MATERI 1 Mendifinisikan proyek dan mengenal Program MS Project adalah tools ( alat Bantu) yang sangat berguna dalam mengelola sebuah project dari yang sederhana sampai yang kompleks. Tujuan Pelajaran: Bagaimana mendifinisikan sebuah proyek dan mengenal Program MS.Project beserta bagian bagian penting dari proyek Target Pelajaran: Mengetahui target, Asumsi, Batasan, serta ruang lingkup Proyek Membuka dan memulai program Membuka dan membuat file proyek Mengenal bagian bagian program Menutup program Ms. Proyek 1.1. Menentukan Target Proyek Target atau tujuan proyek yang jelas sangatlah penting, karena keberhasilan sebuah proyek sangat tergantung pada seberapa tepat anda menentukan Target. Target (tujuan proyek haruslah spesifik dan terukur. Target sebuah Proyek terdiri dari: 1. Daftar proyek yang harus diselesaikan 2. Tanggal penyelesaian yang jelas 3. Spesifikasi kwalitas yang harus dipenuhi 4. Batasan Biaya, proyek tidak boleh melebihi batasan biaya yang dialokasikan. Agar Target Proyek menjadi efektif, semua stackholder haruslah sepakat dengan target tersebut. Untuk kebutuhan ini, seorang project manager membuat target proyek dalam sebuah dokumen, yang menjadi bagian terpenting selama proyek berjalan. Anda dapat membuat dokumen tersebut dan menyertakannya dalam file microsoft project. 1.2. Menentukan Asumsi Proyek Selama merencanakan tahapan2 proyek, anda mungkin mempunyai beberapa hal penting, termasuk beberapa pertanyaan yang belum ada jawabannya. Contoh: kapan beberapa sumberdaya kunci tersedia pada saat pekerjaan dimulai, dan seberapa lama proses tersebut memakan waktu. - Ada beberapa hal penting untuk tetap menjaga beberapa asumsi: Para stakeholder harus dapat memberikan masukan masukan dan akhirnya menyepakati asumsi sebelum proyek dimulai. - Anda dapat merevisi jadwal pengerjaan apabila ada informasi tambahan tentang faktor faktor tertentu. 1-1
1.3. Menentukan Batasan Proyek Batasan (constraints) pada prinsipnya adalah segala sesuatu yang membatasi manager proyek dalam menentukan pilihan. Pada prinsipnya ada 3 batasan besar: 1. Schedule (jadwal) 2. Resources ( sumber daya) 3. Scope atau cakupan pelaksanaan proyek. Perubahan pada satu batasan biasanya berdampak pada dua yang lain, dan juga berdampak pada kwalitas proyek secara keseluruhan. Misalnya: Mengurangi waktu pelaksanaan proyek, menyebabkan dibutuhkannya penambahan orang (sumber daya) dan mungkin mengurangi beberapa fasilitas yang semestinya ada dalam proyek (scope/cakupan) Dalam hal ini manager proyek harus menentukan apakah perubahan pada masing masing batasan dapat diterima atau tidak. Konsep yang melibatkan 3 batasan ini sering disebut dengan Project Triangle atau 3 batasan Managemen proyek. Selama pelaksanaan sebaiknya stakeholder selalu dapat memonitor dan memberi masukan. 1.4. Menentukan Ruang lingkup Perencanaan Setelah anda mengidentifikasi Target, Asumsi, dan Batasan Proyek, Anda sudah siap untuk membuat naskah (draft) untuk cakupan managemen perencanaan. Cakupan proyek adalah kombinasi dari semua target dan Tugas dalam proyek serta pekerjaan untuk menyelesaikannya.cakupan managemen perencanaan juga menentukan prosedur apabila ada perubahan yang mengubah proyek. 1-2
2.1 Membuka dam memulai Program 1-3
2.2. Membuka File Proyek 1-4
2.3. Membuat File Proyek Baru 1-5
2.5 Mengenal Bagian bagian Program 2.5.1. Melakukan Setup Halaman 1-6
