BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK 4.1 Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak CV. Bintang Anggara Jaya pada saat kerja praktek, maka dapat diketahui aplikasi pendukung yang dapat mengatasi permasalahan yang ada. Analisa kebutuhan aplikasi diambil berdasarkan data yang diperleh pada saat survei ke perusahaan. Permasalahan yang timbul pada CV. Bintang Anggara Jaya yaitu terletak pada penggajian CV. Bintang Anggara Jaya. Untuk mengatasi permasalahan ini maka langkah langkah yang ditempuh adalah sebagai berikut: 1. Menganalisa Sistem 2. Mendesain Sistem Langkah langkah di atas bertujuan untuk mencari slusi yang tepat berdasarkan permasalahan yang ada dan menyesuaikan slusi dengan sistem yang sedang berjalan saat ini. Untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab di bawah ini. 4.2 Analisa Sistem Menganalisa sistem merupakan langkah awal dari pembuatan sistem baru. Dalam langkah ini penulis melakukan analisa dan perancangan sistem penglah data terhadap permasalahan yang ada pada CV. Bintang Anggara Jaya khususnya pada bagian penggajian. Metde ini membtuhkan analisa internal dan eksternal 26
28 rganisasi untuk menghasilkan perencanaan yang baik. Data dan infrmasi yang dibutuhkan bertujuan untuk membuat aplikasi penggajian. Untuk pembuatan aplikasi penggajian dibtuhkan data tentang karyawan dan perusahaan untuk menghasilkan sebuah aplikasi yang terstruktur dan terkmputerisasi. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk menyimpan data karyawan dan perusahaan. 4.3 Perancangan Sistem Setelah melakukan analisis sistem, maka selanjutnya yang dilakukan adalah mendesain sistem. Dalam desain sistem ini, penulis mulai membentuk suatu perancangan sistem baru yang telah terkmputerisasi. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah: 1. Dcument Flw 2. System Flw 3. DFD 4. ERD (Entity Relatinship Diagram) 5. Struktur Tabel 6. Desain Input Output Keenam langkah tersebut akan dijelaskan pada sub bab dibawah ini. 4.3.1 Dkumen Flw Dalam pengembangan teknlgi infrmasi saat ini, dibutuhkan analisa dan perancangan sistem pengellaan data yang diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada aplikasi penjualanyang akan dibuat.
29 Pada gambar dkumen flw di bawah ini menggambarkan prses penggajian, lembur, uang makan, dan pinjaman yang sudah ada menurut hasil analisis yang dibuat berdasarkan survey pada perusahaan CV. Bintang Anggara Jaya.
30 A. Dkumen Flw Penggajian Dc Flw Penggajian Persnalia Keuangan Direktur Utama Mulai 1 2 Rekap Presensi Menyerahkan Data Pribadi Data Presensi Slip Gaji Data Data 1 Rekap Presensi Slip Gaji Data Melakukan Presensi Rekap Presensi Membuat Lapran Penggajian 3 4 Lapran Penggajian Presensi 2 Rekap Lembur 1 Lapran Penggajian Data 3 Slip Gaji Kuitansi Pinjaman 2 4 Menerima Uang Phase Selesai Gambar 4.1 Dkumen Flw Penggajian
30 Pada prses penggajian dimulai dari karyawan yang menyerahkan data pribadi, dan data presensi karyawan. Setelah itu diserahkan ke bagian persnalia, bagian persnalia merekap presensi dan diserahkan ke bagian keuangan. Bagian keuangan menerima rekap presensi, setelah itu membuat slip gaji rangkap dua diserahkan ke karyawan dan disimpan sebagai arsip. Bagian keuangan membuat lapran penggajian rangkap dua diserahkan ke direktur utama dan disimpan sebagai arsip.
