BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Puskesmas merupakan salah satu ujung tombak dalam hal pelayanan kesehatan yang dapat membantu mewujudkan derajat kesehatan yang dapat membantu mewujudkan derajat kesehatan yang optimal, hal itu dikarenakan puskesmas mempunyai dua pokok fungsi yaitu melakukan peningkatan usaha kesehatan pribadi dan usaha kesehatan masyarakat. Salah satu program puskesmas adalah peningkatan usaha kesehatan pribadi, salah satu usaha kesehatan pribadi yaitu pengobatan dasar. Ada beberapa faktor yang dapat membantu kelancaran proses pelayanan kesehatan kepada pasien, salah satunya adalah rekam medis (Depkes RI, 1997). Salah satu bagian terpenting dari suatu instansi pelayanan kesehatan adalah manajemen pengolahan arsip-arsip dokumennya. Arsip pasien disimpan dalam suatu berkas yang dinamakan berkas rekam medis. Menurut Permenkes No. 269 / MENKES / PER / III / 2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Departemen Kesehatan Republik Indonesia telah mengeluarkan peraturan Menteri Kesehatan nomor 269 / MENKES / PER / III / 2008 1
2 tentang rekam medis yang bertujuan agar terciptanya keseragaman dalam persepsi dan pelaksanaan rekam medis disetiap institusi pelayanan kesehatan, dalam hal tata cara penyelenggaraan, pemilikan dan pemanfaatan isi, pengorganisasian dan sanksi jika terjadi pelanggaran dalam pelaksanaan. Pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan, dan/atau penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak terhadap rekam medis (Permenkes No. 269 / MENKES / PER / III / 2008 tentang kepemilikan, pemanfaatan, dan tanggung jawab Pasal 14). Menurut Huffman (1994) rekam medis yang baik adalah memiliki data yang continue (berkesinambungan), sejak awal hingga akhir perawatan diberikan, maupun sejak pasien mendaftar pertama kali hingga pasien menjadi pasien inaktif. Kesinambungan data rekam medis merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi dalam menjaga nilai rekam medis yang baik untuk mendukung kesehatan yang maksimal. Ada tiga macam pemberian nomor pasien masuk (admission number) yang umum dipakai pada beberapa pelayanan kesehatan, yaitu sistem nomor seri (Serial Numbering System) adalah pasien menerima nomor baru pada setiap kunjungan ke rumah sakit. Jika seorang pasien terdaftar tiga kali, maka ia mendapat tiga nomor yang berbeda. Semua nomor tersebut harus dicatat pada KIUP yang bersangkutan. Sedangkan rekam medisnya disimpan di tempat sesuai nomor yang telah diperolehnya. Sistem nomor unit (Unit Numbering System) adalah pasien
3 diberi nomor pada kunjungan pertama kali untuk berobat jalan ataupun dirawat, ia diberikan satu nomor yang akan dipakai selamanya dan rekam medisnya tersimpan di dalam satu berkas dengan nomor yang sama. Sedangkan sistem nomor seriunit (Serial-Unit Numbering System) adalah setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit, akan diberikan satu nomor baru, tetapi rekam medis terdahulu digabungkan dan disimpan di bawah rekam medis dengan nomor yang paling baru. Dengan cara ini terciptalah satu unit rekam medis. Bila rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, maka tempat yang lama akan diberi tracer (outguide) yang menunjukan rekam medis disimpan atau dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat rekam medis yang lama (Hatta, 2009). Ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien, maka dari itu masalah penyimpanan berkas rekam medis merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Jika sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik maka akan timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu ketersediaan berkas rekam medis secara tepat dan cepat. Sistem penyimpanan berkas yang baik merupakan salah satu kunci keberhasilan atau kebaikan manajemen dari suatu pelayanan kesehatan, tentunya jika didukung dengan sistem yang baik, sumber
