JURNAL ILMIAH RANGGAGADING Volume 6 No. 2, Oktober 2006 : 75 80 PERANAN SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN TERHADAP EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN PIUTANG Studi Kasus Pada PT.Sinar Sosro Cabang Bogor oleh Bambang Pamungkas* dan Silvi Oktaviani *Dosen Tetap Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Kesatuan Bogor ABSTRACT Every company has different standard, it depends on the determined of policy, but Sinar Sosro Ltd. Utilizes evaluation standard and internal control as general. The mentioned control based on result the company achieved and it has been managed well, such as selling bonus and selling percentage each month. From the existing matters, it can be concluded that selling system and procedure conducted by Sinar Sosro Ltd. has been suitable to practice of good internal control for the sake of activity smoothness. Keywords: Internal control, Credit PENDAHULUAN Sistem dan prosedur penjualan yang handal akan sangat berpengaruh terhadap efektivitas sistem pengendalian intern khususnya terhadap piutang yang memiliki tujuan. Menurut Versi Coso yaitu efektivitas dan efisiensi operasi, kehandalan data serta laporan keuangan terhadap kepatuhan hukum yang berlaku yang dapat mengoptimalkan tujuan perusahaan. Salah satu tujuan dari perusahaan adalah mendapatkan keuntungan yang sebesarbesarnya agar kelangsungan hidup perusahaan tetap terjamin. Untuk mencapai tujuan tersebut berbagai cara dijalankan, termasuk mengenai sumber daya manusia yang benar benar handal dan cakap. Namun selain faktor tersebut penjualan dan penerimaan juga memegang peranan penting dalam mencapai sasaran, maka perlu adanya perhatian khusus agar terjamin realisasinya. Untuk mengelola piutang piutang pihak manajemen sangat membutuhkan sekali akan suatu sistem Akuntansi itu meliputi adanya unsur unsur prosedur, pencatatan, dan laporan laporan. Dengan adanya sistem Akuntansi ini perusahaan akan memperoleh informasi yang benar dan dapat dipercaya. Informasi informasi yang dikumpulkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam mengendalikan aktifitas organisasi. METODE PENELITIAN Batasan penelitian ini hanya pada masalah prosedur penjualan dan piutang yang dilaksanakan oleh PT. Sinar Sosro cabang Bogor. Data primer yang disajikan didapatkan dengan mengadakan observasi dan interview pada bagian penjualan yang didalamnya 75
PAMUNGKAS dan OKTAVIANI, Peranan Sistem dan Prosedur Penjualan terdapat Bagian Sales, Administrasi Penjualan, Kasir, Gudang, Pengiriman, dan Collector, sedangkan data sekunder meliputi tinjauan teoritis atau refrensi dengan melalui penelitian kepustakaan (Library Research). Data yang diperoleh kemudian dianalisa, dengan menggunakan tekhnik konfirmasi yaitu dengan cara menanyakan kembali kepada karyawan bagian penjualan dan pada bagian piutang khususnya data data yang kurang jelas. HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Sistem pengendalian intern piutang pada PT.Sinar Sosro Cabang Bogor. Dalam menetapkan prosedur penagihan yang telah dilakukan selama ini dapat dilihat dari tingkat saldo piutang jatuh tempo dari laporan umur piutang, semakin rendah umur jatuh tempo piutang menandakan semakin baik pengendalian piutang yang telah dilakukan. Dibawah ini penulis akan membahas tentang elemen sistem pengendalian intern yand ada pada PT.S inar Sosro Cabang Bogor dan penerapanya : 1.1 Struktur Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional dalam aktivitas transaksi penjualan dan pengelolaan piutang. Struktur Organisasi PT.Sinar Sosro Cabang Bogor adalah struktur organisasi fungsional yang berbentuk lini, hal ini terlihat dengan adanya pembagian tugas berdasarkan fungsi fungsi yang ada. Pembagian wewenang dan tanggung jawab atas setiap kegiatan bawahannya, sedangkan bawahan mempertanggung jawabkan pekerjaan kepada atasan setingkat diatasnya. Adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab akan membantu supervisi dalam mengawasi hasil penjualan yang akan