BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

21 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1 Gambaran Umum Apartemen Slipi adalah kompleks huni bertingkat di Jakarta yang nyaman, aman, dan mempunyai lokasi yang cukup strategis. Apartemen Slipi didirikan oleh pengembang PT. Multipanen Kotrindo, yang sekarang telah berganti nama menjadi PT. Grand Soho Slipi, dan berlokasi di Jl. Letjen S. Parman, Slipi, Jakarta Barat. Apartemen ini terdiri dari dua tower dengan masing-masing tower memiliki 26 lantai. Tower pertama mempunyai dua tipe kamar (2 kamar tidur dan 3 kamar tidur). Tower kedua mempunyai satu tipe kamar (3 kamar tidur). Lantai 25 dan 26 memiliki ruangan yang lebih besar, karena didesain menyerupai rumah. Seiring berjalannya waktu, Apartemen Slipi kini sudah semakin berkembang dan terisi 2/3 unit kamar, dari 276 unit kamar yang disediakan. Fasilitas yang disediakan pun sudah sangat lengkap, diantaranya adalah kolam renang, lapangan tenis, pusat kebugaran, sauna dan spa, serta fasilitas pijat untuk penghuni. 3.2 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Badan Pengelola Apartemen Slipi

22 3.3 Deskripsi Tugas Pembagian tugas dan tanggung jawab dari struktur organisasi adalah sebagai berikut : 1. Building Manager : - Mengelola dana yang diperoleh untuk segala kebutuhan perawatan, pengelolaan, dan keamanan gedung. - Mengelola seluruh aset gedung. - Menerima laporan dan membuat keputusan untuk kelangsungan dan masa depan gedung. 2. Admin : - Mengelola hak akses - Mengelola data variabel listrik, air, dan pengelolaan maintenance. - Mengelola data pemilik apartemen. 3. Operator / kasir : - Mengelola pembayaran listrik, air, dan pengelolaan maintenance gedung. - Membuat laporan. 4. Bag. Finance & Accounting : - Menerima laporan dari operator/kasir, merekap laporan, kemudian menyerahkan laporan kepada Building Manager. - Membuat studi banding mengenai kenaikan service charge dan sinking fund dengan apartemen lain yang setaraf. 3.4 Analisa Sistem Berjalan Proses pembayaran tagihan listrik, air, dan maintenance pada Apartemen Slipi sekarang ini masih menggunakan MS.Excel. Dengan proses pembayaran menggunakan Excel, data pemilik apartemen yang telah mencapai ratusan orang, serta ribuan data yang harus diolah, membuat pengelolaan pembayaran menjadi lambat dan tidak efektif. Pembuatan laporan pun menjadi sulit dikarenakan data yang sudah sangat banyak dan sulit untuk dikelola menggunakan Excel. Proses bisnis berjalan pada dasarnya sama dengan yang diusulkan, hanya saja proses pembayaran menggunakan tools excell dan yang diusulkan dibuat menggunakan sistem, agar proses pembayaran dan proses pencarian data dapat berjalan lebih efektif dan efisien, serta memudahkan pihak apartemen dalam mengelola data pembayaran.

23 3.5 Use Case Diagram Diagram Use Case adalah diagram yang menunjukkan fungsionalitas suatu sistem atau kelas dan bagaimana sistem tersebut berinteraksi dengan dunia luar dan menjelaskan sistem secara fungsional yang terlihat user. 3.5.1 Use Case Diagram Usulan <<extends>> Menambah Data Mengubah Data Menghapus Data <<extends>> <<extends>> Melihat data unit <<include>> Operator <<extends>> Menambah Data Mengubah Data Menghapus Data <<extends>> <<extends>> Melihat data variabel listrik, air, maintenance <<include>> Admin Menambah Data Mengubah Data Menghapus Data <<extends>> Melihat Data Pelanggan <<extends>> <<extends>> <<include>> Login Membuat invoice Membuat receipt <<include>> <<include>> Membuat laporan <<extends>> Mencetak laporan Gambar 3.2 Use Case Diagram Usulan Tabel 3.1 Keterangan Use Case Melihat Data Unit Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi Post Kondisi Melihat data Unit Admin Admin membuat data unit apartemen pada database. Admin dapat merubah, menambah, menghapus data. Admin membuka data master unit Admin berhasil membuka data master unit dan dapat melakukan proses ubah, hapus, atau tambah data.