2.5.2. Mengenal Option Program 2.5.3. Menata Window Program 1-7
2.6. Menutup File dan Menutup Program 1-8
Materi 2 Mengenal Dasar Managemen Proyek Bila anda adalah pendatang baru dalam Ms.Project, Anda mungkin memiliki pertanyaan bagaimana mengelola proyek dengan MS Project. Pada pelajaran ini akan memberikan informasi tentang dasar dasar managemen proyek dan konsep yang ditawarkan Ms.Project serta memandu anda agar dapat membuat perencanaan, melacak kemajuan proyek dan mengkomunikasikan hasil perecanaan proyek. Tujuan dalam pelajaran ini: Bagaimana mengenal dasar dasar managemen proyek serta bagaimana Ms project dapat membantu anda mengelola proyek. Target dalam pelajaran ini: Mengenal managemen dan database proyek Mengenal konsep database proyek Melihat data dan penjadwalan proyek Mengetahui pengelolaan proyek dengan Ms project 2.1. Apakah Managemen Proyek Itu 2-1
2-2
2-3
2-4
Materi 3 Membuat File Proyek dan Daftar Pekerjaan Pertama: Buatlah langkah langkah yang diperlukan untuk mencapai target proyek. Mulailah dengan beberapa pekerjaan besar, kemudian bagilah (breakdown) menjadi pekerjaan pekerjaan kecil yang dapat diukur sumber daya yang dibutuhkan untuk pekerjaan kecil tersebut. Tambahkan tonggak waktu (milestone) dan tentukan perkiraan waktu pengerjaannya. Tujuan Pelajaran: Bagaimana membuat file proyek baru dan memasukkan daftar pekerjaan dalam proyek tersebut. Target Pelajaran: Membuat file proyek baru dan Kalendar proyek Memasukan dafta pekerjaan Menggunakan struktur daftar pekerjaan Membuat pekerjaan rutin dan tonggak kerja File - New 3-1
3-2
3-3
3-4
3-5
Materi 4 Menjadwalkan Pekerjaan Setelah membuat daftar pekerjaan dan menampilkan outline dari keseluruhan proyek, selanjutnya anda dapat mulai menentukan bagaimana pekerjaan pekerjaan tersebut berhubungan satu dengan yang lain dalam waktu yang spesifik. Terdapat banyak tipe keterhubungan antar pekerjaan, seperti hubungan bahwa satu pekerjaan dapat dilakukan setelah satu pekerjaan lain selesai dilakukan. Hubungan ini disebut dengan ketergantungan sebuah Pekerjaan. Tujuan: Cara membuat ketergantungan antar pekerjaan dan menyesuaikan jadwal kerja Yng dibuat program. Target: - Menetapkan keterhubungan antar pekerjaan - Mengatasi pekerjaan yang overlap (bersamaan) - Menambahkan batasan waktu dan deadline - Memecah pekerjaan saat terjadi perubahan jadwal. 4-1
4-2
Contoh: 4-3
4-4
Double klik 4-5
4-6
Contoh: 4-7
Materi 5 Menghubungkan Pekerjaan dan Sumber Daya Tujuan: Bagaimana menghubungkan pekerjaan pekerjaan dengan sumber daya yang dilibatkan dalam proyek serta menyesuaikan serta menyesuaikan berapa banyak sumber daya yang dibutuhkan Target: - Membuat daftar sumber daya - Menganti Jadwal kerja sumber daya - Menghubungkan pekerjaan dengan sumber daya - Menyesuaikan sumber daya yang dibutuhkan pekerjaan. - Melihat rangkuman sumber daya 5-1
Contoh: 5-2
Contoh: 5-3
Contoh: 5-4
Contoh: 5-5
Contoh: Klik kanan 5-6
Materi 6 Memasukkan Biaya Proyek Tujuan: Bagaimana menambahkan informasi harga sumber daya, harga pekerjaan serta menampilkan informasi biaya lengkap keseluruhan proyek untuk kebutuhan analisa anggaran. Target: - Menambahkan informasi harga sumber daya dan pekerjaan - Mendefinisikan penambahan harga - Melihat biaya sumberdaya - Melihat biaya keseluruhan proyek 6-1
Contoh: 6-2
Bisa diganti dengan Rp 6-3
Contoh: 6-4
6-5
Contoh: 6-6
Contoh: 6-7
6-8