dibandingkan dengan perencanaan yang telah disusun sebelumnya pada dasarnya untuk perencanaan dimasa yang akan datang. Ini menunjukan bahwa sistem pengendalian intern dalam hal ini struktur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggung jawab dalam aktivitas pengelolaan piutang telah diterapkan dengan baik.. 1.2 Sistem Wewenang dan prosedur pembukuan. Dalam setiap transaksi atau aktivitas penjualan yang dilakukan divisi sales didukung oleh dokumen tertentu sehingga alat pencatatan dan merupakan suatu bukti adanya pemberian wewenang kepada seseorang, selain itu dapat digunakan sehingga media atas dasar data akuntansi yang bermanfaat bagi pihak intern dan ekstern perusahaan dalam setiap transaksi penjualan telah ditetapkan dokumen yang digunakan diantaranya : Faktur penjualan Form pelanggan baru Daftar tagihan 1.3 Praktek praktek yang sehat dalam PT. Sinar Sosro Cabang Bogor. Praktek yang sehat terjadi apabila semua prosedur yang ada dalam PT. Sinar Sosro Cabang Bogortelah dilaksanakan dengan baik dan benar oleh semua bagian, hal ini terjadi apabila struktur organisasi dan prosedur yang disusun telah dapat diterima dan diketahui dengan baik oleh semua bagian di PT.Sinar Sosro Cabang Bogor. Karyawan dimotivasi agar mau bekerja dan berusaha melakukan tugasnya dengan rasa tanggung jawab yang tinggi dan tidak merasa ditekan, selain itu karyawan diikat oleh sanksi yang berat agar tindakan penyelewengan yang mungkin terjadi dapat dicegah. Karyawan harus bekerja tetap berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan. 1.4 Pegawai yang cakap. Manusia merupakan sumber daya yang paling potensial dan harus dikelola secara benar dan optimal, karena manusia merupakan salah satu faktor pendukung keberhasilan sistem pengendalian intern. 76
2. Pengendalian Dalam Pencatatan dan Penerimaan Piutang. PT. Sinar Sosro Cabang Bogor menggunakan metode pecatatan piutang bath system dengan komputer sehingga posisi piutang dapat diketahui setiap saat. Dalam sistem komputer dibentuk dua macam arsip yaitu arsip transaksi (transaction file) dan arsip induk (master file). Secara harian pula arsip transaksi digunakan untuk memutahirkan arsip induk piutang secara periodic. 2.1 Pengendalian dalam pencatatan piutang. Pengendalian dalam pencatatan dan penerimaan piutang pada PT. Sinar Sosro Cabang Bogor terlihat dari adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antar bagian yang terlihat antara lain ; 1. Pelaksana Administrasi Piutang a. Melakukan pencatatan atas perubahan piutang pada kartu piutang. b. Membuat surat pemberitahuan tunggakan dan peringatan terakhir c. Menagih denda atas keterlambatan pembayaran angsuran. d. Menyiapkan laporan tunggakan serta saldonya setiap hari senin. 2. Kepala Bagian Administrasi. a. Memonitor posisi tunggakan dan saldo piutang / konsumen per jatuh tempo b. Memeriksa laporan tunggakan serta saldonya setiap hari senin c. Menerima tanda terima penerimaan angsuran d. Memonitor pemakaian TTS oleh kolektor. 3. Kasir. a. Menerima uang, cek, giro mundur menandatangani buku penyerahannya. b. Membuat berita acara pemeriksaan fisik kas c. Memaraf rekapitulasi TTS dari kolektor. 4. Pelaksana Bagian Keuangan. a. Menyetorkan penerimaan uang ke bank b. Membukukan penerimaan uang dan pengeluaran uang sacara manual. 5. Kepala Bagian Keuangan. a. Memeriksa edit list bukti bank terima b. Memeriksa surat pemberitahuan / transfer beserta bukti bank keluar. Semua kegiatan pencatatan dan penerimaan piutang diawasi oleh staff kontrol intern yang bersifat independen yang akan memberikan informasi langsung kebiro audit kantor pusat jika terjadi penyimpangan yang tidak diselesaikan dicabang. Pencatatan piutang dengan menggunakan metode pencatatan dengan komputer sangat efektif karena posisi piutang akan dapat diketahui setiap saat sehingga akan diambil tindakan secara cepat jika ada piutang yang menunggak. Hal ini akan membantu dalam menghasilkan berbagai macam laporan bagian manajemen guna pengambilan keputusan. 