24 Tabel 3.2 Keterangan Use Case Melihat Data Variabel Listrik, Air, dan Maintenance Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi Post Kondisi Melihat data variabel listrik, air, dan maintenance Admin Admin membuat variabel data harga listrik, air, dan maintenance pada database berdasarkan keputusan building manager. Admin dapat merubah, menambah, menghapus data tergantung dari keputusan building manager. Admin membuka data master variabel. Admin berhasil membuka data master variabel dan dapat melakukan proses ubah, hapus, atau tambah data. Tabel 3.3 Keterangan Use Case Melihat Data Pelanggan Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi Post Kondisi Melihat data pelanggan Admin Admin membuat data pelanggan(pemilik apartemen) pada database berdasarkan data dari building manager. Admin dapat merubah, menambah, menghapus data jika terdapat perpindahan kepemilikan unit apartemen. Admin membuka data master pelanggan. Admin berhasil membuka data master pelanggan dan dapat melakukan proses ubah, hapus, atau tambah data. Tabel 3.4 Keterangan Use Case Membuat Invoice Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi Post Kondisi Membuat Invoice Operator Operator membuat tagihan listrik, air, dan maintenance berdasarkan luas unit dan pemakaian listrik dan air pelanggan, kemudian operator mencetak invoice untuk dikirim kepada masing-masing pelanggan. Operator membuat invoice. Operator berhasil membuat invoice kemudian mencetak invoice yang telah dibuat.

25 Tabel 3.5 Keterangan Use Case Membuat Receipt Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi Post Kondisi Membuat receipt Operator Operator membuat dan mencetak bukti pembayaran setelah menerima uang pembayaran dan diserahkan pada pelanggan. Operator membuat receipt setelah menerima uang pembayaran. Operator berhasil membuat bukti pembayaran untuk kemudian dicetak dan diserahkan pada pelanggan. Tabel 3.6 Keterangan Use Case Membuat Laporan Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi Post Kondisi Membuat laporan Operator Operator membuat laporan pembayaran per bulan untuk kemudian dicetak dan diserahkan pada building manager. Operator membuat laporan. Operator berhasil membuat laporan untuk kemudian dicetak dan diserahkan pada building manager. 3.6 Activity Diagram Activity diagram digunakan untuk menggambarkan proses bisnis dan urutan aktivitas dari sebuah proses. 3.6.1 Activity Diagram Usulan Activity Login Operator Sistem Memasukkan id dan password Password salah Validasi Password benar Berhasil login Phase Gambar 3.3 Activity Diagram Login

26 Activity Pembuatan Invoice Operator Sistem Memilih form invoice pada menu Menampilkan form invoice Input id unit Menampilkan data unit dan pelanggan Input start meter,end meter Menampilkan jumlah tagihan Menyimpan invoice Invoice tersimpan Mencetak Invoice Phase Gambar 3.4 Activity Diagram Pembuatan Invoice Tabel 3.7 Keterangan Activity Diagram Pembuatan Invoice Nama Activity Deskripsi Singkat Pra Kondisi Tindakan Utama Activity Diagram Pembuatan Invoice Menjelaskan proses pembuatan invoice kepada pelanggan Operator terlebih dahulu memilih form invoice, kemudian input id unit Operator menginput start meter dan end meter, dan bulan tagihan kemudian muncul jumlah tagihan Tindakan Alternatif - Post Kondisi Jika invoice telah dibuat, maka setelah itu invoice akan dicetak untuk dikirimkan kepada pelanggan