4 daya manusia yang bermutu dan proses tata kerja yang baik serta sarana atau fasilitas yang memadai. Menurut Budi (2011) beberapa fasilitas di ruang penyimpanan berkas rekam medis diantaranya ada (a) ruang dengan suhu ideal untuk penyimpanan berkas dan keamanan dari serangan fisik lainnya; (b) alat penyimpanan berkas rekam medis, bisa menggunakan Roll o pack, rak terbuka, dan Filing cabinet; (c) Tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam medis di rak filing yang dapat digunakan untuk menelusur keberadaan rekam medis. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi di Puskesmas Gondokusuman I yang dilaksanakan pada tanggal 31 September 2013. Penulis menemukan pada penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Gondokusuman I yaitu, masih belum menggunakan tracer (outguide) untuk rekam medis yang keluar atau dipinjam. Hal ini terjadi dikarenakan sarana prasarana. Dengan tidak adanya tracer (outguide) maka ditemukan kendala-kendala dalam sistem penyimpan diantaranya rekam medis sering terselip atau salah letak dan hilang sehingga menghambat dalam pencarian berkas rekam medis. Menurut International Federation of Health Information Management Associations (IFHIMA, 2012), tracer (outguide) yaitu pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun. Harus terbuat dari bahan yang kuat dan berwarna. Ada berbagai jenis tracer yang tersedia. Beberapa termasuk kantong untuk
5 menyimpan permintaan slip dan laporan. Menunjukkan di mana rekam medis ketika tidak ada dalam penyimpanan. Tracer juga meningkatkan efisiensi dan akurasi dengan menunjukkan dimana rekam medis disimpan saat kembali. Menurut Depkes RI (1997), salah satu ketentuan pokok yang harus ditaati ditempat penyimpanan yaitu tidak satu pun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda keluar/kartu peminjaman. Dengan dilatarbelakangi masalah diatas dan adanya rencana dari Lokmin puskesmas bagian perencanaan sarana prasarana untuk pengadaaan tracer (outguide) pada penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta, maka peneliti mengangkat judul Perancangan Tracer (Outguide) Untuk Penyimpanan Rekam Medis Personal Folder di Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta. B. Rumusan Ide Perancangan Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam perancangan ini yaitu Bagaimana merancang tracer (outguide) dan bagaimana draft prosedur penggunaan tracer untuk penyimpanan rekam medis personal folder di Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta.
6 C. Keaslian / Orisinalitas Perancangan dengan tema yang sama dengan perancangan ini belum pernah dilakukan sebelumnya. Namun penelitian dengan tema yang terkait dengan tema tersebut pernah dilakukan oleh : 1. Asmono (2013), dengan judul Faktor-Faktor Penyebab Dan Dampak Tidak Menggunakan Tracer di Bagian Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Mata Dr.Yap Yogyakarta. Penelitian Asmono (2013) bertujuan untuk mengetahui faktorfaktor penyebab dan mengetahui apa saja dampak dari tidak menggunakan tracer di bagian penyimpanan berkas rekam medis Rumah Sakit Mata Dr. Yap Yogyakarta. Hasil dari penelitian Asmono (2013) menunjukan apa saja faktor-faktor penyebab tidak menggunakan tracer dan dampak permasalahan yang timbul karena tidak penggunakan tracer pada sistem penyimpanan berkas rekam medis. Persamaaan penelitian Asmono (2013) dengan penelitian penulis adalah sama-sama membahas tentang tracer pada sistem penyimpanan berkas rekam medis. Perbedaannya adalah penulis lebih menitik beratkan pada perancangan tracer dan draft prosedur penggunaannya pada penyimpanan personal folder di puskesmas, sedangkan pada penilitian Asmono (2013) lebih menitik beratkan untuk mengetahui faktor-faktor penyebab dan dampak dari tidak menggunakan tracer.
