BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Prosedur 1. Pengertian Prosedur Prosedur tidak hanya melibatkan aspek financial saja, tetapi aspek manajemen juga memiliki peranan penting. Prosedur merupakan rangkaian langkah yang dilaksanakan untuk menyelesaikan kegiatan atau aktivitas, sehingga dapat tercapai tujuan yang diharapkan secara efektif dan efisien serta dapat dengan mudah menyelesaikan suatu masalah yang terperinci menurut waktu yang telah ditetapkan. Mulyadi (2001: 5) mendefinisikan prosedur adalah suatu urutan kegiatan, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang, sedangkan Nafarin (2009: 9) menjelaskan prosedur yaitu urut-urutan seri tugas yang saling berkaitan dan dibentuk guna menjamin pelaksanaan kerja yang seragam. Prosedur adalah suatu atau lebih aturan-aturan atau praktik-praktik yang mengarahkan aktivitas keseharian berkenaan dengan catatan-catatan keuangan dalam suatu fungsi utama di dalam perusahaan, yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan seragam terhadap tansaksi-transaksi perusahaan, (Baridwan, 2009: 30). 5
LAMPIRAN 6 Berdasarkan beberapa pendapat diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pengertian prosedur adalah suatu urutan tugas dan pekerjaan yang saling berhubungan satu sama lain dalam rangka pencapaian tujuan untuk menjamin adanya perlakuan seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan. 2. Karakteristik Prosedur Menurut Mulyadi (2001: 8) beberapa karakteristik prosedur, diantaranya adalah: a. Prosedur menunjang tercapainya suatu organisasi b. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya yang seminimal mungkin. c. Prosedur menunjukan urutan-urutan yang logis dan sederhana. d. Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan tanggungjawab. e. Menunjukan tidak adanya keterlambatan atau hambatan. f. Adanya suatu pedoman kerja yang harus diikuti oleh anggota-anggota organisasi. g. Mencegah terjadinya penyimpangan. h. Membantu efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja dari suatu unit organisasi. Menurut Ardiyos (2008: 466) beberapa karakteristik prosedur, diantaranya adalah : a. Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi. b. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya yang seminimal mungkin.
LAMPIRAN 7 c. Prosedur menunjukan urutan-urutan yang logis dan sederhana. d. Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan tanggung jawab. e. Prosedur menunjukan tidak adanya keterlambatan atau hambatan 3. Manfaat Prosedur Suatu prosedur dapat memberikan manfaat, menurut Ardiyos (2008: 487) sebagai berikut : a. Lebih memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan dimasa yang akan datang. b. Mengubah pekerjaan yang berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas, sehingga menyerderhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutnya mengerjakan yang seperlunya saja. c. Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus dipatuhi oleh seluruh pelaksana. d. Membantu dalam usaha meningkatkan produktifitas kerja yang efektif dan efisien. e. Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam pengawasan, bila terjadi penyimpangan akan dapat segera diadakan perbaikanperbaikan sepanjang dalam tugas dan fungsinya masing-masing B. Prosedur Penjualan Kredit Untuk menjamin agar pelaksanaan suatu kegiatan dapat berjalan dengan lancar dan dilaksanakan dengan baik, maka perlu diciptakan prosedur untuk kegiatan tersebut. Prosedur ini sekaligus juga memuat dasar-dasar umum
LAMPIRAN 8 pengawasan intern yang dapat menghindari kecurangan dan untuk meningkatkan hasil kerja. Adapun yang dimaksud dengan prosedur di sini adalah suatu urutan kegiatan kerja yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap transaksi perusahaan yang terjadi. Prosedur pengawasan piutang tidak terlepas dari prosedur penjualan kredit dan prosedur penagihan piutang, atau dengan kata lain prosedur penjualan kredit dan prosedur penagihan piutang adalah bagian dari prosedur pengawasan piutang. 1. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sistem memiliki subsistem di dalamnya, yang melakukan fungsi khusus untuk mendukung sistem (Romney dan Steinbart, 2004: 112). Informasi merupakan data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang (Fees, Reeve, Warren, 2005:41), sedangkan akuntansi merupakan proses dari ekonomi yang berguna dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi dapat diartikan sebagai komponenkomponen yang terdiri dari pelaku, metode, dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi mengenai keuangan dan operasi usaha, kemudian mengolahnya menjadi informasi untuk digunakan dalam menjalankan kegiatan perusahaan (Fees, Reeve, Warren, 2005: 42).