27 Activity Pembuatan Receipt Operator Sistem Memilih form receipt pada menu Menampilkan form receipt Input id invoice Menampilkan data tagihan Input jumlah pembayaran Menampilkan jumlah pembayaran dan data pelanggan Menyimpan receipt Receipt tersimpan Mencetak Receipt Phase Gambar 3.5 Activity Diagram Pembuatan Receipt Tabel 3.8 Keterangan Activity Diagram Pembuatan Receipt Nama Activity Deskripsi Singkat Pra Kondisi Tindakan Utama Activity Diagram Pembuatan Receipt Menjelaskan proses pembuatan receipt kepada pelanggan Operator memilih form receipt pada menu, kemudian menginput id invoice Operator menerima pembayaran, kemudian menginput jumlah pembayaran Tindakan Alternatif - Post Kondisi Jika receipt telah dibuat, maka setelah itu receipt akan dicetak untuk diberikan kepada pelanggan

28 Activity Pembuatan Laporan Operator Sistem Memilih form laporan pada menu Menampilkan form laporan Memilih laporan yang diinginkan Menginput periode Menampilkan laporan Mencetak laporan Phase Gambar 3.6 Activity Diagram Pembuatan Laporan Tabel 3.9 Keterangan Activity Diagram Pembuatan Laporan Nama Activity Deskripsi Singkat Activity Diagram Pembuatan Laporan Menjelaskan proses pembuatan laporan Pra Kondisi Tindakan Utama Sebelum membuat laporan, operator terlebih dahulu memilih form laporan pada menu Operator memilih laporan yang diinginkan kemudian menginput periode Tindakan Alternatif - Post Kondisi Laporan kemudian dicetak untuk diserahkan kepada building manager

29 Activity Pengolahan Data Master Admin Sistem Login Memilih form master pada menu Memilih data master Menampilkan form master Pelanggan Unit Variabel Menampilkan data master yang dipilih Memilih Perintah Menambah Mengubah Menghapus Data tersimpan Logout Phase Gambar 3.7 Activity Diagram Pengolahan Data Master Tabel 3.10 Keterangan Activity Diagram Pengolahan Data Master Pelanggan Nama Activity Deskripsi Singkat Pra Kondisi Tindakan Utama Activity Diagram Pengolahan Data Master Menjelaskan proses admin mengolah data master pelanggan Sebelum masuk ke menu master, admin diharapkan untuk login terlebih dahulu untuk diverifikasi, kemudian admin memilih menu data master yang diinginkan Admin mengolah data master yang telah dipilih Tindakan Alternatif - Post Kondisi Data master tersimpan ke dalam database

30 3.7 Class Diagram Class diagram digunakan untuk menampilkan kelas-kelas di dalam system. Class diagram memberikan gambaran sistem dan relasi antar mereka. 3.7.1 Class Diagram Usulan User - id_user: string - password : string - role : string - nm_user: string - email: string - no_tlp_user: string - alamat: string +verfikasi() +akses() Variabel - harga_listrik: int - harga_air: int - sc:int - sf: int - admin_listrik:int - admin_air: int - ppju:int + tambah() + hapus() + ubah() + tampil() Unit - id_unit: string - id_pelanggan: string - no_unit: string - luas_unit: int - tower : string - lantai: string - tipe: string - daya_listrik: int + tambah() + hapus() + ubah() + tampil() Pelanggan 1..* 0..1 - id_pelanggan: string - nm_pelanggan: string - pekerjaan: string - email: string - no_telp:string 1 1..* + tambah() + hapus() + ubah() + tampil() Invoice - id_invoice: string - id_unit: string - tgl_invoice: date - tagihan_bulan: string - start_m_listrik: int - end_m_listrik: int - pemakaian_listrik : int - jam_nyala : int - tagihan_listrik: int - start_m_air: int - end_m_air: int - pemakaian_air:int - tagihan_air: int - sc: int - sf: int - total_tagihan: int - status : string + tambah() + hapus() +ubah() + tampil() + cetak() Receipt - id_receipt: string - id_invoice: string - tggl_receipt: date + tambah() + hapus() + ubah() + tampil() + cetak() 1 0..* Catatan: -Variabel = berisikan data harga dasar service Gambar 3.8 Class Diagram Usulan

