BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan dunia teknologi informasi saat ini telah memasuki berbagai bidang. Salah satu perkembangan yang sangat penting adalah komputer. Penggunaan komputer sebagai alat pengolah data berfungsi untuk menghasilkan informasi yang akurat dan tersedia saat dibutuhkan. Salah satu penerapan sistem informasi dalam perusahaan adalah penggunaan sistem informasi akuntansi dalam pengumpulan, pengolahan serta penyimpanan informasi dan pengambilan kembali informasi yang dibutuhkan. Perusahaan yang ingin mengembangkan usaha dan mampu bersaing dengan para kompetitor harus mengikuti perkembangan sistem informasi sebagai pendukung utama pengolahan data-data menjadi informasi yang dapat di andalkan. Dengan demikian diharapkan dengan dukungan informasi yang baik dapat meningkatkan kelancaran proses-proses bisnis yang penting dan utama, termasuk didalamnya proses penggajian karyawan. Secara garis besar pemanfaatan sistem informasi pada aspek-aspek penting dalam perusahaan bertujuan untuk keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuannya. Proses penggajian merupakan salah satu yang utama dalam suatu rangkaian proses bisnis. Kelancaran pencatatan dan pembayaran gaji akan menjadi jaminan kelancaran proses bisnis lainnya. Sebaliknya jika terjadi masalah pada 1
2 proses tersebut, maka akan mengganggu proses bisnis lainnya, karena sumber daya manusia adalah penggerak setiap aktifitas perusahaan. Masalah yang sering terjadi pada penggajian adalah keterlambatan memproses gaji karyawan yang disebabkan oleh penumpukan proses pembayaran gaji yang masih dilakukan secara tradisional atau manual, karena data harus dicatat atau diproses berulang kali dalam upaya menyusun laporan gaji karyawan. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem informasi akuntansi pada proses penggajian untuk mengatasi permasalahan yang kompleks dalam mengolah data-data karyawan, terutama yang menyangkut keuangan. PT. DEKATAMA CENTRA merupakan perusahaan retail dengan tiga brand produk, yaitu INVIO, ATMOSPHERE, dan OMARA bekerjasama dengan PT. Dekatama Centra mengelola dan memasarkan produk-produk mereka sendiri, termasuk di dalamnya pengelolaan jadwal dan gaji Customer Assistant (CA) yang dimiliki oleh masing-masing brand tersebut. Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan ini dalam proses penggajian adalah proses perhitungan gaji dan absensi hingga penggajian CA memiliki pengendalian internal yang lemah. Selain itu proses absensi hingga penggajian yang tidak efisien dan efektif menyebabkan penyelesaian berbagai dokumen penggajian CA yang dibutuhkan memakan waktu yang lama dan informasi yang disajikan sering terjadi kesalahan dan terlambat. Permasalahan lainnya yaitu berbagai rancangan formulir tidak memuat informasi yang penting seperti ID CA dan tidak adanya laporan penggajian yang diserahkan kepada manajer. Oleh karena itu, perusahaan dituntut untuk membuat sebuah
3 sistem informasi penggajian yang terotomatisasi dan terintegrasi sehingga memudahkan seluruh bagian dalam perusahaan menjalankan sistem penggajian CA tersebut. Untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut diperlukan adanya pengendalian internal terhadap proses penggajian. Sistem penggajian yang terkomputerisasi dapat membantu perusahaan dalam memproses data absensi dan gaji Customer Assistant dengan cepat, mudah, dan akurat, serta dapat mendukung pengendalian internal dengan adanya validasi sistem. Sesuai uraian yang telah disampaikan di atas maka dalam penelitian ini kami mengambil judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Customer Assistant (CA) Pada PT. DEKATAMA CENTRA, Jakarta. 1.2. Ruang Lingkup Untuk memperoleh informasi yang terfokus pada objek yang diteliti, dengan tetap mempertahankan keutuhan dari objek, maka ditentukan batasanbatasan penilitian yang mencakup: 1. Aktifitas penggajian yang terdiri dari : absensi Customer Assistant (CA), perhitungan gaji bulanan, lembur, cuti, pinjaman dan potongan atas kehilangan barang barang yang dibebankan pada CA.
4 2. Aktifitas Kepegawaian yang teridri dari : kegiatan pembayaran gaji CA beserta bonus dan tambahan gaji. Mutasi dan promosi hanya mempengaruhi julah gaji CA, sehingga tidak akan dibahas mendalam pada penelitian ini. Kegiatan personalia seperti perekrutan CA baru, pengangkatan CA dan pemutusan hubungan kerja tidak akan dibahas pada penelitian ini. 3. Laporan laporan yang dihasilkan pada kegiatan penggajian CA masalahnya adalah: Berdasarkan Identifikasi masalah dan ruang lingkup, maka Rumusan 1. Bagaimana cara mengelola dan mengontrol rekap absen pada perusahaan ini? 2. Bagaimana cara mengelola dan mengontrol data CA? 3. Bagaimana caranya menghitung jumlah gaji yang dibayarakan ke CA? 4. Bagaimana cara pemilik perusahaan dan bagian bagian lain yang terkait mengecek dan menganalisa laporan-laporans? 1.3. Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin diperoleh yaitu : 1. Menganalisis sistem penggajian yang ada dan dijalankan saat ini dalam perusahaan.
