KP(IPG)8585/600/20/(19) PANDUAN PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU PROGRAM IJAZAH SARJANA MUDA PERGURUAN DENGAN KEPUJIAN (PPISMP) AMBILAN JUN 2012 INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA ARAS 1, ENTERPRISE BUILDING 3, BLOK 2200 JALAN PERSIARAN APEC, CYBER 6 CYBERJAYA TELEFON: 03-83126666 FAKS: 03-83126655 1
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1 2 3 4 5 6 7 8 Prakata Bidang Tugas Institut Pendaftaran o Tindakan sebelum pendaftaran o Tindakan semasa pendaftaran o Tindakan selepas pendaftaran Permohonan berhenti mengikuti kursus/menarik diri sebelum perjanjian dimeterai Tugas pensyarah/mentor selepas pendaftaran Kontrak Perjanjian dan Laporan Pemeriksaan Kesihatan Penutup 3 3 4-7 7 8-9 9 10 2
PANDUAN PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU PROGRAM IJAZAH SARJANA MUDA PEGURUAN DENGAN KEPUJIAN (PISMP) AMBILAN JUN 2012 1. PRAKATA Buku Panduan Pendaftaran Pelajar Baharu ini disediakan untuk memberi garis panduan kepada pihak Hal Ehwal Pelajar (HEP) Institut Pendidikan Guru Kampus (IPGK) untuk melaksanakan prosedur pendaftaran pelajar baharu secara seragam. Dengan ini sebarang masalah dan percanggahan tafsiran diharap dapat dielakkan. Pihak IPGK hendaklah mematuhi prosedur pendaftaran ini. 2. BIDANG TUGAS INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS (IPGK) 2.1 Jabatan HEP, IPGK bertanggugjawab ke atas urusan pendaftaran pelajar baharu. Pengarah/Timbalan Pengarah/Ketua Jabatan HEP/Penyelaras PISMP hendaklah mengemas kini maklumat pendaftaran dan menyelaras dengan Unit Pengurusan Pengambilan Pelajar (PPP) Bahagian Pendidikan Guru (BPG) melalui aplikasi dalam talian (e-daftar). Sekiranya terdapat permasalahan dalam urusan pendaftaran, sila hubungi terus Unit PPP,BPG. (Tel: 03-88841249/1226) 2.2 Bermula daripada pendaftaran sehingga perjanjian ditandatangani iaitu dalam tempoh 30 hari, semua urusan mengenai hal-hal pendaftaran adalah di bawah penyelarasan dan bidang tugas Pengarah Bahagian Pendidikan Guru (BPG). Selepas perjanjian dimeterai, segala urusan berkaitan pelajar adalah di bawah bidang kuasa Rektor, Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM), Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM). 2.3 Pendaftaran Pelajar Baharu mesti dilaksanakan oleh pensyarah/mentor sendiri. Ini adalah untuk memastikan tiada kesilapan bagi perkara 3.2.3 panduan ini yang akan menimbulkan isu/masalah. 3
3. PENDAFTARAN Panduan ini hendaklah dirujuk bersama Buku Panduan Tawaran yang diberi kepada calon. Semasa pendaftaran, tindakan berikut hendaklah diikuti oleh setiap IPGK. 3.1 Tindakan Sebelum Pendaftaran 3.1.1 Memastikan agihan pengkhususan dan bilangan unit adalah sama seperti dalam unjuran untuk IPGK berkenaan. 3.1.2 Menyediakan maklumat dan panduan pendaftaran kepada semua pelajar yang menerima tawaran berkursus secara dalam talian melalui laman sesawang IPGK masing-masing. Maklumat yang perlu disediakan adalah seperti butiran berikut: a) Tarikh dan tempat pendaftaran b) Keperluan pendaftaran seperti: - Surat Tawaran - Kad Pengenalan - Sijil-sijil asal dan salinan - Laporan pengesahan kesihatan & x-ray - Wang pendaftaran ( RM 500 ) c) Peraturan IPGK d) Tempat penginapan e) Program Pendaftaran dan Minggu Pengurusan Pelajar Baharu f) Keperluan-keperluan lain 3.1.3 Menubuhkan Jawatankuasa Pendaftaran dan Minggu Pengurusan Pelajar Baharu dan mengadakan mesyuarat. 3.1.4 Melantik dan memberi taklimat kepada mentor untuk melaksanakan tugas-tugas seperti di perkara 3.3 dan perkara 5. 4
