SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA KANTOR DINAS PERTAMBANGAN DAN ENERGI PROPINSI SUMATERA UTARA TUGAS AKHIR BETA PRIMASARI

SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA KANTOR DINAS PERTAMBANGAN DAN ENERGI PROPINSI SUMATERA UTARA TUGAS AKHIR BETA PRIMASARI 052406002 DEPARTEMEN MATEMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2008

SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA KANTOR DINAS PERTAMBANGAN DAN ENERGI PROPINSI SUMATERA UTARA TUGAS AKHIR Diajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat mencapai gelar Ahli Madya BETA PRIMASARI 052406002 DEPARTEMEN MATEMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2008

PERSETUJUAN Judul : SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA KANTOR DINAS PERTAMBANGAN DAN ENERGI PROPINSI SUMATERA UTARA Kategori : TUGAS AKHIR Nama : BETA PRIMASARI Nomor Induk Mahasiswa : 052406002 Program Studi : DIPLOMA III ILMU KOMPUTER Departemen Fakultas : MATEMATIKA : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM (FMIPA) UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Diluluskan di Medan, Mei 2008 Diketahui Departemen Matematika FMIPA USU Ketua, Pembimbing, Dr. Saib Suwilo,M.Sc Drs.Marihat Situmorang, M.Kom NIP 131796149 NIP 131859487

PERNYATAAN SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA KANTOR DINAS PERTAMBANGAN DAN ENERGI PROPINSI SUMATERA UTARA TUGAS AKHIR Saya mengakui bahwa Tugas Akhir ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya. Medan, Mei 2008 BETA PRIMASARI 052406002

PENGHARGAAN Segala puji bagi Allah SWT, Rabb semesta alam, yang menggenggam setiap jiwa tatkala hidup dan matinya, tempat mengadu dan meminta pertolongan, karena atas rahmat dan kasih sayang-nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Shalawat berangkai salam tercurah kepada suri tauladan mulia, Rasulullah Muhammad SAW. Ucapan terima kasih saya sampaikan kepada Drs. Marihat Situmorang, M.Kom selaku pembimbing yang telah mencurahkan waktu, memberikan panduan dan penuh kepercayaan kepada penulis dalam menyempurnakan Tugas Akhir ini. Ucapan terima kasih juga ditujukan kepada Ketua dan Sekretaris Departemen Matematika Dr. Saib Suwilo, M.Sc. dan Drs. Henri Rani Sitepu, M.Si., Dekan dan Pembantu Dekan FMIPA USU, semua dosen pada Departemen Matematika FMIPA USU, pegawai di FMIPA USU, rekan-rekan kuliah yang telah membantu dan mengajari saya, terutama Nurainun, Suci, Naimah, Nana, dan Eka dan saudarasaudara saya di UKMI Al-Falak FMIPA USU yang telah memberikan segenap perhatian dan do a. Akhirnya tidak terlupakan kepada ayahanda, ibunda, abang dan adik yang telah mendukung dalam penulisan Tugas Akhir ini baik secara materi maupun moril, serta semua ahli keluarga yang selama ini memberikan bantuan dan dorongan yang diperlukan. Semoga Allah SWT yang akan membalasnya. Jazakumullah khairan katsiran.

ABSTRAK Kajian ini bertujuan untuk membangun suatu sistem informasi data pegawai. Sistem ini dikembangkan dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft Access 2003 dan Seagate Crystal Report 8.0. Sistem ini bekerja untuk dapat memasukkan data dan mencetak laporan tentang data pegawai. Tujuan sistem ini adalah untuk mempermudah pihak perusahaan dalam memperoleh laporan tentang data pegawai.

DAFTAR ISI Persetujuan Pernyataan Penghargaan Abstrak Daftar Isi ii iii iv v vi Bab I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Rumusan Masalah... 2 1.3 Identifikasi Masalah... 3 1.4 Maksud dan Tujuan... 3 1.5 Metodologi Penelitian... 4 1.6 SistematikaPenulisan... 4 Bab 2 Landasan Teori 2.1 Pengertian Data... 6 2.2 Pengolahan Data... 8 2.3 Sistem Database... 10 2.4 Hirarki Data dalam Database.... 11 2.5 Sistem Manajemen Database.... 11 2.5.1 Kelebihan dan Kelemahan Penggunaan Database... 12 2.6 Pengertian Sistem Informasi... 13 2.6.1 Pengertian Sistem... 13 2.6.2 Pengertian Informasi... 15 2.6.3 Siklus Informasi... 17 2.6.4 Peranan Komputer Dalam Sistem Informasi... 18 2.7 Sekilas Mengenai Visual Basic 6.0... 19 2.7.1 Keistimewaan Visual Basic 6.0... 21 2.7.2 Versi-Versi Visual Basic 6.0... 22 Bab 3 Gambaran Umum Perusahaan 3.1 Sejarah Singkat dan Perkembangan Perusahaan... 27 3.2 Makna Logo dan Visi Misi Perusahaan... 31

3.2.1 Makna Logo. 31 3.2.2 Visi Perusahaan 32 3.2.3 Misi Perusahaan.. 32 3.3 Ruang Lingkup Kegiatan Perusahaan... 33 3.3.1 Aktivitas Perusahaan.. 33 3.3.2 Tujuan dan Sasaran Perusahaan. 35 3.4 Uraian Tugas dan Fungsi Organisasi... 38 Bab 4 Perancangan Sistem 4.1 Sistem Kerja Yang Lama... 47 4.2 Sistem Yang Diusulkan... 47 4.3 Data Flow Diagram (DFD)... 48 4.3.1 Diagram Konteks... 48 4.3.2 Diagram Level 0 dan Diagram Level 1... 49 4.4 Perancangan Database... 52 4.5 Perancangan Layer... 53 4.6 Algoritma... 56 Bab 5 Implementasi Sistem 5.1 Pengertian dan Tujuan Implementasi Sistem... 58 5.2 Pemantapan Sistem... 59 5.3 Evaluasi Sistem... 59 5.4 Penerapan Sistem... 60 Bab 6 Kesimpulan Dan Saran 6.1 Kesimpulan... 63 6.2 Saran... 63 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi komputer sangat mempengaruhi hampir seluruh aspek kehidupan manusia. Cara kerja komputer yang praktis dan cepat dalam menghasilkan informasi yang akurat karena tingkat ketelitiannya yang tinggi, membuat komputer memegang peranan penting dalam kehidupan manusia. Komputer sebagai sebuah sistem yang bermanfaat memiliki tiga perangkat utama yaitu software, hardware dan brainware. Komputer juga merupakan suatu alat bantu yang dapat mempercepat proses transformasi data pada suatu manajemen yang pada akhirnya akan memberikan keuntungan kompetitif bagi yang menggunakannya. Karena begitu pesatnya perkembangan komputer di dunia kerja khususnya, maka hampir semua perusahaan maupun instansi pemerintah telah mengambil keputusan untuk menggunakan komputer dalam membangun sistem informasi sebagai

bentuk sarana penyedia informasi untuk berbagai kepentingan. Hal ini akan mengefektifkan dan mengefisienkan usaha dalam pencapaian sasaran perusahaan. Setelah penulis melakukan peninjauan pada kantor Dinas Pertambangan dan Energi Propinsi Sumatera Utara, penulis tertarik untuk membuat suatu sistem informasi khususnya biodata pegawai yang berisi keterangan atau data lengkap tentang diri pegawai, dimana sebelumnya pembuatan biodata pegawai dilakukan melalui pencatatan secara manual, sehingga menyebabkan ketidakefisienan informasi pada kantor dinas tersebut. Dengan pertimbangan tersebut dan pribadi penulis yang ingin menerapkan pengetahuan yang telah diperoleh maka penulis tertarik untukmengembangkan sistem informasi yang masih sederhana ini melalui sistem informasi berbasis komputer dan menyajikannya dalam bentuk karya ilmiah yang berjudul SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI PADA KANTOR DINAS PERTAMBANGAN DAN ENERGI PROPINSI SUMATERA UTARA 1.2 Rumusan Masalah umnya setiap perusahaan atau instansi pemerintah tidak akan terlepas dari masalah dalam aktifitasnya untuk mencapai tujuan. Masalah yang akan dipecahkan adalah bagaimana Dinas Pertambangan Dan Energi Propinsi Sumatera Utara dapat memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer sebagai suatu sarana untuk menyajikan informasi dengan lebih cepat dan mudah.