31 3.8 Sequence Diagram Sequence diagram adalah gambaran tahap demi tahap yang seharusnya dilakukan untuk menghasilkan sesuatu sesuai dengan use case diagram. 3.8.1 Sequence Diagram Usulan Form Login Data User user Input id,password verify Berhasil login Gambar 3.9 Sequence Diagram Login Form Invoice Data Pelanggan Data Variabel Operator Buka Input id_unit Get id_pelanggan,nm,alamat,id_unit,email, no_tlp id_pelanggan,nm,alamat,id_unit,ema il,no_tlp Input start_meter,end_meter Get total_tagihan Total_tagihan Simpan Cetak Gambar 3.10 Sequence Diagram Pembuatan Invoice

32 Form Receipt Data Invoice Operator Buka Input id_invoice Get id_invoice,id_pelanggan,tggl_invoice,to tal_tagihan id_invoice,id_pelanggan,tggl_invoice, total_tagihan Input jumlah_pembayaran Simpan Cetak Gambar 3.11 Sequence Diagram Pembuatan Receipt Form Laporan Data receipt Data Invoice Operator Buka Pilih laporan Input periode Get id_receipt id_receipt Get id_invoice id_invoice Cetak Gambar 3.12 Sequence Diagram Pembuatan Laporan

33 Admin Form Pelanggan Data Pelanggan Buka Tampilkan data pelanggan Get id_pelanggan,nm,alamat,pekerjaan,em ail,no_tlp id_pelanggan,nm,alamat,pekerjaan,e mail,no_tlp Tambah Ubah Hapus Simpan Tambah Ubah Hapus Simpan Gambar 3.13 Sequence Diagram Olah Data Pelanggan Admin Form Variabel Data variabel Buka Tampilkan data variabel Get variabel variabel Tambah Ubah Hapus Simpan Tambah Ubah Hapus Simpan Gambar 3.14 Sequence Diagram Olah Data Variabel

34 Form Unit Data Unit Admin Buka Tampilkan data unit Get id_unit,no_unit,luas_unit,daya,tower,la ntai,tipe id_unit,no_unit,luas_unit,daya,tower,lantai,tipe Tambah Ubah Hapus Simpan Tambah Ubah Hapus Simpan Gambar 3.15 Sequence Diagram Olah Data Unit 3.9 Spesifikasi Basis Data Dalam pembuatan Aplikasi, digunakan spesifikasi tabel sebagai berikut : a. Rancangan Tabel User Nama Tabel : User Primary Key : id_user Tabel 3.11 Spesifikasi Tabel User No Nama field Type Width Ket 1 Id_user String 10 ID User 2 Password String 30 Password 3 Role String 10 Role 4 Nm_user String 30 Nama User 5 Email_user String 30 Email user 6 No_telp_user String 20 No.Telp User

35 7 Alamat String 30 Alamat User b. Rancangan Tabel Unit Nama Tabel : Unit Primary Key : id_unit Tabel 3.12 Spesifikasi Tabel Unit No Nama field Type Width Ket 1 Id_unit String 10 ID Unit 2 Id_Pelanggan String 10 ID Pelanggan 3 No_unit String 5 Nomor Unit 4 Luas_unit Int Luas Unit 6 Tower String 1 Tower Unit 7 Lantai String 2 Lantai Unit 8 Tipe String 20 Tipe Unit 9 Daya_listrik Int Daya Listrik c. Rancangan Tabel Pelanggan Nama Tabel : Pelanggan Primary Key : id_pelanggan Tabel 3.13 Spesifikasi Tabel Pelanggan No Nama field Type Width Ket 1 Id_pelanggan String 10 ID Pelanggan 2 Nm_pelanggan String 30 Nama Pelanggan 3 Pekerjaan String 20 Pekerjaan 4 Email String 30 Email Pelanggan