3.2 Tindakan Semasa Pendaftaran 3.2.1 Pendaftaran melalui wakil tidak dibenarkan. Pastikan pelajar sendiri yang mendaftar. 3.2.2 Memastikan pelajar selesai menguruskan pendaftaran akademik dahulu (melapor diri) sebelum pendaftaran penginapan dibuat. 3.2.3 Menyemak, meneliti dan memastikan semua dokumen asal dan salinan adalah sah dan betul. Dokumen-dokumen tersebut adalah seperti beikut: a) Surat Tawaran Kursus b) Sijil Kelahiran c) Kad Pengenalan (Pastikan status kewarganegaraan kerana hanya warganegara sahaja yang boleh didaftar) d) Sijil-sijil Akademik i) Sijil SPM/SPMV/STAM/STPM/UEC/SMU/SMA ii) Sijil-sijil lain yang berkaitan seperti Sijil Berhenti Sekolah dan surat pengesahan lain yang berkaitan. Nota a) Pelajar yang gagal mengemukakan pekara 3.2.3 di atas tidak boleh didaftar secara rasmi. Sekiranya gagal untuk mengemukakan dokumen asal, pihak IPGK boleh menolak pendaftarannya. Bagi pelajar yang tiada kad pengenalan dan hanya membawa salinan Dokumen Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) Dokumen No H6xxxxxx atau KO8xxxxx, pihak HEP IPGK boleh dapatkan pengesahan segera daripada Ibu Pejabat JPN untuk pengesahan status kewarganegaraan. b) Slip keputusan peperiksaan hanya boleh digunakan untuk SPM/STPM bagi 2 tahun terakhir sebelum tahun kemasukan. 5
3.2.4 Memastikan Borang Pemeriksaan Doktor (keratan Borang Am 402 pindaan 4/87) lengkap dengan: a) Maklumat-maklumat pemeriksaan doktor. b) Keputusan x-ray yang terkini. c) Alamat Lengkap Hospital/klinik. Nota: Pelajar mestilah melengkapkan Borang Pemeriksaan Doktor sebelum melapor diri. Borang ini mestilah dibawa semasa anda melapor diri di IPG Kampus berkenaan. 3.2.5 Pekara-perkara lain yang perlu diberi perhatian a) Pelajar tidak dibenarkan bertukar bidang pengajian (pengkhususan) dan pusat berkursus seperti yang ditawarkan. 3.2.6 Memastikan lima (5) salinan Borang Perjanjian dan lima (5) salinan Borang Butiran Penjamin dan Saksi diisi dengan lengkap dan betul. 3.3 Tindakan Selepas Pendaftaran 3.3.1 Menghubungi mana-mana calon yang belum mendaftar selepas hari pertama pendaftaran. 3.3.2 Mengemaskini maklumat di dalam talian (e-daftar) a) Kali pertama 3 hari selepas pendaftaran. b) Kali kedua 5 hari selepas pendaftaran 3.3.3 Menghantar maklumat di atas dengan segera kepada : Unit Pengurusan Pengambilan Pelajar (UPPP) BPG (u.p : Ketua Penolong Pengarah) melalui No. Faksimili 03-88841320 Dan 6
Rektor IPGM (u.p: Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar) melalui No. faksimili 03-83126725 Maklumat terakhir adalah maklumat yang menunjukkan bilangan keseluruhan yang mendaftar di IPGK mengikut pengkhususan, kaum dan jantina. 3.3.4 Calon Gantian/Tambahan : a) Pendaftaran calon gantian/tambahan akan dibuat tiga (3) minggu selepas pendaftaran pertama. b) Proses pendaftaran calon gantian/tambahan adalah sama seperti proses pendaftaran pertama. 3.3.5 Calon yang telah sah didaftarkan sebagai pelajar institut (setelah perjanjian dimeterai) hendaklah didaftar dalam BUKU PENDAFTARAN RASMI INSTITUT. 4. PERMOHONAN BERHENTI MENGIKUTI KURSUS/MENARIK DIRI SEBELUM PERJANJIAN DIMETERAI 4.1 Pelajar yang ingin berhenti mengikuti kursus/menarik diri hendaklah mengemukakan surat permohonan rasmi kepada Rektor Institut Pendidikan Guru Malaysia Kementerian Pelajaran Malaysia melalui Pengarah IPGK tempat pelajar berkursus. Pelajar tidak boleh menulis secara peribadi terus kepada Institut Pendidikan Guru Malaysia, Kementerian Pelajaran Malaysia. 4.2 Pelajar berkenaan hanya boleh meninggalkan institut setelah mendapat kelulusan dahulu daripada Rektor Institut Pendidikan Guru Malaysia, Kementerian Pelajaran Malaysia. 4.3 Pelajar berkenaan juga hendaklah menjelaskan sebarang bayaran yang dikenakan oleh IPGK seperti bayaran asrama atau makan (jika ada) sebelum dibenarkan meninggalkan IPGK. 7
