ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN SEBAGAI MEDIA INFORMASI KEPENDUDUKAN DI KELURAHAN BAJANG KABUPATEN PONOROGO NASKAH PUBLIKASI disusun oleh Vivin Febriliasari 10.12.4405 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ANALYSIS AND DESIGN INFORMATION SYSTEM ON POPULATION AS A MEDIA OF INFORMATION ON POPULATION IN BAJANG VILLAGE PONOROGO ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN SEBAGAI MEDIA INFORMASI KEPENDUDUKAN DI KELURAHAN BAJANG KABUPATEN PONOROGO Vivin Febriliasari Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Demographic information used in the Village Office Bajang still manual, and very prone to error. Population data were all recorded in a book. This leads to long-resident data reporting. In addition, data is also easily lost as it is still writing. The development of increasingly advanced technology makes it easy to run the activities of human mutilations population data can be accessed automatically. Population existing manual system is less effective. The purpose of making this population the system is to facilitate the reporting of accurate population data and quickly. Population administration must be done continuously, continuous, timely, and accurate. Human work without the help of modern equipment that will be very difficult to be able to make it happen. Therefore necessary to support computing devices can assist humans in performing such work. Computers will be integrated with human resources, databases, and procedures required in order to realize an information system. Once past the design stage the obtained results is data security is guaranteed because it is equipped with the login process. Besides demographic data processing faster, neater and storage of data in the report preparation time is needed shorter in comparison to the previous, population data collection easier and more accurate. So that the population data processing can be carried out effectively and efficiently as possible. Keywords : Demographic, Administration, Integrated
1. Pendahuluan Kantor Desa Bajang merupakan instansi yang berwenang dalam sistem administrasi dan kependudukan diwilayah Kelurahan Bajang. Banyaknya data yang dikelola dan perlunya penyampaian informasi yang cepat dalam kegiatan pelayanan administrasi kependudukan menjadikan teknologi informasi sebagai media yang dianggap mampu dan handal untuk membantu dalam pengelolaan data dan penyajian informasi yang cepat, mudah dan akurat. Penerapan teknologi informasi ini yaitu Sistem Informasi Kependudukan. Sejalan dengan arah penyelenggaran administrasi kependudukan, maka pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil sebagai sub pilar dari administrasi kependudukan perlu ditata dengansebaik-baiknya, agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan Pemerintahan dan pembangunan. Pengelolaan pendaftran penduduk merupakan tanggung jawab pemerintah Kabupaten Kota, dimana pelaksanaanya diawali dari Kelurahan selaku ujung tombak pendaftran penduduuk. Dalam pelayanan tersebut perlu dilakukan dengan benar dan cepat agar penduduk merasa mendapatkan pelayanan yang memuaskan. Kemajuan teknologi yang sangat cepat mengharuskan instansi mengikuti perkembangan teknologi, untuk itu suatu instansi membutuhkan suatu sistem informasi yang mendukung kebutuhan instansi pemerintah dalam menciptakan efisiensi dan efektifitas kerja maupun dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Dengan suatu sistem informasi administrasi kependudukan maka pengolahan data akan lebih mudah dan efisien. Kita bisa mengolah data-data yang bersangkutan dengan pengurusan kependudukan di suatu daerah. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sitem yang saling berhubungan yang membentuk satu komponen yang didalamnya mencakup inputproses-output yang berhubungan dengan pengolahan informasi (data yang telah diolah sehinggan lebih berguna bagi user). Menurut Robert A.Leitch dan K. Roscoe Davis sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,n mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 1
2.2 Komponen Sistem Informasi Menurut Burch dan Grudnitski(1986) berpendapat, bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan(building block)yaitu : A. Block Masukan Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metodedan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar. B. Block Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. C. Block Keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. D. Blok Teknologi Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. E. Blok Database Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. F. Blok Kendali Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis PIECES 3.1.1 Analisis Kinerja (Performance) Analisis Kinerja adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi ( throughput) dan waktu tanggap ( response time) dari suatu sistem. Selama ini di Kelurahan Bajang dalam melakukan pendataan penduduk 2
masih manual, sehingga dari segi keamanan masi sangat rentan kehilangan data-data. Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan waktu tanggap yang memadai untuk kebutuhan manajemen. 3.1.2 Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan salah satu faktor yang sangat vital, sebab informasi merupakan titik awal untuk mengoreksi keadaan dalam organisasi. Dalam hal ini diharapkan setelah adanya pengembangan sistem lama menjadi yang baru mengalami peningkatan terhadap informasi yang disajikan. Informasi dapat diukur dari accuracy, timeliness, dan relevance. Accuracy yaitu informasi yang akurat, bebas dari kesalahan. Timeliness yaitu tersedia kapan saja user membutuhkan. Relevance yaitu informasi yang tersesia sesuai dengan kebutuhan user. 3.1.3 Analisis Ekonomi (Economy) Analisis Ekonomi Adalah penilaian sistem dalam pengurangan dan keuntungan yang akandidapatkan dari sistem yang dikembangkan. Analisis Ekonomi merupakan analisis yang berhubungan dengan masalaah keuangan organisasi atau perusahaan. Tujuan dari analisis ini adalah untuk meminimalkan biaya operasioanl yang dikeluarkan tetapi kegiatan tetap berjalan. 