31 B. Dkumen Flw Lembur Dc Flw Lembur Persnalia Manajer 2 Mulai 1 Frm Lembur Dan Data Yang Telah Diisi Menyiapkan Frm Lembur Mengisi Data Lembur Menyerahkan Surat Lembur Frm Lembur Frm Lembur Dan Data Yang Telah Diisi Data Surat Lembur 1 2 3 3 Merekap Surat Lembur Surat Lembur dan TTD Surat Lembur Rekap Lembur Surat Lembur dan TTD 1 Selesai Phase Gambar 4.2 Dkumen Flw Lembur
32 Pada prses lembur dimulai dari manajer yang memberikan frm lembur dan diberikan ke karyawan. mengisi frm lembur dan diberikan ke bagian persnalia. Bagian persnalia memberikan surat lembur ke karyawan dan karyawan mengisi surat lembur. Manajer menerima surat lembur yang telah terisi dan bagian persnalia merekap surat lembur.
33 C. Dkumen Flw Uang Makan Dc Flw Uang Makan Persnalia Keuangan Mulai Surat Lembur Surat Lembur Lembur Tidak Lembur > 3 Jam Surat Lembur > 3 Jam Ya Mengisi Keterangan Lembur > 3 Jam Membuat Kuitansi Uang Makan Surat Lembur > 3 Jam Kuitansi Uang Kuitansi Makan Uang Makan 1 Kuitansi Uang Makan 1 Menerima Uang Makan Phase Selesai Gambar 4.3 Dcument Flw Uang Makan Pada prses uang makan di mulai dari persnalia yang memberikan surat lembur kepada karyawan, apabila karyawan tersebut mendapatkan jam lebur lebih dari 3 jam maka akan mendapatkan uang makan.
34 D. Dkumen Flw Pinjaman Dc Flw Pinjaman Keuangan Kasir Mulai Tidak Pengajuan Disetujui Pengajuan Pinjaman 1 Ya 2 Menyerahkan Frm Pinjaman Frm Pinjaman Frm Pinjaman Frm Pinjaman Data Menyerahkan Frm Pinjaman Ke Keuangan Membuat Kuitansi 2 Kuitansi Pinjaman Kuitansi Pinjaman Data 1 Selesai 2 Phase Gambar 4.4 Dkumen Flw Pinjaman Pada prses pinjaman dimulai dari karyawan yang meminta pengajuan pinjaman kepada bagian keuangan dan bagian keuangan yang menyetujui pinjaman, apabila disetujui bgaian keuangan memberikan frm pinjaman kepada
35 karyawan. menyerahkan frm tersebut ke kasir dan kasir memprses pinjaman tersebut. 4.3.2 System Flw System Flw adalah alur (gambaran) dari sistem yang akan dibangun berikut ini adalah system flw yang akan dibangun:
36 A. System Flw Autentifikasi User (Lgin) Sysflw Autentifikasi User (Lgin) User Admin Keuangan Direktur Utama Mulai Input Username dan Passwrd Cek Username dan Passwrd Lgin Admin Ya Frm Utama (Lgin Admin) Tidak Keuangan Tidak Ya Frm Utama (Lgin Keuangan) Direktur Utama Tidak Ya Frm Utama (Lgin Keuangan) Menampilkan Username dan Passwrd Salah Selesai Gambar 4.5 System Flw Authentifikasi User (Lgin) Pada gambar 4.5 diatas digambarkan system flw Autentifikasi User (Lgin), dimana prses tersebut dimulai dari menginputkaan username dan passwrd, setelah itu aplikasi akan mengecek username dan passwrd tersebut untuk menampilkan user lgin sebagai admin, keuangan, atau direktur utama.setelah lgin berhasil maka user lgin dapat mengakses aplikasi sesuai dengan bagiannya masing-masing.
37 B. System Flw Input Gaji Sisflw Input Gaji Keuangan Direktur Utama Mulai Jabatan Gaji Pkk Gaji Tunjangan Jabatan Simpan Gaji Pkk dan Tunjangan Gaji Pkk dan Tunjangan Gaji Pkk dan Tunjangan Mengubah Data Gaji Gaji Pkk dan Tunjangan Ya Tidak Ubah Gaji Pkk Dan Tunjangan Simpan Gaji Gaji Pkk dan Tunjangan Selesai Gambar 4.6 System Flw Input Gaji Pada gambar 4.6 di atas digambarkan system flw input gaji karyawan dimana prses tersebut dimulai dari input jabatan karyawan, input gaji pkk, dan input gaji tunjangan jabatan. Setelah itu prses tersebut akan disimpan dalam database jabatan karyawan.
