Mempunyai asas-asas yang kukuh dalam keilmuan, kebudimanan dan kebaktian.

PANDUAN PENUBUHAN BADAN PELAJAR Penyertaan pelajar dalam kegiatan berpersatuan adalah satu daripada matlamat Universiti ke arah melahirkan pelajar yang berpengetahuan dalam bidang kepemimpinan dan perkembangan sahsiah. Sebagai dasar dan dengan maksud untuk menjamin budaya pelajar selaras dengan iklim dan aspirasi negara dan bangsa, badan pelajar yang diizinkan pengwujudannya mestilah berpandukan kepada perkara-perkara berikut: Orientasi sikap dan mental untuk membentuk diri yang boleh berdikari dan menuju ke arah self-actualization. Mencerminkan maruah, prestasi, sumbangan dan kaliber Universiti Utara Malaysia sebagai sebuah Universiti Nasional. Mempunyai asas-asas yang kukuh dalam keilmuan, kebudimanan dan kebaktian. Kriteria penubuhan badan pelajar (persatuan/kelab) hendaklah melambangkan cita-cita dan imej UUM. Keanggotaan dan sifatnya mestilah memenuhi ciri-ciri berikut:- Keanggotaan mestilah terdiri dari berbilang kaum. Keanggotaan mestilah melambangkan integrasi daerah. Tidak ada pertindihan atau duplikasi dalam kegiatan. Keutamaan dan galakan akan diberikan bagi penubuhan persatuan/kelab yang berasaskan akademik atau sesuatu disiplin ilmu. Penubuhan tidak akan diizinkan atau dimansuhkan bagi badan pelajar yang membawa sifat bertentangan dengan nilai-nilai UUM termasuk persatuan/kelab yang mempunyai ciriciri berikut:- Mono kaum keanggotaan dimonopoli oleh sesuatu kaum sahaja. Kedaerahan Keahlian terbuka kepada anak sesuatu negeri atau daerah sahaja. Duplikasi Persatuan/Kelab yang ketara sekali pertindihan matlamat dan kegiatan-kegiatannya. Persatuan Bahasa Kecuali Persatuan Bahasa Malaysia dan Bahasa pengajian yang lain. 1

TATACARA PERMOHONAN AKTIVITI DALAM NEGARA Pembetulan Semakan Pembetulan Kertas kerja dimasukkan dalam Sistem Rekod Aktiviti Pelajar (SIRA) Kertas kerja dan surat permohonan aktiviti perlulah lengkap dicetak. Dapatkan sokongan dari Felo Penasihat DPP / Penasihat Badan Pelajar Pengetua DPP / Penyelaras Badan Pelajar Kelulusan oleh Pengetua BAHAGIAN 1 Aktiviti yang akan dianjurkan di dalam kampus perlu mendapat persetujuan atau kelulusan Pengetua DPP/ Dekan PPK / Pengarah HEP. ii. Kertas kerja serta surat permohonan aktiviti hendaklah dikemukakan kepada Pengetua/Felo Penasihat dan Penasihat/Penyelaras Badan Pelajar untuk tujuan kelulusan. Tempoh kelulusan: Kelulusan Pengetua DPP = 7 hari >Aktiviti anjuran Pelajar JPMDPP >Perbelanjaan kurang dari RM 3000 >Bukan peserta / penceramah luar. >TIADA aktiviti menerbit dan mengedar apa-apa dokumen dalam dan luar kampus Lulus Cetak Surat Kelulusan Laporan Kelulusan Dekan /Pengarah HEP Surat Kelulusan Laporan BAHAGIAN II >Kelulusan Dekan / Pengarah HEP = 5 hari >Perbelanjaan kurang RM 3,000 RM20,000 >Peserta / penceramah luar atau lain-lain penglibatan >Aktiviti & kutipan dalam kampus >Aktiviti menerbit dan mengedar dokumen dalam dan luar kampus BAHAGIAN III >Kelulusan Dekan / HEP = 10 hari >Perbelanjaan kurang RM 20,000 >Aktiviti luar kampus Kelulusan Timbalan Naib Canselor HEPA Surat Kelulusan Laporan BAHAGIAN IV >Kelulusan TNC HEPA = 10 hari >Perbelanjaan lebih RM 20,000 >Kutipan luar kampus > Hantar kertas kerja 1 bulan sebelum projek (dalam negara) 2

