyediakan sejumlah barang yang dipesan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati (jumlah, spesifikasi, jadwal pengiriman, dan harga). c) Bagian gudang atau penerima barang akan menerima barang beserta faktur dan Sales Order yang dikirimkan oleh supplier. Sales Order ini berisi tentang nama pelanggan, perincian mengenai barang pesanan, 41
jumlah unit, harga unit dan tanggal jatuh tempo. Bagian penerimaan harus membandingkan barang yang diterima dengan uraian yang tercantum pada pesanan pembelian, menghitung barang, dan memeriksa kemungkinan adanya barang yang rusak. Setelah semua selesai dan barang diterima maka bagian gudang akan memindahkan barang tesebut ke gudang. d) Bagian pembelian mencatat hutang yg terjadi kepada supplier setelah barang sudah diterima dari supplier. e) Sales dari supplier datang ke perusahaan menagih hutang dengan membawa faktur asli untuk melakukan penagihan. f) Bagian pembelian mengecek catatan hutang supplier untuk mencocokkan kesamaan nominal tagihan, dan kemudian melunasinya. 42