38 C. System Flw Perhitungan Gaji Sistem Flw Perhitungan Gaji Keuangan Mulai Data Gaji Pegawai Cek Data Gaji Pegawai Sesuai Perhitungan dan Pembuatan Slip Gaji Lapran Gaji Cetak Slip Gaji Slip Gaji Slip Gaji Phase Selesai Gambar 4.7 System Flw Perhitungan Gaji Pada gambar 4.7 menjelaskan prses perhitungan gaji karyawan tersebut dimulai dari input data gaji pegawai cek data gaji pegawai, apakah sesuai atau tidak apabila sesuai melakukan perhitungan gaji dan cetak slip gaji karyawan.
39 D. System Flw Arsip Gaji Sisflw Lapran Gaji Keuangan Direktur Utama Mulai Bulan Tahun Lapran Gaji Lapran Gaji Lapran Gaji Cetak? Ya Cetak Lapran Gaji Tidak Selesai Lapran Gaji Lapran Gaji Gambar 4.8 System Flw Arsip Gaji Pada System Flw Arsip Gaji dimana prses tersebut dapat diakses leh bagian keuangan dan direktur utama setelah itu diinputkan bulan dan tahun lalu prses cari data arsip gaji karyawan dan ditampilkan arsip gaji karyawan.
40 4.3.3 Diagram Jenjang 0 Aplikasi Penggajian Pada CV. Bintang Anggara Jaya 1 Mengella Data Master 2 Mengella Transaksi 3 Mengella Lapran 1.1 1.2 2.1 3.1 Data Master Lgin Data Master Hitung Gaji Arsip Gaji Gambar 4.9 Diagram Jenjang 4.3.4 Cntext Diagram Data Flw Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data digunakan untuk menggambarkan arus data di dalam sistem secara terstruktur dan jelas, menggambarkan arus data dari suatu sistem yang telah atau juga pada tahapan perencanaan. DFD juga dapat merupakan dkumentasi dari sistem yang baik. Dengan adanya DFD akan mempermudah dalam melakukan analisis sistem, sehingga pada akhirnya hasil dari perencanaan sistem dapat dilihat apakah sudah
41 sesuai dengan yang diharapkan atau belum. DFD sendiri terdiri atas beberapa level, yaitu knteks diagram, level 0, dan level 1. Berikut ini adalah DFD beserta penjelasannya: A. Cntext Diagram Menu Utam a Gagal Lgin Keuangan Lapran Penggajian Menu Hitung Gaji Menu Arsip Gaji Gagal Lgin Menu Utam a Menu Arsip Gaji Direktur_Utama 0 Input Passwrd Input Username Input Data Penggajian NIK Menu Data Menu Input Data Menu Utam a Menu Arsip Gaji Menu Hitung Gaji Menu Hitung Gaji Gagal Lgin Aplikasi Penggajian + Input Username Input Passwrd Slip Gaji Data Presensi Administratr Input Passwrd Input Username NIK Data Gaji Data Gambar 4.10 Cntext Diagram
42 4.3.5 DFD Level 0 Pada DFD level 0 ini merupakan penjabaran dari knteks diagram. Dimana pada level 0 ini terdapat prses mengelah inventri dan pembuatan lapran inventri. Administratr Data Gaji NIK Input Username Data Input Passwrd 1 Mengella Data Master + 3 Lgin Lgin Data 4 2 Keuangan NIK Input Username Input Data Penggajian Mengella Transaksi Lgin Data Lapran Penggajian Data 5 Lapran Penggajian 3 Direktur_Utama Input Username Input Passwrd Mengella Lapran Lgin Data Lapran Penggajian Gambar 4.11 DFD Level 0
