PENGEMBANGAN SISTEM ERP MODUL PROJECT MANAGEMENT PADA CLIENT PT. JIVA VENTURES (STUDI KASUS : PT. BEST PLANTATION INTERNATIONAL) Devi, Deborah Kristianti Sitompul, Stephanie Veronica Watuna, Yanti Bina Nusantara University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27 Jakarta Barat 11530, +62 21 53696969 phang.devi@yahoo.com, deborahsitompul@gmail.com, svwatuna@yahoo.com, yanti@binus.edu Abstract The purpose of this paper is to analyze business process of PT. Best Plantation International, develop ERP system on Project Management module using Flowmaster, a product of PT. Jiva Ventures, and to do an User Acceptance Test towards ERP system on Project Management module. The system development was done by collecting data and analysis such as literature studies, analyzing the current business process and SDLC method. The results from this system development are optimazing the business process of PT. Best Plantation International with Project Management module and knowing whether the developed system has reached the requirement of PT. Best Plantation International or not. With the develpoment of Project Management module, PT. Best Plantation International is able to maintain their current projects, so that it can be more efficient in terms of cost, time and integration with other modules. Keywords : ERP, Flowmaster, Project Management Abstrak Tujuan penulisan yang ingin dicapai adalah untuk melakukan analisis proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Best Plantation International dan melakukan pengembangan sistem ERP pada modul Project Management menggunakan produk Flowmaster PT. Jiva Ventures, serta melakukan User Acceptance Test terhadap sistem ERP modul Project Management. Pengembangan sistem dilakukan dengan menggunakan metode pengumpulan data dan metode analisis, seperti : studi kepustakaan, analisis sistem berjalan, dan metode pengembangan sistem menggunakan metode SDLC. Hasil yang dicapai dalam pengembangan sistem ini adalah mengoptimalkan proses bisnis PT. Best Plantation International melalui modul Project Management dan mengetahui apakah sistem yang sedang dikembangkan sesuai dengan requirement PT. Best Plantation International. Dengan adanya pengembangan terhadap modul Project Management, PT. Best Plantation International dapat me-maintain seluruh proyek pembangunan yang sedang dilaksanakan agar lebih efisien dalam hal biaya, waktu, dan intergrasi dengan modul lain. Kata Kunci : ERP, Flowmaster, Project Management
PENDAHULUAN ERP merupakan salah satu cara untuk mengintegrasikan aspek-aspek yang ada dalam perusahaan. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2005, p.11) Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu proses dimana sebuah organisasi berkomitmen untuk menggunakan suatu kumpulan software yang terintegrasi dengan sistem informasi pada perusahaan. Tak terkecuali bagi industri plantation. Industri plantation atau perkebunan juga membutuhkan ERP untuk meningkatkan efisiensi perusahaan yang sesuai dengan karakteristiknya agar tetap dapat bertahan dalam kompetitif bisnis (Lembito, 2010, p.332). Berikut merupakan rumusan masalah yang dari penelitian ini, yaitu : a. Perkembangan perusahaan yang terus berkesinambungan dan pesat, semakin banyak pembangunan dan penyediaan fasilitas di perkebunan. Sehingga diperlukan sistem dan aplikasi yang teintegrasi yang mampu menghasilkan laporan yang akurat dan cepat. b. Format kode atau ID laporan tiap cabang perusahaan berbeda-beda. Hal ini menyebabkan terjadinya ambigu terhadap ID laporan yang dibuat. Selain dari itu, tidak adanya penjagaan terhadap penomoran laporan secara otomatis. Sehingga memungkinkan terjadinya human error saat membuat ID laporan. c. Bagian Kantor Pusat dengan Kantor Cabang dan Pabrik tidak memiliki komunikasi yang real time. Hal ini menyebabkan adanya tindakan sepihak dari bagian Kantor Cabang dan Pabrik tanpa sepengetahuan Kantor Pusat. Berikut merupakan tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut: a. Melakukan analisis terhadap proses bisnis