5. TUGAS PENSYARAH/MENTOR SEMASA DAN SELEPAS PENDAFTARAN 5.1 Menyemak dan memastikan syarat asas tawaran dipenuhi (rujuk lampiran syarat dan terma kemasukan) 5.2 Menyemak dan memastikan sijil dan semua dokumen pelajar seperti yang berikut adalah disahkan benar: 5.2.1 Surat Tawaran 5.2.2 Kad Pengenalan (sah warganegara) 5.2.3 Sijil Kelahiran 5.2.4 Sijil SPM/SPMV/STAM/STPM/UEC/SMU/SMA 5.2.5 Sijil-sijil lain seperti Sijil Berhenti Sekolah, Sijil Pencapaian Kokurikulum dan Kepimpinan 5.3 Memastikan Borang Perjanjian serta Butiran Penjamin dan Saksi yang dihantar oleh semua pelajar betul, tepat dan mengikut panduan, khasnya mengenai PENJAMIN dan SAKSI. Jika ada kesalahan atau kesilapan, satu daripada tindakan berikut boleh diambil: 5.3.1 Mengisi borang perjanjian yang baharu ; atau 5.3.2 Memotong mana yang salah dan turunkan tanda tangan ringkas PELAJAR serta PENJAMIN-PENJAMIN di sebelahnya. Perjanjian tidak boleh dipakai jika pembetulan dibuat menggunakan getah/cecair pemadam. 5.4 Meneliti Borang Pemeriksaan Doktor (Borang Am 402. Pindaan 4/87) bagi menentukan tahap kesihatan pelajar adalah baik. Mentor perlu melaporkan kepada JHEP, jika kesihatan pelajar berada pada tahap 2 atau 3 dalam keratan laporan pemeriksaan doktor. 5.5 Memberi bimbingan dan nasihat kepada pelajar yang memohon berhenti, tukar pengkhususan/ipgk kerana masalah diri, masalah keluarga atau masalah menyesuaikan diri dengan kehidupan di IPGK. 8
6. LAPORAN PEMERIKSAAN KESIHATAN DAN KONTRAK PERJANJIAN 6.1 Laporan Pemeriksaan Kesihatan: 6.1.1 IPGK mesti memastikan setiap pelajar menghantar Borang Am 402 laporan pemeriksaan kesihatan seperti yang diarahkan. 6.1.2 Pensyarah/Mentor perlu meneliti laporan kesihatan pelajar, untuk menentukan palajar sihat dan boleh menjalani aktiviti fizikal. Sekiranya pelajar didapati menghidap salah satu daripada penyakit tersebut, sila rujuk IPGM KPM untuk pengesahan sama ada pelajar boleh didaftarkan atau sebaliknya. 6.2 Kontrak Perjanjian: 6.2.1 Pastikan semua pelajar menandatangani Borang Perjanjian Pendidikan Guru. 6.2.2 Pensyarah/Mentor hendaklah memastikan Borang Perjanjian dan Butiran Penjamin dan Saksi diisi dengan betul, tepat dan lengkap serta ditandatangani oleh semua pihak yang berkenaan sebelum diserahkan kepada Pengarah untuk ditandatangani. 6.2.3 Sila pastikan dokumen-dokumen berikut disahkan dan disertakan bersama Borang Perjanjian: a) Salinan Surat Tawaran b) Salinan Kad Pengenalan c) Salinan Sijil Kelahiran d) Salinan Sijil SPM/SPMV/STAM/STPM/UEC/SMU/SMA e) Borang Pemeriksaan Kesihatan (Borang Am 402) 6.2.4 Perjanjian yang lengkap diisi oleh pelajar dan pihak IPGK hendaklah ditandatangani oleh Pengarah IPGK selaku wakil dari pihak kerajaan. 6.2.5 Timbalan Pengarah/Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar/Penyelaras Program boleh bertindak sebagai Saksi kepada Pengarah. 9
7. PENUTUP 6.2.6 Borang Perjanjian yang telah diisi dengan lengkap dan sempurna boleh dimatikan setemnya dengan membuat dua garisan di atas setem hasil bernilai RM10.00 yang dilekatkan di sudut atas kanan. Berdasarkan Panduan Pendaftaran ini, Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar, Institut Pendidikan Guru Malaysia, Kementerian Pelajaran Malaysia memohon kerjasama pihak Hal Ehwal Pelajar, Institut Pendidikan Guru Kampus untuk melaksanakan urusan pendaftaran pelajar baharu dengan teliti. SELAMAT MENERIMA PELAJAR BAHARU 10