36 5 No_telp String 20 No.Telp Pelanggan d. Rancangan Tabel Variabel Nama Tabel : Variabel Primary Key : id_unit Tabel 3.14 Spesifikasi Tabel Variabel No Nama field Type Width Ket 1 Harga_listrik Int Harga Listrik 2 Harga_air Int Harga Air 3 Sc Int Service Charge 4 Sf Int Sinking Fund 5 Admin_listrik Int Administrasi Listrik 6 Admin_air Int Administrasi Air 7 Ppju Int PPJU e. Rancangan Tabel Invoice Nama Tabel : Invoice Primary Key : id_invoice Tabel 3.15 Spesifikasi Tabel Invoice No Nama field Type Width Ket 1 Id_invoice String 10 ID Invoice 2 Id_unit String 10 ID Unit 3 Tgl_invoice date Tanggal invoice 4 Tagihan_bulan String 20 Bulan tagihan

37 5 Start_m_listrik Int Start Meter Listrik 6 End_m_listrik Int End Meter Listrik 7 Pemakaian_listrik int Jumlah Pemakaian 8 Jam_nyala Int Jam Nyala 9 Tagihan_listrik Int Tagihan Listrik 10 Start_m_air Int Start Meter Air 11 End_m_air Int End Meter Air 12 Pemakaian_air Int Jumlah Pemakaian 13 Tagihan_air Int \ Total air 14 sc Int Total SC 15 sf Int Total sinking fund 16 Total_tagihan Int Total tagihan 17 Status String 20 Status f. Rancangan Tabel Receipt Nama Tabel : Receipt Primary Key : id_receipt Tabel 3.16 Spesifikasi Tabel Receipt No Nama field Type Width Ket 1 Id_receipt String 10 ID Receipt 2 Id_invoice String 10 ID Invoice 3 Tggl_receipt date Tanggal Receipt

38 3.10 Desain Sistem Sistem Pengelolaan Pembayaran Login Master Transaksi Laporan Logout Pelanggan Invoice Data Invoice Unit Receipt Data Receipt Variabel Tunggakan Gambar 3.16 Desain Sistem 3.11 Rancangan Layar 1. Rancangan Layar Form Login Apartemen Slipi Logo Apartemen User ID : Password : Login Cancel Gambar 3.17 Rancangan Layar Form Login

39 2. Rancangan Layar Menu Master Transaksi Laporan Logout Apartemen Slipi Jl. Letjen S. Parman, Slipi, Jakarta Barat Gambar 3.18 Rancangan Layar Menu 3. Rancangan Layar Master Master Transaksi Laporan Logout Pelanggan Unit Variabel Apartemen Slipi Jl. Letjen S. Parman, Slipi, Jakarta Barat Gambar 3.19 Rancangan Layar Master

40 4. Rancangan Form Pelanggan Data Pelanggan ID Pelanggan: Nama Pelanggan: Pekerjaan: Email: No. Telp : Tambah Ubah Hapus Keluar ID Pelanggan Nama Pelanggan Pekerjaan Email No. Telp Gambar 3.20 Rancangan Form Pelanggan

41 5. Rancangan Form Unit Data Unit ID Unit: ID Pelanggan: Nama: No Unit: Luas Unit : Tower : Cari Lantai : Tipe : Daya Listrik : Tambah Ubah Hapus Keluar ID Unit ID Plggn Nama No Luas Tower Lantai Tipe Gambar 3.21 Rancangan Form Unit 6. Rancangan Form Variabel Data Variabel Harga Listrik: Harga Air/m3: Service Charge: Admin Listrik: Admin Air: PPJU : Sinking Fund: Tambah Ubah Hapus Keluar Harga Listrik Harga Air Service Charge Sinking Fund Admin Listrik Admin Air Gambar 3.22 Rancangan Form Variabel