LAMPIRAN 9 Menurut Hall (2001:7), sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai. Sub-sub sisitem informasi akuntansi memproses transaksi-transkasi keuangan dan non keuangan yang langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri atas tiga subsistem utama (Hall, 2001:10): a. Sistem pemrosesan transaksi yang mendukung operasi bisnis setiap hari dengan sejumlah dokumen dan pesan-pesan untuk para pemakai seluruh organisasi. b. Sistem pelaporan buku besar/keuangan yang menghasilkan laporan keuangan tradisional seperti laporan laba rugi, neraca, lapora arus kas, pengembalian pajak, dan laporan-laporan lainnya yang ditetapkan oleh hukum. c. Sistem pelaporan manajemen, yang menyediakan manajemen internal dengan laporan keuangan dengan tujuan khusus dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan varian, dan laporan pertanggungjawaban. Jadi sistem akuntansi penjualan kredit merupakan suatu sistem penjualan yang pembayarannya dilakukan setelah penyerahan barang dengan jangka waktu yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. 2. Penjualan Kredit Menurut Wibowo (2002:53) penjualan kredit adalah penjualan barang dagangan dengan kesepakatan antara pembeli dan penjual pada saat transaksi yaitu pembayaran akan dilakukan pada waktu akan datang. Menurut Mulyadi (2001:210) Penjualan kredit adalah penjualan yang dilaksanakan perusahaan
LAMPIRAN 10 dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan dalam jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut, untuk menghindari tidak tertagihnya piutang setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. Penjualan kredit memungkinkan perusahaan menambah volume penjualan dengan memberi kesempatan kepada pembeli membelanjakan sekarang penghasilan yang akan diterima dimasa yang akan datang. Piutang dagang timbul karena adanya penjualan secara kredit. Syarat penjualan lebih menarik pelanggan karena pembayarannya bisa dilakukan beberapa waktu kemudian. Namun apabila ditinjau dari segi perusahaan yang memberi kredit syarat demikian mengandung resiko walaupun dipihak lain volume penjualan mungkin dapat ditingkatkan. Untuk memperkecil resiko tersebut maka perusahaan diharapkan mampu menganalisis kendala yang kemungkinan dihadapi dengan menggunakan metode yang dikenal dengan 5C, yakni Caracter (Karakter), Capacity (Kemampuan), Capital (Modal), Colleteral (Jaminan), Condition (Kondisi). 3. Fungsi Terkait Prosedur Penjualan Kredit Menurut Krismiaji (2010: 307) bagian yang terkait dalam prosedur penjualan kredit adalah : a. Bagian Penjualan Bertanggungjawab untuk menerima surat pesanan pembelian dari pelanggan, membuat surat order penjualan, dan meminta persetujuan kredit ke bagian kredit.
LAMPIRAN 11 b. Bagian Kredit Bertanggungjawab untuk memeriksa data kredit pelanggan yang mencakup sejarah kredit dan batas kredit pelanggan. Setelah itu memberikan persetujuan kredit terhadap surat order penjualan. c. Bagian Gudang Bertanggungjawab untuk mempersiapkan barang yang akan dikirim sesuai dengan surat order penjualan. d. Bagian pengiriman Bertanggungjawab untuk mengirim barang yang sesuai dengan surat order penjualan yang telah diotorisasi oleh bagian kredit ke pelanggan, dan menjamin bahwa barang yang dikirim telah sampai ke pelanggan yang disebut dalam surat order penjualan. e. Bagian Penagihan Bertanggungjawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan dan mencatat penjualan tersebut dalam jurnal penjualan f. Bagian Piutang Bertanggungjawab untuk memposting transaksi penjualan kredit ke rekening pelanggan yang bersangkutan. Menurut Mulyadi (2010: 211) fungsi yang terkait dengan penjualan kredit adalah : a. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk
LAMPIRAN 12 menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. b. Fungsi Kredit Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus terlebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. Jika penolakan pemberian kredit seringkali terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi surat order penjualan. Untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan, surat order pengiriman dikirim langsung ke fungsi pengiriman sebelum fungsi penjualan memperoleh otorisasi kredit dari fungsi kredit. Namun, tembusan kredit harus dikirimkan ke fungsi kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit dari fungsi tersebut. Dalam hal otorisasi kredit tidak dapat diberikan, fungsi penjualan memberitahu fungsi pengiriman untuk membatalkan pengiriman barang kepada pelanggan. c. Fungsi Gudang Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
LAMPIRAN 13 d. Fungsi Pengiriman Fungsi ini beranggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi pembelian untuk barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok (retur pembelian), surat perintah kerja dari fungsi produksi mengenai penjualan/ pembuangan aktiva tetap yang sudah tidak dipakai lagi. e. Fungsi Penagihan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. f. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Disamping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. 4. Jaringan Prosedur Penjualan Kredit Selanjutnya Mulyadi (2010: 219) juga mengemukakan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit, yaitu :
LAMPIRAN 14 a. Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. b. Prosedur Persetujuan Kredit Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. c. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan. d. Prosedur Penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman. e. Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.