3. Laporan Penjualan dan Piutang Pada PT. Sinar Sosro Cabang Bogor. Setiap perusahaan yang mempunyai organisasi yang terstruktur tentunya selalu membuat suatu laporan terhadap transaksi yang telah dilakukannya. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui sejauh mana perkembangan atau mengalami suatu penurunan. Hal itu dapat terlihat dari laporan yang disajikan. Begitu juga dalam laporan piutang yang dilakukan oleh PT.Sinar Sosro Cabang Bogor. Penjualan yang telah dilakukan dibuat suatu laporan yang berisikan mengenai transaksi penjualan. Dalam pelaksanaanya laporan penjualan dibuat dalam waktu satu bulan sekali. Laporan penjualan yang disajikan berasal dari transaksi transaksi penjualan yang terjadi setiap harinya berdasarkan daerah produk yang dipesan baik sesuai dengan isi maupun kemasan yang berupa tetra pak sesuai jumlah pesanan. Dari laporan yang disajikan tersebut dapat dilihat mengenai perkembangan 77
PAMUNGKAS dan OKTAVIANI, Peranan Sistem dan Prosedur Penjualan penjualan dari tiap-tiap daerah. Sehingga dapat termonitor mengenai penjualan yang dilakukan apakah sudah mencapai target yang dikehendaki. Apabila dalam laporan penjualan tersebut ada suatu daerah atau wilayah tidak mencapai target yang dikehendaki, maka segera dilakukan suatu penanganan untuk mencari kendala kendala yang terjadi agar dapat diberikan solusi terbaik guna mencapai target yang diinginkan tersebut. Begitu pula laporan piutang yang disajikan. Laporan yang disajikan diambil dari transaksi penjualan kredit yang terjadi pada PT.Sinar Sosro Cabang Bogor dalam waktu satu bulan sekali PT. Sinar Sosro Cabang Bogor memberikan laporan piutang kepada PT.Sinar Sosro pusat. Dalam laporan piutang tersebut dapat diketahui pelanggan atau konsumen PT.Sinar Sosro Cabang Bogor yang belum melunasi piutangnya. Berdasarkan laporan keuangan tersebut bagian keuangan membuat catatan catatan laporan piutang berdasarkan umur rata rata piutangnya. Berikut ini sebagai bahan perbandingan kemajuan sistem yang diterapkan dari laporan umur piutang periode Juni 2004 dengan Juni 2005 adalah sebagaimana table 1 berikut ini : Tabel 1 Laporan piutang berdasarkan umur Juni 2004 dan Juni 2005 Jun 04 % Jun 05 % Piutang 1-30 Hari 31-60 Hari 601,814,944 39,927,316 1,114,350 7 3 93 482,832,498 19,168,677 460,771 97 4 2 Dari tabel 1 dapat dilihat dari dua semester untuk umur piutang overdue diatas 30 hari untuk semester dua tahun 2005 ada kenaikan dari 93 % untuk melewati batas limit 1-30 hari naik menjadi 97 % hal ini setelah dianalisa karena adanya perbaikan faktur yang dipercepat untuk tipe pelanggan modern outlet, sehingga pembayaran dapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Untuk kredit pelanggan batas maximumnya adalah 30 hari dari tanggal faktur. Kenaikan tersebut disebabkan karena adanya perbaikan koordinas yang cukup baik antara salesman dengan Administrasi piutang untuk pengembalian faktur khususnya untuk tipe pelanggan supermarket. Dimana modern outlet mempunyai prosedur penagihan yang cukup rumit, sehingga jika terlambat dalam tukar faktur akan menyebabkan transfer pembayaran akan mundur satu sampai dua minggu dari tanggal jatuh tempo. Berikut ini sebagai bahan perbandingan piutang yang jatuh tempo antara bulan Juni 2004 dan Juni 2005 adalah sebagaimana pada table 2 dibawah ini : Tabel 2 Perbandingan Bad Debt Juni2004 & Juni 2005 Jun 04 Jun 05 Piutang 1-30 Hari > 31-60 Hari % Bad Debt 560,126,449 39,927,449 1,114,350 3 469,489,950 19,168,677 460,771 2 Pada tabel diatas dapat dilihat adanya perubahan peningkatan piutang diatas umur 30 hari dari semester satu ke semester dua baik tahun 2004 maupun tahun 2005. Hal ini disebabkan karena adanya peningkatan penjualan terakhir tahun disamping penjualan konsinyasi. Pada umumnya setiap perusahaan setiap akhir tahun berusaha mengejar target penjualan, sedangkan tagihan piutang agak terganggu karena disamping mengejar target untuk setoran agak terganggu terutama untuk pembayaran berupa giro, biasanya Bank 78