7 2. Riyanto dkk (2012), dengan judul Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan Dan Pengambilan Dokumen Rekam Medis Di Bagian Filing RSUD Kabupaten Karanganyar Tahun 2012. Penelitian Riyanto (2012) bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis dibagian filing RSUD Kabupaten Karanganyar pada tahun 2012. Hasil penelitian Riyanto (2012) adalah formulir tracer tidak digunakan sebagai penunjuk keberadaan dokumen rekam medis yang keluar. Dan saat melakukan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis masih ditemukan adanya dokumen rekam medis yang salah simpan (misfile), yang disebabkan oleh faktor human eror petugas filing yang mengalami kelelahan dan menyebabkan menjadi kurang teliti dalam melakukan penyimpanan ke dalam rak. Oleh karena itu, untuk mengurangi kejadian misfile maka petugas diharapkan mengaktifkan kembali tracer dan melakukan penyisiran dokumen rekam medis secara periodik, baik saat melakukan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis dengan tujuan dokumen rekam medis mudah ditemukan pada saat dibutuhkan. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Wati (2011) adalah sama-sama tentang sistem penyimpanan rekam medis dan tracer merupakan fasilitas penting untuk menunjang kegiatan penyimpanan rekam medis. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian Wati (2011) terletak pada tujuan dan hasil yaitu untuk menghasilkan rancangan
8 tracer (outguide) dan membuat draft prosedur penggunaan serta Membuat tracer (outguide) pada penyimpanan rekam medis personal folder di Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta. 3. Mahendra (2011), dengan judul Pemanfaatan Tracer di Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis di UPT Puskesmas 1 Karangmojo Wonosari. Penelitian Mahendra (2011) bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan pengambilan dan penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan sebelum dan sesudah menggunakan tracer. Hasil dari penelitian Mahendra (2011) menunjukan bahwa permasalahan yang timbul akibat tidak menggunakan tracer pada penyimpanan berkas rekam medis seperti berkas yang tidak ditemukan dan salah letak (misfile) dapat teratasi setelah penggunaan tracer. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Mahendra (2011) yaitu sama-sama tentang tracer dan dilakukan di Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas). Perbedaannya terletak pada waktu, tempat dan tujuan penelitian. Penelitian Mahendra (2011) dilakukan pada tahun 2011 di UPT Puskesmas 1 Karangmojo Wonosari dengan tujuan untuk mengetahui pelaksaan pengambilan dan penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan sebelum dan sesudah menggunakan tracer. Sedangkan penelitian ini akan dilakukan pada tahun 2014 di Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta dengan tujuan untuk menghasilkan rancangan tracer (outguide) dan membuat draft
9 prosedur penggunaan serta Membuat tracer (outguide) melalui jasa percetakan untuk digunakan pada penyimpanan rekam medis personal folder di Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta. 4. Wati dkk (2011), dengan judul Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanaan Dan Penjajaran Dokumen Rekam Medis Di Ruang Filing RSUD dr. Moewardi. Penelitian Wati (2011) bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis di ruang filing RSUD dr. Moewardi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis masih ditemukan adanya dokumen rekam medis yang salah letak (misfile). Hal ini dikarenakan kurang telitinya petugas dalam melakukan penyimpanan dan tidak digunakannya tracer pada saat pengambilan dokumen rekam medis, sehingga pada saat penyimpanan tidak ada alat bantu sebagai pedoman dalam penyimpanan dokumen rekam medis kembali, serta terdapat sebagian dokumen rekam medis yang tidak menggunakan kode warna. Untuk memudahkan penyimpanan kembali dokumen rekam medis, maka menggunakan tracer sebagai pedoman dalam penyimpanan dokumen rekam medis kembali selain adanya kode warna, sehingga dalam penyimpanan dan pengambilan kembali dokumen rekam medis lebih cepat.
