BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan saat ini mempengaruhi kebutuhan manusia terhadap ketersediaan informasi. Teknologi memudahkan manusia dalam melakukan pekerjaan dan seiring dengan kemajuan teknologi, manusia dituntut mampu mengikuti perkembangan teknologi yang dimanfaatkan untuk mengakses informasi. Dengan adanya informasi yang tersedia dengan cepat, manusia dapat memiliki efektifitas untuk menemukan dan mendapatkan pengalaman baru yang berguna bagi kehidupannya. Sebuah organisasi dapat memanfaatkan informasi dalam pengambilan keputusan. Informasi bisa didapat dari adanya arsip. Dalam dunia kearsipan, teknologi dimanfaatkan untuk memudahkan arsiparis dalam manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan yang baik akan memudahkan proses penemuan kembali arsip yang diinginkan. Tujuan dari manajemen kearsipan adalah memberikan jaminan terhadap arsip sehingga ketersediaannya bagi pelaksanaan kegiatan di sebuah organisasi dapat terjamin.menurut Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arti arsip adalah: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwadalam berbagai bentuk dan media sesuai denganperkembangan teknologi informasi dankomunikasi yang dibuat dan diterima olehlembaga negara, pemerintahan daerah, lembagapendidikan, perusahaan, organisasi
2 politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa, dan bernegara. 1 Arsip merupakan rekaman kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dalam melakukan kegiatannya. Selain menjadi sumber informasi, arsip juga digunakan sebagai alat bukti hasil kegiatan dari organisasi. Untuk mengolah kearsipan dengan baik dibutuhkan manajemen kearsipan yang baik. Mina M. Johnson mengatakan: It is common to hear the term data processing used describe the collecting, processing, and communication of numbers used in business. Records Managers are responsible for the care of these numbers and words from their disposal so whatever is needed can be quickly found. 2 Manajemen kearsipan berperan untuk mengumpulkan, mengolah, dan berkomunikasi dalam kegiatan bisnis, selain itu berperan dalam penyusutan supaya arsip mudah ditemukan. Dalam kehidupan sehari-hari, arsip mempunyai peran yang penting dalam bidang administrasi, seperti dalam bidang hukum, di lembaga publik, perusahaan, organisasi, lembaga, baik negeri maupun swasta membutuhkan ketersediaan arsip. Arsip menjadi bagian penting karena beberapa hal. Pertama, masyarakat yang kritis menuntut adanya transparansi dalam berbagai hal. Kedua, Masyarakat ayat 2. 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1 2 Mina M Johnson and Norman F. Kallaus, Records Management, (Ohio: South-Western Publishing Company, 1992), hlm. 3.
3 memerlukan bukti yang nyata dalam proses pelaksanaan kelembagaan sehingga data-data, informasi, hingga detail-detal kegiatan butuh diarsipkan untuk menjamin keberlangsungan dan ketertiban kelembagaan. Ketiga, masyarakat yang haus informasi memerlukan refrensi. Setiap organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta pasti membutuhkan informasi yang dapat diperoleh dengan adanya arsip. Pada mulanya, sistem kearsipan manual yang lebih memfokuskan pada pengarsipan dokumen dalam bentuk lembaran-lembaran kertas dapat memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Namun, hal tersebut juga memiliki beberapa kelemahan. Pertama, volume dokumen yang dikelola oleh organisasi semakin meningkat, sehingga tidak memiliki efektifitas penyimpanan dan pemeliharaan arsip. Kedua, volume yang besar akan mempersulit penemuan kembali arsip. Kondisi tersebut perlu diantisipasi dengan menggunakan teknologi yang memudahkan pengelolaan arsip. Dengan digunakannya komputer sebagai sarana kerja, arsip dibuat, didistribusikan, digunakan, disimpan, dan ditemukan kembali hanya dengan menggunakan komputer. Komputerisasi arsip telah mengubah cara pengarsipan informasi dengan memberikan kecepatan dan ketepatan dalam penyimpanan, pencarian, penemuan kembali, hingga pendistribusian arsip perolehan informasi dapat dilakukan secara optimal. 3 Arsip tercipta dalam berbagai bentuk dan media. Setiap organisasi menghasilkan arsip dalam bentuk kertas dan elektronik. Arsip elektronik dapat 3 ibid., hlm. 112.
4 dihasilkan dengan cara mengalihmediakan arsip bentuk konvensional ke arsip elektronik. Penggunaan teknologi pengelolaan arsip terutama arsip elektronik diperlukan sebagai sarana bantu pengelolaan arsip terutama untuk jenis arsip elektronik disebut dengan otomasi kearsipan. Jay Kennedy mengatakan, The core purpose of an automated record management system is to manage the evidence of an organitation s business transactions through the systematised control of its records. 4 Sistem manajemen otomasi arsip berfungsi untuk mengatur kearsipan dan mendukung proses pengolahan arsip. Otomasi arsip digunakan untuk mengelola bukti organisasi melalui kontrol sistematis dari suatu organisasi. Berbagai instansi baik instansi milik pemerintah maupun swasta sudah menggunakan otomasi arsip untuk menunjang manajemen kearsipan. Salah satu instansi pemerintah yang sudah menggunakan otomasi arsip adalah Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo. Adapun tugas mempunyai tugas Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo adalah melaksanakan penyusunan dan pelaksaan kebijakan daerah di bidang orgnisasi dan tata laksana penatausahaan kepegawaian. Aplikasi otomasi arsip yang ada di Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo bernama E-File. Aplikasi ini membantu pegawai dalam mengelola arsip yang tercipta dari setiap unit kerja setiap harinya. 4 Jay Kennedy, and Cherryl Scauder, Records Management, A Guide to Corporate Record Keeping, (Melbourne: Longman, 1998) hlm 194.