Indonesia tutup buku tahunan sehingga untuk giro yang jatuh tempo diakhir bulan tidak dapat cair. Untuk mengetahui rasio jangka pengumpulan piutang di PT.Sinar Sosro Cabang Bogor dapat dilihat pada tabel 3 dibawah ini : Tabel 3 Ratio Pengumpulan Piutang Juni 2004 & Juni 2005 Jun 04 Jun 05 Piutang Penjualan Ratio Pengumpulan Piutang 560,126,316 678,818,528 29 469,489,950 688,883,572 25 Ratio Jangka Pengumpulan Piutang = piutang x 360 Hasil Penjualan Kredit Dari data tersebut diatas dapat dilihat adanya perubahan pengumpulan piutang dari tahun 2004, pada semester satu tingkat pengumpulan piutang 29 hari turun menjadi 25 hari pada tingkat ratio pengumpulan piutang KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan dari bab bab yang telah diuraikan sebelumnya dan setelah melakukan peninjauan langsung kelokasi, maka penulis dapat memberikan kesimpulan sebagai berikut : 1. PT.Sinar sosro merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang produk minuman yang berasal dari tumbuhan the, yang dikonsumsi oleh kebanyakan orang sebagai kebutuhan sehari harinya, dalam mengembangkan usahanya PT. Sinar Sosro memiliki banyak cabang yang tersebar diseluruh wilayah nusantara dan hasil dari produksinya telah terbukti dimasyarakat, produk minuman tersebut terjamin mutunya selain dikemas dalam kemasan botol juga dikemas dalam bentuk tetra pak sehingga dapat terjamin kesehatan orang yang meminumnya. 2. Dalam melaksanakan kegiatan usahanya PT.Sinar Sosro mempunyai struktur organisasi tersendiri agar dapat memudahkan dalam menjalankan semua aktivitas penjualannya baik untuk diwilayah maupun didaerah, struktur organisasi tersebut sangatlah berfungsi dalam semua kegiatan yang dijalankan oleh perusahaan guna membentuk suatu pengendalian intern yang memadai. 3. Penulis membahas mengenai sistem dan prosedur penjualan yang dilakukan oleh perusahaan apakah sudah sesuai dengan tujuan perusahaan atau belum, maka dengan itu dengan adanya sistem dan prosedur penjualan yang diterapkan oleh perusahaan dapat terencana dengan baik guna menghasilkan tujuan yang diinginkan. 4. Penelitian ini juga meneliti mengenai sistem pengendalian yang diterapkan oleh perusahaan, apakah sesuai dengan manajemen yang dapat terencana dengan baik, oleh karena itu dengan menggunakan pengendalian intern perusahaan dapat terkontrol serta dapat mengatur semua kebijakan kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan sehingga tidak terjadi pada hal hal yang tidak diinginkan. 5. Sistem dan prosedur penjualan terhadap efektivitas pengendalian intern baik berupa piutang atau penerimaan kas sangatlah tepat diterapkan pada PT.Sinar Sosro karena untuk memperlancar jalannya semua aktivitas yang dilakukan serta terdapat laporan yang lebih akurat dimana laporan tersebut berupa laporan - laporan data keuangan baik piutang ataupun penerimaan kas yang dihasilkan dari berbagai aktivitas perusahaan.maka sangat penting sekali perusahaan menerapkan sistem pengendalian intern. 79
PAMUNGKAS dan OKTAVIANI, Peranan Sistem dan Prosedur Penjualan DAFTAR PUSTAKA A Arens Alvin dan Loebbecke, Auditing Pendekatan Terpadu, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. 2004 Al-Haryono, Jusup. Dasar-dasar Akuntansi, STIE YKPN. Jilid dua. Jakarta. 2000 Baridwan, Zaki, Sistim Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, BPFE, Yogyakarta 1995 Holmes, W Arthur and Overmyer S Wayne, Auditing Principle and Procedures, Erlangga, Jakarta. 1996 Harahap, Sofyan Safri, Auditing Kontemporer, Penerbit Erlangga, Jakarta. 1994 Willson, James D. dan Campbell, John B. Controllership (tugas akuntan Manajemen). dialih bahasakan oleh Gunawan Hutauruk MBA. Erlangga, Edisi ke tiga. Jakarta.1996 Mulyadi, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta. 2001 Mulyono, Teguh Pudjo, Bank Auditing, Penerbit Jembatan, 1991 Mulyadi, Auditing, Salemba Empat, Jakarta. 2002 Tugiman, Hiro Pandangan Baru Internal Audit, Penerbit Kanisius, Jakarta.1997 Widjaja, Amin Tunggal, Auditing Suatu Pengantar, Harvarindo, Jakarta. 2000 80