UNIVERSITAS INDONESIA Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus PT. Mahkota Aman Sentosa (Golden Crown) EFFENDI 7205000857 PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS INDONESIA JAKARTA 2007
UNIVERSITAS INDONESIA Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus PT. Mahkota Aman Sentosa (Golden Crown) Proyek Akhir diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi Oleh EFFENDI (7205000857) PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS INDONESIA JAKARTA 2007
KATA PENGANTAR Berkat rahmat Tuhan Yang Maha Esa, penulis dapat menyelesaikan penulisan Proyek Akhir dengan judul, PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI dengan studi kasus PT. MAHKOTA AMAN SENTOSA (GOLDEN CROWN), sesuai dengan yang di rencanakan. Oleh sebab itu puji syukur penulis panjatkan kepada-nya. Proyek akhir ini di susun sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan strata-2 pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Program Pascasarjana, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia. Selanjutnya penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Kepada orang tua, Bapak T. Hutagaol dan Ibu S. Siahaan yang selalu mencurahkan kasih sayangnya dan mendoakan agar selalu bersemangat dalam mengerjakan proyek akhir ini. 2. Kepada adik-adik, Erika F. Hutagaol dan Enrico Hutagaol yang selalu mendoakan agar terselesaikan penulisan proyek akhir ini. 3. Kepada keluarga besar Hutagaol yang mendukung penulis dalam penulisan proyek akhir ini. 4. Kepada dosen pembimbing, Riswan Efendi Tarigan M.Kom & Zainal A.Hasibuan, Ph.D yang telah meluangkan waktunya guna memberikan masukan serta kritik-kritik membangun agar penulis dapat menyelesaikan penulisan proyek akhir ini tepat pada waktunya. 5. Kepada dosen-dosen pengajar MTI yang sudah memberikan ilmunya agar menjadi masukan untuk penulisan proyek akhir ini. 6. Kepada manajemen PT. Mahkota Aman Sentosa, yang telah mengijinkan penulis dalam melakukan studi kasus di perusahaan serta karyawan-karyawan PT. Mahkota Aman Sentosa yang sudah membantu dalam penulisan proyek akhir.
7. Kepada Departemen IT PT. Mahkota Aman Sentosa, yang sudah membantu dalam pengumpulan data-data yang di perlukan penulis guna penyusunan dan penulisan pryek akhir ini. 8. Rekan-rekan mahasiswa/ mahasiswi MTI 2005 dan semua pihak yang telah membantu dan memberikan dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan proyek akhir ini Penulis mengharapkan adanya kritik dan saran yang sifatnya membangun, guna kesempurnaan penulisan proyek akhir ini. Akhir kata, semoga pembaca dapat mengambil manfaat dari proyek akhir ini. Jakarta, Penulis
ABSTRACT Nowadays, information technology (IT) system is urgently needed and very valuable for the company in order to run its business, maintain its endurance and win the competition. To implement a robust IT system within the company, a strategic plan should be properly conducted to improve the productivity and to gain significant benefits for the company itself. Therefore, the implementation of IT system is expected to align with the company s vision and mission. This thesis is a case study for the company of PT. Mahkota Aman Sentosa (MAS), where its core business is entertainment. PT. MAS is required to serve its customers an excellent service. Thus, they realize the significance of the robust IT system to align with their vision and mission and to anticipate any threat from their competitors. This case study emphasizes on the human resource (HR) along with the upgrade of the existing IT system within the company. This strategic plan is essential to maximize the formulation of IT system. In this assessment, the set up of Strategic Planning of Information System on the business process will be implemented on PT. MAS using the methodology of Ward & Peppard. This assessment shows the current condition of Information System. The trend to develop the information system on each organization should be aligned with the mission and vision of organization s business that covers its application portfolio information system. Therefore, during the set up of Strategic Planning of Information System, we need to determine IS identification and strategy based on the organization s configuration and address it using CSF (critical success factor) for each division within that organization.
