Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Unit Jaminan Mutu Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Brawijaya Malang 2011
Manual Prosedur Pengendalian Dokumen Dan Rekaman Kode Dokumen : 00203 06001 Revisi : 2 Tanggal : 5 Mei 2011 Diajukan oleh : Sekretaris Jurusan Akuntansi Helmy Adam, SE., MSA., Ak., CPMA Dikendalikan oleh : Unit Jaminan Mutu Ali Djamhuri, Ph.D, Ak. Disetujui oleh : Ketua Jurusan Akuntansi Dr. Unti Ludigdo, Ak i
Daftar Isi Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Definisi... 1 Rujukan... 2 Garis Besar Prosedur... 2 Bagan Alir... 6 1. Prosedur Pengendalian Dokumen... 6 2. Prosedur Pengendalian Rekaman... 7 Lampiran... 8 1. Daftar Nomor Dokumen... 8 2. Daftar Distribusi Dokumen... 9 3. Daftar Revisi Dokumen... 10 4. Daftar Rekaman Mutu... 11 i
Tujuan 1. Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai. Ruang Lingkup Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu. Definisi 1. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi Jurusan untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. 2. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan target pencapaian Rencana strategis Unit Jaminan Mutu Jurusan dan sasaran mutu UJM Jurusan. 3. Dokumen Mutu adalah dokumen dalam bentuk hardcopy maupun softcopy yang digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. 1
4. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar Rujukan 1. Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman PJM 2. Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman GJM Fakultas Ekonomi 3. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional Garis Besar Prosedur 1. Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disyahkan oleh Ketua urusan, setelah disiapkan oleh Sekretaris Unit Jaminan Mutu UJM, dan dikaji ulang oleh Ketua UJM. Dengan menanda-tangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. 2. Sekretaris UJM Jurusan Jurusan menerbitkan dan menggandakan dokumen. 3. Pendistribusian dokumen dilakukan staf UJM Jurusan dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen. 4. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM 2
dan MP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. 5. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Wakil ketua bidang. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel DOKUMEN TERKENDALI. Belum ada dokumen terkendali. Semua dokumen dapat diunggah dalam halaman web Fakultas Ekonomi untuk mendukung program paperless community. 6. Dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh Ketua UJM. Dokumen Level I ialah Manual Mutu. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja. 7. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 8. Masing-masing Wakil ketua bidang harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 3
9. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 10. Masing-masing unit pelaksana harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut: Peta lokasi file dokumen (site map) Peta lokasi file dokumen yang ada pada masingmasing bidang. 11. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 12. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. 13. Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di fotokopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotokopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 14. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. Masing-masing unit pelaksana harus menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR. 15. Dalam pengendalian rekaman, masing-masing unit pelaksana harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan 4
Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 16. Identifikasi revisi rekaman tidak dibedakan dengan warna sampul, tetapi menggunakan perubahan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 17. Masing-masing staf UJM harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut: Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang 18. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. Tiap enam bulan sekali Tenaga Kependidikan melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/ catatan kadaluarsa Tenaga Kependidikan melakukan pemusnahan dengan disaksikan salah satu civititas Jurusan sesuai dengan metode pemusnahannya. Bagan Alir 5
