BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Setiap perusahaan baik perusahaan jasa ataupun manufaktur selalu memerlukan sediaan. Tanpa adanya sediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan para pelanggannya (Rangkuti:1995) Sediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan, atau dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa (PSAK 14). Menurut Ranguti (2002:1) dalam jurnal Shintya Tantri Singgih & Rapina (2011), Sediaan merupakan suatu hal yang sangat penting yang harus dimiliki oleh setiap perusahaan, baik perusahaan dagang, perusahaan manufaktur, maupun perusahaan jasa. Pada perusahaan dagang atau retail, sediaan memegang peranan yang sangat penting karena aktivitas bisnisnya memang bertumpu pada sediaan itu. Perusahaan dagang menjual sediaan itu tanpa merubah bentuknya kepada pembeli dan memperoleh laba dari aktivitasnya tersebut. Sediaan memiliki sifat rentan terhadap beberapa masalah seperti kerusakan, pencurian, kekunoan dan kekurangan stock. Untuk itu perlu sekali dilakukan pengendalian terhadap sediaan. Menurut Hartadi (1986) sistem pengendalian internal dibagi kedalam dua bagian yaitu sistem pengendalian 1
akuntansi dan sistem pengendalian administrasi. Sistem pengendalian akuntansi meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta ataupun aktifa dan dapat dipercayainya catatan keuangan. Sedangkan, sistem pengendalian administrasi meliputi rencana organisasi serta prosedur-prosedur dan catatan-catatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang mengarah kepada tindakan manajemen untuk menyetujui atau memberi wewenang. Tujuan utama pengendalian administrasi adalah pencapaian tujuan operasional, seperti efisiensi dan efekivitas opersi, efektivitas operasi manajemen, dan hubungan masyarakat. Menurut Mulyadi pada tulisan Arip Sistana (2010) Suatu perusahaan menerapkan sistem pengendalian internal sebagai penunjang dalam menjalankan usahanya. Sistem tersebut disesuaikan dengan keadaan dan kondisi masingmasing perusahaan karena jenis dan bentuk perusahaan yang berbeda-beda. Sistem pengendalian internal yaitu suatu sistem yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Untuk itu pengendalian internal yang baik sangat dibutuhkan untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan dan membantu dalam pencapaian tujuan perusahaan. Menurut Wilson and Campbell dalam bukunya Controllership yang diterjemahkan oleh Tjintjin Fenix Tjendera (1999) pada Akurat Jurnal Ilmiah Akuntansi Nomor 05 Tahun ke-2 Mei-Agustus 2011 yang ditulis oleh Chandra Elva Sutanti terdapat beberapa manfaat akan pentingnya pengendalian atas sediaan diantaranya adalah: 2
1. Menekan investasi modal dalam sediaan pada tingkat yang minimum. 2. Mengeliminasi atau mengurangi pemborosan dan biaya yang timbul dari penyelenggaraan sediaan yang berlebihan, kerusakan, keusangan, serta asuransi sediaan. 3. Mengurangi resiko kecurangan atau kecurian sediaan. 4. Menghindari resiko penundaan produksi dengan cara selalu menyediakan bahan yang diperlukan. 5. Memungkinkan pemberian jasa yang lebih memuaskan kepada para pelanggan dengan cara selalu menyediakan bahan atau barang yang diperlukan. 6. Dapat mengurangi investasi dalam fasilitas dan peralatan pergudangan. 7. Memungkinkan pemerataan produksi melalui penyelenggaraan sediaan yang tidak merata sehingga dapat membantu stabilitas pekerjaan. 8. Menghindarkan atau mengurangi kerugian yang timbul karena penurunan harga. 9. Mengurangi biaya opname fisik sediaan tahunan. 10. Melalui pengendalian yang wajar dan informasi yang tersedia untuk sediaan. 11. Mengurangi biaya penjualan dan biaya administrasi, melalui pemberian jasa. Setelah kita mengetahui pentingnya pengendalian suatu sediaan maka sudah selayaknya apabila dalam suatu perusahaan pengendalian sediaan perlu mendapatkan perhatian lebih apalagi disebuah perusahaan retail yang mana sediaan itu merupakan suatu inti dari kegiatan operasionalnya. Perusahaan retail 3