TATACARA PERMOHONAN AKTIVITI (LUAR NEGARA) Pembetulan Semakan Kertas kerja dimasukkan dalam Sistem Rekod Aktiviti Pelajar (SIRA) Kertas kerja dan surat permohonan aktiviti perlulah lengkap dicetak. Dapatkan sokongan dari Felo Penasihat DPP / Penasihat Badan Pelajar BAHAGIAN 1 Aktiviti yang dianjurkan ke luar negara hendaklah mendapat persetujuan atau kelulusan daritnc HEPA. Bagi aktiviti di bawah kolej hendaklah melalui Kolej Akademik untuk tujuan kelulusan. Kertas kerja serta surat permohonan aktiviti hendaklah dikemukakan kepada HEP / Kolej melalui Penyelaras badan pelajar untuk tujuan Kelulusan peringkat kolej dan HEP. Pembetulan Pengetua DPP / Penyelaras Badan Pelajar Surat iringan HEP ke KDN, PDRM dan WISMA PUTRA berserta salinan kertas kerja Kelulusan Timbalan Naib Canselor HEPA Surat Kelulusan Pelaksanaan BAHAGIAN II Aktiviti yang hendak dijalankan di luar negara perlu mendapat pengesahan dari pihak Kementerian Dalam Negeri (KDN), Polis DiRaja Malaysia (PDRM) dan WISMA PUTRA. Kertas kerja hendaklah dikemukakan kepada HEP sebanyak 4 salinan tiga (3) bulan sebelum tarikh pelaksanaan aktiviti. aktiviti. Tempoh kelulusan oleh TNC HEPA adalah 10 hari. Laporan 3

PANDUAN MENULIS KERTAS KERJA Tajuk Kertas Kerja Tajuk hendaklah jelas dan menggambarkan matlamat/objektif program Tujuan Penerangan Tentang Projek Jawatankuasa Pelaksana Anggaran Kewangan Susun atur/atur cara Projek Peserta Penceramah Nyatakan secara jelas tujuan kertas kerja disediakan sama ada untuk: Kelulusan/makluman/perbincangan/dll Untuk siapa dikemukakan Nyatakan apakah objektif/matlamat yang ingin dicapai Nyatakan secara jelas butiran mengenai: Tarikh/Masa/Tempat Peserta/Kumpulan Sasar Yuran/Bayaran yang dikenakan Kerjasama/Bantuan di Unit/Persatuan lain Sertakan: Minit mesyuarat induk persatuan/kelab yang telah memutuskan untuk mengadakan projek yang dipohon Senarai penuh AJK berserta No. Matrik dan jawatan Peranan dan bidang tugas jawatankuasa Nyatakan secara terperinci dan logik anggaran pendapatan serta perbelanjaan termasuk belanja kontigensi sebanyak 10% dan diperincikan mengikut butirbutir perbelanjaan Sediakan tentatif program yang terperinci dari awal hingga ke akhir termasuk atur cara perasmian dan penutup dengan menyatakan masa, tempat dan penceramah serta tajuk Nyatakan kumpulan sasar yang akan menyertai program ini sama ada pelajar/ kakitangan/masyarakat luar atau antarabangsa serta bilangan peserta dari setiap kumpulan sasaran. Senaraikan cadangan-cadangan penceramah/pengerusi/pembentang dan lainlain yang berkaitan bersama maklumat-maklumat, alamat majikan untuk tujuan kelulusan/makluman. Sokongan Kelulusan Rujuk keseluruhan kertas kerja kepada penasihat atau pegawai yang berkaitan untuk dikomen dan diberi sokongan dan pandangan. Nota: Nyatakan terima kasih serta mohon pertimbangan untuk diluluskan Kertas kerja untuk aktiviti ke luar negara perlu disertakan bersama senarai penuh nama, nombor kad pengenalan, alamat tetap dan nombor telefon setiap peserta. 4

PANDUAN PENETAPAN NAMA AHLI-AHLI JAWATANKUASA DAN BIRO-BIRO 1. Penetapan jawatan bagi semua projek yang dikendalikan oleh pelajar adalah seperti berikut:- Pengarah Projek Timbalan Pengarah Projek Setiausaha Projek Penolong Setiausaha Projek Bendahari Projek 2. Biro-biro bagi Jawatankuasa setiap projek dicadangkan seperti berikut:- AJK Logistik AJK Jamuan AJK Publisiti AJK Jemputan AJK Protokol dan Sambutan AJK Tajaan/Sumbangan AJK Buku Cenderamata AJK Pengangkutan AJK Cenderahati Bagi melicinkan aktiviti/projek setiap 9 AJK di atas boleh melantik 5 orang Ahli Jawatankuasa Kecil masing-masing. 3. Semua AJK yang dilantik perlu diserahkan nama kepada penyelaras/penasihat/ pengetua/felo masing-masing untuk tujuan pengesahan sijil dan merit. 4. Semua Jawatan dan AJK yang ditetapkan adalah kekal untuk digunakan bagi setiap urusan surat-menyurat dan sijil penyertaan. 5