3.1.4 Analisis Pengendali (Control) Pengendalian untuk keamanan sistem yang ada pada kelurahan desabajang ini masih sulit. Hal ini terlihat dari cara pengerjaannya yangmasih manual dan melibatkan banyak orang. Keamanan dari data daninformasi menjadi kurang terjaga.sistem pengendalian yang digunakan harus dapat mengamankan datadari kerusakan, misalnya dengan membuat back up data. Selain itu, sistem pengendalian juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidakdiijinkan, biasanya dengan memberi password pada form aplikasi dan database. 3.1.5 Analisis Efisiensi (Eficiency) Analisis Efisiensi berfokus pada hubungan sumber daya yang ada danpenggunaan dengan biaya minimal. Efisiensi dari sistem yang dikembangkanadalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yangmeliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang dan keterlambatanpengolahan data. Melalui sistem baru, diharapkan terciptanya 3
suatu sistempengolah data kependudukan yang dapat mengurangi biaya operasional. 3.1.6 Analisis Layanan (Services) Analisis layanan digunakan untuk meningkatkan pelayanan yang diberikan oleh sistem. 4
3.2 Flowchart Sistem Gambar 3.1 Flowchart Sistem Informasi Kependudukan Di Kelurahan Bajang Kabupaten Ponorogo 5
3.3 Diagram Context Admin Data Login Data Penduduk Data KK Data Kelahiran Data Kematian Data Pendatang Data Perpindahan 0 Sistem Informasi Data Login Data KK Data Kelahiran Data Kematian Data Pendatang Data Perpindahan Pegawai Laporan Data Penduduk Laporan Data KK Laporan Data Kelahiran Laporan Data Kematian Laporan Data Pendatang Laporan Data Perpindahan Laporan Data Penduduk Laporan Data KK Laporan Data Kelahiran Laporan Data Kematian Laporan Data Pendatang Laporan Data Perpindahan Lurah Gambar 3.2 Diagram Konteks 3.4 Desain Menu @File @Cetak Laporan Penduduk KK Kelahiran Kematian Pendatang Perpindahan SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN PEMERINTAH KABUPATEN PONOROGO KECAMATAN BALONG KANTOR DESA BAJANG Sistem Informasi Kependudukan Gambar 3.3 Desain Menu Utama 6
4. Implementasi Sistem Kegiatan implementasi sistem dilakukan dengan dasat kegiatan yang sudah direncanakan dalam rencana implementasi. 4.1 Pengetesan Program Sebelum program diimplementasikan, maka program aplikasi harus terbebas dari kesalahan. Kesalahan program yang mungkin terjadi dapat dispesifikasikan menjadi tiga bentuk kesalahan, antara lain : a. Kesalahan bahasa (syntax error) atau dengan kesalahan penulisan (syntax error) adalah kesalahan dalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relative mudah ditemukan dan diperbaiki, karena computer akan memberitahukan letak terjadinya kesalahan program tersebut. b. Kesalahan waktu proses ( runtime error) adalah kesalahan yang terjadi disaat program di eksekusi. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program terhenti sebelum selesai pada saatnya, karena computer menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yaitu tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini juga relative mudah ditemukan, karena ditunjukkan letak serta sebab kesalahan. c. Kesalahan logika ( logical error) kesalahan dari logika program yang disebut kesalahan seperti ini sulit ditemukan karena tidak ada pemberitahuan mengenai letak kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program tetapi hasilnya salah. Kesalahan ini merupakan kesalahan yang berbahaya, karena apabila tidak disadari dan tidak ditemukan hasil yang salah dapat menyesatkan bagi yang menggunakannya. 4.2 Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama pengetesan ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen dari sistem aplikasi bekerja sesuai dengan yang diharapkan. a. Black Box Testing Black box testing dilakukan untuk mengetahui apabila setiap button yang ada dapat berjalan sesuai dengan fungsinya atau tidak. b. White Box Testing White box testing merupakan metode perancangan procedural yang bertujuan untuk memperoleh test-case kerja perangkat lunak secara rinci. 7
4.3 Manual Program Manual program dibuat dengan tujuan untuk digunakan sebagai panduan bagi user tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi Windows. Manual program ini daiharapkan mampu membantu user dalam pengoperasian sistem dengan begitu akan dicapai hasil yang maksimal dalam pemanfaatan sistem. Pada bagian program manual terdapat menu utama. Berikut ini petunjuk menjalankan aplikasi sistem informasi Kependudukan di Kantor Desa Bajang: 4.3.1 Form Login Tampilan login merupakan syarat untuk memanfaatkan program secara keseluruhan, dimana yang menggunakan aplikasi ini adalah petugas yang diberi wewenang. 4.3.2 Menu Penduduk 8
4.3.3 Tampilan Laporan Data Penduduk 5. Kesimpulan Dari diterapkannya sistem informasi kependudukan pada Keluarahan Bajang, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan perbandingan sistem yang baru ini. Sistem yang diusulkan dapat memberikan layanan sebagai berikut: 1. Membangun Sistem Informasi Kependudukan pada Kelurahan Bajang menggunakan perancangan sistem dengan Flowchart dan DFD, perancangan database menggunakan ERD, Hubungan Antar Tabel dan Struktur Tabel, pembuatan aplikasi dengan software Visual Basic 6.0 dan penyimpanan database dengan SQL Server 2005. 2. Dengan adanya sistem informasi kependudukan ini, maka proses pencarian data bisa menjadi lebih cepat. 9
DAFTAR PUSTAKA Alam, M. Agus J. 2005. MySql Server dan Aplikasinya dalam Visual Basic 6 dan Delphi. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Husni. 2004. Membuat Aplikasi Database Client-Server dengan Delphi MySql. Yogyakarta: Graha Ilmu. Jogiyanto. 1998. Analisa dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Jogjakarta: Gava Media. Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset. 10