Landasan Manajemen Arsip/ Dokumen

Transkripsi

1

2 arsip??

3 Landasan Manajemen Arsip/ Dokumen Peran arsip/ dokumen/ rekod Daur hidup arsip (life cycle records) Aspek hukum pada arsip Perguruan Tinggi Permasalahan arsip Perguruan Tinggi

4 Peran Arsip dalam Organisasi Information Evidence Accountability Rekod/ Arsip adalah mission-critical bussiness resourceharus dan perlu dikelola

5 Definisi UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan : Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

6 quote Penyelenggaraan kearsipan = records management Records management is systematic and consistent control of all records throughout their life cycle. (Parker, 1999:10)

7 Systematic artinya rekod perlu dikelola dengan rancangan yang direncanakan dan menggunakan metode, daripada -tidak- dengan kebetulan

8 Consistent artinya bahwa rekod harus dikelola secara konsisten baik pendekatannya dan konsisten setiap saat.

9 Control mengandung arti segala apa yang terjadi terhadap rekod harus dikontrol : bagaimana dia tercipta atau diterima, diatur dan diindeks, disimpan dan ditemukan kembali, dan dimusnahkan atau disimpan secara permanen sebagai arsip.

10 Pengelolaan Arsip Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. (Pasal 9 UU No 43 tahun 2009)

11

12 Pengelola Unit Kearsipan Universitas Indonesia Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 47 ayat 2 dan 3 dijelaskan bahwa penyimpanan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah dan arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala Unit Kearsipan

13

14 Paradigma daur hidup Arsip dinamis : arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip aktif : arsip yang frekuensi penggunaan-nya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif : arsip yang frekuensi penggunaan-nya telah menurun. Arsip statis : arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.

15

16 Cakupan pengelolaan arsip dinamis Pasal 9 UU No 43 tahun 2009 Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: arsip vital; arsip aktif; arsip inaktif. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.

17 Instrumen alat diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, khususnya pada pasal 40 ayat (4) disebutkan "untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip Skema klasifikasi untuk pemberkas-an dokumen Tata persuratan = tata naskah dinas Jadwal retensi arsip Klasifikasi keamanan arsip (informasi publik)

18 fungsi -core bussiness- Universitas Indonesia Fungsi Substantif : fungsi utama : sangat tergantung pada visi, misi dan tujuan institusi: yang membedakan institusi yang satu ke institusi lainnya. Pendidikan dan Pengajaran (PDP), Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) Fungsi Fasilitatif : fungsi pendukung : fungsi yang mendukung operasional institusi : Keuangan, Sumber Daya Manusia, Hukum dan Pengawasan, Organisasi dan Tatalaksana, Rumah Tangga Kantor, Humas dan Informatika, dan Logistik.

19 Langkah-langkah Pengelolaan Arsip Penangkapan (capture) Registrasi (registration) -menyediakan bukti bahwa arsip sudah diciptakan atau diterima. Klasifikasi (classification) -menandakan arsip pada fisik yang tepat dan penempatan intelektual dalam sistem kearsipan. Akses dan sistem klasifikasi keamanan (access and security classification) Identifikasi status penghancuran (identification of disposition status) Penyimpanan (storage) Penggunaan dan pelacakan (use and tracking) Implementasi dari penghancuran (implementation of disposotion)

20 Rekod Manajemen Sistem Proses Instrumen

21 Kondisi Umum (pendapat anda?)

22 Pemberkasan dokumen/ arsip

23 Pola Klasifikasi Tujuan : Keteraturan pemberkasan sehingga memperlihatkan hubungan antar dokumen/ arsip

24 Kode & Indeks (substantif) PDP = Pendidikan dan Pengajaran PPM = Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

25 Kode & Indeks (fasilitatif) KEU = Keuangan SDM = Sumber Daya Manusia OTL = Organisasi dan Tata Laksana HKP = Hukum dan Pengawasan HMI = Humas dan Informatika RTK = Rumah Tangga Kantor LOG = Logistik

26 PDP Pendidikan & Pengajaran

27 KEU - Keuangan

28 Pemberkasan Arsip

29 Penataan (penjajaran) Arsip

30 beri label pada berkas anda (elektronik dan/ atau hard copy) dengan informasi tentang masa retensinya. Buku 50 Tahun Universitas Indonesia. Permanen Undangan Dies Natalis UI (2 tahun, musnah 2015)

31 Penataan (penjajaran) Arsip -yang sesuai kaidah-

32 Inventori (DPA) Daftar Pencarian Arsip Daftar Pencarian Arsip adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.

33 Link download (template arsip inaktif): arsip.ui.ac.id/node/30

34 Landasan Hukum & Teori Undang-Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UndangUndang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan ISO/TR Information and Documentation-Records Management Kennedy, Jay Records management: a guide to corporate record keeping. 2nd.ed. Melbourne: Addison Wesley Longman