menurut Gilbert (2003) pada artikel achmad akbar adalah semua usaha bisnis yang secara langsung mengarahkan kemampuan pemasarannya untuk memuaskan konsumen akhir berdasarkan organisasi penjualan barang dan jasa sebagai inti dari distribusi. Perusahaan yang paling dekat dengan konsumen terakhir dialah yang akan mendapatkan untung paling besar pula. Untuk itu perkembangan perusahaan retail di Indonesia dari skala kecil hingga besar dapat dikatakan cukup pesat. Penelitian ini akan memfokuskan pembahasan mengenai pengendalian sediaan pada perusahaan retail. Pengendalian sediaan pada perusahaan retail dianggap penting karena apabila perusahaan menanamkan terlalu banyak dananya dalam sediaan, hal ini akan menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan dan mungkin mempunyai opportunity cost. Demikian pula apabila perusahaan tidak mempunyai sediaan yang mencukupi, dapat mengakibatkan biaya-biaya dari kekurangan bahan (stock out) (Rangkuti:1995). Penulis berharap hasil penelitian dan evaluasi yang dilakukan serta saran-saran yang diberikan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan-perusahaan retail di Indonesia dan juga bagi pihak lain yang berkepentingan. 1.2 Rumusan Masalah Pamella 1 adalah sebuah supermarket yang saat ini bisnisnya semakin berkembang pesat. Dibalik perkembangannya yang pesat itu, Pamella 1 masih memiliki beberapa masalah yang harus mendapatkan perhatian lebih dari pihak manajemen ataupun pemilik. Masalah utama yang akhirnya menyebabkan efek domino masalah lainnya adalah masalah gudang yang sudah tidak muat untuk menyimpan semua barang dagang Pamella 1. Masalah ini dikarenakan oleh 4
penentuan jumlah order untuk barang dagang masih menggunakan cara manual. Informasi yang menjadi dasar besarnya kuantitas order hanya berupa jumlah sediaan di supermarket dan di gudang serta pertimbangan apakah saat itu awal bulan atau akhir dan apakah akan mendekati hari raya atau tidak. Selanjutnya, keputusan kuantitas order bergantung kepada estimasi manajer cabang Pamella 1. Disamping itu karena Pamella 1 sering mengambil program yang ditawarkan oleh pemasok dengan pertimbangan perhitungan manual pula atas stock sediaan yang ada. Program ini mengharuskan Pamella 1 untuk membeli barang dari pemasok sesuai target yang diberikan pemasok ke Pamella 1 yang tentunya pemasok akan memberikan target order yang besar disamping juga memberikan diskon-diskon dan hadiah-hadiah. Hal ini menyebabkan Gudang Pamella 1 menjadi penuh bahkan sediaan barang dagang akhirnya melewati batas kapasitas Gudang Pamella 1 yang akhirnya sediaan tadi harus disimpan di Gudang Pusat Pamella yang terletak di seberang jalan sekitar 50 meter. Masalah lain yang dapat ditimbulkan akibat penjabaran masalah sebelumnya adalah mengenai pengiriman barang dari Gudang Pamella Pusat ke Supermarket Pamella 1. Dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk menyiapkan dan mengirimkan barang ke Pamella 1 karena order yang dilakukan pada malam hari untuk barang yang dibutuhkan esok harinya harus langsung masuk di Supermarket Pamella 1. Jadi, untuk menyiapkan barangbarang yang diorder harus benar-benar dipilih satu demi satu sesuai dengan orderan yang tertulis dari Pamella 1. Barang dari gudang pusat tidak boleh masuk kembali ke Gudang Pamella 1. Karena hal inilah maka membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menyiapkan barang yang dibutuhkan dan mengirimkannya. Pengiriman bahkan sering terjadi hingga 4 5 kali waktu pengiriman. Selain itu 5