43 4.3.6 DFD Level 1 A.. Mengella Data Master Pada DFD level 1 mengella data master terdapat 2 prses yaitu mengella data master lgin, dan data master karyawan. Administrat r Input Username 1 Administrat r Input Passwrd Mengella Data Master Lgin Lgin 3 Lgin Administrat r NIK 2 Administrat r Data Mengella Data Master Data 4 Data Gaji Administrat r Gambar 4.12 DFD Level 1 Mengella Data Master
44 B. Mengella Transaksi Pada DFD level 1 mengella transaksi terdapat 1 prses yaitu prses menghitung gaji. Keuangan NIK 1 Lgin 3 Lgin Keuangan Input Username Menghitung gaji Data 4 Input Data Penggajian 5 Lapran Penggajian Keuangan Input Passwrd Keuangan Gambar 4.13 DFD Level 1 Mengella Transaksi
45 C. Mengella Lapran arsip gaji. Pada DFD level 1 mengella lapran terdapat 1 prses yaitu prses Direktur_Uta ma Input Username 1 Lgin 3 Lgin Direktur_Uta ma Input Passwrd Arsip Gaji Data Lapran Penggajian 4 5 Lapran Penggajian Gambar 4.14 DFD Level 1 Mengella Lapran 4.3.7 Entity Relatinship Diagram (ERD) Entity Relatinship Diagram (ERD) sendiri merupakan suatu ntasi grafis dalam suatu pemdelan data knseptual yang mendiskripsikan hubungan antar penyimpan. ERD juga menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data yang diperlukan, dalam ERD data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbl entity.
46 A. Cnceptual Data Mdel (CDM) Pada ERD Cnceptual Data Mdel (CDM) dapat dijelaskan hubungan kardinalitas yang terjadi antar tabel. Terdapat pada gambar 4.14. CDM Aplikasi Penggajian pada CV. Bintang Anggara Jaya. # ID Lgin Nama Passwrd Lg Lgin... Lgin Variable characters (10) Variable characters (20) Variable characters (20) Date & Time Relatinship_2 # ID Jabatan Nama Jabatan Gaji Pkk Tunjangan Jabatan... Jabatan Variable characters (10) Variable characters (50) Integer Integer Relatinship_7 # ID Pegawai Nama_Pegawai Username Passwrd Alamat_Pegawai Jabatan Status_Pegawai Tempat_Lahir Tgl_lahir Jns_Kelamin N_telp_pegawai... Pegawai Variable characters (15) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (8) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (25) Variable characters (50) Date Variable characters (1) Variable characters (12) Relatinship_3 Relatinship_5 # Lapran Gaji ID Lapran ID Pegawai ID Jabatan Knfirmasi Tanggal Lapran Tt Kehadiran Tt Gaji Pkk Tt Uang Makan Tt Uang Lembur Tt Tunjangan jabatan Tt Pinjaman Catatan... <Undefined> Variable characters (10) Variable characters (10) Variable characters (4) Date Integer Integer Integer Integer Integer Integer Gambar 4.15 Cnceptual Data Mdel (CDM) B. Physical Data Mdel (PDM) Sedangkan pada ERD Physical Data Mdel (PDM) yang digunakan untuk membuat aplikasi penggajian karyawan dapat dijelaskan struktur database secara lengkap beserta nama field serta primary key dan freign key terdapat pada gambar 4.15.
