BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi informasi dan komunikasi yang terus berkembang memberi berbagai kemudahan dalam dunia bisnis dalam meningkatkan kemampuan produktivitasnya. Manfaatnya yang besar khususnya dalam akses informasi secara real-time, membuat teknologi menjadi bumerang bagi perusahaan agar bisa bertahan dalam persaingan bisnis jika tidak diterapkan secara tepat. Dengan menerapkan bentuk e-business yang baik, perusahaan dapat menekan biaya, melaksanakan hubungan pengadaan secara mudah dan sekaligus dapat meningkatkan pendapatan yang lebih. Salah satu aktivitas bisnis yang berkembang sejalan dengan prinsip e-business adalah proses pengadaan atau procurement yang memegang peranan penting dan perlu dikelola secara baik (Weele,2010). Procurement/pengadaan menurut (Turban, 2010) merupakan semua aktivitas yang melibatkan proses mendapatkan barang-barang dari pemasok. Pengadaan barang dan jasa ini dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa yang dibutuhkan untuk proses operasional perusahaan. Sedangkan e-procurement pada suatu perusahaan berfungsi sebagai unit pelaksana yang dapat memfasilitasi perusahaan untuk pengadaan barang atau jasa secara elektronik. Dalam melakukan pengadaan bahan baku untuk proses produksi, perencanaan pengorderan bahan baku tentu harus memiliki perhitungan yang matang, dan teliti agar proses produksi dapat berjalan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Hal ini dibuktikan dengan penggunaan banyaknya aplikasi-aplikasi untuk membuat perhitungan perecanaan produksi. Globalisasi, inovasi teknologi dan persaingan yang ketat pada saat ini, memaksa perusahaan-perusahaan untuk mengubah cara mereka dalam menjalankan bisnisnya. Hal ini membawa suatu kompetisi khususnya di dunia manufaktur. Persaingan ini membuat perusahaan harus memiliki tindakan yang tepat untuk mengatur sistem perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi agar proses produksi dapat dilaksanakan secara terkendali sehingga mendapatkan hasil yang 1
2 optimal. Untuk dapat menghasilkan hasil yang optimal, maka diperlukan adanya perencanaan dan pengendaliaan dalam melakukan pembelian bahan baku. Dengan adanya perencanaan dan pengendalian akan pembelian bahan baku tersebut, maka diharapkan proses manufaktur dapat berjalan dengan lancar. PT. Flamindo Carpetama merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan dan penjualan karpet untuk memenuhi kebutuhan karpet di dalam dan luar negeri yang telah berdiri sejak tahun 1993 dan bertempat di Jl. Raya Campaka km 15 RT 001/01, Subang. Pengadaan persediaan akan bahan baku tentunya menjadi bagian yang penting untuk menjamin kelancaran bisnis perusahaan. Proses produksi pembuatan karpet pada PT.Flamindo Carpetama biasanya dilakukan tiap bulan untuk memenuhi permintaan produksi dan berdasarkan pesanan barang yang masuk. Sehingga proses pengadaan barangnya pun akan dilakukan secara berkala agar proses produksi bisa selesai tepat pada waktunya. Berdasarkan wawancara yang dilakukan, sistem yang berjalan saat ini masih tradisional, manual dan tidak murah bagi kedua belah pihak karena selain menggunakan fax, pemesanan melalui telepon tak jarang dilakukan. Ibu Enok Sarwendah bagian purchasing menuturkan bahwa dalam sebulan terdapat satu kali permintaan order terhadap para supplier dan penentuan jumlah barang yang akan dipesan masih berdasarkan asumsi dari bagian poduksi saja sehingga sering terjadi penumpukkan atau kekurangan bahan baku di gudang. Pengadaaan bahan baku dan hubungan ke pemasok yang masih dilakukan secara manual dan tradisional ini, pun sering mengakibatkan beberapa masalah lain seperti, kesalahan perhitungan stock karena informasi stock tidak up-to-date, kesalahan dalam jumlah pemesanan bahan baku dan penggunaan banyak kertas untuk mebuat dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Solusi yang bisa dibuat untuk memecahkan masalah yang terjadi pada PT. Flamindo Carpetama adalah dengan membuat sistem e-procurement yang menitikberatkan pada pengendalian pengadaan bahan baku, mulai dari penjadwalan bahan baku dengan menggunakan metode Material Requirement Planning dengan menghitung nilai pemesanan minimum Economic Order Quantity (EOQ) dan pemesanan material ke supplier. Sehingga penjadwalan dapat terencana dengan baik dan tidak mengakibatkan penumpukan bahan baku di gudang penyimpanan. (Sarjono,2013) juga mengatakan bahwa persediaan merupakan aset paling penting dalam perusahaan manufaktur.