masalah parkir mobil Pamella 1 yang tergolong kurang luas mengakibatkan waktu untuk menurunkan barang juga semakin lama. Akhirnya karena masalah-masalah tadi tidak jarang mengakibatkan stock out pada supermarketnya. Hal ini tentu saja menjadi masalah dasar yang tidak boleh terjadi di sebuah supermarket. Masalah berikutnya adalah pintu masuk konsumen dan pemasok menjadi satu dan belum adanya koordinasi yang cukup untuk perlakuan bagi pemasok ketika hendak menurunkan barang dan memasukannya ke bagian penerimaan barang untuk selanjutnya masuk ke gudang. Luas supermarket yang hampir tidak dapat mengikuti banyaknya ragam produk dan pintu masuk yang hanya satu tadi membuat semuanya terlihat sangat penuh sesak. Apalagi kalau transaksi sedang tinggi, bukan tidak mungkin ini akan mengurangi kenyamanan konsumen karena untuk masuk dan parkir saja harus berdesak-desakan. Hal ini juga berdampak pada bagian penerimaan barang yang harus mengecek kesamaan faktur dengan purchase order (PO) dengan cepat agar segera selesai dan supermarket tidak terlihat penuh sesak. Hal ini dapat menimbulkan potensi human eror untuk pengecekan barang. Akhirnya bukannya selesai cepat tetapi malah semakin panjang dan lama prosedurnya karena harus melakukan pengecekan ulang. Sebenarnya di Pamella 1 sudah menerapkan suatu sistem yang terintegrasi guna menginput data mengenai penjualan yang terjadi. Melalui mesin scanner yang terdapat di kasir, Pamella 1 dapat mengetahui mana produk yang memiliki penjualan yang tinggi dalam suatu periode. Namun, nampaknya informasi yang dihasilkan ini kurang begitu dimanfaatkan dalam pembuatan keputusan order. 6
1.3 Batasan Masalah Penelitian ini akan membahas mengenai evaluasi pengendalian internal administrasi atas sediaan barang dagang di Pamella 1 dengan pendekatan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang terdapat di Pamella 1 serta dengan pendekatan lima elemen pengendalian internal COSO. 1.4 Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah diatas, tujuan penelitian ini adalah mengevaluasi pengendalian internal atas sediaan Supermarket Pamella 1 dengan menggunakan pendekatan siklus dan lima elemen pengendalian COSO (Committee of Sponsoring Organizations) serta memberikan saran-saran perbaikan untuk Pamella 1 terkait perlakuan atas sediaan barang dagang. 1.5 Manfaat Penelitian 1. Bagi akademik, dapat menambah wawasan dan pengetahuan para civitas akademik dalam memahami pengendalian internal atas sediaan di sebuah usaha retail (swalayan) maupun bentuk usaha lainnya. 2. Bagi Swalayan Pamella 1, penelitian ini akan berguna untuk membantu mendapatkan pemahaman mengenai pengendalian internal menurut COSO dan membantu mengevaluasi sistem pengendalian internal yang sudah berjalan dengan dibandingkan oleh sistem pengendalian menurut COSO. 7
1.6 Sistematika Penulisan Penelitian BAB 1: PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang penelitian, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, sistematika penulisan penelitian dan metode pengumpulan dan pengolahan data. BAB 2: DASAR TEORI Bab ini memberikan teori-teori dari studi pustaka yang nantinya akan menjadi landasan untuk analisis dalam penelitian ini. Teori yang digunakan dalam penelitian ini adalah teori pengendalian internal COSO. BAB 3: GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN DAN METODE PENELITIAN Pada bab ini akan dipaparkan mengenai profil singkat Supermarket Pamella 1. Akan dijelaskan gambaran umum Supermarket Pamella 1 seperti: sejarah perusahaan, visi dan misi, kegiatan operasional dan tugas serta wewenang karyawannya. Dijelaskan pula mengenai metode penelitian, data apa saja yang dibutuhkan, cara pengumpulan data yang efektif, bagaimana cara menganalisis masalah dari data yang didapat serta siapa saja narasumber yang dibutuhkan untuk mendapatkan data maupun untuk mengkonfirmasikannya. BAB 4: EVALUASI Bab ini akan memaparkan pembahasan mengenai evaluasi sistem pengendalian internal atas sediaan di Swalayan Pamella 1 yang nantinya akan dievaluasi menggunakan COSO untuk siklus-siklus yang terkait. 8
BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi mengenai kesimpulan akhir dari penelitian berdasarkan rumusan masalah, batasan masalah serta analisis pembahasan yang ada serta saran-saran yang diberikan oleh peneliti untuk Pamella 1 mengenai pengendalian internal atas sediaan barang dagang. 9