5 2. Mengevaluasi sistem penggajian yang berjalan dalam perusahaan sehingga dapat ditemukan kelemahan-kelemahan dalam sistem penggajian yang sedang berjalan. 3. Merancang sistem informasi akuntansi penggajian yang mendukung proses pengolahan informasi dan pengendalian intern dalam sistem penggajian dan juga mengatasi pemrosesan data gaji yang tidak akurat. 4. Merekomendasikan sistem akuntansi penggajian yang akan dibuat demi efisiensi dan efektifitas aktivitas perusahaan khususnya dalam aktivitas penggajian. Manfaat yang diperoleh yaitu : 1. Memperoleh informasi tentang permasalahan dan kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem penggajian. 2. Menemukan solusi atas permasalahan dan mendapatkan cara untuk mengatasi kelemahan-kelamahan yang ditemukan. 3. Memperoleh kemampuan dalam menerapkan suatu pengendalian intern yang baik atas sistem penggajian untuk menghindari kemungkinan kecurangan yang terjadi. 4. Menghasilkan sistem informasi akuntansi penggajian yang terintegrasi dimana pencatatan berbagai transaksi HRD serta penghitungan gaji sudah
6 terotomatisasi sehingga memudahkan perusahaan membayar gaji dan dapat menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan 1.4. Metodelogi Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi dua bagian pokok yaitu Metode Analisis dan Metode Perancangan. 1.4.1. Metode analisis Pengumpulan data dan analisis dilakukan melalui 2 tahapan, yaitu : 1. Studi Kepustakaan Dengaan mencari, mengumpulkan, dan mempelajari datadata dan informasi dari berbagai media seperti buku, hasil penelitian sebelumnya, dan jurnal-jurnal sehingga diperoleh teori-teori yang dapat mendukung evaluasi dan perancangan sistem ini. 2. Studi Lapangan Dengan melakukan survey ke PT. DEKATAMA CENTRA atas sistem yang sedang berjalan, kemudian melakukan pengumpulan data dan wawancara dengan pihak perusahaan yang terkait dengan sistem penggajian ini. Selanjutnya menganalisis terhadap temuan
7 survey, identifikasi kebutuhan informasi, dan identifikasi persyaratan sistem, sehingga sistem yang akan dibuat menjadi lebih efektif dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. PT. DEKATAMA CENTRA berada di Gedung Segitiga Emas Business Park Jl. Pr. Dr. Satrio Blok B No.3 Karet Kuningan, Setia Budi Jakarta Selatan. 1.4.2. Metode Perancangan Menggunakan pendekatan sistem untuk mengembangkan solusi sistem informasi dapat dipandang sebagai proses multi langkah yang disebut siklus pengembangan sistem informasi. Yang dikenal sebagai siklus hidup pengembangan sistem (system develoment life cycle SDLC). Langkah dalam siklus ini didasari langkah-langkah pendekatan sistem, yaitu : 1. Investigasi Sistem Tentukan bagaimana menanggapi peluang dan prioritas bisnis Lakukan studi kelayakan untuk menentukan apakah sistem bisnis yang baru dan lebih baik merupakan solusi bisnis yang layak Kembangkan rencana manajemen proyek dan dapatkan persetujuan manajemen 2. Analisis Sistem
8 Analisis kebutuhan informasi karyawan, dan pemilik kepentingan bisnis lainnya Kembangkan persyaratan fungsional sistem yang dapat memenuhi prioritas bisnis dan kebutuhan semua pemilik kepentingan 3. Desain Sistem Kembangkan spesifikasi untuk hardware, software, orang-orang, jaringan, dan data serta produk informasi yang dapat memenuhi persyaratan fungsional dari sistem informasi bisnis yang diusulkan 4. Implementasi Sistem Dapatkan (atau kembangkan) hardware dan software. Uji sistem dan latih orang-orang yang mengoperasikan dan menggunakannya Ubah ke sistem bisnis yang baru Kelola pengaruh perusahan sistem terhadap epmakai akhir 5. Pemeliharaan Sistem Gunakan proses tijauan pasca implementasi untuk mengawasi, mengevaluasi, dan memodifikasi sistem bisnis sesuai kebutuhan. 1.5. Sistematika Penulisan Secara garis besar sistematika ini menggunakan metode perancangan terstruktur, yaitu melalui tahapan :
9 BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini memberikan gambaran mengenai latar belakang permasalahan, ruang lingkup, tujuan dan masalah, metode penelitian serta sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Dalam bab ini dibahas mengenai teori-teori yang mendukung penelitian ini dan metode-metode yang menjadi dasar analisis permasalahan yang ada serta menjadi pedoman bagi pemecahan masalah. BAB 3 : AN ALIS A S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN Dalam bab ini berisi gambaran umum perusahaan, struktur organisasi, analisis sistem yang sedang berjalan (proses bisnis), masalah yang dihadapi, serta alternatif pemecahan masalah. BAB 4 : SISTEM BARU YANG DIUSULKAN Dalam bab ini berisi tentang perancangan sistem yang diusulkan dan rencana serta evaluasi terhadap sistem yang diusulkan dengan menggunakan metode perancangan yang telah ditentukan. BAB 5 : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dari semua penelitian yang sudah dilakukan dan saran-saran atas kekurangan yang ada dalam penelitian ini yang mungkin dapat berguna dalam pengembangan sistem ini selanjutnya.