1. Prosedur Pengendalian Dokumen Mulai Ketua UJM Mengesahkan dokumen Daftar Nomor Dokumen 00203 06000 01 Sekretaris UJM Jurusan Menerbitkan dokumen Staf UJM Jurusan Menggandakan dokumen Staf UJM Jurusan Mendistribusikan dokumen Daftar Distribusi Dokumen 00203 06000 02 Penerima Dokumen Mengganti dokumen lama dengan dokumen yang baru Staf UJM Jurusan Mengendalikan data Daftar Revisi Dokumen 00203 06000 03 Selesai 6
2. Prosedur Pengendalian Rekaman Mulai Staf UJM Jurusan Menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas Staf UJM Jurusan Melaksanakan kegiatan pengendalian rekaman Daftar Rekaman Mutu 00203 06000 04 Staf UJM Jurusan Melakukan tabulasi data Sekretaris UJM Jurusan Menganalisa data Data Terolah Sekretaris UJM Jurusan Menyusun laporan dan tinjauan manajemen Laporan Selesai 7
Lampiran 1: Daftar Nomor Dokumen (00203 06000 01) No Dokumen Tingkat Kode 1. Manual Mutu Jurusan Jurusan 00203 05000 2. 3. 4. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman Jurusan MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Jurusan MP Tindakan Korektif dan Pencegahan Jurusan Jurusan 00203 06001 Jurusan 00203 06002 Jurusan 00203 06003 5. MP Audit Internal Jurusan Jurusan 00203 06004 6. MP Standar Mutu Akademik Jurusan Jurusan 00203 06005 7. MP Pengembangan Kurikulum Jurusan Jurusan 00203 06006 8. 9. MP Pemrograman KRS dan Bimbingan Akademis Jurusan MP Penentuan Dosen Pengasuh Mata Kuliah Jurusan Jurusan 00203 06007 Jurusan 00203 06008 10. MP Penjadwalan Kuliah Jurusan Jurusan 00203 06009 11. MP Pengajaran Jurusan Jurusan 00203 06010 12. MP KKNP Jurusan Jurusan 00203 06011 13. MP Skripsi dan Ujian Akhir Jurusan Jurusan 00203 06012 14. MP Evaluasi Kinerja Tenaga Pengajar Jurusan Akuntansi Jurusan 00203 06013 15. MP SAC Jurusan Jurusan 00203 06014 16. MP Perekrutan Asisten Dosen Jurusan Jurusan 00203 06014 17. MP Penelitian Dana PNBP Jurusan Jurusan 00203 06016 18. MP Pengabdian Masyarakat Jurusan Jurusan 00203 06017 19. MP Disertasi Jurusan Jurusan 00203 06018 20. MP Thesis Jurusan Jurusan 00203 06019 21. Instruksi Kerja Jurusan 00203 07001 22. Dokumen Pendukung Jurusan 00203 08000 8
Lampiran 2: Daftar Distribusi Dokumen (00203 06001 02) Nama Dokumen/Borang : Nomor/Kode : Revisi ke- : Copy ke- Penerima Tanggal Tanda Tangan 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Lampiran 3: Daftar Revisi Dokumen (00203 06001 03) No. Nama/Jenis Dokumen Revisi ke- Tanggal Keterangan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Rencana Strategis Jurusan Program Kerja Jurusan Pedoman Pendidikan Jurusan Manual Mutu Jurusan MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman Jurusan MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Jurusan MP Tindakan Korektif dan Pencegahan Jurusan MP Audit Internal Jurusan MP Standar Mutu Akademik Jurusan MP Pengembangan Kurikulum Jurusan MP Pemrograman KRS dan Bimbingan Akademis Jurusan MP Penentuan Dosen Pengasuh Mata Kuliah Jurusan MP Penjadwalan Kuliah Jurusan MP Pengajaran Jurusan MP KKNP Jurusan Akuntansi MP Skripsi dan Ujian Akhir Jurusan MP Evaluasi Kinerja Tenaga Pengajar Jurusan Akuntansi MP SAC Jurusan Akuntansi MP Perekrutan Asisten Dosen Jurusan Akuntansi MP Penelitian Dana PNBP Jurusan MP Pengabdian Masyarakat Jurusan 23. Instruksi Kerja 10
Lampiran 4: Daftar Rekaman Mutu (00203 06001 04) Nama/Judul Kode Revisi Filing Retensi Visi, Misi dan Tujuan 00203 01000 Jurusan Rencana Strategis 00203 02000 Jurusan Program Kerja Jurusan 00203 03000 Pedoman Pendidikan 00203 04000 Jurusan Manual Mutu Jurusan 00203 05000 MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman 00203 06001 Jurusan MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai 00203 06002 Jurusan MP Tindakan Korektif dan Pencegahan Jurusan 00203 06003 MP Audit Internal 00203 06004 Jurusan MP Standar Mutu Akademik Jurusan 00203 06005 MP Pengembangan Kurikulum Jurusan 00203 06006 MP Pemrograman KRS dan Bimbingan Akademis 00203 06007 Jurusan MP Penentuan Dosen Pengasuh Mata Kuliah 00203 06008 Jurusan MP Penjadwalan Kuliah 00203 06009 Jurusan MP Pengajaran Jurusan 00203 06010 MP KKNP Jurusan 00203 06011 MP Skripsi dan Ujian Akhir Jurusan Akuntansi 00203 06012 MP Evaluasi Kinerja Tenaga Pengajar 00203 06013 Jurusan MP SAC Jurusan 00203 06014 MP Perekrutan Asisten Dosen Jurusan Akuntansi 00203 06014 MP Penelitian Dana PNBP Jurusan Akuntansi 00203 06016 Metode Pemusnahan 11