BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ERP adalah sebuah paket software yang mengintegrasikan semua informasi dalam perusahaan seperti informasi keuangan dan akuntansi (Finance & Accounting), informasi sumber daya manusia (Human Resources), informasi rantai pasokan dan informasi pelanggan (Davenport, 1998). ERP juga dipandang sebagai "Ideologi perencanaan dan pengelolaan sumber daya dari seluruh organisasi dengan cara yang efisien, produktif, menguntungkan, dan diwujudkan dalam bentuk paket sistem informasi yang telah dikonfigurasi" (Laukkanen & Hallikainen, P., 2007). ERP mengintegrasikan semua bagian dari organisasi seperti "Sistem saraf pusat", dimana indra informasi saat ini berbagai bagian dari bisnis dan relay informasi ke bagian lain dari bisnis dengan cara real time (Slack, N., Stuart C., & Johnston, R., 2010). Tujuan dari ERP adalah untuk memfasilitasi aliran informasi antara semua fungsi bisnis dari organisasi dan mengatur hubungan dengan partner organisasi. ERP memungkinkan perusahaan untuk dapat mengolah data atau informasi dalam skala besar dan menampilkannya sesuai kebutuhan dengan mengintegrasikan sistem satu dengan sistem yang lain. Tanpa adanya sistem ERP, sebuah perusahaan akan menemukan kesulitan dengan banyaknya aplikasi yang digunakan, banyak transaksi dan informasi yang tidak dapat dikomunikasikan secara efektif satu dengan yang lain. SAP merupakan salah satu produk ERP. SAP ini terdiri dari berbagai modul yang akan membantu berbagai divisi di perusahaan. SAP mempunyai versi yang tepat untuk membantu perusahaan kecil menengah yaitu SAP Business One. PT GMP adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan kebutuhan listrik (Electronic). PT GMP akan melakukan implementasi SAP Business One untuk memudahkan pengelolaan aliran informasi di perusahaan. Sebelum beralih ke SAP, PT GMP menggunakan aplikasi ACCURATE CPSsoft. PT GMP menggunakan ACCURATE CPSsoft untuk membantu mengelola transaksi dan informasi mereka. Untuk menyediakan pelayanan pelanggan yang lebih baik, PT GMP membutuhkan toko yang lebih besar, pabrik dan kantor untuk mendukung 1
2 kegiatan operasional perusahaan. PT GMP sendiri ingin menyebar luaskan bisnisnya dengan membuka beberapa cabang baru. Untuk menyanggupi proses bisnis yang semakin banyak, PT GMP mengganti sistem mereka ke sistem SAP Business One. Karena perkembangan perusahaan yang semakin cepat, PT GMP mengalami kesulitan dengan menggunakan sistem lama mereka, dalam hal pada banyaknya transaksi bisnis yang harus diproses dan tidak dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Selain hal tersebut, perusahaan juga memiliki kesulitan dalam mengelola transaksi dan menjaga hubungan divisi satu dengan yang lain. Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, PT GMP memutuskan untuk menggunakan SAP Business One. Untuk menerapkan sistem SAP Business One untuk proses bisnis mereka, PT GMP bekerja sama dengan PT Anugrah Visi Inti Teknologi. PT Anugrah Visi Inti Teknologi merupakan perusahaan IT Consulting yang berfokus pada penyediaan produk SAP Business One. 1.2 Ruang Lingkup Dalam skripsi ini akan dibahas mengenai implementasi SAP Business One dengan studi kasus yang berfokus pada proses Pembelian/Purchasing. Ruang lingkup yang akan dibahas pada penulisan ini mencakup beberapa hal : 1. Analisis, perancangan serta dokumentasi dilakukan dengan metode implementasi. 2. Modul yang akan dibahas adalah modul purchasing. 3. Modul sales, production, inventory, finance dan banking tidak dibahas dengan tujuan agar pembahasan lebih terfokus. 4. Metode Accelerated SAP yang dilakukan pada PT GMP hanya mencakup fase Blueprint dan Project Realization. Fase lain seperti Project Preparation, Final Preparation dan Go Live and support tidak dibahas karena keterbatasan waktu. 5. Fase Project Realization tidak membahas proses Unit Acceptance Testing.