Materi 7 Menampilkan Jadwal dan Informasi Proyek Setelah memasukkan data-data penting dari proyek, cobalah untuk melihatnya kembali, apakah perencanaan tersebut sudah sesuai dengan batas penyelesaian proyek. Jika tidak, telitilah kembali pekerjaan-pekerjaan tertentu sesuai tonggak (milestone) dan pastikan masing-masing pekerjaan terjadwalkan secara efisien. Pertama, lihatlah gambaran besarnya: waktu mulai dan waktu akhir adalah jalur kritis. Kemudian lakukan pemeriksaan pada bagian detailnya. Tampilkan pekerjaan dan sumber daya sehingga anda dapat melakukan beberapa penyesuaian. Setelah menyelesaikan pekerjaan ini, anda akan mengetahui bagaimana melihat keseluruhan jadwal maupun bagian detailnya. Tujuan: Bagaimana menampilkan Informasi proyek sesuai dengan kebutuhan anda saat menganalisa perencanaan proyek tersebut. Target: - Melihat Informasi Keseluruhan Proyek - Menampilkan Statistik Proyek - Mengidentifikasi Jalur Kritis dalam Proyek - Menggunakan Filter serta beberapa fasilitas lain 7-1
Menyesuaikan Tampilah: Gunakan tombol + atau untuk menampilakan dan menyembunyikan pekerjaan. Perhatikan gambar dibawah ini: Anda juga dapat memilih tampilan melalui tool Show seperti gambar dibawah ini:. 7-2
Pilih Menu Project Project Information. Maka akan tampil seperti gambar dibawah ini. Pilih Statistik, maka tampilam selanjutnya adalah: 7-3
Pilih Menu Project Filtered For: Pilih Critical Maka hanya pekerjaan pekerjaan yang ada pada lintasan kritis yang ditampilkan. 7-4
Tampilan Caleandar: Tampilan Gantt Chart: 7-5
Tampilan Network Diagram: Tampilan Task Usage: Tampilan Resource Graph: 7-6
Tampilan Resource Usage: 7-7
7-8
Menu Project Filtered for : Using Resource Maka akan timbul kotak seperti dibawah ini, kemidian pilih resource yang diinginkan. 7-9
7-10
Materi 8 Menyesuaikan Jadwal dan Menyimpan Proyek Saat Anda menampilkan informasi proyek, Anda melihat bahwa proyek tidak akan selesai pada batas waktu yang ditentukan, Anda dapat menyesuaikan pekerjaan untuk memperpendek jadwal. Perhatikanlah pekerjaan pekerjaan kritis, karena pekerjaan tersebut akan sangat memperngaruhi waktu selesainya proyek. Dapatkah pekerjaan tersebut dimajukan? Anda dapat menggunakan Lead Time untuk memajukan waktu pelaksanaan sebuah pekerjaan. Cara lain adalah menambahkan constraints, apakah beberapa sumber daya (pekerja) kelebihan pekerjaan sedangkan yang lain kekurangan pekerjaan? Hubungkan kembali sember daya tersebut untuk memperpendek jadwal. Setelah Anda menyelesaikan pekerjaan ini, anda akan dapat menyesuaikan jadwal agar dapat memenuhi deadline proyek. Tujuan Pelajaran: Bagaimana membuat beberapa penyesuaian pada penjadwalan proyek sehingga pelaksanaan proyek dapat berjalan efektif dan efisien. Target Pelajaran: - Menambahkan dan menyesuaikan ketergantungan Pekerjaan. - Mengatasi Pekerjaan yang Bersamaan - Menambahkan Batasan Proyek - Manambahkan Sumber Daya pada Pekerjaan - Menyimpan File Proyek. 8-1
8-2
8-3
8-4
Ada 2 cara untuk mengatasi masalah ini: 1. dengan menambah sumber daya, atau 2. mengurangi sumber daya yang akan berdampak pada durasi pekerjaan, atau 8-5
8-6
8-7