Sehubungan dengan hal tersebut dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana membuat suatu database yang tersistematis dalam menciptakan suatu sistem informasi biodata pegawai yang efektif dan efisien melalui bantuan komputer. 2. Bagaimana informasi pada sistem informasi dapat di-update (diperbaharui) dengan mudah pada waktu yang diinginkan. 1.3 Identifikasi Masalah Tugas akhir ini membahas pembuatan sistem informasi biodata pegawai secara umum. Ruang lingkup biodata pegawai terdiri dari data pribadi pegawai, golongan, jabatan dan data lainnya. Dalam pembuatan sistem informasi ini penulis menggunakan Sistem Basis data (Database System) dan dirancang dengan menggunakan salah satu aplikasi yang berbasis Windows, yakni dengan menggunakan bahasa pemograman Microsoft Visual Basic 6.0. 1.4 Maksud dan Tujuan Maksud penulisan tugas akhir ini adalah untuk membangun suatu sistem informasi yang dimanfaatkan untuk menyajikan informasi yang baik dengan cepat dan mudah.

Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk menunjukkan penggunaan dari bahasa pemograman Microsoft Visual Basic 6.0 dalam membangun suatu sistem informasi serta membantu kinerja dari Dinas Pertambangan Dan Energi Propinsi Sumatera Utara dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan secara efektif dan efisien. 1.5 Metodologi Penelitian Adapun metodologi penelitian yang digunakan penulis adalah : a. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Disini penulis menggunakan buku-buku yang berhubungan dengan masalah sehingga dapat membantu penyelesaian masalah. b. Penelitian Lapangan (Field Research) Penelitian dilakukan langsung ke Dinas Pertambangan Dan Energi Propinsi Sumatera Utara untuk mendapatkan data dimana penulis melakukan pengumpulan data dengan cara bertanya langsung kepada karyawan yang terkait. 1.6 Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan laporan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini penulis menguraikan Latar Belakang, Identifikasi Masalah, Maksud Dan Tujuan Penulisan, Ruang Lingkup Masalah, Metode Penelitian dan Sistematika Penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Dalam bab ini penulis menguraikan beberapa hal yang berhubungan dengan judul dan bahasa pemograman Microsoft Visual Basic 6.0 yang penulis gunakan. BAB 3 : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Dalam bab ini penulis menyajikan gambaran tentang Dinas Pertambangan Dan Energi Propinsi Sumatera Utara yang terdiri dari profil, arti logo perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas dan fungsi struktur organisasi, ruang lingkup kegiatan perusahaan serta visi dan misi Dinas Pertambangan dan Energi Propinsi Sumatera Utara. BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM Dalam bab ini penulis menguraikan tentang perancangan sistem yang dirancang yang meliputi perancangan layout, perancangan database, gambaran sistem informasi yang akan dibuat serta bagaimana algoritma aplikasi tersebut saat dijalankan. BAB 5 : IMPLEMENTASI SISTEM Dalam bab ini penulis menyajikan tentang pengertian, komponen-komponen dan tujuan dalam implementasi sistem.

BAB 6 : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini penulis menguraikan tentang kesimpulan dan saran. BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Data Suatu informasi sangat erat hubungannya dengan data. Informasi berasal dari data. Data adalah istilah mejemuk yang berasal dari kata datum yang berarti fakta atau bagian yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol, gambar, kata, angka, huruf, atau simbol yang menunjukkan suatu ide, objek kondisi atau situasi dan lain-lain. Selanjutnya kegunaan dari pada data adalah sebagai bahan dasar yang objektif (relatif / tidak mutlak) di dalam proses penyusunan kebijaksanaan dan

keputusan oleh pemimpin organisasi. Data adalah fakta-fakta yang dipergunakan sebagai suatu dasar untuk perhitungan dan pengolahan meliputi serangkaian tindakantindakan atau operasi-operasi secara pasti mengarah suatu akhir. Data dapat diklasifikasikan menurut jenis, sifat dan sumbernya. 1. Menurut jenis data a. Data hitung Data sebagai hasil perhitungan. Yang termasuk di dalam data adalah persentase dari suatu jumlah tertentu. b. Data ukur Data yang menunjukkan ukuran mengenai nilai suatu hal. 2. Menurut sifat a. Data kuantitatif Data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan penjumlahan. b. Data kualitatif Data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan kualitas atau sifat tertentu. Gagal atau berhasil merupakan jenis data kualitatif yang akan mendukung kualitas pelayanan data. 3. Menurut sumber data a. Data internal Data asli yang merupakan hasil penelitian yang dilakukan oleh manusia itu sendiri.

b. Data eksternal Data hasil penelitian orang lain yang dapat digunakan untuk suatu keperluan meskipun data tersebut hasil penelitian orang lain. Data disimpan ke dalam suatu file. Sebelum suatu data disimpan, terlebih dahulu diberi kode atau kata kunci menurut jenisnya. Pengaturan dilakukan sedemikian rupa sehingga mudah melakukan pencarian apabila diperlukan seketika. Pengkodean memegang peranan yang sangat penting. Kode yang salah akan menyebabkan data yang akan masuk ke dalam file akan salah dalam penempatannya, sehingga akan menyulitkan dalam melakukan pencarian data tersebut saat dibutuhkan. 2.2 Pengolahan Data Salah satu komponen dalam pengolahan data yang diperlukan adalah program aplikasi (program komputer) yang berisikan sederetan instruksi yang disusun dan dapat diterima oleh komputer. Jadi pengolahan data adalah proses untuk melakukan manipulasi dari pemakaian data agar menghasilkan informasi yang diperlukan. Secara umum pengolahan data terdiri dari tiga langkah yaitu : 1. Input ( pemasukkan data ) 2. Proses ( pengolahan data ) 3. Output ( hasil keluaran berupa informasi ) INPUT PROCESSING OUTPUT

Gambar 2.1. Siklus Pengolahan Data Pengolahan data merupakan segala macam pengolahan terhadap data untuk membuat data itu berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan, sehingga dapat segera dipakai, hasil pengolahan data tersebut adalah informasi. Sewaktu merencanakan proyek penelitian, orang yang melakukan penelitian seharusnya sudah mempunyai rencana mengenai pengolahan dan desain outputnya. Pengolahan data meliputi kegiatan-kegiatan mulai dari penyiapan data sampai mengeluarkan hasil pengolahan data. Pengolahan data dengan menggunakan perangkat elektronik secara sederhana meliputi : 1. Masukan data Data terlebih dahulu dikumpulkan, kemudian dipindahkan ke suatu peralatan input komputer. Record data yang dihasilkan akan dibaca oleh komputer melalui bahasa pemograman yang akan diterjemahkan kedalam bahasa mesin yang akan dimengerti oleh komputer. 2. Memproses data Ada beberapa jenis pemrosesan data antara lain : a. Sorting

Record data disusun / diurutkan sesuai dengan urutan yang diinginkan, baik numeric maupun alphabetic. b. Classifying Record data disusun dalam berbagai kelompok.. c. Calculating Malakukan perhitungan dengan manipulasi aritmatika terhadap data. d. Summarizing Menerangkan data menjadi lebih sederhana dan ringkas. e. Selecting Mengambil record-record tertentu. 3. Hasil pengolahan Hasil pengolahan disajikan dalam suatu format tertentu yang berisi informasi. Output ini mungkin juga disimpan dalam suatu media yang akan digunakan untuk pengolahan selanjutnya. 4. Pemeliharaan Terhadap sistem yang telah selesai dibuat dapat dilakukan beberapa perubahan atau penambahan yang sesuai dengan keinganan pemakai. Pada fase pemeliharaan ini dilakukan pemeriksaan ulang pada setiap jangka waktu. 2.3 Sistem Database