3 Maka dari itu, PT. Flamindo Carpetama perlu melakukan penerapan teknologi informasi dan komunikasi dalam menjalankan proses procurement mereka yang masih berjalan secara manual. Diharapkan dengan adanya penerapan e-procurement, kinerja perusahaan menjadi lebih baik lagi serta mendapatkan hasil yang optimal. 1.2Perumusan Masalah Dari latar belakang masalah yang dituliskan di atas, beberapa masalah yang dapat diidentifikasi oleh perusahaan akan perlunya perancangan e- procurement tersebut, diantaranya : 1. Bagaimanakah proses bisnis yang berkaitan dengan kegiatan procurement yang dijalankan PT.Flamindo Carpetama selama ini? 2. Apakah dengan menggunakan metode EOQ, MPS dan MRP dapat mengatasi masalah persediaan di PT. Flamindo Carpetama? 3. Bagaimana perancangan sistem e-procurement yang sesuai bagi perusahaan agar perencanaan dan pengadaan bahan baku dapat berjalan dengan baik? 1.3 Ruang Lingkup Pembatasan ruang lingkup dimaksudkan agar penelitian dapat difokuskan secara rinci sesuai dengan tujuan penelitiannya. Adapun penelitian ini memiliki ruang lingkup sebagai berikut : 1. Penelitian dilakukan di PT.Flamindo Carpetama daerah Subang. 2. Penelitian tidak membahas mengenai keamanan sistem. 3. Penelitian tidak membahas mengenai Implementasi sistem 4. Penelitian tidak membahas mengenai penjualan karpet 5. Produk yang diamati adalah Produk Karpet handmade. 6. Penelitian berfokus pada perancangan Sistem Informasi Pengadaan Bahan Baku Produk karpet handmade. 7. Data permintaan produk diamati pada bulan Januari Desember 2014. 8. Metode perencanaan Kebutuhan bahan baku menggunakan EOQ. 9. Periode pengamatan dalam satuan minggu. 10. Semua biaya terkait dalam penelitian (biaya penyimpanan, biaya pengadaan dan biaya pembelian) bersifat tetap. 11. Sistem hanya dapat diakses oleh pihak internal perusahaan.
4 1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan Tujuan dari penelitian pada PT.Flamindo Carpetama adalah : 1. Untuk mengetahui dan mempelajari kinerja dari sistem procurement yang sedang berjalan di PT.Flamindo Carpetama saat ini. 2. Untuk menganalisis apakah dengan penggunaan perhitungan EOQ, MPS dan MRP masalah persediaan bahan baku dan mengurangi biaya di PT.Flamindo Carpetama dapat teratasi. 3. Untuk mengetahui rancangan sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 1.4.2 Manfaat Manfaat dari penelitian pada PT.Flamindo Carpetama adalah : 1. Membantu PT.Flamindo Carpetama dalam menentukan waktu pemesanan yang tepat agar dapat terhindar dari kekurangan atau kelebihan material. 2. Melancarkan proses produksi dan menghilangkan penundaan proses produksi akibat dari kekurangan bahan baku. 3. Perusahaan dapat memonitoring persediaan bahan baku lebih cepat. 4. Proses pengadaan bahan baku menjadi lebih mudah dengan adanya sistem e-procurement. 5. Mengurangi resiko kesalahan perhitungan dalam pengadaan bahan baku. 6. Menghemat biaya administrasi pengadaan serta biaya penggunaan bahan habis pakai. 1.5 Metodologi Metodologi yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah : 1.5.1 Metode pengumpulan data a. Wawancara Proses Tanya jawab dengan pihak tertentu dalam rangka mengumpulkan data-data sebagai referensi dari penyelesaian masalah. Wawancara dilakukan kepada pihak perusahaan yang
5 bertujuan untuk mengetahui kebutuhan perusahaan dan proses yang sedang berlangsung di perusahaan saat ini. b. Studi Kepustakaan Metode ini dilakukan dengan mempelajari berbagai buku, literature, maupun situs web yang berkaitan dengan e- procurement. c. Survey Survey di lapangan bertujuan untuk mengumpulkan data-data terkait yang diperlukan serta melihat secara langsung proses bisnis yang sedang berjalan di perusahaan. 1.5.2 Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis terhadap proses procurement yang dilakukan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan : Analisis dengan menggunakan metode peramalan (forecasting), yang digunakan untuk mengetahui teknik peramalan mana yang paling cocok digunakan oleh perusahaan demi mendapatkan hasil peramalan yang mendekati keakuratan. Analisis dengan menggunakan Metode Lot Size EOQ Analisis Material Requirement Planning (MRP) Perancangan sistem yang digunakan adalah dengan menggunakan Object Oriented Analysis and Design (OOAD). 1.6 State of the Art Tabel 1.1 State of the Art Nama Peneliti atau Institusi Ade Setiawan Gozali Judul Penelitian Implementasi Metode Economic Order Quantity (EOQ) Pada Sediaan Knop Jendela UD IN Ja, Samarinda Kesimpulan Kesimpulan yang didapat adalah dengan menggunakan metode perhitungan Economic Order Quatity (EOQ),