47 Lgin ID Lgin ID Jabatan Nama Lgin Passwrd Lgin Lg Lgin... varchar(10) varchar(10) varchar(20) varchar(20) datetime <pk> <fk> FK_LOGIN_RELATIONS_JABATAN_ Jabatan ID Jabatan Jabatan Level Gaji Pkk Tunjangan Jabatan varchar(10) varchar(50) int int <pk> FK_LAPORAN RELATIONS_JABATAN_ ID Pegawai INama Pegawai Username Passwrd Alamat Pegawai Jabatan Status_Pegawai Tempat_Lahir Tanggal_Lahir Jns_Kelamin N_telp_Pegawai... Pegawai varchar(15) varchar(50) varchar(50) varchar(8) varchar(50) varchar(50) varchar(25) varchar(50) date varchar(1) varchar(12) <pk> <fk> FK_PEGAWAI_RELATIONS_JABATAN_ ID Lapran ID Pegawai ID Jabatan Knfirmasi FK_LAPORAN RELATIONS_PEGAWAI Lapran Gaji Tanggal Lapran Tt Kehadiran Tt Gaji Pkk Tt Uang Makan Tt Uang Lembur Tt Tunjangan Jabatan Tt Pinjaman Catatan varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(4) date int int int int int int text <pk> <fk1> <fk2> Gambar 4.16 Physical Data Mdel (PDM) 4.3.8 Struktur Tabel Dari PDM yang sudah terbentuk menghasilkan beberapa table untuk menyimpan berbagai data. Berikut akan dijeleskan tentang table-tabel tersebut: A. Nama Tabel :LOGIN Primary Key : ID_LOGIN Fregin Key : ID_JABATAN_KARYAWAN Fungsi : Untuk lgin kedalam aplikasi penggajian
48 Tabel 4.1 Struktur Tabel Lgin Field Tipe Panjang Keterangan ID Lgin Varchar 10 Primary Key ID Jabatan Varchar 50 Freign Key Nama Lgin Varchar 20 Passwrd Lgin Varhar 20 Lg Lgin Datetime B. Nama Tabel : JABATAN KARYAWAN Primary Key : ID_JABATAN_KARYAWAN Fregin Key : - Fungsi : Untuk menyimpan data jabatan karyawan Tabel 4.2 Sturktur Tabel Jabatan Field Tipe Panjang Keterangan ID Jabatan Varchar 10 Primary Key Nama Jabatan Varchar 50 Gaji Pkk Int Tunjangan Jabatan Int C. Nama Tabel : PEGAWAI Primary Key : ID_PEGAWAI Fregin Key : NAMA_PEGAWAIN Fungsi : Untuk menyimpan data pegawai
49 Tabel 4.3 Struktur Tabel Pegawai Field Tipe Panjang Keterangan ID Pegawai Varchar 15 Primary Key Nama Pegawai Varchar 50 Freign Key Username Varchar 50 Passwrd Varchar 8 Alamat Pegawai Varchar 50 Jabatan Varchar 50 Status_Pegawai Varchar 25 Tempat_Lahir Varchar 50 Tanggal_Lahir Datetime Jns_Kelamin Varchar 1 N_Telp_Pegawai Varchar 2 D. Nama Tabel : LAPORAN GAJI Primary Key Freign Key Fungsi : ID_LAPORAN : ID_KARYAWAN, ID_JABATAN_KARYAWAN : Untuk menyimpan data lapran penggajian Tabel 4.1 Struktur Lapran Gaji Field Tipe Panjang Keterangan ID Lapran Varchar 10 Primary Key ID Pegawai Varchar 10 Freign Key ID Jabatan Varchar 10 Freign Key Knfirmasi Varchar 4 Tanggal Lapran Date Tt Kehadiran Int Tt Gaji Pkk Int Tt Uang Makan Int Tt Uang Lembur Int Tt Tunjangan Jabatan Int Tt Pinjaman Int Catatan
50 4.4 Kebutuhan Sistem 4.4.1 Desain Input / Output (I/O) Desain I/O merupakan perencanaan dari desain interface yang akan dibuat pada prgram agar pengguna dapat membayangkan apakah system yang akan dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal ini dimaksudkan agar terjalin kerja sama antara pengguna system dengan pemakai system sehingga system yang baru dapat memenuhi kebutuhan. A. Desain Frm Lgin Frm lgin merupakan frm awal yang tampil apabila prgram dijalankan. Fungsinya untuk pengamanan dalam penggunaan prgram dan memberikan hak akses khusus untuk user. Lgin Username Passwrd Lgin Exit Gambar 4.17 Frm Lgin B. Desain Menu Utama Menu utama merupakan menu frm yang tampil setelah user melakukan lgin ke dalam prgram. Dalam menu utama user dapat memilih menu yang ada sesuai dengan kebutuhan.