yang sedang berjalan sebagai landasan dalam membangun sistem ERP pada modul Project Management b. Melakukan pengembangan sistem berdasarkan hasil analisis proses bisnis yang sedang berjalan. c. Melakukan User Acceptance Test terhadap sistem yang baru dibangun pada modul Project Management. METODE PENELITIAN Penelitian mengenai proses pengembangan sistem ERP modul Project Management dilakukan dengan menggunakan beberapa metode penelitian. Beberapa metode yang digunakan adalah sebagai berikut : a. Metode Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data yang terkait dan akurat, dilakukan survei langsung terhadap PT. Best Plantation International melalui internship di PT. Jiva Ventures dan dilakukan wawancara dengan pihak-pihak terkait. b. Metode Analisis Studi Kepustakaan Melakukan tinjauan terhadap buku-buku yang berkaitan dengan topik skripsi untuk mendapatkan landasan teori yang terkait. Analisis Sistem Berjalan Menganalisis sistem yang sedang berjalan pada PT. Best Plantation International saat ini. Metode Pengembangan Metode pengembangan sistem yang dilakukan didasarkan pada metode pengembangan SDLC (System Development Life Cycle). Metode SDLC meliputi tahapan-tahapan sebagai berikut : - Planning Phase - Analysis Phase - Design Phase - Implementation Phase HASIL DAN BAHASAN Berikut merupakan scope proses bisnis Project Management pada PT. Best Plantation International, yaitu :
Gambar 1 Project Management Scope Berikut merupakan proses bisnis yang akan dijalankan setelah adanya Project Management pada PT. Best Plantation International, yaitu : a. Proses Perjanjian Kontrak
Gambar 2 DFD Level 1 Proses Perjanjian Kontrak
Tabel 1 Kasus dan Penyelesaian atas SOP Proses Perjanjian Kontrak No Sebelum ERP Sesudah ERP 1. SPK dan SPK Addendum dibuat secara manual dan dicetak dalam bentuk hardcopy serta tidak ada penyimpanan SPK dan SPK Addendum pada sistem. 2. BAST memiliki 2 jenis, yaitu : BAST Lokasi dan BAST Alat Berat 3. BAST dibuat secara manual dan dicetak dalam bentuk hardcopy serta tidak ada penyimpanan BAST pada sistem. SPK dan SPK Addendum tetap dibuat melalui proses manual kemudian dimasukkan ke dalam sistem modul Project Management. Pada saat pembuatan SPK dan SPK Addendum kedalam sistem, data yang diperoleh adalah data dari informasi yang realtime. Sehingga memudahkan dalam mencari dan mengambil data. BAST memiliki 6 tipe, yaitu : BAST Lokasi, BAST Alat Berat, BAST Penggantian Alat, BAST Penggantian HM, BAST Penggantian Segel, BAST Transportasi. BAST tetap dibuat melalui proses manual kemudian dimasukkan ke dalam sistem modul Project Management. Pada saat pembuatan BAST kedalam sistem, data yang diperoleh adalah data dari informasi yang realtime. Sehingga memudahkan dalam mencari dan mengambil data.
b. Proses Pelaksanaan Proyek Gambar 3 DFD Level 1 Proses Pelaksanaan Kontrak
Tabel 2 Kasus dan Penyelesaian atas SOP Proses Perjanjian Kontrak No Sebelum ERP Sesudah ERP 1. Input Progress dibuat secara manual, dilakukan kalkulasi manual, dan tidak ada penyimpanan pada sistem. Informasi yang diperlukan untuk mencetak Input Progress dapat diperoleh dari sistem. Akumulasi perhitungan akan dilakukan oleh sistem 2. Tidak ada Proses Periode Terdapat Proses Periode yang kemudian dijadikan dasar untuk perhitungan pembayaran dan Progress pada kontraktor. 3. Pemotongan HM dicatat ke dalam laporan PPK secara manual. 4. Peminjaman Solar dicatat ke dalam laporan PPK secara manual. Pemotongan HM dibuatkan ke dalam Form tersendiri dalam sistem. Pemotongan HM dilakukan berdasarkan kendaraan pada Nomor SPK yang dipilih. Kemudian akan dicatat ke dalam laporan PPK oleh sistem. Peminjaman Solar dibuatkan ke dalam Form tersendiri dalam sistem. Peminjaman Solar dilakukan berdasarkan Nomor SPK. Kemudian akan dicatat ke dalam laporan PPK oleh sistem. 5. Tidak ada Input Harga Solar Input Harga Solar dibuatkan kedalam Form tersendiri dalam sistem. Input Harga Solar hanya dapat dilakukan dalam kurun waktu tertentu (1 bulan). informasi pada Input Harga Solar akan mempengaruhi isi PPK.