Database atau basis data dapat diartikan sebagai kumpulan data tentang suatu benda atau kejadian yang saling berhubungan satu sama lain, sedangkan data merupakan fakta yang mewakili objek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang dapat dicatat dan mempunyai arti yang implisit. Data tersebut dicatat dalam buku atau disimpan dalam disket menggunakan komputer personal dan perangkat lunak seperti Dbase, MC Access atau Excel. Kumpulan data dengan arti yang implisit tersebut dinamakan basis data (database). Database mempunyai berbagai sumber data dalam pengumpulan data, dirancang dan dibangun agar dapat digunakan oleh beberapa pemakai untuk berbagai kepentingan. Suatu hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan data dalam pembuatan database adalah menghindari adanya data yang rangkap (redundant). 2.4 Hirarki Data dalam Database Data dalam database disusun berdasarkan sistem hirarki yang unik, yaitu: 1. Database, merupakan kumpulan file yang saling terkait satu sama lain, misalnya file data pegawai, file penggajian. Kumpulan file yang tidak saling terkait sama lain tidak dapat disebut database, misalnya file data pegawai dengan file barang pasar swalayan. 2. File, yaitu kumpulan dari record yang saling terkait satu sama lain dan memiliki format field yang sama dan sejenis. 3. Record, yaitu kumpulan field yang menggambarkan suatu unit data individu tertentu.

4. Field, yaitu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data seperti nama, alamat dan lain sebagainya. 5. Byte, yaitu atribut dari field yang berupa huruf yang membentuk nilai dari sebuah field. Huruf tersebut dapat berupa numerik ataupun abjad dengan karakter khusus. 6. Bit, yaitu bagian terkecil dari data secara keseluruhan, yaitu berupa karakter ASCII, nol atau satu, yang merupakan komponen pembentuk byte. 2.5 Sistem Manajemen Database Pengelolaan database dapat dilakukan secara manual ataupun dengan komputer. Database berbasis komputer dapat dikelola dengan baik oleh sekumpulan program aplikasi untuk suatu kepentingan oleh manajemen basis data. Sistem Manajemen Basis Data (Database Management System / DBMS), merupakan software yang akan menentukan bagaimana data diorganisasikan, disimpan, diubah kembali, pengaturan mekanisme pengamanan data, mekanisme pemakaian data secara bersama, serta mekanisme pengolahan data dalam lingkungan multiuser.

DBMS merupakan antarmuka bagi pemakai dalam mengorganisasikan database yang disusunnya. Pemakai dapat berinteraksi dan mengeksplorasi database dengan mudah dan praktis dengan mengggunakan perintah-perintah yang sederhana yang dibuat dalam bahasa. Bahasa itu disebut bahasa database yang terdiri dari dua kelompok yaitu Data Definition Language (DDL) dan Data Manipulation Language (DML). 2.5.1 Kelebihan Dan Kelemahan Penggunaan Database Penggunaan database mempunyai kelebihan diantaranya: 1. Pemusatan kontrol data Dengan suatu sistem manajemen basis data di bawah kontrol satu orang atau kelompok dapat menjamin terpeliharanya standar kualitas data dan keamanan pembatasan pemakaian. 2. Data yang bebas

Program aplikasi terpisah atau bebas dengan bentuk secara fisik data disimpan dalam komputer. 3. Kemudahan dalam pembuatan program aplikasi baru Program aplikasi yang baru dan pencarian basis data yang baru dan pencarian basis data yang tunggal akan lebih mudah jika menggunakan fasilitas yang ada dalam sistem manajemen basis data. Sistem Manajemen Basis Data tidak selalu memberikan keuntungan untuk semua aplikasi pendekatan basis data. Beberapa kelemahannya adalah: 1. Biaya Biaya yang digunakan untuk mendapatkan perangkat lunak dan perangkat keras yang tepat, biaya pemeliharaan, dan penyediaan sumber daya manusia sangatlah mahal. 2. Sangat Kompleks Sistem database lebih kompleks dibanding proses berkas. Menurut teori, semakin kompleks suatu sistem akan semakin mudah terjadi kesalahan dan semakin sulit dalam pemeliharaan data. 2.6 Pengertian Sistem Informasi 2.6.1 Pengertian Sistem

Istilah sistem merupakan suatu istilah yang tidak asing lagi dan banyak digunakan secara luas pada lembaga-lembaga atau bidang-bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu systema. Ditinjau dari asal katanya, sistem berarti sekumpulan objek yang bekerja bersama-sama untuk menghasilkan suatu kesatuan metode yang digabungkan dan diatur sedemikian rupa yang berfungsi mencapai tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem yang saling berhubungan yang membentuk suatu kesatuan sehingga sasaran atau tujuan sistem tersebut dapat tercapai. Berikut ini adalah pengertian sistem menurut beberapa pendapat : 1. Menurut Enid Squire Sistem adalah serangkaian metode, prosedur atau teknik yang disatukan oleh interaksi yang teratur sehingga membentuk suatu kesatuan yang terpadu. 2. Menurut Gordon B.Davis Sistem adalah seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lain untuk suatu tujuan bersama. 3. Menurut T.Hani Handoko Sistem adalah sekumpulan elemen yang bergabung dan bergantung antara satu dengan yang lainnya. Apabila berbagai elemen tersebut berinteraksi, maka akan membentuk suatu kesatuan secara menyeluruh.

4. Menurut Robert G.Murdict Sistem adalah suatu kumpulan elemen yang dijadikan satu untuk satu tujuan. 5. Menurut Drs. Mulyadi Pada dasarnya sekelompok elemen yang erat dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan. Dari beberapa definisi sistem diatas yang beraneka ragam, maka dapat dibuat suatu pengertian yang sederhana dari sistem yaitu kesatuan yang terdiri dari unit-unit kesatuan yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan suatu usaha tertentu. Pada umumnya ciri-ciri sistem adalah bertujuan, punya batas, terbuka, tersusun dari subsistem, ada saling keterkaitan dan saling tergantung, merupakan satu kebulatan yang utuh, melakukan kegiatan transformasi, ada mekanisme kontrol, dan memiliki kemampuan mengatur dan menyesuaikan diri sendiri. 2.6.2 Pengertian Informasi Informasi merupakan fakta atau data yang telah diproses pada transformasi data sehingga berubah bentuk menjadi informasi, atau informasi adalah data yang telah diambil kembali, diolah, atau sebaliknya digunakan untuk tujuan informatif, argumentasi ataupun sebagai dasar untuk pengambilan keputusan. Informasi ini adalah hasil proses data yang bentuknya kurang berguna menjadi data yang berguna.

Kegunaan dari informasi itu sendiri pada hakekatnya adalah untuk memberitahukan kepada penerima informasi mengenai suatu masalah agar penerima informasi lebih dapat menguasai masalah yang dihadapinya. Informasi juga dapat mengurangi ketidakpastian tentang suatu masalah yang dapat digunakan untuk memilih resiko yang paling kecil dan keuntungan yang besar dalam pemilihan alternatif bagi suatu proses pengambilan keputusan. Suatu informasi harus datang tepat pada waktunya dan kebenarannya dapat di jamin, sebab jika informasi datang terlambat dan kebenarannya tidak terjamin maka dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal bagi instansi. Nilai informasi berhubungan dengan informasi, bila tidak ada pilihan atau keputusan informasi menjadi tidak diperlukan. Nilai informasi dituliskan paling berarti dalam konteks sebuah keputusan. Dalam lingkungan sistem informasi, informasi memiliki beberapa ciri - ciri sebagai berikut : 1. Benar atau salah, ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainnya, akibatnya sama seperti yang benar. 2. Baru, informasi dapat sama sekali baru segar bagi penerimanya. 3. Tambahan, informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.