51 Utama Data Data Gaji Data Lapran Gaji Lgut Gambar 4.18 Menu Utama C. Desain Menu Maintenance Data Menu maintenance data karyawan berfungsi untuk input, update, dan reset data karyawan dan disimpan dalam master karyawan. Data ID ID Jabatan NIK Nama Alamat Jenis Kelamin Tempat Lahir Tanggal Lahir N. Telp Tanggal Mulai Kerja Ft Brwse Simpan Update Reset Gambar 4.19 Menu Maintenance Data
52 D. Desain Menu Maintenance Data Jabatan Menu maintenance data jabatan karyawan berfungsi untuk menambah, update, dan reset jabatan, gaji pkk, uang makan, uang hadir, dan uang lembur. Data Gaji ID Jabatan Nama Jabatan Gaji Pkk Uang Tunjangan Jabatan Simpan Update Reset Gambar 4.20 Menu Maintenance Data Jabatan E. Menu Perhitungan Gaji Menu perhitungan gaji berfungsi untuk menghitung ttal gaji setiap bulan. Perhitungan Gaji ID Lapran NIK ID Jabatan Jumlah Hari Kerja Tanggal Lapran Jumlah Uang Makan Ttal Gaji Pkk Ttal Tunjangan Jabatan Ttal Pinjaman Jumlah Uang Lembur Ttal Insentif Ttal Uang Transprt Ttal Gaji Simpan Cetak Reset Gambar 4.21 Menu Perhitungan Gaji
53 F. Desain Frm Slip gaji Frm Slip gaji digunakan untun mencetak slip gaji karyawan setiap bulan. Gambar 4.22 Desain Frm Slip Gaji 4.4.2 Implementasi Sistem Sistem yang digunakan untuk menjalankan aplikasi penggajian adalah sebagai berikut: 1. Sftrware Pendukung a. Micrsft Windws 7 b. Micrsft SQL Server 2008 c. Micrsft Visual Studi 2010 2. Hardware Pendukung a. Micrprcessr Pentium 4 b. Mnitr c. RAM 1 GB
54 4.4.3 Petunjuk Penggunaan Aplikasi A. Halaman Lgin Gambar 4.23 Halaman Lgin Pada saat menjalankan aplikasi penggajian, halaman awal yang tampil adalah halaman lgin seperti pada gambar disini user harus menginputkan username dan passwrd terlebih dahulu agar bisa masuk ke dalam halaman hak akses berikutnya. B. Halaman Menu Utama Gambar 4.24 Halaman Menu Utama Pada halaman menu utama user dapat mengakses menu utama sesuai dengan hak akses masing-masing user.
55 C. Halaman Input Data Pegawai Gambar 4.23 Halaman Input Data Pegawai Pada halaman input data pegawai yang dapat mengakses hanyalah admin, dan berfungsi sebagai input data pegawai dan juga update data pegawai. D. Halaman Input Gaji Pegawai Gambar 4.24 Halaman Input Gaji Pegawai Halaman ini berfungsi untuk input gaji pkk dan gaji tunjangan jabatan, yang mendapatkan hak akses pada halaman ini adalah bagian penggajian.
56 E. Halaman Input Perhitungan Gaji Gambar 4.25 Halaman Input Perhitungan Gaji Pada halaman input perhitungan gaji berfungsi untuk menghitung ttal gaji pegawai setiap bulannya. F. Slip Gaji Pegawai Gambar 4.26 Slip Gaji Pegawai Apabila perhitungan gaji sudah selesai bagian keuangan dapat mencetak slip gaji pegawai.
57 G. Lapran Gaji Gambar 4.27 Lapran Gaji Lapran gaji karyawan berfungsi untuk melihat semua data penggajian. Dapat diakses leh bagian keuangan dan direktur Utama