42 7. Rancangan Layar Transaksi Master Transaksi Laporan Logout Invoice Receipt Apartemen Slipi Jl. Letjen S. Parman, Slipi, Jakarta Barat Gambar 3.23 Rancangan Layar Transaksi 8. Rancangan Layar Laporan Master Transaksi Laporan Logout Apartemen Slipi Jl. Letjen S. Parman, Slipi, Jakarta Barat Data Invoice Data Receipt Tunggakan Gambar 3.24 Rancangan Layar Laporan

43 9. Rancangan Form Invoice Invoice ID Invoice: Tanggal : dd-mm-yy ID Unit: Cari Tagihan Bulan : Desember Nama Pelanggan: Tower: No. Unit : Listrik Jam Nyala Start Meter: PPJU End Meter: Tagihan Listrik: Rp Jumlah Pemakaian: Catatan: tagihan Listrik=Jam nyala x harga x daya + ppju + admin listrik Air Start Meter: Harga/m3: Rp End Meter: Jumlah Pemakaian: Service Charge: Rp Sinking Fund: Rp Tagihan Air: Rp Catatan: Tagihan Air= Jumlah pemakaian x Harga/m3 + Admin air Total Tagihan: Rp Status: Catatan: Service Charge dan Sinking Fund= Harga/m2 x Luas Unit Tambah Hapus Cetak Keluar Gambar 3.25 Rancangan Form Invoice

44 10. Rancangan Form Receipt Receipt ID Receipt: ID Invoice: ID Unit: Nama Pelanggan Tanggal : Tagihan Bulan : Tower: No Unit : dd-mm-yy Desember Tagihan Listrik: Rp Tagihan Air: Rp Service Charge: Rp Sinking Fund: Rp Tambah Hapus Cetak Keluar Gambar 3.26 Rancangan Form Receipt

45 11. Rancangan Form Laporan Data Invoice Laporan Data Invoice Bulan: Tahun: s/d Tampilkan Keluar Gambar 3.27 Rancangan Form Laporan Data Invoice Laporan Data Invoice Apartemen Slipi Periode Januari 2013 ID Invoice ID Pelanggan Nama Pelanggan ID Unit Jumlah Tagihan Bulan Tagihan I001 P001 Satria U001 Rp1.150.000 Januari I002 P002 Andi U002 Rp1.500.000 Januari Cetak Gambar 3.28 Rancangan Tampilan Laporan Data Invoice

46 12. Rancangan Form Laporan Data Receipt Laporan Data Receipt Bulan: Tahun: s/d Tampilkan Keluar Gambar 3.29 Rancangan Form Laporan Data Receipt Laporan Data Receipt Apartemen Slipi Periode Januari 2013 ID Receipt ID Invoice ID Pelanggan Nama Pelanggan ID Unit Jumlah Tagihan Bulan Tagihan Status R001 I001 P002 Satria U001 Rp1.150.000 Januari Lunas Cetak Gambar 3.30 Rancangan Tampilan Laporan Data Receipt

47 13. Rancangan Form Laporan Data Tunggakan Laporan Data Tunggakan Bulan: Tahun: s/d Tampilkan Keluar Gambar 3.31 Rancangan Form Laporan Data Tunggakan Laporan Data Receipt Apartemen Slipi Periode Januari 2013 ID Receipt ID Invoice ID Pelanggan Nama Pelanggan ID Unit Jumlah Tagihan Bulan Tagihan Status R001 I001 P002 Satria U001 Rp1.150.000 Januari BelumLunas Cetak Gambar 3.32 Rancangan Tampilan Laporan Data Tunggakan