MANUAL PROSEDUR Pengendalian Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Jurusan Teknik Industri FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2016 i
ii
DAFTAR REVISI Revisi ke 00 : Rumusan MP Pengendalian Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi (LPKE) Jurusan Teknik Industri UB. Revisi ke 00 : Perubahan terkait nomor dokumen menjadi 00607 26102 disahkan pada tanggal 3 Juni 2016 iii
DAFTAR ISI Halaman Judul...i Lembar Pengesahan...ii Daftar Revisi.....iii Daftar Isi...iv I. Tujuan 1 II. Ruang Lingkup 1 III. Tanggung Jawab 1 IV. Definisi 1 V. Rujukan 2 VI. Singkatan 2 VII. Garis Besar Prosedur 2 VIII Prosedur Pengendalian LPKE 3 iv
I. Tujuan dan Pengertian 1) Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu di Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Teknik Industri FT-UB. 2) Memastikan bahwa semua dokumen yang berhubungan dengan Manajemen Mutu di Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Teknik Industri FT-UB telah dikaji dan disetujui secara memadai. II. Ruang Lingkup Pengendalian harus ditetapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu. III. Tanggung Jawab Ketua Jurusan dan pengurus pengendalian dan perekaman dokumen Jurusan Teknik Industri bertanggung jawab menentukan dan membatasi masa berlaku dokumen. IV. Definisi 1. Spesifikasi produk adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) sesuai dengan manual mutu. 2. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi GJM FP-UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku 3. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan target pencapaian Rencana strategis GJM UB 2008-20011 dan sasaran mutu GJM UB 4. Mutu adalah dokumen yang melengkapidokume akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan penjaminan mutu. Mutu untuk jurusan adalah Manual Prosedur, Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. 1
5. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar 6. Level I ialah Manual Mutu. 7. Level II ialah Manual Prosedur dan Instruksi Kerja. V. Rujukan 1. Manual Mutu Jurusan (00607 05000) 2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) PersyaratanISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional VI. Singkatan 1. MM : Manual Mutu 2. IK : Instruksi Kerja 3. MP : Manual Prosedur 4. UJM : Unit Jaminan Mutu 5. MR : Management Representative VII. Garis Besar Prosedur 1. Pengendalian. yang baru atau dokumen yang direvisi harus disyahkan pada Ketua Laboratorium. Setelah diterapkan Wakil ketua bidang, dikaji ulang oleh MR. Dengan menanda-tangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. 2. Sekretaris UJM menerbitkan dan menggandakan dokumen. 3. Pendistribusian dokumen dilakukan oleh tata usaha jurusan dengan mengacu pada Daftar Distribusi dan Daftar Perubahan. 4. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. 2
5. Instruksi Kerja disiapkan oleh Staff yang relevan ditinjau untuk disetujui Ka Lab. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian penguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel DOKUMEN TERKENDALI. 6. Level I dan Level II dibuat oleh Ketua UJM dan sebelumnya diterbitkan harus disetujui oleh Ketua Laboratorium. Level I ialah Manual Mutu. Level II ialah Prosedur dan Instruksi Kerja. 7. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 8. Masing-masing Ketua Bidang harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 9. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 10. Masing-masing Wakil Ketua Bidang harus mengendalikan data dengan cara berikut : Peta Lokasi File (site Map) Peta Lokasi File yang ada pada masing-masing bidang. 11. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 12. harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. 13. Terkendali/Tidak Terkendali. Semua Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut 3
dianggap sebagai Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 14. Semua Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. jika Terkendali di fotokopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotokopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 15. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. PLP harus menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR. 16. Dalam pengendalian rekaman, MR harus memberi identitas sebagai berikut: o Judul/Nama o Nomor o Tanggal penerbitan o Persetujuan yang berwenang o Status perubahan (Revisi) 17. Identifikasi revisi rekaman tidak dibedakan dengan warna sampul, tetapi menggunakan perubahan Nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 18. Masing-Masing Ketua Bidang harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut : Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang\ Peta lokasi file Rekaman atau borang yang ada pada masing-masin bidang. 19. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. 20. Tiap enam bulan sekali Tenaga Administrasi melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/catatan kadaluarsa Asisten Laboratorium melakukan pemusnahan dengan disaksikan oleh Ka. Lab sesuai dengan metode pemusnahannya. 4
VIII. Prosedur Pengendalian LPKE Mulai Kepala Laboratorium Mengesahkan MR Menerbitkan Staf Administrasi Lab Menggandakan Staf Administrasi Lab Mendistribusikan Penerima Mengganti lama dengan yang baru MR Mengendalikan data UJM Merevisi Isi Penerima Menyerahkan kembali ke Sekretaris Jurusan Selesai 5