ABSTRAK Sistem Informasi pada saat ini sudah sangat di perlukan dan merupakan aset yang sangat penting pada suatu perusahaan untuk menjalankan roda bisnisnya dan dapat bertahan maupun memenangkan persaingan bisnisnya. Untuk menerapkan teknologi informasi dalam sebuah perusahaan diperlukan perencanaan strategis yang baik bagi perusahaan guna meningkatkan produktifitas serta menghasilkan benefit yang cukup besar bagi perusahaan tersebut, sehingga implementasinya dapat mendukung terhadap pencapaian tujuan yang sesuai dengan visi dan misi suatu perusahaan. Karya tulis ini merupakan studi kasus pada PT. Mahkota Aman Sentosa (Golden Crown), yaitu perusahaan swasta yang bergerak di bisnis entertainment. PT. MAS sendiri selain menjual produknya juga berfungsi memberikan pelayanan terhadap para customers. PT. MAS sendiri juga di tuntut untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada para tamunya. Oleh sebab itu di perlukan sistem informasi yang cukup handal guna tercapainya visi dan misi PT. MAS. Memang pada saat ini benefit perusahaan sudah dapat dikatakan lebih dari cukup, namun seiring dengan waktu serta kompetitor yang sudah cukup banyak yang bergerak di bidang yang sama seperti PT. MAS, maka PT. MAS harus mengantisipasi kemungkinan-kemungkinan yang ada. Untuk itu studi yang dilakukan menitik beratkan kepada pemaksimalan sumber daya manusia (SDM) serta peng upgrade an sistem yang ada. Diharapkan perencanaan strategis ini dapat menjadi acuan dalam memformulasikan penggunaan teknologi informasi secara maksimal. Dalam kajian ini penyusunan Perencanaan Strategis Sistem Informasi terhadap proses bisnis di ujicobakan pada organisasi PT. Mahkota Aman Sentosa dengan menggunakan metodologi Ward & Peppard. Dari hasil kajian diperoleh gambaran tentang kondisi sistem informasi yang ada saat ini. Trend perkembangan sistem informasi yang potensial untuk di manfaatkan yang di dasari oleh visi dan misi sistem informasi organisasi, strategi SI (sistem informasi) yang mencakup portfolio aplikasi SI serta strategi pengembangan SI. Pada proses perencanaan strategi SI tersebut, penentuan strategi SI dan identifikasi SI didasarkan pada konfigurasi kajian perumusan organisasi yang diuraikan dalam tujuan dan CSF (critical success factor) setiap divisi di dalam organisasi tersebut.
DAFTAR ISI Kata Pengantar i Abstract..iii Abstrak...iv Daftar isi....... v Daftar gambar.vii Daftar tabel... viii BAB I PENDAHULUAN...1 1.1 Latar Belakang...1 1.2 Pertanyaan Riset...2 1.3 Tujuan...2 1.4 Rumusan Masalah...2 1.5 Manfaat dari Penelitian...3 1.6 Jenis Penelitian...3 BAB II LANDASAN TEORI.......4 2.1 Hubungan Antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI...4 2.2 Metodologi Perencanaan Strategis Sistem Informasi...5 2.3 Kerangka Kerja SI/TI...11 2.4 Analisis dan Interpretasi...12 2.5 Perencanaan Implementasi Portofolio...15 2.6 Data...16 BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN.... 18 3.1 Latar Belakang dan Profil Perusahaan....18 3.2 Visi dan Misi Perusahaan. 24 3.3 Lingkungan Fisik. 25 3.4 Unit Layanan. 25 BAB IV ANALISA INTERNAL.... 28 4.1 Analisa Bisnis Internal...28 4.2 Analisa Value Chain...31 4.3 Analisa Internal SI/TI. 38 BAB V ANALISA EXTERNAL. 48 5.1 Analisa Lingkungan External.48 5.2 Five Forces Competitive Model.51 5.3 Analisa External SI/TI...54