PANDUAN MENULIS ANGGARAN KEWANGAN 1. Pendapatan RM 1.1 Yuran Peserta xxxx.xx 1.2 Sumbangan Universiti xxxx.xx 1.3 Sumbangan Luar (Penaja) xxxx.xx 1.4 Akaun Kontra Badan Pelajar xxxx.xx 1.5 Lain-lain (jika ada) xxxx.xx 2. Perbelanjaan 2.1 Pentadbiran (i) Percetakan (buku cenderamata, sijil, kad jemputan, risalah dll) xxxx.xx (ii) Urusan pos xxxx.xx (iii) Telefon/faksimili xxxx.xx (iv) Pentadbiran urus setia xxxx.xx 2.2 Logistik (i) Penginapan xxxx.xx (ii) Pengangkutan xxxx.xx (A) Sewa bas xxxx.xx (B) Tuntutan Perjalanan (AJK, peserta, ahli panel/penceramah, tol dll) xxxx.xx (iii) Sewa Dewan, sistem siaraya dll xxxx.xx 2.3 Cenderahati (jika ada) (i) Cenderahati perasmi/penceramah/ahli panel xxxx.xx (ii) Honorarium penceramah/ahli panel xxxx.xx 2.4 Publisiti (jika ada) xxxx.xx 2.5 Kontigensi (jika ada) (10% daripada jumlah keseluruhan perbelanjaan) xxxx.xx Baki/Kurangan (Pendapatan-Perbelanjaan) xxxx.xx Nota: Sesuatu item perbelanjaan yang melebihi RM1000.00 perlulah mengambil sebutharga untuk diuruskan Borang Pesanan Pembelian (LPO) oleh Jabatan Hal Ehwal Pelajar. 6

PANDUAN PENGENDALIAN MESYUARAT SEBELUM MESYUARAT (BHG. 1) (BHG. Sediakan 1) jadual Mesyuarat Sediakan jadual/tentatif mesyuarat untuk sepanjang tahun Sediakan agenda/memorandum Tentukan agenda tetap mesyuarat serta agenda-agenda tertentu untuk setiap kali mesyuarat serta sediakan memorandum perlaksanaan untuk mesyuarat berkaitan, setelah berbincang dengan pengerusi mesyuarat. Sediakan fail/maklumat untuk mesyuarat Sediakan fail (jika perlu) untuk maklumat/bahan/kertas kerja yang akan dibincangkan dalam mesyuarat Mengedarkan surat panggilan dan bahan mesyuarat Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat tidak kurang dari 7 hari sebelum mesyuarat serta mengedarkan bahan mesyuarat tidak kurang dari tiga (3) hari. Sediakan senarai kehadiran Senarai kehadiran bercetak tarikh, masa dan tempat mesyuarat perlu diedarkan dan mengandungi antara lainnya nama Unit/Jabatan dan tandatangan Taklimat untuk pengerusi Hendaklah berbincang serta memaklumkan dengan Pengerusi maklumat untuk mesyuarat sebelum dimulakan. Tentukan bilik serta alatan Tentukan bilik dan alatan-alatan untuk mesyuarat sesuai/selesai/bersih dan diketahui oleh ahli-ahli mesyuarat sebelum dimulakan Tempahan jamuan Membuat tempahan jamuan dan tentukan tempat dan bilangannya yang secukupnya 7

SEMASA MESYUARAT (BHG. 2) Tentukan kuorum Senarai kehadiran Pastikan bilangan ahli mencukupi kuorum mesyuarat dan ahli-ahli yang hadir adalah ahli-ahli mesyuarat atau wakil. Edarkan senarai kehadiran untuk diisi oleh ahli-ahli mesyuarat Catat perbincangan mesyuarat Ikuti agenda SELEPAS MESYUARAT (BHG. 3) Tindakan terhadap perbincangan Ambil tindakan terhadap apa-apa keputusan yang memerlukan tindakan segera/serta seperti yang diputuskan dalam mesyuarat Draf minit Berdasarkan kepada catatan yang dibuat, drafkan minit mesyuarat mengikut agenda dan kemukakan untuk semakan pengerusi Minit sebenar untuk edaran Dengan persetujuan pengerusi sediakan minit sebenar dan edarkan kepada ahli-ahli mesyuarat dalam tempoh 7 hari selepas tarikh mesyuarat Hantar ke pihak atasan Panjangkan minit kepada pihak yang berkenaan seperti yang diperolehi Tindakan terhadap minit Ambil segala tindakan terhadap keputusan-keputusan yang tidak segera dan yang memerlukan tindakan dan buat catatan segala tindakan yang telah dibuat. Fail/rekod Fail dan rekodkan segala bahan mesyuarat serta minit dalam fail yang berkaitan Nota: Peranan Pengerusi Mempunyai pengetahuan yang meluas mengenai suatu mesyuarat yang dipimpinnya. Adil dan tidak menyebelahi mana-mana pihak dalam sesuatu mesyuarat. Mempunyai kemahiran dan kebijaksanaan dalam mengendalikan sesuatu mesyuarat. Sanggup mempengerusikan semua mesyuarat jawatankuasa yang telah diaturkan dan mesyuarat-mesyuarat lain yang tidak berjadual. Menggunakan undinya sebagai undi pemutus sekiranya dalam sesuatu pengundian jumlah yang menyokong dan menentang adalah sama. 8