4. Korektif, informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah satu atau palsu sebelumnya. 5. Penegas, informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut. Dari definisi-definisi sistem dan informasi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah seperangkat elemen-elemen yang sistematis terpadu dan formal yang diperoleh dari pengolahan data guna mendukung fungsi operasi untuk mengambil keputusan atau kebijaksanaan dengan tujuan tertentu. Agar perkembangan sistem informasi dapat memenuhi prinsip tepat waktu dan tepat guna maka diperlukan suatu cara untuk melaksanakannya, adapun teknis pelaksanaannya adalah pengolahan data, pemeliharaan data, penyimpanan data dan peremajaan data. 2.6.3 Siklus Informasi Pengolahan data menjadi suatu informasi dapat digambarkan sebagai sebuah siklus yang saling berhubungan dan berkesinambungan seperti terlihat pada gambar berikut ini: Data Proses Informasi

Keputusan Tindakan Hasil Tindakan Gambar 2.2. Siklus Informasi 2.6.4 Peranan Komputer Dalam Sistem Informasi Kata komputer berasal dari bahasa Inggris yaitu to compute yang berarti hitung. Dengan demikian komputer dapat diartikan sebagai alat hitung atau mesin hitung. Komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data bukanlah suatu alat yang berdiri sendiri tetapi terdiri dari sekelompok peralatan yang melaksanakan pekerjaan yang dikendalikan, serta dikontrol oleh instruksi yang dimasukkan ke dalam memori atau storage untuk mengolah data menjadi lebih berguna, atau disebut juga dengan Informasi. Komputer mempunyai peran penting untuk membantu manusia dalam menyelesaikan dan memecahkan masalah yang dihadapinya. Setiap pemecahan persoalan yang dilakukan manusia, hendaknya mempunyai dua unsur yaitu : 1. Adanya fakta dan data

2. Bagaimana proses pemecahannya Jika pengolahan data dilakukan secara manual, maka hal ini tidak akan menjamin ketelitian serta kebenaran hasil atau informasi yang diinginkan. Masalah pendataan dan pengolahan data dapat dipecahkan dengan mudah dan dalam waktu singkat dengan menggunakan alat bantu komputer. Dalam hal hubungan inilah diperlukan suatu sistem pengolahan data yang cepat dan tepat untuk memberikan informasi yang sangat menjamin benarnya keputusan yang telah ditetapkan. Dilihat dari aspek praktisnya, maka tidak jarang seseorang terlambat atau belum selesai didalam pengambilan keputusan dan mendapat informasi yang cepat dalam pengolahan data secara manual. Tetapi dengan adanya pengolahan data dengan komputer hal tersebut dapat diatasi. Peranan komputer dalam suatu sistem informasi sangatlah penting, hal ini diakibatkan besarnya dan banyaknya data yang akan diolah dengan beranekaragam jenis data. Disinilah komputer memegang peranan penting untuk melakukan pengolahan data yang banyak dan beraneka ragam informasi dapat diperoleh dengan sepat dan tepat. 2.7 Sekilas Mengenai Visual Basic 6.0 Visual Basic 6.0 merupakan salah satu bahasa pemograman atau pengembang aplikasi yang sudah sangat dikenal di dunia. Baik itu karena kemudahannya dalam pengembangan aplikasi maupun kemampuannya yang beragam. Selain itu, Visual

Basic 6.0 didukung oleh berbagai fasilitas dalam pengembangan aplikasi. Salah satunya adalah pengembangan aplikasi database. Pada tugas akhir ini akan dibahas bagaimana mengembangkan aplikasi database dengan menggunakan Visual Basic 6.0. Contoh kasus atau sistem yang akan dijadikan contoh adalah sistem inventori atau stok. Sistem inventori atau stok ini merupakan sistem yang banyak digunakan dalam perdagangan atau industri. Pembahasan dalam tugas akhir ini dititikberatkan pada bagaimana cara merancang dan mengembangkan suatu sistem informasi database menggunakan alat pengembang aplikasi Visual Basic 6.0. Sedangkan untuk databasennya menggunakan Microsoft Access 2002. Pada tugas akhir ini juga akan dibahas mengenai kontrol-kontrol yang biasa dipakai pada pembuatan aplikasi database serta komponen-komponen ADO. Pada bagian ini akan dibahas sekilas tentang Visual Basic 6.0 beserta dengan IDE (Integrated Development Environtment) Visual Basic 6.0. Visual Basic pada dasarnya adalah sebuah bahasa pemograman komputer. Bahasa pemograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa pemograman Visual Basic merupakan bahasa yang mudah di pahami sehingga manusia sekarang lebih banyak memilih pemograman Visual Basic. Visual Basic ( yang sering juga disebut VB ) selain disebut sebagai bahasa pemograman, juga sering disebut sebagai sarana ( tool ) untuk menghasilkan programprogram aplikasi berbasis Windows. Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual basic diantaranya seperti :

a. Untuk membuat program aplikasi berbasis Windows. b. Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti kontrol Activex, File, Help, Aplikasi internet dan sebagainya. c. Menguji program dan menghasilkan program akhir berakhiran EXE yang bersifat Executable, atau dapat langsung di jalankan. Bagi programmer pemula yang baru ingin belajar program, lingkungan Visual Basic dapat membantu membuat program berbasis Windows dengan mudah. Sedangkan bagi programmer tingkat lanjut, dengan kemampuannya yang besar dapat digunakan untuk membuat program yang kompleks, misalnya dalam lingkungan Networking atau Client Server. Bahasa pemograman Visual Basic cukup sederhana dan menggunakan kata-kata bahasa Inggris yang umum digunakan dan tidak perlu lagi menghapal sintaks-sintaks maupun format-format bahasa yang bermacam-macam. Didalam Visual Basic semuanya sudah disediakan dalam pilihan-pilihan yang tinggal diambil sesuai kebutuhan. Selain itu, sarana pengembangannya yang bersifat visual lebih memudahkan untuk mengembangkan program aplikasi berbasis Windows ini, bersifat Mouse Driven ( digerakan dengan mouse ) dan berdaya guna tinggi. Kesimpulannya, Visual Basic adalah sebuah sarana pembuat program aplikasi yang lengkap dan mudah di pahami. 2.7.1 Keistimewaan Visual basic Sejak dikembangkan pada tahun 1980-an, Visual Basic kini telah mencapai versinya yang ke-6. beberapa keistimewaan utama Visual Basic 6.0 ini diantaranya seperti :

1. Menggunakan plat form pembuatan program yang diberi nama developer studio, yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan Visual C++ dan Visual J++. Dengan begitu dapat bermigrasi atau belajar bahasa pemograman lainnya dengan mudah dan cepat. 2. Memiliki compiler handal yang dapat menghasilkan file Executable yang lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya. 3. Memiliki beberapa tambahan sarana Wizard yang baru. Wizard adalah sarana yang mempermudah dalam pembuatan aplikasi dengan mengotomatisasikan tugas-tugas tertentu. 4. Tambahan kontrol-kontrol baru yang lebih canggih serta peningkatan kaidah struktur bahasa Visual Basic. 5. Kemampuan membuat ActiveX dan fasilitas internet yang lebih banyak. 6. Sarana akses data yang lebih cepat dan handal untuk membuat aplikasi data base yang berkemampuan tinggi. 7. Visual Basic 6.0 memiliki beberapa versi atau edisi yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakainya. 2.7.2 Versi-versi Visual Basic 6.0

Seperti aplikasi-aplikasi komersil lainnya, Visual Basic 6.0 juga di pasarkan dalam berbagai jenis atau versi. Beberapa versi dari Visual Basic 6.0 yang ada di pasaran diantaranya adalah : 1. Standard Editor / learning edition Versi ini adalah versi standard yang sudah mencakup berbagai sarana dasar dari Visual Basic 6.0 untuk mengembangkan aplikasi. 2. Professional Edition Versi ini memberikan berbagai sarana ekstra yang dibutuhkan oleh para programer profesional. Misalnya kontrol-kontrol tambahan, dukungan untuk pemograman internet, compiler untuk membuat file help, serta sarana pengembangan database yang lebih baik 3. Enterprise Edition Versi ini dikhususkan untuk para programer yang ingin mengembangkan aplikasi remote computing atau client / server. Biasanya versi ini digunakan untuk membuat aplikasi pada jaringan. Visual Basic juga mempunyai tampilan layar terdiri dari : a. Main Windows ( jendela utama ), yang terdiri dari title bar ( baris judul), menu bar, dan tool bar. Baris judul berisi nama proyek, mode operasi, Visual Basic sekarang dan form yang aktif. Menu bar merupakan menu drop-down dimana dapat mengontrol operasi lingkungan Visual Basic. Tool bar berisi kumpulan gambar yang

mewakili perubahan yang ada di menu. Jendela utama juga menampilkan lokasi dari form aktif disudut kiri atas layar, lebar serta panjang form. Gambar 2.3. Jendela Utama Visual Basic b. Form Windows ( jendela form ), adalah pusat dari pengembangan aplikasi Visual Basic. Disinilah tempat untuk merancang aplikasi.

