MANAJEMEN PROYEK Oleh: Herawati Fiosar T /0022.01.43.2015 Armawin Mus /0041.01.43.2015 Muliati /0040.01.43.2015 PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN UNIVERSITAS MUSLIM INDONESIA MAKASSAR 2016
A. PERENCANAAN PROYEK Proyek dapat didefinisikan sebagai sederetab tugas yang diarahkan pada suatu hasil output utama. Di dalam perusahaan, organisasi proyek dibentukuntuk memastikan program yang telah ada tetap berjalan dengan lancar secara harian, sementara proyek baru dapat berhasil diselesaikan. Organisasi proyek dapat akan bekerja baik apabila: 1) Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan tenggat waktu spesifik. 2) Pekerjaan tersebut unik atau tidak begitu biasa dalam organisasi yang ada. 3) Pekerjaan mengandung tugas-tugas kompleks dan saling berhubungan yang membutuhkan keterampilan khusus 4) Proyek bersifat sementara, tetapi penting bagi organisasi 5) Proyek meliputi hampir semua lini organisasi. 1. MANAJER PROYEK Manajer yang memimpin proyek mengoordinasikan aktivitas dengan departemen lain dan membuat laporan langsung pada manajemen puncak. Manajer proyek mendapatkan sorotan dalam perusahaan dan bertanggung jawab memastikan bahwa (1) seluruh aktivitas yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat; (2) proyek selesai sesuai dengan anggaran; (3) proyek memenuhi sasaran kualitas; dan (4) orang-orang yang ditugaskan pada proyek mendapatkan motivasi, arahan, dan informasi yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan merek. 2. Struktur Penguraian Kerja Tim manajemen proyek memulai tugasnya dengan baik sebelum pelaksanaan proyek sehingga perencanaan dapat dikembangkan terlebih dahulu. Salah satu fase awalnya adalah menetapkan tujuan-tujuan proyek secara cermat, selanjutnya memecah proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelolah dengan baik. Struktur penguraian
kerja menetapkan proyek dengan membaginya menjadi subkomponen (atau tugas) utama, yang selanjutnya dibagi lagi menjadi komponen yang lebih detail, dan akhirnya menjadi seperangkat aktivitas dan biaya yang terkait. B. PENJADWALAN PROYEK Penjadwalan proyek meliputi pengurutan dan pembagian waktu untuk seluruh aktivitas proyek. Pada fase ini, manajer memutuskan lamanya setiap aktivitas memerlukan waktu dan menghitung banyaknya orang dan bahan yang diperlukan pada setiap fase produksi. Manajer juga membuat diagram penjadwalan terpisah untuk kebutuhan personel berdasarkan jenis keterampilan (misalnya: manajemen, keteknikan, atau penuangan beton). Diagram juga dapat dibuat untuk penjadwalan bahan-bahan. Suatu pendekatan penjadwalan proyek yang populer adalah diagram gant. Diagram gant adalah cara berbiaya rendah yang membantu para manajer memastikan bahwa (1) semua aktivitas telah direncanakan, (2) urutan kinerjanya telah diperhitungkan, (3) perkiraan waktu aktivitas telah telah tercatat, dan (4) keseluruhan proyek telah dibuat. Ringkasnya, pendekatan apapun yang dilakukan manajer proyek, penjadwalan proyek membantu dalam bidang berikut. 1. Menunjukkan hubungan setiap aktivitas dengan aktivitas lainnya dan terhadap keseluruhan proyek. 2. Mengidentifikasi hubungan yang harus didahulukan di antara aktivitas. 3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realitas untuk setiap aktivitas. 4. Membantu penggunaan orang, uang, dan sumber daya bahan dengan mengidentifikasi bottleneck kritis (hal-hal yang mungkin menghambat suatu proyek). C. PENGENDALIAN PROYEK