Peranan Setiausaha Mengenali dan menjalin hubungan dengan semua ahli jawatankuasa termasuk pengerusi Menyimpan senarai nama dan alamat ahli jawatankuasa yang kemaskini. Mempunyai pengetahuan yang mendalam mengenai semua peraturan perjalanan mesyuarat Mempunyai penguasaan bahasa yang baik. 9

PANDUAN SEMAKAN PENGENDALIAN PROJEK Perancangan aktiviti Setiap jawatankuasa perlu senaraikan semua cadangan aktiviti yang hendak dilaksanakan Mesyuarat persatuan/ kelab Bentangkan kepada mesyuarat untuk dibuat keputusan dan diselaraskan dengan unit-unit lain dari segi tarikh/matlamat dan lain-lain Sediakan kertas kerja Sediakan kertas kerja untuk kelulusan pihak yang berkaitan seperti di ruangan Panduan Menulis Kertas Kerja Permohonan kelulusan Hantar kertas kerja untuk kelulusan pihak yang berkaitan seperti di Permohonan Aktiviti Badan Pelajar Diluluskan/tidak diluluskan Dapatkan Surat Kelulusan dan maklum balas terhadap kertas kerja untuk tindakan selanjutnya Urusan Pentadbiran Uruskan urusan-urusan pentadbiran yang berkaitan seperti suratmenyurat berdasarkan kepada senarai semak dan kelulusankelulusan mesyuarat Perlaksanaan Projek Tentukan semua urusan berjalan seperti yang dirancang pada hari perlaksanaan projek Tamat Projek Uruskan dan selesaikan segala urusan seperti pemulangan barang dan dapatkan maklumbalas tentang projek Post Mortem Mesyuarat Post Mortem perlu diadakan untuk melihat kekuatan serta kelemahan projek Laporan Lengkap Sediakan laporan lengkap perjalanan projek dari awal hingga akhir 10

PANDUAN MENULIS LAPORAN PROJEK NAMA PROJEK BHG. 1 Maklumat umum Perincian Aktiviti Nyatakan maklumat-maklumat Umum seperti tarikh/masa/tempat, peserta, perasmi dan lain-lain yang berkaitan yang sebelum/semasa projek berjalan termasuk kertas kerja projek. Berikan penjelasan ringkas mengenai aktiviti-aktiviti yang telah dijalankan seperti perjalanan seminar/bengkel. Pencapaian/ Kejayaan Nyatakan adakah projek ini telah mencapai matlamat seperti yang digariskan serta pencapaian-pencapaian lain yang diperolehi oleh peserta AJK dan unit-unit. Kelemahan/ Masalah Nyatakan kelemahan projek yang dapat dikesan serta masalah yang dihadapi dan nyatakan cadangan. BHG. 2 Maklumat Kewangan Nyatakan segala maklumat tentang pendapatan sebenar serta perbelanjaan sebenar yang disokong oleh bil/resit yang asal mengikut aktiviti yang dijalankan. Lampirkan penyata yang teratur serta kemas untuk wang pendahuluan yang diambil Surat/Borang Semua contoh surat-menyurat serta borang-borang yang berkaitan dengan projek serta apa-apa sahaja maklumat tentang projek seperti peta, lakaran senarai penaja hendaklah disekalikan. BHG. 3 Gambar Sertakan gambar-gambar yang ada kaitan serta dapat menjelaskan laporan projek. Nota: Laporan hendaklah mengandungi semua bahan yang ada kaitan dengan projek termasuk gambar. Laporan hendaklah di`bind dengan kemas dan diserahkan kepada Jabatan Hal Ehwal Pelajar. Resit asal perbelanjaan hendaklah disertakan bersama laporan projek untuk dibuat tuntutan bayaran balik perbelanjaan yang telah didahulukan mengikut jumlah/baki peruntukan yang diluluskan untuk sesuatu aktiviti. 11

PANDUAN JEMPUTAN PERASMI PROGRAM KATEGORI Kategori DYMM SPB Yang DiPertuan Agong, KDYMM Sultan. TYT Negeri, YAB Perdana Menteri/Timbalan Perdana Menteri/Menteri Besar, Menteri dan Timbalan Menteri Tentukan tarikh, masa dan tempat majlis perasmian Hubungi pejabat perasmi untuk mendapatkan kesesuaian tarikh dan masa untuk majlis perasmian seperti yang dicadangkan tarikh Sediakan surat berikut : Surat mohon kelulusan untuk menjemput perasmi mestilah diajukan kepada Naib Canselor melalui TNC (HEPA) terlebih dahulu. Setelah mendapat sokongan TNC (HEPA) surat tersebut hendaklah dimajukan ke Pejabat Naib Canselor untuk kelulusan. Setelah mendapat kelulusan Naib Canselor surat tersebut hendaklah dibawa kepada Pegawai Perhubungan Awam (PRO) untuk penyediaan surat jemputan rasmi yang akan dihantar kepada perasmi. Surat jemputan yang telah disediakan oleh Pejabat Perhubungan Awam dan telah ditandatangani oleh Naib Canselor akan diposkan/faksimi kepada perasmi berkenaan. Dapatkan maklumbalas kehadiran perasmi/wakil dari masa ke semasa PANDUAN untuk JEMPUTAN urusan pentadbiran PERASMI PROGRAM 12