c. Proses Pembayaran Gambar 4 DFD Level 1 Proses Pembayaran Tabel 3 Kasus dan Penyelesaian atas SOP Proses Perjanjian Kontrak No Sebelum ERP Sesudah ERP 1. TTIK dibuat secara manual, tidak ada penyimpanan pada sistem. informasi dapat diambil dari Proses Periode yang menampilkan jumlah PPK. Dengan adanya Form TTIK adanya integrasi dengan modul Finance. SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil pengembangan dan pengujian modul Project Management oleh PT. Jiva Ventures terhadap PT. Best Plantation International, maka dapat ditarik beberapa simpulan sebagai berikut: a. Proses bisnis yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan proyek masih bersifat manual dan proses bisnis yang dijalankan oleh PT. Best Plantation International tidak mendukung aktivitas bisnis yang dilakukan oleh perusahaan, khususnya dalam hal Project Management.
b. Terdapat user requirements yang menjadi fitur tambahan pada proses bisnis setelah adanya Project Management, yaitu adanya Proses Periode, BAST Penggantian Alat, BAST Penggantian Segel, BAST Penggantian HM dan BAST Transportasi. Proses Periode digunakan untuk mengunci proses Input Progress Pekerjaan dan kemudian dijadikan dasar sebagai pembuatan BA dan PPK, pada Penggatian Segel, digunakan untuk mencatat nomor segel pada kendaraan transportasi maupun alat berat, BAST Penggantian Alat untuk mencatat penggantian alat kendaraan yang digunakan, BAST Penggantian HM digunakan untuk mencatat jumlah HM pada kendaraan, dan BAST Transportasi digunakan untuk mencatat serah terima alat transportasi. c. Sistem Project Management yang dibangun dalam PT. Best Plantation International digunakan untuk menjadikan proses bisnis lebih efisien dan efektif dalam hal waktu dan integrasi dengan modul lain, seperti integrasi dengan modul Finance. Pengembangan dimulai dengan melakukan analisis proses bisnis current. Kemudian melakukan identifikasi terhadap problems, needs, dan requirement pada PT. Best Plantation International. Dari hasil identifikasi tersebut, maka akan diberikan solusi bisnis yang sesuai, serta dilakukan analisis dan merancang proses bisnis future menggunakan metodologi SDLC yang memiliki 4 tahapan utama, yaitu : Planning, Analysis, Design, dan Testing. Tahapan terakhir adalah memberikan rekomendasi yang mampu menyelesaikan masalah bisnis pada PT. Best Plantation International. Berdasarkan hasil pengembangan dan pengujian modul Project Management oleh PT. Jiva Ventures terhadap PT. Best Plantation International pada bab-bab sebelumnya, maka terdapat beberapa saran yang dapat diberikan agar sistem dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan ekspektasi yang diharapkan, yaitu sebagai berikut : a. Pengembangan sistem Project Management pada PT. Best Plantation International diharapkan dapat dikembangkan dengan pengembangan pada modul Asset Management. Hal ini dilakukan guna untuk melakukan maintenance terhadap proyek yang telah selesai dilakukan, misalnya dalam menghitung nilai proyek (aset) dan nilai penyusutan proyek (aset) tersebut. b. Melakukan testing sistem kembali setelah adanya perbaikan terhadap error pada sistem Project Management. c. Melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawan PT. Best Plantation International setelah melakukan pengembangan sistem Project Management. Hal ini dilakukan untuk mengetahui kinerja karyawan PT. Best Plantation International. Apakah adanya peningkatan terhadap kinerja karyawan atau adanya penurunan kinerja karyawan. d. Melakukan training terhadap karyawan PT. Best Plantation International dalam hal penggunaan sistem Project Management. Hal ini
dilakukan agar user memahami secara seksama bagaimana sistem Project Management dapat dijalankan. REFERENSI Lembito, H. (2010). Extended Enterprise Resources Planning (ERP) for Palm Oil Industry. AFITA 2010 International Conference, The Quality Information for Competitive Agricultural Based Production System and Commerce, 330-335. Satzinger, J., Jackson, R., & Burd, S. (2010). System Analysis and Design in a Changing World. Boston: Course Technology Cengage Learning. RIWAYAT HIDUP Devi lahir di kota Sei Ayak III pada tanggal 20 Juni 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2015. Deborah Kristianti Sitompul lahir di kota Tembagapura pada tanggal 14 April 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2015. Stephanie Veronica Watuna lahir di kota Tembagapura pada tanggal 17 September 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2015.