10 Persamaan penelitian ini dengan penelitian Wati (2011) adalah sama-sama tentang sistem penyimpanan rekam medis dan tracer merupakan fasilitas penting untuk menunjang kegiatan penyimpanan rekam medis. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian Wati (2011) terletak pada tujuan dan hasil yaitu untuk menghasilkan rancangan tracer (outguide) dan membuat draft prosedur penggunaan serta Membuat tracer (outguide) pada penyimpanan rekam medis personal folder di Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta. 5. Suryaningsih (2006), dengan judul Penggunaan Tracer (Outguide) dalam pengambilan (Retrieval) Dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Wates. Penelitian Suryaningsih (2006) bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan pengambilan (retrieval) dan penyimpanan berkas rekam medis sebelum dan sesudah menggunakan tracer di Rumah Sakit Umum Daerah Wates. Hasil penelitian Suryaningsih (2006) menunjukan bahwa tracer mempunyai peranan yang penting dalam pengambilan (retrieval) dan penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Wates. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Suryaningsih (2006) adalah sama-sama membahas tentang tracer pada sistem penyimpanan berkas rekam medis. Perbedaannya adalah penulis lebih memfokuskan pada perancangan tracer (outguide) dan draft
11 prosedur penggunaannya pada penyimpanan personal folder di puskesmas, sedangkan pada penilitian Suryaningsih (2006) lebih memfokuskan untuk mengetahui peranan penggunakan tracer pada pengambilan (retrieval) dan penyimpanan berkas rekam medis. D. Tujuan Perancangan Tujuan dari perancangan ini adalah : 1. Menghasilkan rancangan tracer (outguide) pada penyimpanan rekam medis personal folder di Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta. 2. Membuat draft prosedur penggunaan tracer (outguide) pada penyimpanan rekam medis personal folder di Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta. E. Manfaat Perancangan 1. Manfaat bagi Puskesmas Hasil perancangan ini diharapkan dapat memberi masukan tentang bagaimana rancangan tracer (outguide) bagi Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan meminimalisasi masalah yang terjadi pada sistem penyimpanan rekam medis. 2. Manfaat bagi Instansi Pendidikan Sebagai bahan masukan dalam pembelajaran ilmu rekam medis dan meningkatkan pengetahuan tentang rekam medis.
12 3. Manfaat bagi Penulis Menambah pengetahuan dan wawasan serta pengalaman yang berharga secara langsung mengenai perancangan tracer (outguide) pada sistem penyimpanan personal folder di puskesmas. F. Gambaran Umum Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta Berdasarkan Profil Puskesmas Gondokusuman I Yogykarta Tahun 2013 (Data tahun 2012) diperoleh gambaran umum puskesmas sebagai berikut : 1. Visi Puskesmas Gondokusuman I menjadi Puskesmas pilihan masyarakat yang dapatmemberikan pelayanan kesehatan sesuaistandar dan berwawasan masyarakat. 2. Misi a. Memberikan Pelayanan yang bermutu, merata dan terjangkau bagi seluruh lapisan masyarakat tanpa diskriminasi. b. Meningkatkan profesionalisme & loyalitas petugas. c. Meningkatkan & mengembangkan kerjasama dengan unsur yg terkait. d. Menjunjung sikap gotong royong dan kekeluargaan sesama petugas.