KATEGORI YB Ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri/Pegawai Utama Kerajaan dan Kementerian. Tentukan tarikh, masa dan tempat majlis perasmian Hubungi pejabat perasmi untuk mendapatkan kesesuaian tarikh dan masa untuk majlis perasmian seperti yang dicadangkan tarikh Sediakan surat berikut : Surat mohon kelulusan untuk menjemput perasmi mestilah diajukan kepada Naib Canselor melalui TNC (HEPA) terlebih dahulu. Setelah mendapat sokongan TNC (HEPA) surat tersebut hendaklah dimajukan ke Pejabat Naib Canselor untuk kelulusan. Surat jemputan yang telah disediakan oleh Pejabat Perhubungan Awam dan telah ditandatangani oleh Naib Canselor akan diposkan/faksimi kepada perasmi berkenaan. Dapatkan maklumbalas kehadiran perasmi/wakil dari masa ke semasa untuk urusan pentadbiran 13

PANDUAN AGIHAN PERUNTUKAN UNTUK AKTIVITI 1. Setiap badan pelajar kecuali DPP akan menerima agihan peruntukan tahunan untuk menjalankan aktiviti yang sama (RM3000) kecuali di atas kelulusan khas Timbalan Naib Canselor (HEPA). 2. Kadar maksimum agihan untuk aktiviti anjuran badan pelajar, JPMDPP dan MPP adalah seperti berikut: Bil. Jenis Aktiviti MPP (RM) Badan Pelajar (RM) 2.1 Pendaftaran/Perjumpaan ahli baru/mesyuarat agong 200 200 2.2 Sukan, Kebudayaan dan Kesenian i. Dalaman 400 300 a. Sesama ahli b. Terbuka 600 550 ii. Luaran a. Peringkat Kebangsaan 1000 950 b. Peringkat Antarabangsa 2000 1900 2.3 Lawatan Ekspedisi dan seumpamanya i. Sekitar Negeri (Kedah/Perlis/Pulau Pinang) 300 300 a. Tempoh sehari b. Tempoh melebihi 2 hari 500 400 ii. Dalam Negara (Melebihi 3 hari) 750 600 iii. Luar Negara 1500 1000 2.4 Program Khidmat Masyarakat 600 600 i. Tempatan ii. Sekitar Kedah/Perlis 1000 800 iii. Luar Kedah/Perlis 1500 1300 Tempoh melebihi 2 hari dengan penyertaan melebihi 20 orang. 2.5 Seminar, forum, pameran dan seumpamanya 500 450 i. Dalaman ii. Peringkat Kebangsaan 1200 1000 iii. Peringkat Antarabangsa 2500 2000 * Kadar agihan ini tidak termasuk untuk perbelanjaan bas 3. Walau bagaimanapun Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)/Pengarah HEP boleh menggunakan budibicaranya untuk meluluskan sejumlah peruntukan tanpa tertakluk kepada garis panduan di atas setelah mendapat sokongan daripada Pengetua DPP/Penasihat/Penyelaras badan pelajar. 14

4. Kelulusan peruntukan untuk sesuatu projek adalah tertakluk kepada baki terakhir peruntukan yang ada. 5. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) adalah pegawai pengawal kepada semua akaun kontra badan pelajar. Permohonan untuk pengeluaran dan perbelanjaan dari akaun ini perlu mendapat kelulusan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni). PERUNTUKKAN ELAUN PELAJAR 1. Penyertaan pelajar dalam sesuatu aktiviti itu mestilah diluluskan oleh pihak berkuasa Universiti. 2. Elaun ini hanya layak dibayar sekiranya kemudahan-kemudahan ini tidak disediakan oleh Universiti/Penganjur. 3. Elaun yang dibenarkan bagi penyertaan pelajar dalam sesuatu aktiviti dalam negeri adalah seperti di bawah:- 3.1 Elaun Makan - RM15/- sehari 3.2 Penginapan - Maksimum RM40/- sehari 3.3 Tambang Pengangkutan - Pergi balik dari kampus (atau rumah) ke tempat aktiviti diadakan (bas) 4. Elaun makan layak dibayar apabila sesuatu aktiviti itu dijalankan tidak kurang dari 24 jam (termasuk waktu perjalanan). 5. Resit/tiket penginapan dan pengangkutan awam berkenaan hendaklah dikemukakan selepas tamat sesuatu aktiviti itu. 6. Tuntutan tambang teksi hendaklah berasaskan kos satu tempat duduk sahaja dan bukan kos keseluruhan sebuah teksi. Bagi teksi awam bermeter bayaran hendaklah berasaskan bayaran sebenar dan tidak melebihi kadar yang ditetapkan oleh Badan Pelesenan Teksi Awam. 7. Perbelanjaan penyertaan pelajar di luar negara hendaklah pada kadar berpatutan bagi sesebuah negara tertakluk kepada jumlah peruntukan yang dibenarkan. 8. Timbalan Naib Canselor (HEPA) boleh menggunakan budi bicaranya untuk meluluskan sejumlah peruntukan yang bersesuaian selain dari yang dinyatakan di atas tertakluk kepada peraturan Universiti yang sedang berkuat kuasa. 15