Pengendalian proyek-proyek besar, sebagaimana pengendalian sistem apapun, melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas, dan anggaran. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisi rencana proyek dan pengaturan sumber daya kemana mereka paling diperlukan. Laporan dan diagram PERT/CPM yang terkomputerisasi tersedia pada komputer personal. D. TEKNIK MANAJEMEN PROYEK Teknik evaluasi dan pengulasan program (dikenal luas sebagai program evaluation and revew technique- PERT) dan metode jalur kritis (umumnya dikenal dengan critical path method-cpm) dikembangkan di tahun 1950-an untuk membantu para manajer melakukan penjadwalan, pemantauan, serta pengendalian proyek-proyek besar dan kompleks. Kerangka kerja PERT dan CPM 1. Menetapkan proyek dan menyiapkan struktur penguraian kerjanya. 2. Membangun hubungan antara aktivitas-aktivitasnya. Memutuskan aktivitas yang harus diputuskan terlebih dahuludan aktivitas yang harus mengikuti aktivitas lain. 3. Menggambarkan jaringan yang menghubungkan keseluruhan aktivitas. 4. Menetapkan perkiraan waktu dan/atau biaya setiap aktivitas. 5. Menghitung jalur waktu terpanjang melalui jaringan. Hal ini disebut jalur kritis. 6. Menggunakan jaringan untuk membantu perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek. E. MENENTUKAN JADWAL PROYEK Setelah jaringan proyek telah digambarkan untuk menunjukkan semua aktivitas dan hubungan yang harus didahulukan, langkah selanjutnya adalah menentukan jadwal proyek. Artinya, kita perlu mengidentifikasi waktu mulai dan selesai yang direncanakan untuk setiap aktivitas. F. VARIABILITAS DALAM WAKTU AKTIVITAS
Dalam mengenali semua waktu paling awal dan paling lambat sejauh ini serta jalur kritis terkait, kita mengambil pendekatan CPM dengan mengasumsikan semua waktu aktivitasnya diketahui dan tetap. Jadi, tidak ada variabilitas dalam waktu aktivitas. Walaupun demikian, pada kenyataannya, waktu penyelesaian aktivitas mungkin dapat bervariasi dan bergantung pada banyak faktor. G. TRADE-OFF BIAYA-WAKTU DAN PROJECT CRASHING Ketika mengelola suatu proyek adalah lazim bagi seorang manajer proyek jika menghadapi salah satu (atau kedua) situasi berikut: (1) proyeknya mundur dari jadwal dan (2) waktu penyelsaian proyek yang sudah dijadwalkan dimajukan. Pada situasi apapun, beberapa atau semua aktivitas yang ada harus dipercepat untuk menyelesaikan proyek dalam batas waktu yang diinginkan. Proses di mana kita memperpendek jangka waktu proyek dengan biaya terendah yang mungkin disebut cashing proyek. CPM merupakan teknik di mana setiap aktivitas mempunyai waktu normal atau waktu standar yang kita gunakan dalam perhitungan. Hal yang berkaitan dengan waktu normal adalah biaya normal aktivitas. Namun, waktu yang lain dalam manajemen proyek adalah waktu crash yang ditetapkan sebagai waktu terpendek yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas. Kita biasanya dapat mempersingkat sebuah aktivitas dengan menambah sumber daya lebih (contoh: peralatan, karyawan) pada aktivitas tersebut. Jadi, sangatlah logis jika baiaya crash sebuah aktivitas lebih mahal dari biaya normalnya. H. KRITIK TERHADAP KRITIK DAN CPM Sebagai kritik terhadap pembahasan kita mengenai PERT, berikut beberapa ciri PERT yang harus diperhatikan oleh para manajer operasi. Kelebihan 1. Sangat bermanfaat terutama saat menjadwalkan dan mengendalikan proyek besar. 2. Konsep yang lugas atau langsung, serta tidak memerlukan perhitungan matematis yang rumit.
3. Jaringan grafis membantu melihat hubungan antar aktivitas proyek dengan cepat. 4. Analisis waktu krisis dan waktu longgar membantu menunjukkan aktivitas yang perlu diperhatikan lebih dekat. 5. Dokumentasi proyek dan gambar menunjukkan siapa yang bertanggung jawab untuk berbagai aktivitas. 6. Dapat diterapkan untuk bermacam-macam proyek. 7. Bermanfaat dalam memantau jadwal dan biaya. Keterbatasan 1. Aktivitas proyek harus didefinisikan dengan jelas dan hubungannya harus bebas dan stabil. 2. Hubungan pendahulunya harus didefinisikan dan dijejaringkan bersam-sama. 3. Perkiraan waktu cenderung subyektif dan bergantung pada kejujuran para manajer yang takut bahaya jika terlalu optimistis atau tidak cukup pesimistis. 4. Ada bahaya terselubung dengan terlalu banyaknya penekanan pada jalur terpanjang atau jalur kritis. Jalur yang nyaris kritis perlu diawasi dengan baik pula.