Materi 9 Menyimpan Kemajuan dan Optimasi Proyek Sekali And melakukan setup perencanaan dan pekerjaan proyek sudah dimulai, anda dapat menjaga agar pekerjaan dapat sesuai jadwal, melihat berapa persen suatu pekerjaan sudahdiselesaikan, dan melihat berapa persen suatu pekerjaan yang sedang berlangsung. Dengan melakukan pelacaran (tracking) anda dapat melihat bagaimana dampak sebuah perubahan pada pekerjaan dan juga pada waktu penyelesaian proyek. Seteh anda menyelesaikan bagian ini, anda dapat mengetahui bagaimana memasukkan informasi pekerjaan yang sedang berlangsung dan pengaruhnya pada jadwal penyelesaian proyek. Tujuan Pelajaran: Bagaimana melakukan penelusuran (tracking) pada jadwal dan mengelola Informasi Proyek. Target Pelajaran: - Menelusuri Jadwal dan Pekerjaan Proyek. - Menelusuri Biaya Proyek - Menyeimbangkan Proyek 9-1
Pada Menu View More views cari dan pilih Task Sheet Kembali le menu View pilih tracking Gantt. Kemudian Pada Menu Windows Pilih Split Maka akan tambil seperti Gambar dibawah ini: Isikan % complete sesuai dengan keadaan sebenarnya. 9-2
Untuk menampilakan tool bar Traking, klik pada pada area tool bar pilih Tracking Maka akan tampil seperti gambar dibawah ini: 9-3
Pada Menu View More views cari dan pilih Task Sheet Kembali le menu View pilih tracking Gantt. Kemudian Pada Menu Windows Pilih Split Pada Tool Bar Tracking Pilih tombol update task 9-4
Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini. Isi Actual Duration sesuai dengan kondisi sebenarnya. Kemudian pilih OK Pada Menu View pilih Table: Cost: 9-5
Maka akan tampil seperti dibawah ini: 9-6
Pilih Project Filtered for: - Critical Maka akan hanya pekerjaan yang termasuk pada lintasan kritis yang ditampilkan. Coba rubah durasi pekerjaan Galian Tanah Pondasi dari 2 days menjadi 1 days. 9-7
Kemudian pad amenu tools Klik Tracking - pilih Update Project. OK Lihat gambar dibawah ini. Untuk melihat efek dari perubahan ini dapat dilihat pada: Menu Project Project Information pilih statistic. 9-8
9-9
Caranya: Klik 2 kali pada item pekerjaan yang akan di constraint. Pilih advance. Isikan Constraint yang diinginkan beserta tangganya. Lalu OK Lihat gambar dibawah ini: maka akan tampil seperti gambar dibawah ini dan pilih continue. Lalu OK Kemudian pada memu Tools Pilih Tracking Update Project - OK 9-10
Untuk melihat efek dari perubahan ini Pada Menu Project Project Information pilih Statistic Pastikan Tampila berada pada posisi Gantt Chart dan Table: Entry Kemudian pada menu window pilih Split Dan pastikan pada Menu Format Detail Pilih Resouce Work Lihat Gambar dibawah ini: 9-11
Pada Kolom Overtime Work, tambahkan atau isi jumlah jam yang diinginkan untuk overtime. Pilih OK Setelah selesai. Pada Menu Tool Tracking Update Project- OK. Untuk melihat efek dari perubahan ini. Pada menu Project Project Information - Statistic 9-12
Materi 10 Membuat Laporan dan Mencetak Proyek Pada Pelajaran ini, kita akan pelajari beberapa fasilitas program berkaitan dengan membuat laporan proyek serta bagaimana mencetak dan mempublikasikan informasi proyek. Microsoft project sudah menyediakan fasilitas khusus untuk membuat laporan proyek, anda tinggal memilih jenis laporan yang dibutuhkan. Program juga memungkinkan anda membuat publikasi online dari informasi proyek, sehingga informasi tersebut dapat diakses secara online oleh tim proyek. Tujuan Pelajaran: Bagaimana Membuat Laporan dan mencetak Informasi. Target Pelajaran: - Membuat Format Jadwal Pekerjaan - Mencetak Informasi Proyek - Mempublikasikan Informasi Proyek 10-1
10-2
Format Font Format Bar Format Timescale Format Gridlines 10-3
10-4
10-5
Pada Menu File Save as web Page, klik save. kemudian muncul tampilan seperti dibawah ini: Pilih cost data by task save 10-6