PINJAMAN PERALATAN HEP 1. Permohonan untuk meminjam peralatan Hal Ehwal Pelajar hendaklah dikemukakan dengan memenuhi borang yang disediakan di Hal Ehwal Pelajar satu(1) minggu sebelum pelaksanaan projek. 2. Kelulusan penggunaan peralatan tertakluk kepada kekosongan tempahan peralatan berkenaan. 3. Setiap badan pelajar perlu bertanggungjawab memastikan peralatan yang dipinjam dijaga dengan baik dan sempurna dan dipulangkan dalam keadaan yang bersih dan mencukupi. 4. Peralatan yang didapati hilang, rosak perlu dilaporkan kepada Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan sekiranya kehilangan atau kerosakan disebabkan kecuaian maka badan pelajar/dpp perlu menggantikan peralatan yang hilang atau rosak tersebut. 5. Harga bagi kos kehilangan peralatan berkenaan berdasarkan harga semasa. 6. Sekiranya pengguna berkenaan gagal menggantikan kehilangan atau kerosakan barangan berkenaan tindakan memotong pinjaman pengajian atau dianggap penghutang akan dikenakan. 7. Semua permohonan penggunaan peralatan hanya untuk aktiviti rasmi Universiti sahaja. 8. Badan pelajar akan dikenakan deposit sebanyak RM50.00 sebelum peralatan dapat dikeluarkan untuk memastikan peralatan yang dipulangkan dalam keadaan sempurna, bersih dan mencukupi. Deposit akan dikembalikan setelah pegawai HEP berpuas hati dengan tahap kebersihan dan kesempurnaan peralatan yang digunakan. 9. Hal Ehwal Pelajar berhak membatalkan mana-mana kelulusan yang telah diberikan sekiranya badan pelajar tidak dapat memenuhi semua keperluan di atas. PENGLIBATAN PEGAWAI PENGIRING UNTUK PROJEK PELAJAR DI LUAR KAMPUS 1. Bagi projek yang kurang berisiko tinggi seperti lawatan, program khidmat masyarakat dan seumpamanya penglibatan pegawai pengiring adalah tidak diperlukan. 2. Walau bagaimanapun bagi projek yang berhasrat untuk membawa juga pegawai pengiring segala kos pengangkutan, penginapan, makanan adalah di bawah kos tanggungjawab projek berkenaan. 3. Pegawai Pengiring yang terlibat di bawah perkara 2 di atas boleh memohon daripada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) untuk perkara berikut: i. Kebenaran mengikuti projek pelajar ii. Memohon menjalankan tugas rasmi 16