13 3. Strategi a. Mempunyai Kebijakan Mutu b. Meningkatkan profesionalisme petugas c. Menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pelayanan d. Memberikan Konsultasi, Intervensi, Edukasi (KIE) e. Meningkatkan Koordinasi Lintas Sektoral & Lintas Program 4. Kondisi Geografi dan Demografi Puskesmas Gondokusuman I merupakan salah satu dari dua Puskesmas Induk dan terletak di wilayah Kecamatan Gondokusuman yang wilayah kerjanya cukup luas dengan adanya 5 kelurahan dengan jumlah penduduk yang cukup banyak. Untuk wilayah yang diampu oleh Puskesmas Gondokusuman I meliputi Kelurahan Baciro, Kelurahan Demangan, dan Kelurahan Klitren. Dengan batas-batas wilayah kerja antara lain : a. Batas utara adalah Kecamatan Depok Kabupaten Sleman b. Batas selatan adalah Kecamatan Umbulharjo c. Batas barat yaitu kecamatan Danurejan d. Batas timur adalah Kecamatan Depok. Luas wilayah kerja Puskesmas Gondokusuman I adalah sebagai berikut :
14 Tabel 1. Luas Wilayah Kerja Puskesmas Gondokusuman I Tahun 2012 Kelurahan Luas Jumlah RT Jumlah RW Jumlah Penduduk Demangan 0,73 km 2 44 12 12.071 jiwa Baciro 1,06 km 2 87 21 14.914 jiwa Klitren 0,68 km 2 63 16 10.366 jiwa Total 2,21 km 2 194 49 37.351 jiwa 5. Sarana Kesehatan Puskesmas Gondokusuman I adalah unit pelaksana pembangunan kesehatan di wilayah Kecamatan Gondokusuman. Yang dimaksud unit pelaksana adalah Unit Plaksana Teknis Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta yang melaksanakan tugas teknis operasional di wilayah Kecamatan Gondokusuman. Data sarana Kesehatan yang ada di Puskesmas Gondokusuman I dapat dilihat pada tabel di bawah ini : Tabel 2. Data Dasar Puskesmas Gondokusuman I No Sarana / Prasarana Jumlah 1 Posyandu 49 2 Ambulance 1 3 Lokasi Pusling 49 Tabel 3. Penyebaran UKBM Puskesmas Gondokusuman I No Jenis UKBM Jumlah 1 Posyandu 49 2 Pos Obat Desa 49 3 UKGMD (IHPP) 19 4 PAUD 19 5 Kelompok Lansia 49 6 Desa Siaga 3
15 7 SD/MI 11 8 SMP 6 9 SMA 5 10 PT 1 Tabel 4. Sumber Daya Manusia Puskesmas Gondokusuman I No Sumber Daya Jumlah 1 Kader Total 744 2 Kader dilatih 744 3 Kader Aktif 685 6. Tenaga Kesehatan Tabel 5. Tenaga Kesehatan Puskesmas Gondokusuman I No. Jabatan Jumlah Keterangan 1. Ka.Puskesmas 1 PNS, S1 kedokteran 2. Ka.Sub.Bag.TU 1 PNS,D3 3. Dokter Umum 3 PNS Kota Yk, 1 PNS Titipan, 5 Fungsional 1Teknis Dinkes (S1 Kedokteran) 4. Dokter Gigi Fungsional 2 PNS, S1 Kedokteran Gigi 5. Bidan 3 PNS (3 D3) 6. Perawat 5 PNS ( 2 D3, 3 SPK ) 7. Perawat Gigi 3 PNS ( 2 S1, 1 D3 ) 8. Analis Kesehatan 3 2 PNS, 1 Teknis Dinkes ( D3 ) 9. Nutritionist 1 PNS, D3 10. Sanitarian 1 PNS, D3 11. Apoteker 1 Teknis Dinkes, S1 12. Asisten Apoteker 2 PNS, SMF 13. Psikolog 1 Pihak Ke-3 / CPMH-UGM, S2 14. Rekam Medis 1 PNS, D3 15. Staf ( Umum Fungsional ) 5 PNS, SMA 16. Surveilans kelurahan 3 Naban ( 1 S1, 1 D3, 1 SMA )
16 17. Administrasi 3 18. 19. 20. Cleaning Service Pelaksana Akuntansi Jaga Malam Pustu 3 1 Naban, 1 teknis Dinkes, 1Teknis Pusk. ( 2 S1, 1 SMA ) 1 Naban, 2 teknis Pusk ( 2 SMA, 1 SMP ) 1 Teknis Dinkes ( S1 ) 1 Teknis Pusk ( SMA )