Gambar 2.4. Jendela Form c. Project Windows ( jendela proyek ), yang menampilkan daftar form dan modul proyek. Proyek merupakan kumpulan dari modul form, modul class, modul standard, dan file sumber yang merupakan suatu aplikasi. Gambar 2.5. Jendela Project

d. Toolbox, adalah kumpulan dari objek yang digunakan untuk membuat user interface serta control bagi program aplikasi. Ada 2 cara untuk menempatkan control pada suatu form : 1. Klik ganda kontrol dalam toolbox. Selanjutnya anda dapat mengubah besar dan ukurannya serta memindahkannya dengan metode drag dan drop. 2. Klik control dalam toolbox, kemudian pindahkan pointer mouse pada jendela form. Kursor berubah menjadi crosshair (+). Tempatkan crosshair pada sudut kiri atas dimana control akan dilepaskan, tekan tombol mouse kiri dan tahan ketika menyeret ( drag ) kursor kearah sudut bawah. Gambar 2.6. Toolbox e. Properties Windows ( jendela properti ), berisi daftar struktur setting properti yang digunakan pada sebuah objek terpilih. Ketika drop-down pada bagian atas jendela berisi daftar semua objek pada

form yang aktif. Ada dua tab yang ditampilkan : Alphabetic ( urut abjad ) dan catagorized ( urut berdasarkan kelompok ). Di bagian bawah kotak terdapat property dari objek terpilih. Gambar 2.7. Jendela Propertis f. Form Layout Windows ( jendela layout form ), menampilkan posisi form yang relatif terhadap layar monitor. Gambar 2.8. Jendela Layout Form

BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Singkat dan Perkembangan Perusahaan Dinas Pertambangan Dan Energi adalah salah satu perusahaan milik negara yang bergerak dalam bidang pertambangan dan energi. Dinas Pertambangan dan Energi mempunyai tugas untuk menyelenggarakan sebagian kewenangan Pemerintah Propinsi, dengan tugas dekonsentrasi di bidang pertambangan. Untuk melaksanakan tugas tersebut maka Dinas Pertambangan dan Energi harus menyelenggarakan fungsi sebagai berikut: 1. Menyiapkan bahan perumusan perencanaan / program dan kebijaksanaan teknis di bidang pertambangan dan energi. 2. Menyelenggarakan pembinaaan pengembangan geologi dan sumber daya mineral, pertambangan umum, ketenagalistrikan, dan pertambahan energi. 3. Melaksanakan tugas-tugas yang terkait dengan pertambangan dan energi sesuia ketetapan Kepala Daerah. Pembentukan Dinas Pertambangan Dan Energi Propinsi Sumatera Utara diawali dari terbentuknya Kantor Perwakilan Departemen Pertambangan Sumatera Bagian Utara di Medan pada tahun 1970, kemudian menjadi Kantor Wilayah pada tahun 1978.

Kantor Wilayah adalah instansi vertikal Departemen Pembentukan Dinas Pertambangan dan Energi di daerah tingkat I yang bertanggung jawab kepada gubernur dengan tugas yang diembankan sebagai berikut: 1. Menyelenggarakan tugas dan fungsi Departemen Pertambangan dan Energi di wilayah bersangkutan. 2. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dan suksesnya program pertambangan dan energi di daerah. 3. Menyelenggarakan hubungan kerjasama dengan Gubernur KDH Tingkat I dan instansi lain yang terkait dalam rangka koordinasi, pembinaan dan pemberian bimbingan, pertimbangan petunjuk dan bantuan teknis serta memberikan laporan mengenai masalah usaha pertambangan dan energi Propinsi Sumatera Utara. 4. Menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi, baik dalam lingkungan masing-masing antar satuan organisasi dalam departemen dan dengan instansi vertikal lainnya, serta dengan pemerintah daerah dengan tugas pokoknya masing-masing. Di bawah ini akan diuraikan mengenai sejarah perkembangan Dinas Pertambangan Dan Energi Propinsi Sumatera Utara dari tahun ke tahun sebagai berikut: 1. Tahun 1945 : Jawatan Pertambangan di bawah Kementrian Kemakmuran.

2. Tahun1949 : Kementrian Kemakmuran diubah menjadi Kementrian Perekonomian. Jawatan Pertambangan menjadi Dinas Pertambangan. 3. Tahun 1950 : Kementrian Perekonomian diubah menjadi Kementrian Perindustrian. Dinas Pertambangan kembali menjadi Jawatan Pertambangan. 4. Tahun 1955 : Kementrian Perindustrian diubah menjadi Departemen Perindustrian Rakyat (DEPRINRA), membawahi beberapa jawatan dan biro minyak dan gas bumi. 5. Tahun 1964 : Departemen Perindustrian Rakyat diubah menjadi Departemen Perindustrian Dasar dan Pertambangan (DEPERDATAM). 6. Tahun 1966 : Departemen Perindustrian Dasar dan Pertambangan diubah menjadi Departemen Perindustrian dan Pertambangan. 7. Tahun 1970 : Tanggal 1 Juni 1970 mulai berdiri kantor Perwakilan Departemen Pertambangan Sumatera Bagian Utara di Medan. Pendirian berdasarkan Keputusan Menteri Pertambangan No. 338 / Kpts / M / Pertambangan / 1969. 8. Tahun 1973 : Kantor Perwakilan Departemen Pertambangan Sumatera Bagian Utara diubah menjadi Kantor Daerah Departemen Pertambangan Sumatera Bagian Utara, berlokasi di Medan. 9. Tahun 1978 : Departemen Pertambangan diubah menjadi Departemen Pertambangan dan Energi. Terdiri dari dua Direktorat Jenderal Ketenagaan. Sedangkan Sekretaris Jenderal dan Inspektorat masih dalam satuan organisasi. Kantor Daerah Departemen Pertambangan Sumatera Bagian Utara diubah

menjadi Kantor Wilayah Departemen Pertambangan dan Energi Sumatera Utara, berlokasi di Medan. 10. Tahun 1982 : Kantor Wilayah Departemen Pertambangan dan Energi Sumatera Utara diubah menjadi Kantor Wilayah Departemen Pertambangan dan Energi Sumatera Utara dan Aceh, berlokasi di Medan. 11. Tahun 1984 : Sruktur organisasi Departemen Pertambangan dan Energi ditambah satu Direktorat Jenderal yaitu Direktorat Geologi dan Sumber Daya Mineral. Direktorat Jenderal Ketenagaan diubah menjadi Direktorat Jenderal Lisrik Dan Energi. Lalu dimekarkan menjadi Direktorat Pembinaan, Direktorat Program Kelistrikan dan Direktorat Pertambangan Dan Energi Baru. 12. Tahun 1987 : Kantor Wilayah Departemen Pertambangan dan Energi Sumatera Utara dan Aceh diubah menjadi Kantor Wilayah Departemen Pertambangan dan Energi Sumatera Utara, berlokasi di Medan. 13. Tahun 1989 : Terbentuk Dinas Pertambangan Propinsi Daerah Tingkat I Sumatera Utara berdasarkan Perda No. 16 Tahun 1989. 14. Tahun 2000 : Pada bulan Agustus tahun 2000, Kantor Wilayah Departemen Pertambangan dan Energi Sumatera Utara diubah menjadi Kantor Wilayah Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral Propinsi Sumatera Utara. 15. Tahun 2001 : Pada bulan Maret tahun 2001, Kantor Wilayah Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral Propinsi Sumatera Utara diubah menjadi Eks Kantor Wilayah Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral Propinsi Sumatera Utara. 16. Berdasarkan Peraturan daerah Propinsi Sumatera Utara No. 3 tahun 2001 tanggal 3 Juli 2001 tentang dinas-dinas daerah Propinsi Sumatera Utara, maka