4. Bagi projek yang berisiko tinggi seperti di hutan belantara, laut dan seumpamanya, permohonan untuk mendapatkan pegawai/pengiring boleh dibuat kepada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) dengan menyatakan nama projek, tarikh dan tempat projek serta cadangan nama pegawai pengiring. 5. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar)/Dekan (Pembangunan Pelajar) atas budibicaranya berhak : i. untuk meluluskan kehadiran pegawai pengiring bagi projek di perkara 4 di atas. ii. meluluskan peruntukan dengan mana-mana vot untuk elaun makan dan penginapan. 6. Semua pegawai pengiring yang diluluskan oleh Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) perlu mengikuti sepenuhnya program yang dianjurkan oleh pelajar dan bersama-sama dalam perjalanan dan penginapan dengan pelajar. 7. Semua pengiring yang telah diluluskan untuk mengikuti sesuatu program perlu mengemukakan laporan projek secara berasingan kepada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) dalam tempoh satu(1) minggu selepas tamat projek. 8. Pengetua/Penasihat/Penyelaras perlu memaklumkan penglibatan/kehadiran pegawai pengiring kepada Ketua Jabatan pegawai pengiring berkenaan setelah mendapat kelulusan daripada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni). 9. Bagi pegawai pengiring yang diarahkan oleh Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) atau Dekan (Pembangunan Pelajar)untuk menghadiri manamana program perasmian atau penutup projek, pegawai berhak menuntut apaapa elaun yang berkelayakan. 10. Semua penetapan di atas adalah tertakluk kepada keputusan terakhir daripada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) berdasarkan kepada kes projek dari semasa ke semasa. GARIS PANDUAN PENYEDIAAN NOTIS DAN SEPANDUK 1. Semua notis, poster dan sepanduk atau banner atau apa sahaja yang bertujuan untuk dipamerkan kepada umum perlu mendapat pengesahan cop dan pengesahan pegawai Hal Ehwal Pelajar atau pengetua DPP. 2. Semua notis, poster dan sepanduk atau banner yang dibuat pengesahan oleh pegawai perlu mencatat tarikh dikeluarkan notis berkenaan, tarikh lupus dan nama pegawai yang membuat pengesahan. Nama badan pelajar/dpp perlu tertera pada pengesahan berkenaan. 3. Logo yang boleh digunakan pada setiap notis, poster dan sepanduk atau banner adalah logo rasmi yang diterima pakai oleh Universiti atau DPP atau mana-mana badan atau organisasi yang tidak bertentangan dengan peraturan dan undangundang Universiti. 17

4. Notis, poster dan sepanduk atau banner hendaklah dibuat dalam Bahasa Melayu atau Bahasa Inggeris sahaja. Perkataan hendaklah dipastikan dari segi ejaan dan maksudnya yang tidak menimbulkan sensitifiti pihak lain. 5. Notis, poster dan sepanduk atau banner hanya boleh ditampal atau digantung di tempat yang dibenarkan di dalam Universiti sahaja. 6. Semua notis, poster dan sepanduk atau banner yang tidak mengikut garis panduan di atas akan ditanggalkan oleh mana-mana pegawai atau pihak keselamatan tanpa memaklumkan terlebih dahulu kepada tuan punya notis atau sepanduk berkenaan. Tindakan tatatertib boleh dikenakan kepada mana-mana pelajar yang tidak mematuhi peraturan di atas seperti yang termaktub dalam Akta Kolej Universiti (pindaan) 1971 Bahagian II Per. 12 (1) dan Bahagian III Per. 28 (I). GARIS PANDUAN PENGGUNAAN BILIK PERSATUAN DI PUSAT KEGIATAN PELAJAR 1. Permohonan untuk mendapatkan bilik persatuan oleh badan pelajar hendaklah dikemukakan kepada Dekan (Pembangunan Pelajar). 2. Kelulusan penggunaan bilik persatuan tertakluk kepada kekosongan bilik. Badan pelajar yang berbentuk akademik boleh dan digalakkan memohon bilik dari Dekan Pembangunan Pelajar untuk ditempatkan di Kolej Akademik masing-masing. 3. Setiap badan pelajar perlu memastikan bahawa bilik persatuan diperuntukan hanya untuk kegunaan rasmi persatuan sahaja tanpa mempunyai sebarang unsur-unsur yang tidak sihat dan melanggar akta dan peraturan Universiti. Bilik persatuan dan kawasan persekitarannya tidak dibenarkan untuk aktiviti memasak dan penginapan. 4. Setiap bulan pelajar perlu memastikan bilik persatuan sentiasa bersih dan kemas dan keselamatan fizikal ke atas perabot/peralatan yang dibekalkan di bilik persatuan. 5. Semua peralatan persendirian atau peribadi perlu memohon kebenaran Hal Ehwal Pelajar untuk disimpan di bilik persatuan. Pihak Hal Ehwal Pelajar berhak merampas peralatan persendirian yang tidak mendapat kelulusan Hal Ehwal Pelajar tanpa memaklum terlebih dahulu kepada tuan punya peralatan berkenaan. 6. Setiap badan pelajar perlu menggantikan setiap kerosakan pada peralatan/perabot yang disediakan di bilik persatuan. Yang Dipertua/Presiden badan pelajar bertanggungjawab ke atas setiap kerosakan yang berlaku di bilik persatuan. 7. Kunci bilik persatuan hendaklah diserahkan kepada Hal Ehwal Pelajar mengikut peraturan yang ditetapkan sebelum cuti semester. Setiap badan pelajar tidak dibenarkan membuat salinan kunci, tidak dibenarkan menukar tombol atau menambahkan apa-apa kunci tanpa kebenaran Hal Ehwal Pelajar. 8. Jabatan Hal Ehwal Pelajar berhak menarik balik kemudahan bilik persatuan sekiranya didapati bilik persatuan tidak digunakan sepenuhnya oleh mana-mana badan pelajar atau badan pelajar tersebut tidak aktif atau pihak Hal Ehwal Pelajar mendapati terdapat salah guna pada kemudahan yang disediakan. 18