5 Dari latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: 1. Mengapa Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo menggunakan otomasi arsip utuk membantu pengolahan arsipnya? 2. Apa manfaat otomasi arsip di Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo? 3. Bagaimana proses otomasi arsip Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo? 4. Apa saja sarana dan prasarana yang digunakan untuk otomasi arsip personalia kepegawaian di Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo? 5. Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses otomasi arsip di Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo? B. Keaslian Rancangan Tugas Akhir ini berjudul Otomasi Arsip di Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekda Wonosobo. Dari aspek tempat PKL, Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekda Wonosobo belum pernah digunakan objek kajian tugas akhir dibidang kearsipan. Dari aspek tema yaitu Otomasi Arsip, terdapat beberapa kajian bidang kearsipan tentang tema tersebut. Kajian Refina Arvitiane difokuskan pada penerapan sistem otomasi kearsipan aplikasi Elektronik Filing System (EFS) berbasis Electronic Leitz Order (ELO) di PT Taspen (Persero) KCU Semarang. Refina membahas mengenai
6 implementasi, peran, dan kelebihan aplikasi EFS dan ELO di PT Taspen (Persero) KCU Semarang. Kajian Dian Prasetyo difokuskan pada proses otomasi arsip jaminan dilakukan mulai dari pemilihan dokumen, kemudian aih media arsip dari konvensional ke arsip digital, mengindeks arsip, serta sistem penyimpanan dan perawatan dokumen dengan sistem otomasi kearsipan. 5 Kajian Penulisan Laporan Tugas Akhir dengan tema Otomasi Arsip yang penulis ambil nantinya akan berbeda dengan kajian yang pernah dilakukan pada tahun-tahun sebelumnya. Penulis membahas tentang otomasi arsip personal kepegawaian yang ada di Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo. Dari segi tempat Bagian Organisasi dan Kepegawaian Daerah Kabupaten Wonosobo belum pernah menerima mahasiswa Kearsipan untuk Praktik Kerja Lapangan. C. Tujuan Penulisan 1. Mengetahui kondisi kearsipan yang ada di Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo. 2. Megetahui manfaat otomasi arsip di Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo. 3. Mengetahui proses otomasi di Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo. 5 Refina Arvitiane, Tugas Akhir Penerapan Sistem Otomasi Kearsipan di PT Taspen (Persero) KCU Semarang, 2014; Dian Prasetyo, Tugas Akhir Otomasi Arsip Jaminan di Kantor Cabang Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial Ketanakerjaan Kota Magelang, 2015.
7 4. Mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses otomasi di Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo. 5. Mengetahui cara mengatasi kenala penggunaan sistem otomasi arsip personal kepegawaian dengan solusi yang sesuai dengan Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo. D. Manfaat Penulisan 1. Memberi masukan tentang pengolahan arsip untuk Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo. 2. Menambah pengetahuan tentang otomasi kearsipan di Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo. 3. Menambah literatur/khasanah tentang otomasi kearsipan untuk Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo. E. Sistematika Penulisan Laporan yang berjudul Otomasi Arsip Personalia Kepegawaian di Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Wonosobo ini dibagi dalam empat bab. Pembagian ini untuk mempermudah pemahaman yang menyeluruh atas masing-masing bab. Tiap bab menggambarkan hal yang berbeda tetapi semua masih dalam satu kesatuan tema yang utuh. Bab pertama mencakup latar belakang dan permasalahan, keaslian, tujuan dan manfaat penulisan tugas akhir, dan sistematika penulisan. Bagian pertama uraian dalam latar belakang menjelaskan alasan mengapa topik tentang Otomasi Arsip dipilih. Masih barunya penggunaan otomasi arsip di lingkungan badan
8 kepegawaian dalam pengelolaan arsip kepegawaiannya yang menjadi alasan pemilihan topik, serta permasalahannya yang dibahas dalam Laporan Tugas Akhir ini. Bagian kedua membahas tentang Keaslian, penulis menunjukkan bahwa kajian yang ditulis adalah asli dan berbeda dengan kajian yang pernah dilakukan pada tahun-tahun sebelumnya dengan tema yang sama yaitu otomasi arsip. Bagian ketiga membahas tentang tujuan dan manfaat tugas akhir, yaitu untuk mengetahui penanganan otomasi arsip, sarana, dan kendala apa saja yang ditemui saat penanganan otomasi arsip. Bagian keempat sistematika penulisan menguraikan isi dari setiap bab Laporan Tugas Akhir. Bab tiga berisi tentang inti pembahasan dari laporan Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekda Wonosobo. Pembahasannya meliputi sejarah singkat, tugas pokok dan fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekda Wonosobo. Pada bab ini juga dijelaskan tentang pengorganisasian kearsipan, jenis dan kondisi arsip, dan proses otomasi arsip personalia kepegawaian di Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekda Wonosobo. Bab terakhir berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan menjelaskan jawaban dari permasalahan penanganan arsip di Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekda Wonosobo. Saran berisi masukan terutama untuk memperbaiki pelaksanaan sistem kearsipan yang sudah ada, terutama untuk otomasi arsip personalia kepegawaian.