Eks Kantor Wilayah Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral Propinsi Sumatera Utara dan Eks Dinas Pertambangan Tingkat I Propinsi Sumatera Utara digabungkan menjadi Dinas Pertambangan Dan Energi Propinsi Sumatera Utara, sampai sekarang. Makna Logo, Visi dan Misi Dinas Pertambangan dan Energi Propinsi Sumatera Utara 3.2.1 Makna Logo a. Kepalan tangan yang diacungkan ke atas dengan menggenggam rantai beserta perisainya melambangkan kebulatan tekad perjuangan rakyat Propinsi Sumatera Utara melawan imperialisme / kolonialisme, feodalisme dan komunisme.

b. Batang bersudut lima, perisai dan rantai melambangkan kesatuan masyarakat dalam membela dan mempertahankan Pancasila. c. Pabrik, pelabuhan, pohon karet, pohon sawit, daun tembakau, ikan, daun padi dan tulisan SUMATERA UTARA, melambangkan daerah yang indah permai masyhur dengan kekayaan alamnya yang melimpah-limpah. d. Tujuh belas kuntum kapas, delapan sudut sarang laba-laba dan empat puluh lima butir padi melambangkan tanggal, bulan, dan tahun kemerdekaan. Yang mana ketiga simbol tersebut beserta tongkat di bawah kepalan tangan melambangkan watak kebudayaan, yang mencerminkan kebesaran bangsa, patriotisme, pencinta kebenaran dan pembela keadilan. e. Bukit barisan yang berpuncak lima melambangkan tata kemasyarakatan yang berkepribadian luhur, bersemangat persatuan kegotongroyongan yang dinamis. 3.2.2 Visi Dinas Pertambangan dan Energi Propinsi Sumatera Utara Visi dari Dinas Pertambangan Dan Energi Propinsi Sumatera Utara adalah Terwujudnya pengelolaan pertambangan dan energi yang menghasilkan nilai tambah bagi kemajuan, kesejahteraan dan kemandirian masyarakat melalui pembangunan berwawasan lingkungan. 3.2.3 Misi Dinas Pertambangan dan Energi Propinsi Sumatera Utara Misi dari Dinas Pertambangan dan Energi Propinsi Sumatera Utara yaitu:

1. Meningkatkan profesionalisme, etika dan moral aparatur yang mencerminkan pemerintah yang baik, bersih, transparan dan akuntabel serta bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme (good governance). 2. Meningkatkan penyediaan informasi geologi dan air bawah tanah bagi pengembangan wilayah dan pemukiman serta pencegahan pengrusakan lingkungan dan terjadinya bencana alam. 3. Meningkatkan pencarian sumber-sumber baru mineral dan energi untuk kelangsungan ketersediaaan sumber daya mineral dan energi. 4. Meningkatkan pengusahaan pertambangan dan energi yang berwawasan lingkungan selaras dengan perkembangan ekonomi kerakyatan. 5. Membangun koordinasi yang erat dengan pihak terkait untuk memenuhi dan menjaga pasokan tenaga listrik bagi masyarakat dan industri di Sumatera Utara. 6. Memelihara dan meningkatkan kontribusi pajak bagi penerimaan daerah dari kegiatan usaha pertambangan dan energi. 7. Meningkatkan pengembangan wilayah dan kesejahteraan rakyat setempat melalui pengusahaan sumber daya mineral dan energi. 3.3 Ruang Lingkup Kegiatan Perusahaan 3.3.1 Aktivitas Dinas Pertambangan dan Energi Propinsi Sumatera Utara Dinas Pertambangan dan Energi Propinsi Sumatera Utara mempunyai tugas dan fungsi sesuai dengan Peraturan Daerah Propinsi Sumatera Utara No. 3 tahun 2001, tentang Organisasi Dinas-Dinas Daerah Propinsi dan Keputusan Gubernur Sumatera

Utara Nomor : 060. 252. K tahun 2002 tentang Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja Dinas Pertambangan dan Energi Propinsi Sumatera Utara. Dinas Pertambangan dan Energi Propinsi Sumatera Utara adalah unsur pelaksana Pemerintah Propinsi, yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas, berkedudukan di bawah Kepala Daerah dan bertanggung jawab kepada Kepala daerah melalui SekretarisDaerah. Kepala Dinas Pertambangan dan Energi Propinsi Sumatera Utara mempunyai tugas membantu gubernur dalam melaksanakan tugas otonomi, tugas dekonsentrasi dan tugas pembantuan di bidang pertambangan dan energi, serta menyelenggarakan beberapa fungsi sebagai berikut: a. Penyiapan konsep kebijakan daerah, ketentuan dan standar pelaksanaaan kewenangan daerah kabupaten / kota serta standar-standar pelaksanaan tugastugas dinas di bidang pertambangan dan energi. b. Pelaksanan dan pengendalian pembangunan jangka menengah dan tahunan di bidang pengembangan geologi dan sumber daya mineral, pertambangan umum, ketenagalistrikan dan pengembangan energi, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Penyelenggaraan koordinasi dan kerjasama kemitraan dengan pihak terkait dalam pelaksaaan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

d. Pelaksaan tugas lain yang diberikan oleh gubernur dan sekretaris daerah sesuai bidang tugas dan fungsinya. e. Pemberian masukan yang perlu kepada gubernur dan sekretaris daerah sesuai bidang tugas dan fungsinya. f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada gubernur melalui sekretaris daerah sesuai standar yang ditetapkan. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi tersebut, Kepala Dinas Pertambangan dan Energi dibantu oleh: a. Wakil Kepala Dinas. b. Kepala Bagian Tata Usaha. c. Kepala Sub Dinas Bina Program, Sarana dan Pelatihan. d. Kepala Sub Dinas Pengembangan Geologi dan Sumber Daya Mineral. e. Kepala Sub Dinas Pertambangan Umum. f. Kepala Sub Dinas Ketenagalistrikan dan Pengembangan Energi. g. Unit Pelayanan Teknis Dinas. h. Kelompok Jabatan Fungsional. 3.3.2 Tujuan dan Sasaran Dinas Pertambangan dan Energi Propinsi Sumatera Utara Tujuan dari Dinas Pertambangan dan Energi Propinsi Sumatera Utara yaitu:

1. Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia / aparatur dan penguasaan IPTEK. 2. Meningkatkan kegiatan penyelidikan potensi pertambangan dan energi ( geologi, sumber daya mineral dan energi, bencana alam tanah longsor, gunung api dan gempa bumi, serta air tanah / hidrogeologi). 3. Meningkatkan penyediaan data dan informasi sumber daya mineral dan energi serta sumber daya air tanah yang memiliki kelayakan ekonomi untuk dikembangkan. 4. Meningkatkan peluang pasar, investasi, pengusahaan pertambangan dan energi migas dan ketenagalistrikan yang berdasarkan ekonomi kerakyatan. 5. Meningkatkan pengembangan wilayah dan masyarakat ( community development), di sekitar wilayah pertambangan. 6. Meningkatkan pemberian pelayanan kepada masyarakat yang berorientasi kepada kesederhanaan, kecepatan, keterbukaan, kemudahan dan ketepatan. 7. Meningkatkan pengendalian pengelolaan lingkungan pertambangan, migas, ketenagalistrikan serta sumber daya air tanah. 8. Meningkatkan koordinasi dan kerjasama dengan instansi lingkungan hidup, kehutanan dan instansi terkait. 9. Menyusun Peraturan Daerah ( Perda ) tentang pengusahaan pertambangan, migas, ketenagalistrikan dan sumber daya air tanah. 10. Meningkatkan pengadaan peralatan lapangan dan laboratorium. 11. Meningkatkan pengembangan pemanfaatan bahan galian untuk industri sebagai bahan baku.

