1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi informasi (TI) berkembang sangat pesat, seiring dengan perkembangan era globalisasi. Hal tersebut disebabkan oleh besarnya kebutuhan masyarakat akan informasi. Perkembangan TI yang terjadi sekarang ini menuntut sebagian besar instansi, baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta untuk mendayagunakan perkembangan teknologi, baik peralatan komputer seperti Mainframe, CPU, Monitor dan juga peralatan pendukung lainnya. Peralatan TI tersebut merupakan aset penting perusahaan karena berperan penting dalam mendukung sistem operasional suatu perusahaan. Untuk itu, peralatan yang mendukung TI harus diatur secara sistematis, lengkap, dan akurat dalam suatu sistem manajemen aset yang tepat. PT. Garuda Indonesia Airlines merupakan suatu perusahaan nasional yang bergerak di bidang jasa, yaitu pelayanan transportasi udara. Dalam proses bisnisnya PT. Garuda Indonesia Airlines, terus mengikuti perkembangan TI dari segi penggunaan aset TI-nya. Saat ini, perusahaan telah mempunyai pengaturan aset TI, namun masih dilakukan secara manual dengan pendataan menggunakan berkas berkas. Tetapi pengaturan ini masih menemui beberapa masalah seperti kesulitan dalam pembuatan laporan kuantitas dan nilai aset TI dan pencarian data aset TI yang masih memerlukan waktu yang lama dan kurang akurat karena pendataan aset meliputi banyak berkas.
2 Adanya kondisi tersebut membangkitkan keinginan penulis untuk melakukan analisa dan perancangan basisdata manajemen aset TI untuk menanggulangi permasalahan tersebut. 1.2 Ruang Lingkup Dalam menganalisa dan merancang sistem ini, penulis membatasi ruang lingkup pada : 1. Mempelajari dan menganalisa prosedur prosedur yang berhubungan dengan sistem basisdata bidang manajemen aset TI dimulai saat staf pada setiap unit yang bertindak sebagai pengguna (user) mengajukan permintaan pengadaan aset yang ditindaklanjuti dengan persetujuan pembelian, kemudian aset yang diterima dan digunakan oleh staf diatur dan aset yang sudah tidak digunakan lagi akibat habisnya waktu pakai atau terjadinya kerusakan tetap dilakukan pencatatan. 2. Mempelajari dan menganalisa berkas berkas purchase requisition sebagai formulir permintaan barang oleh staf, purchase order sebagai formulir pembelian yang dikeluarkan oleh bagian pengadaan (replenishment) kepada pihak vendor, serta delivery order sebagai formulir yang berisi barang barang yang diantar oleh pihak vendor ke bagian pengadaan (replenishment). 3. Menganalisa proses bisnis tentang prosedur pengaturan aset TI yang sedang digunakan dan yang sudah tidak digunakan lagi 4. Menganalisa kebutuhan informasi yang berkaitan dengan manajemen aset TI khususnya piranti keras (hardware) yang harganya di bawah 1 Milyar.
3 5. Merancang sistem penginputan, pengolahan, pencarian, dan pelaporan aset TI secara konsisten. 6. Merancang sistem yang digunakan oleh pihak yang berhubungan dengan manajemen aset TI, seperti : setiap unit, bagian pengadaan (replenishment), bagian keuangan dan anggaran. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan penelitian ini adalah untuk melakukan perancangan dan realisasi sistem basisdata manajemen aset TI yang tepat untuk pihak perusahaan. Manfaat melakukan rancangan sistem ini adalah : 1. Membantu pengontrolan aset TI baik dari segi kuantitas maupun nilai asetnya. 2. Mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pihak managerial. 3. Mempermudah dan mempercepat proses pelaporan aset TI secara detail dan akurat. 4. Mempermudah proses pencarian informasi aset TI yang diinginkan. 5. Memberikan informasi yang jelas tentang historical aset TI. 1.4 Metodologi Perancangan dan Analisis Penyusunan skripsi ini dilakukan dengan menggunakan 2(dua) metode, yaitu : 1. Metode Analisis Pada tahapan ini digunakan teknik fact-finding yang meliputi:
4 a. Studi kepustakaan ( Research ) Dilakukan dengan cara membahas, meringkas, dan membuat kesimpulan dari buku-buku basisdata, web, manajemen aset TI dan programming yang berkaitan untuk mendapatkan bahan-bahan yang secara ilmiah dapat dijadikan landasan dalam penyusunan skripsi ini. b. Wawancara ( Interviewing ) Melakukan wawancara dengan staf terkait dan pihak manajemen untuk menganalisis masalah serta memperoleh informasi yang dibutuhkan. c. Observasi Melakukan survei langsung ke perusahaan dan mempelajari sistem yang sedang berjalan. d. Kuesioner Meminta tanggapan responden tentang sistem yang baru, sehingga dapat dijadikan sebagai masukan untuk memperbaiki sistem menjadi lebih baik. 2. Metode Perancangan Metode perancangan dilakukan melalui tahapan berikut ini: a. perancangan basisdata meliputi perancangan konseptual, logikal, fisikal menurut Database System Development Lifecycle b. perancangan stuktur menu / hubungan antar halaman aplikasi c. perancangan State Transition Diagram (STD) d. perancangan layar e. perancangan modul spesifikasi
5 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini dibagi menjadi 5 (lima) bab, yaitu: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang pemilihan topik skripsi, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, serta sistematika penulisan skripsi. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini menjabarkan teori-teori yang berhubungan dengan topik skripsi yang telah dipilih, yaitu pengetahuan dasar tentang basisdata, manajemen aset TI, web, dan teknologi yang digunakan sebagai landasan dan acuan dalam penyusunan skripsi ini. BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini menjelaskan latar belakang perusahaan, struktur organisasi perusahaan beserta tugas dan wewenangnya masing-masing, proses bisnis yang sedang berjalan, permasalahan yang sedang dihadapi, serta pemecahan masalah yang diusulkan. BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini membahas arsitektur dan rancangan sistem basisdata manajemen aset TI perusahaan, serta rancangan implementasi. Rancangan sistem mencakup rancangan basisdata, dan rancangan layar aplikasi. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini memuat simpulan yang diambil dari uraian bab-bab sebelumnya beserta saran-saran yang berguna bagi perusahaan.