6 Difana Meilani Feri Surya Erlangga, Retno Atuti, Mas ud Effendi Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan (Studi kasus : PDAM Tirta Sakti Kab Kerinci) Analisis Material Planning Penerapan Requirement dengan Mempertimbangkan Lot Sizing untuk pengendalian Persediaan terjadi efisiensi biaya sediaan sebesar 6,3% dari total biaya sediaan awal. Dan dengan menerapkan EOQ, maka dapat diketahui jumlah pemesanan yang optimal sehingga jumlah persediaan di gudang dapat memenuhi permintaan pembeli. Kesimpulan yang didapat adalah Sistem informasi yang dirancang dapat digunakan untuk mengetahui jumlah persediaan barang yang terdapat pada masingmasing gudang, kapan harus dilakukan pemesanan kembali, dan berapa banyak yang harus dipesan sehingga terjadinya kekurangan barang yang menyebabkan terganggunya kegiatan operasional. Kesimpulan yang didapat adalah teknik lot size yang terbaik adalah teknik lot EOQ. Teknik lot size EOQ menghasilkan biaya persediaan terendah
7 Bahan Baku. sebesar Rp 560.566.160,- dibandingkan dengan teknik lot Lot for lot (LFL) yang menghasilkan biaya sebesar Rp 562.243.761,- dan Dari hasil analisis tersebut dapat disimpulkan bahwa metode MRP dapat diterapkan dengan memperhatikan beberapa hal yaitu melakukan peramalan berdasarkan data penjualan. Beberapa saran dalam penelitian ini adalah perusahaan dapat mempertimbangkan metode MRP dengan teknik lot size EOQ sebagai model dalam menentukan ukuran pemesanan yang disesuaikan dengan kebijakan perusahaan untuk meminimalisasi biaya total persediaan dan dapat melakukan rencana pemesanan bahan baku secara optimal. Corina Pop Sitar E-procurement : The The conclusion is The use future of purchasing of traditional procurement management systems is recognized for their lack of prompt information and their
8 Syed Adeel Haneed Zaidi Implementation of Inventory Management System in a Furniture Company : a real case study excessive complexity, all of these factors leading to waste of time and money. E-procurement is promising to solve these problems by streamlining processes, providing timely information and improving coordination and collaboration, all these leading to cost savings and economies of time The conclusion is The proposed forecasting method can produce optimum solutions for inventory in terms of reduced ordering cost and holding cost. The calculated EOQ and MRP for different components identified effective cost saving for forecasting process. 1.7 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dari skripsi ini adalah sebagai berikut : Bab 1 Pendahuluan Bab ini berisi latar belakang, identifikasi masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan. Bab 2 Landasan Teori Bab ini berisi teori-teori yang digunakan sebagai landasan pendukung dalam penulisan ini.
9 Bab 3 Analisis Sistem Berjalan Bab ini berisi latar belakang dari PT.Flamindo Carpetama secara keseluruhan dan gambaran umum proses bisnis yang terjadi di dalamnya, terutama proses procurement. Bab 4 Pembahasan Bab ini berisi pembahasan dari perumusan masalah yang telah didefinisikan dan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu mengenai identifikasi kelamahan dan kebutuhan sistem procurement, perancangan sistem e-procurement yang sesuai bagi perusahaan, serta pengukuran kinerja dengan menggunakan tools ukuran kinerja dan ukuran efisiensi proses. Bab 5 Simpulan dan Saran Bab ini berisi kesimpulan yang didapat dari penelitian yang telah dibuat dan saran untuk pengembangan sistem yang dirancang.
10