12. Meningkatkan pemanfaatan sumber daya air tanah ( sumur bor ) untuk keperluan air bersih masyarakat. yaitu: Sedangkan sasaran dari Dinas Pertambangan dan Energi Propinsi Sumatera Utara 1. Tersedianya sumber daya manusia ( aparatur negara ) yang berkualitas dan profesional. 2. Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat dan rinci tentang geologi, sumber daya mineral dan energi, bencana alam tanah longsor, gunung api, gempa bumi, dan air tanah / hidrogeologi. 3. Terbukanya peluang investasi, pemanfaatan dan pasar bagi pengusahaan pertambangan, migas dan ketenagalistrikan. 4. Terwujudnya peningkatan Penerimaan Asli Daerah ( PAD ) dan perekonomian rakyat. 5. Terwujudnya pelayanan prima demi kepuasan masyarakat. 6. Terwujudnya pengelolaan pengusahan pertambangan, migas, ketenagalistrikan dan sumber daya air tanah yang benar dan baik serta berwawasan lingkungan. 7. Terwujudnya persepsi yang sama dengan instansi lingkungan hidup, kehutanan dan instansi terkait dalam hal pengelolaan pengusahaan pertambangan, migas, ketenagalistrikan dan sumber daya air tanah. 8. Tersusunnya Perda tentang pengusahaan pertambangan, migas, ketenagalistrikan dan sumber daya air tanah. 9. Terwujudnya kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi.

10. Terbukanya peluang pemanfaatan bahan galian untuk industri sebagai bahan baku. 11. Tersedianya pengadaan air bersih untuk keperluan masyarakat. 12. Tersedianya energi listrik untuk masyarakat di daerah terpencil. 3.4.1 Uraian Tugas dan Fungsi Organisasi 1. Kepala Dinas Kepala Dinas mempunyai tugas membantu gubernur dalam melaksanakan tugas otonomi, tugas dekonsentrasi, dan tugas pembantuan di bidang pertambangan dan energi. Untuk melakukan tugas-tugasnya maka Kepala Dinas menyelenggarakan fungsi: a. Penyiapan konsep kebijakan daerah, ketentuan dan standar pelaksanaan kewenangan daerah kabupaten / kota serta standar-standar pelaksanaan tugastugas dinas di bidang pertambangan dan energi. b. Pelaksanaan dan pengendalian pembangunan jangka menengah dan tahunan di bidang pengembangan geologi dan sumber daya mineral, pertambangan umum, ketenagalistrikan dan pengembangan energi, sesuai ketentuan yang berlaku.

c. Penyelenggaraan koordinasi dan kerjasama kemitraan dengan pihak terkait dalam pelaksanaan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. d. Pemberian masukan yang perlu kepada gubernur dan sekretaris daerah, sesuai bidang tugas dan fungsinya. e. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada gubernur, melalui sekretaris daerah sesuai standar yang ditetapkan. f. Pemberian masukan yang perlu kepada gubernur dan sekretaris daerah, sesuai bidang tugas dan fungsinya. 2. Wakil Kepala Dinas Wakil Kepala Dinas Pertambangan dan Energi mempunyai tugas membantu Kepala Dinas melaksanakan tugas otonomi, tugas dekonsentrasi, dan tugas pembantuan di bidang pertambangan dan energi. Wakil Kepala Dinas menyelenggarakan fungsi: a. Pengkoordinasian penyempurnaan, penyusunan dan penetapan standar pelaksanaan kewenangan daerah kabupaten / kota di bidang pertambangan dan energi, perencanaan kegiatan dan kebutuhan dinas, peningkatan kapasitas kerja personil, kinerja, disiplin pegawai dan sistim kerja. b. Pelaksaan tugas dan fungsi Kepala Dinas apabila Kepala Dinas berhalangan sesuai standar prosedur yang ditetapkan. c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

d. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya. e. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas sesuai standar yang ditetapkan. 3. Kepala Bagian Tata Usaha Kepala Bagian Tata Uasaha mempunyai tugas membantu Kepala Dinas di bidang umum keuangan, kepegawaian, organisasi dan hukum. Untuk melaksanakan tugasnya maka Kepala Tata Usaha menyelenggarakan fungsi sebagai berikut: a. Penyusunan dan penyempurnaan standar penyelenggaraan, urusan umum, pengelolaan keuangan, pemberdayaan organisasi dan penyiapan produkproduk hukum. b. Perencanaan kebutuhan internal dan kebutuhan administrasi dinas, serta penyempurnaan / peningkatan pengelolaan dan pengendalian atas pelaksanaannya sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Perencanaan, pengelolaan dan pengurusan pertanggungjawaban keuangan dinas sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. d. Perencanaan, pengelolaan dan pendayagunaan kepegawaian, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. e. Perencanaan dan peningkatan sistim kerja serta pengelolaan produk hukum dinas, sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.

f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya. g. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya. h. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas melalui Wakil Kepala Dinas sesuai standar yang ditetapkan. Kepala Tata Usaha dibantu oleh: a. Kepala Sub Bagian Umum. b. Kepala Sub Bagian Keuangan. c. Kepala Sub Bagian Kepegawaian. d. Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum. 4. Kepala Sub Dinas Bina Program Sarana dan Pelatihan Mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam penyusunan program dan pelaporan, operasionalisasi laboratorium, perencanaan kebutuhan, pengadaan kebutuhan, pengadaan dan pemeliharaan peralatan eksplorasi serta pelatihan. Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Sub Dinas Bina Program Sarana dan Pelatihan menyelenggarakan fungsi: a. Penyusunan dan penyempurnaan standar-standar pelaksanaan kewenangan daerah kabupaten / kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas dinas di bidang penyusunan program umum, laboratorium, peralatan eksplorasi, pelatihan dan pelaporan.

b. Perencanaan, pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian rencana pembangunan jangka menengah dan tahunan dinas, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya. d. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya. e. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas melalui Wakil Kepala Dinas sesuai standar yang ditetapkan. Kepala Sub Dinas Bina Program Sarana dan Pelatihan dibantu oleh: a. Kepala Seksi Penyusunan Program dan Pelaporan. b. Kepala Seksi Laboratorium. c. Kepala Seksi Peralatan Eksplorasi. d. Kepala Seksi Pelatihan. 5. Kepala Sub Dinas Pengembangan Geologi dan Sumber Daya Mineral Mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam pengembangan geologi umum dan vulkanologi, sumber daya mineral, geologi tata lingkungan dan hidrogeologi. Untuk melaksanakan tugasnya harus menyelenggarakan fungsi:

a. Penyusunan dan penyempurnaan standar-tandar pelaksanaan kewenangan daerah kabupaten / kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas pemantauan dan pengembangan geologi umum dan vulkanologi, sumber daya mineral, pelayanan perijinan, pengelolaan air bawah tanah, geologi tata lingkungan serta zona bahaya tanah longsor, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. b. Pelaksanaan, pengkoordinasian dan pengendalian pemantauan, survei, penelitian dan pemetaan geologi umum dan vulkanologi, sumber daya mineral, geologi tata lingkungan dan hidrogeologi, pelayanan perijinan, pengelolaan air bawah tanah, serta zona bahaya tanah longsor, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya. d. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya. e. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas melalui Wakil Kepala Dinas sesuai standar yang ditetapkan. oleh: Kepala Sub Dinas Pengembangan Geologi dan Sumber Daya Mineral dibantu a. Kepala Seksi Pengembangan Geologi Umum dan Vulkanologi. b. Kepala Seksi Sumber Daya Mineral. c. Kepala Seksi Hidrogeologi.