3 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan ini yaitu: 1. Melakukan analisis permasalahan dan solusi yang dapat menjawab kebutuhan user. 2. Merancang blueprint proses bisnis pembelian barang yang akan diimplementasikan dengan SAP Business One. 3. Merealisasikan sistem baru berdasarkan rancangan blueprint dengan melakukan configuration dan customization. Manfaat dari penulisan ini yaitu: 1. Mengetahui permasalahan dan kebutuhan user dengan menggambarkan proses bisnis yang sedang berjalan saat ini. 2. Memetakan proses bisnis kedalam diagram agar dapat lebih mudah dimengerti. 3. Mendapatkan suatu sistem yang dapat menjadi solusi atas permasalahan dan kebutuhan user. 1.4 Metodologi Pada penulisan ini, metode-metode yang digunakan adalah : 1. Metode Pengumpulan Data a. Wawancara Untuk dapat memperoleh data yang akurat, dilakukan dengan melakukan wawancara singkat terhadap user. b. Program Magang Mengikuti kegiatan internship atau magang dalam rangka untuk mengumpulkan data dan analisis secara langsung sesuai jam kerja yang ditentukan oleh PT Anugrah Visi Inti Teknologi. Dalam hal ini, PT Anugrah Visi Inti Teknologi berfungsi sebagai pembimbing dan memberikan pelatihan melalui konsultan dan mentor yang telah ditunjuk.
4 c. Studi Kepustakaan Melakukan peninjauan pada buku-buku, sumber literatur yang terkait dengan topik skripsi dan dapat dijadikan sebagai dasar landasan teori untuk membahas dan menyusun penulisan. 2. Metode Implementasi Metode implementasi SAP yang digunakan adalah Accelerated SAP (ASAP) dan terdiri dari dua dari lima fase yaitu: Blueprint : Menyusun blueprint berdasarkan kebutuhan user dan menjabarkannya ke dalam as-is analysis, analisa masalah dan solusi, dan kemudian membuat to-be analysis. Realization : Merealisasikan sistem baru berdasarkan rancangan blueprint. 3. Metode Analisis Metode Analisis yang digunakan pada penulisan ini adalah Fit-Gap Analysis. Fit-Gap Analysis : digunakan dalam melakukan analisis kesesuaian proses bisnis berjalan terhadap user requirement yang dibutuhkan oleh PT GMP. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam skripsi ini terdiri dari lima bab, yaitu: BAB 1 : PENDAHULUAN Pada bab pendahuluan ini akan membahas mengenai latar belakang penulisan, rumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika penulisan yang digunakan.
5 BAB 2 : LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan membahas seputar teori-teori dasar maupun teoriteori khusus yang dijadikan dasar dalam perancangan blueprint atas proyek SAP Business One dan teori yang memiliki hubungan dengan topik penelitian dalam penyusunan laporan tugas akhir ini. BAB 3 : PERSIAPAN IMPLEMENTASI Bab ini akan menjelaskan mengenai gambaran umum PT GMP dan PT Anugrah Visi Inti Teknologi, struktur organisasi, profil IT perusahaan, dan profil project. Selain itu, bab ini juga akan membahas sebagian dari fase Blueprint pada implementasi SAP Business One, yaitu identifikasi proses bisnis berjalan serta permasalahan yang terjadi dan solusinya. BAB 4 : IMPLEMENTASI SAP BUSINESS ONE Dalam bab ini akan membahas fase 2 dan 3 dari proses implementasi SAP Business One, yaitu project blueprint dan realization yang kemudian juga akan menjadi sebuah solusi pada project PT GMP. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan membahas simpulan berdasarkan hasil analisis, perancangan, dan implementasi ERP dengan menggunakan SAP Business One untuk PT GMP serta saran yang dapat dipertimbangkan untuk pengembangan project selanjutnya.
6 Halaman ini sengaja dikosongkan