GARIS PANDUAN PERMOHONAN UNTUK MENDAPATKAN KELULUSAN BAGI MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG DI LUAR KAMPUS DI BAWAH SEKSYEN 15 A AKTA UNIVERSITI DAN KOLEJ UNIVERSITI 1971 (PINDAAN 1996) 1.0 TUJUAN GARIS PANDUAN INI ADALAH UNTUK:- 1.1 Memberi penjelasan terhadap tatacara proses permohonan yang perlu disediakan oleh IPTA untuk mendapatkan kelulusan Yang Berbahagia Menteri bagi memungut derma/kutipan wang di luar kampus di bawah seksyen 15 A Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 1.2 Menetapkan skop dan definisi aktiviti memungut derma/kutipan wang yang boleh dijalankan oleh badan pelajar di IPTA 2.0 PERATURAN AM 2.1 Aktiviti memungut derma/kutipan wang di luar kampus oleh pelajar/persatuan/pertubuhan pelajar IPTA boleh dibuat seperti diperuntukkan di bawah Seksyen 15 A Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 2.2 Pelajar/persatuan pelajar yang boleh memungut derma/kutipan wang ini hendaklah terdiri daripada pelajar/persatuan/pertubuhan pelajar yang berdaftar dengan IPTA tersebut. 2.3 Pungutan derma/kutipan wang hanya boleh dibuat setelah mendapatkan kelulusan daripada pihak yang berkaitan terlebih dahulu seperti:- a) Bahagian HEP b) Kementerian Luar Negeri dan salinkan permohonan kepada Kementerian Dalam Negeri (Polis dan Imegresen) sebagai makluman bagi program yang akan dijalankan di luar negara. c) Kementerian Dalam Negeri (Bahagian Penerbitan) bagi program yang melibatkan penerbitan majalah dan risalah jika dibenarkan di luar negara. d) Lain-lain Jabatan/Kementerian sekiranya aktiviti yang akan dijalankan memerlukan kelulusan Jabatan/Kementerian berkenaan. 3.0 SKOP AKTIVITI MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG Aktiviti pelajar meliputi aktiviti berikut:- i. Baktisiswa/khidmat masyarakat ii. Latihan/seminar pendidikan/motivasi/rakan muda iii. Eksplorasi/pameran/karnival iv. Lawatan sambil belajar di dalam dan luar negara v. Penerbitan majalah/risalah vi. Jamuan makan untuk tujuan amal seperti meraikan anak yatim dan sebagainya Jika program pelajar tidak disenaraikan seperti di atas, hendaklah diperolehi terlebih dahulu sokongan dan ulasan Bahagian HEP IPTA 19

4.0 PROSES MENDAPATKAN KELULUSAN 4.1 Semua permohonan hendaklah dikemukakan melalui HEP dan mendapat sokongan TNC (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni). 4.2 Permohonan yang dikemukakan hendaklah menggunakan format seperti di lampiran A. 4.3 Setiap permohonan hendaklah dikemukakan 1 bulan sebelum tarikh program dijalankan. 4.4 Permohonan yang dikemukakan hendaklah telah memenuhi semua syarat lain yang dipenuhi terlebih dahulu. 4.5 Bahagian HEP hendaklah memastikan permohonan yang dikemukakan mengandungi perkara 4.1 hingga 4.4 sebelum dikemukakan ke Kementerian Luar Negeri, KKDN dan PDRM untuk diproses bagi mendapatkan kelulusan. 5.0 PEMAKAIAN GARIS PANDUAN 5.1 Garis panduan ini berkuat kuasa mulai 30 Jun 2008 20

MAKLUMAT YANG DIPERLUKAN BAGI PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG DI BAWAH SEKSYEN 15 A AKTA UNIVERSITI DAN KOLEJ UNIVERSITI 1971 (PINDAAN 1996) 1.0 NAMA IPTA Nama Persatuan/Pertubuhan 2.0 TUJUAN Nyatakan tujuan kertas ini disediakan iaitu untuk memohon pertimbangan dan persetujuan /kelulusan Timbalan Naib Canselor (HEPA). 3.0 MAKLUMAT PROGRAM a. Objektif progam b. Justifikasi mengadakan program c. Matlamat program d. Tarikh dan tempat e. Jenis program f. Jangkamasa program g. Bilangan peserta nyatakan bilangan peserta dan sertakan senarai nama SENARAI JAWATANKUASA PELAKSANAAN PROGRAM TENTATIF PROGRAM ULASAN PENASIHAT/FASILITATOR BELANJAWAN Nyatakan sumber kewangan dan anggaran perbelanjaan Nyatakan jumlah pembiayaan yang diperlukan PANDANGAN DARIPADA AGENSI YANG BERKAITAN MENGIKUT PROGRAM YANG DICADANGKAN (jika program melibatkan agensi lain) KESIMPULAN RINGKASAN EKSEKUTIF 21