6. Kepala Sub Dinas Pertambangan Umum Mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam pelayanan perijinan pengusahaan pertambangan umum, bimbingan dan pengembangan pertambangan umum, pengawasan pertambangan umum dan konservasi bahan galian. Untuk menyelenggarakan tugasnya, maka harus menyelenggarakan fungsi: a. Penyusunan dan penyempurnaan standar-standar pelaksanaan kewenangan daerah kabupaten / kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas dinas di bidang pelayanan perijinan pengusahaan pertambangan umum, bimbingan dan pengembangan pertambangan umum, pengawasan pertambangan umum dan konservasi bahan galian. b. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian pelayanan perijinan pengusahaan pengawasan pertambangan umum, bimbingan dan pengembangan pertambangan umum, pengawasan pertambangan umum dan konversi bahan galian, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya. e. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas melalui Wakil Kepala Dinas sesuai standar yang ditetapkan. Kepala Sub Dinas Pertambangan Umum dibantu oleh: a. Kepala Seksi Perijinan Pengusahaan Pertambangann Umum.

b. Kepala Seksi Bimbingan Dan Pengembangan Pertambangan Umum. c. Kepala Seksi Pengawasan Pertambangan Umum. d. Kepala Seksi Konservasi Bahan Galian. 7. Kepala Sub Dinas Ketenagalistrikan dan Pengembangan Energi Mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam pengembangan, pengawasan dan pelayanan perijinan ketenagalistrikan, minyak dan gas bumi, konservasi energi serta pemantauan kualitas, distribusi dan harga bahan bakar minyak. Untuk menyelenggarakan tugasnya, maka harus menyelenggarakan fungsi: a. Penyusunan dan penyempurnaan standar-standar pelaksanaan kewenangan daerah kabupaten / kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas dinas dalam pengembangan, pengawasan dan pelayanan perijinan ketenagalistrikan, minyak dan gas bumi, konservasi energi serta pemantauan kualitas, distribusi dan harga bahan bakar minyak. b. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian pengembangan, pengawasan dan pelayanan perijinan ketenagalistrikan, minyak dan gas bumi, panas bumi, konservasi energi serta pemantauan kualitas, distribusi dan harga bahan bakar minyak, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

d. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas melalui Wakil Kepala Dinas sesuai standar yang ditetapkan. Kepala Sub Dinas Ketenagalistrikan dan Pengembangan Energi dibantu oleh: a. Kepala Seksi Perijinan. b. Kepala Seksi Pengembangan Listrik Dan Energi. c. Kepala Seksi Pengawasan Ketenagalistrikan dan Pengembangan Energi. d. Kepala Seksi Konservasi Energi. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM 4.1 Sistem Kerja yang Lama

Sistem kerja pada Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Sumatera Utara yang lama adalah secara komputerisasi yang masih menggunakan Microsoft Exel dan memakan waktu yang lama serta kurang efisien, yang mana data-data karyawan, data penggajian masih menggunakan Microsoft Excel. Hal itu sangat tidak efisien dan kurang efektif. 4.2 Sistem yang Diusulkan Seiring dengan kemajuan teknologi, sudah saatnya perusahaan mulai menerapkan teknologi komputer di dalam layanan informasi atau sistem informasi bagi Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Sumatera Utara yang bergerak dalam bidang pertambangan, sehingga perusahaan tersebut dapat memperoleh informasi dengan lebih efektif dan efisien. Tugas akhir ini bertujuan untuk membantu Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Sumatera Utara dalam merancang sistem komputerisasi pengolahan data pegawai. Dan sebelum melakukan pembuatan program, terlebih dahulu dipaparkan sedikit mengenai perancangan program yang diinginkan. Sebelumnya perlu dirancang database yang terdiri dari tabel-tabel yang diperlukan. Desain yang baik dalah kunci menghasilkan database yang efektif, akurat dan efisien. 4.3 Data Flow Diagram (DFD) 4.3.1 Diagram Konteks Diagram konteks merupakan alat bantu dalam perancangan global bagi program aplikasi yang akan dibuat, dengan tujuan untuk mencerminkan keadaan sistem yang akan dibangun secara umum Kepala Dinas 2 Pegawai 1 2 Sistem biodata pegawai 1

3 Staf personalia Keterangan : 1. Biodata pegawai 2. Laporan data pegawai perbulan 3. Laporan biodata pegawai 4.3.2 Diagram Level 0 dan Diagram Level 1 Dari diagram konteks diatas dapat diturunkan menjadi bentuk yang lebih detail yaitu DFD Level 0. Berikut ini diberikan gambaran DFD Level 0 dan DFD Level 1 yang merupakan perincian dari diagram konteks yang telah dibuat untuk system yang akan dirancang. Pegawai Biodata pegawai 1.0* Pencatatan bidata pegawai Laporan data pegawai Staf personalia

File biodata pegawai Informasi Kepala dinas Gambar 4.1 DFD Level 0 Pegawai 1.1* Verifikasi biodata pegawai File biodata pegawai 1.2* Pembuatan laporan bidata pegawai

Staf personalia Kepala dinas Gambar 4.2 DFD Level 1 Berikut ini adalah keterangan mengenai simbol-simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram. No Nama komponen Simbol Keterangan 1 Proses Proses menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran. 2. Aliran Aliran menggambarkan aliran paket data atau informasi dari satu bagian ke bagian lain dari system dimana penyimpanan mewakili lokasi penyimpanan

data. 3. Penyimpan Komponen ini digunakan untuk memodelkan kumpulan data atau paket data. 4 Terminator Simbol ini mewakili entity luar dimana sistem berkomunikasi. Biasanya notasi ini melambangkan orang atau kelompok orang. 4.4 Perancangan Database Penerapan database dalam informasi system disebut database system. Setelah mendapatkan data-data yang dibutuhkan, maka tahapan selanjutnya adalah perancangan database. Jika kita ingin membuat suatu program manajemen database, kita memerlukan file database yang akan di proses. File database ini dibuat satu kali saja selanjutnya file database tersebut diproses lewat program. Untuk membuat file database penulis menggunakan fasilitas yang ada di Visual Basic 6.0 yaitu Visual Data Manager (Vis Data). Adapun kebutuhan file database untuk system ini hanya mempunyai tabel database tunggal dengan nama Data Pegawai.vbp. Pada file ini terdapat dua buah database yang akan digunakan dalam perancangan sistem yaitu tabel Data_Pegawai

dan tabel Absensi. File ini dibuat dengan Microsoft Accsess 2003. Tabel database tersebut sebagai berikut : TABEL PEGAWAI Nama Field Type Size Index NIP Text 10 Nomor induk pegawai Nama_pegawai Text 50 Nama pegawai Jenis Kelamin Text 20 Jenis kelamin Tempat Tanggal Lahir Text 25 Tempat dan tanggal lahir pegawai Agama Text 20 Agama pegawai Alamat Text 50 Alamat lengkap pegawai No. Telepon Number 13 No. telepon pegawai Golongan Text 10 Golongan Jabatan Text 50 Keterangan jenjang karir Gaji Currency 20 Jumlah gaji pegawai Index Field NIP sebagai PrimaryKey dan UniqueKey FORM ABSENSI Nama Field Type Size Index NIP Text 9 Primary Tanggal Absensi Date/Time 8 Tanggal absensi

Jam Masuk Date/Time 5 Jam masuk pegawai Jam Keluar Date/Time 5 Jam keluar pegawai Keterangan Text 10 Keterangan kehadiran pegawai 4.5 Perancangan Layer Desain layer merupakan rancang bangun dari percakapan antara pemakai sistem dengan komputer. Menu merupakan jalur pemakai (user interface) yang mudah dipahami dan digunakan dalam percakapan tersebut. Menu berisi beberapa pilihan yang disajikan kepada pemakai. User dapat memilih pilihan di menu dengan cara menggerakkan kursor ke arah horizontal ataupun vertikal pada menubar. Struktur menu merupakan gambaran mengenai isi dari keseluruhan program yang dibuat. Struktur menu dari program aplikasi ini adalah sebagai berikut: a. Desain Menu Utama

b. Desain Form biodata pegawai

c. Form Absensi d. Form About