BAB VI PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI.....57 6.1 Strategi.57 6.2 Strategi Manajemen S/TI...61 6.3 Proses Perencanaan Teknologi Informasi.62 6.4 Deskripsi Kemampuan Solusi S/TI...62 6.5 Arsitektur Informasi PT. MAS...66 6.6 Analisa Data dan Pemetaannya terhadap Solusi S/TI PT. MAS...67 6.7 Pemetaan Solusi S/TI Terhadap Unit Kerja PT. MAS...67 6.8 Strategi Pengembangan S/TI PT. MAS...69 6.9 Konsep Rancangan Aplikasi, Database dan Sistem Operasi...69 6.10 Platform Pengembangan Aplikasi...70 6.11 Usulan Konfigurasi Jaringan Komputer dan Organisasi PT. MAS...70 6.12 Pengamanan/Security...73 6.13 Perencanaan Kebijakan dan Strategi S/TI...76 6.14 Pengembangan S/TI...76 6.15 Portofolio Aplikasi SI PT. MAS Mendatang...78 BAB V KESIMPULAN dan SARAN...81 DAFTAR PUSTAKA...82 LAMPIRAN...I Daftar Pertanyaan untuk bagian HRD...I Daftar Pertanyaan untuk Departemen IT...V
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Hubungan Strategi Bisnis, SI dan TI...5 Gambar 2.2 Model Strategi SI/TI...6 Gambar 2.3 Five Forces Competitive Model...8 Gambar 2.4 Matriks SWOT...9 Gambar 2.5 McFarlan s Strategic Grid...9 Gambar 2.6 Kerangka Kerja SI/TI...11 Gambar 2.7 Value Chain...13 Gambar 2.8 Teknik CSF.15 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. MAS...21 Gambar 4.1 Analisa Value Chain...32 Gambar 4.2 Tampilan Aplikasi INNO...40 Gambar 4.3 Tampilan Aplikasi Barcode...41 Gambar 4.4 Tampilan Aplikasi Cardfive...42 Gambar 4.5 Tampilan aplikasi CKOD...43 Gambar 4.6 Tampilan Aplikasi SMS...44 Gambar 4.7 Topologi Jaringan PT. MAS...44 Gambar 5.1 Pemetaan hasil Analisis Five Forces Competitive Model...52 Gambar 6.1 Proses Bisnis Utama PT. MAS...66 Gambar 6.2 Usulan Konfigurasi Jaringan...71 Gambar 6.3 Usulan Susunan Struktur Organisasi PT. MAS mendatang...72
DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Tabel Jumlah Karyawan...19 Tabel 4.1 Matriks SWOT perusahaan...29 Tabel 4.2 Solusi S/TI berdasarkan Value Chain...32 Tabel 4.3 Analisa Sistem Informasi...35 Tabel 4.4 Daftar Server pada PT. MAS...39 Tabel 4.5 Daftar Aplikasi pada PT. MAS...40 Tabel 4.6 Solusi S/TI Bidang Operasional CSF...45 Tabel 4.7 Solusi S/TI Bidang Pemasaran CSF...46 Tabel 4.8 Solusi S/TI Bidang SDM CSF...46 Tabel 4.9 Solusi S/TI Bidang Keuangan CSF...47 Tabel 5.1 Kunjungan Tamu Manca Negara...49 Tabel 5.2 Kenaikan PDRB DKI Jakarta...50 Tabel 5.3 Perkembangan Perkiraan Indikator Ekonomi 2007...51 Tabel 6.1 SI Monitoring dan Evaluasi Layanan...62 Tabel 6.2 SI Penjualan Voucher...62 Tabel 6.3 SI Penjualan Makanan dan Minuman...63 Tabel 6.4 SI Penyewaan Laptop...63 Tabel 6.5 SI Penggunaan Ruang dan Peralatan...63 Tabel 6.6 SI Ketersediaan Lagu...63 Tabel 6.7 SI Monitoring Kontrak Promosi...63 Tabel 6.8 SI Monitoring dan Evaluasi Pelanggan...63 Tabel 6.9 SI Laporan Perencanaan Jurnal...64 Tabel 6.10 SI Laporan Biaya Operasional...64 Tabel 6.11 SI Laporan Rekonsiliasi Pemakaian kas dan R/K...64 Tabel 6.12 SI Pajak...64 Tabel 6.13 SI Pemasok dan Penawaran...64 Tabel 6.14 SI Pengadaan Barang...64 Tabel 6.15 SI Permintaan Barang...65 Tabel 6.16 SI Monitoring dan Evaluasi Office System...65 Tabel 6.17 SI Kepegawaian...65 Tabel 6.18 SI Pendidikan dan Pelatihan...65 Tabel 6.19 SI Monitoring dan Evaluasi Pengembangan SDM...65 Tabel 6.20 Kemampuan Solusi Web Browser...66 Tabel 6.21 Kemampuan Solusi Email System...66 Tabel 6.22 Collaborative Worksystem...66 Tabel 6.23 SMS System...66 Tabel 6.24 Matrik Aplikasi dengan Kelompok Data...67 Tabel 6.25 Matrik Aplikasi S/TI dengan Unit Divisi...68 Tabel 6.26 Jenis-jenis Ancaman...74 Tabel 6.27 Fungsi Layanan Unit Kerja S/TI PT. MAS...77 Tabel 6.28 Portofolio Aplikasi Masa Datang...78 Tabel 6.29 Rencana Strategis Migrasi.79 Table 6.30 Proyek S/TI sebagai pendukung di Setiap unit kerja.....80