LAMPIRAN 15 f. Prosedur Distribusi Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. 5. Unsur-Unsur Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001:3) ada 5 unsur yang terdapat dalam akuntansi yang pokok dalam penjualan kredit, yaitu : a. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Formulir sering disebut juga dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi kedalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Dalam sistem akuntansi manual, media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data kedalam sistem pengolahan data seperti papan ketik (key board),
LAMPIRAN 16 optical and magnetic characters and code, mice, voice, touch sensors, dan cats (Mulyadi, 2001: 3). b. Jurnal Setelah suatu transaksi direkam dalam formulir, pencatatan akuntansi yang pertama kali dilakukan adalah menjurnal. Dibanding dengan catatan akuntansi yang lain, pencatatan dalam jurnal biasanya lebih lengkap dan lebih terinci, serta menurut urutan tanggal kejadian transaksi. Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Dalam sistem akuntansi, jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi satu transaksi pun yang tidak tercatat; catatan yang dilakukan di dalamnya lengkap dengan penjelasan, tanggal dan informasi lain, agar catatan tersebut mudah diusut kembali ke dokumen sumbernya. Perusahaan yang transaksinya masih sedikit hanya memerlukan jurnal umum dengan dua kolom, debit dan kredit. Perusahaan yang besar dan terdapat banyak jenis transaksi di dalamnya memerlukan jurnal khusus disamping jurnal umum. Prinsip dasar yang melandasi pembuatan rancangan jurnal adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2001:104) : 1) Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai. 2) Jurnal akan digunakan untuk memisahkan transaksi ke dalam penggolongan pokok tertentu, seperti penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, dan pembelian. 3) Penggunaan kolom-kolom khusus dalam jurnal.
LAMPIRAN 17 4) Nama kolom dan jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang bersangkutan dalam buku besar. 5) Kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka yang akan diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar. 6) Jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga pekerjaan menyalin informasi dari dokumen sumbernya dibuat sangat minimum. 7) Adanya dukungan antara dokumen sumber tertentu dengan jurnal sehingga pertanggungjawaban informasi dapat ditentukan. c. Buku Besar Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsurunsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Buku besar merupakan tempat untuk menampung informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dengan demikian, susunan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan merupakan dasar untuk menyusun rekening-rekening yang ada dalam buku besar. Selanjutnya rekeningrekening yang ada dalam buku besar digunakan sebagai dasar penggolongan transaksi yang dicatat dalam jurnal. Rekening buku besar ini di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan (Mulyadi, 2001: 4).
LAMPIRAN 18 d. Buku Pembantu Data keuangan yang digolongkan dalam buku besar memerlukan rincian lebih lanjut yang dibentuk dalam buku pembantu. Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan akuntansi akhir juga karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi (Mulyadi, 2001: 5). e. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan. Menurut menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja serta perubahan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pemakai dalam pengambil Laporan keuangan dapat berbentuk neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan ekuitas, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan. Agar informasi dalam laporan keuangan berguna bagi pemakai, laporan keuangan harus mengandung karakteristik kualitatif sebagai berikut : dapat dipahami, relevan, materialitas, keandalan, penyajian jujur, substansi mengungguli bentuk, netralitas,
LAMPIRAN 19 pertimbangan sehat, kelengkapan, dan dapat dibandingkan. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan yang umumnya dihasilkan oleh sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas meliputi laporan keuangan, laporan-laporan yang berkaitan dengan kas, laporan harian, mingguan, dan bulanan, laporan tercetak dan tayangan pada layar monitor komputer. 6. Dokumen yang digunakan dalam Penjualan Kredit Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit yang dikemukakan oleh Mulyadi (2010: 214) adalah sebagai berikut: a. Surat order pengiriman dan tembusannya Merupakan dokumen yang berisi order dari pembeli berupa jenis dan jumlah barang yang dipesan serta spesifikasi barang, yang digunakan sebagai pemberian wewenang kepada fungsi pengiriman untuk mengirim barang. b. Faktur penjualan dan tembusannya Merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi penagihan atas penjualan kredit kemudian mengirimkannya ke pembeli. c. Rekapitulasi harga pokok penjualan Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung harga pokok penjualan perusahaan selama periode akuntansi tertentu. d. Bukti memorial Merupakan dokumen sumber yang digunakan untuk mencatat harga pokok penjualan perusahaan selama periode akuntansi tertentu.
LAMPIRAN 20 7. Catatan Akuntansi Penjualan Kredit Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2010: 218): a. Jurnal penjualan, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit. b. Kartu piutang, merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. c. Kartu persediaan, merupakan buku pembantu yang berisi rincian setiap mutasi jenis persediaan. d. Kartu gudang, digunakan untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. e. Jurnal umum, untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.