1 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG MASALAH Pengelolaan terhadap suatu arsip penting perlu dilakukan mengingat arsip tersebut masih sangat dibutuhkan keberadaannya. Keberadaan arsip sering digunakan sebagai sumber informasi yang benar oleh pihak-pihak yang membutuhkan. Arsip sendiri menurut UU No.43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2 yaitu: rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara. Pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupanbermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Dari uraian pengertian arsip dalam undang-undang tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip diciptakan oleh semua kelompok masyarakat baik swasta maupun negeri dengan berbagai bentuk arsip. Dengan demikian arsip yang tercipta harus dikelola dengan baik apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Arsip yang tercipta mungkin saja masih digunakan sehari-hari oleh organisasi sendiri sebagai kebutuhan pelayanan terhadap masyarakat maupun untuk kebutuhan instansi itu sendiri sehingga harus memperhatikan pola penyimpanan yang benar dan dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar serta efektif dan efisien apabila ditemukan kembali. Banyak organisasi pemerintahan yang kurang memperhatikan pola pengelolaan terhadap arsipnya, padahal arsip tersebut masih sering digunakan 1 Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1,ayat 2.
2 dalam kepentingan organisasi. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi kegunaannya untuk penyelenggaraan kerja masih tinggi atau masih sering digunakan sebagai berkas kerja. 2 Sedangkan menurut UU No.43 tahun 2009 pasal 1 ayat 5 Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunannya tinggi dan atau terus menerus. Dari kedua pengertian tersebut bahwa arsip dinamis aktif masih berada di kantor pemerintah maupun swasta karena masih dipergunakan secara langsung untuk pelaksanaan, perencanaan dan kegiatan administrasi. Melihat peranan arsip dinamis salah satunya sebagai kegitan administrasi maka perlu adanya penanganan arsip sesuai kaidah penyimpanan. Kegiatan administrasi salah satunya adalah penyajian informasi atau pelayanan bagi pemimpin maupun masyarakat luas. Dengan demikian sebuah kantor pelayanan seperti kelurahan yang kegiatannya banyak berhubungan dengan pelayanan terhadap masyarakat diharapkan mempunyai prosedur penataan yang nantinya dapat berjalan efisien dan efektif. Apabila dalam penataan arsipnya tidak maksimal artinya apabila akan membutuhkan kembali susah dalam pencariannya yang mengakibatkan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat akan lamban dan tidak memuaskan. Permasalahan-permasalahan dalam bidang pelayanan juga dialami oleh Pemerintah Desa Caturtunggal bagian Sekretariat Desa. Sekretariat Desa mempunyai tugas membantu Kepala Desa dalam menyusun kebijakan, mengkoordinasikan tugas bagian, mengelola ketatausahaan dan perencanaan. 2 Budi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994), hlm. 104
3 Fungsi Sekretariat Desa yaitu perencanaan penyelenggaraan pemerintah desa, perumusan kebijakan penyelenggaraan pemerintah desa, mengkoordinasikan pelaksanaan tugas bagian, pelaksanaan urusan surat menyurat, kearsipan dan perpustakaan. Dari uraian tugas dan fungsi yang tertera dalam penjelasan tersebut maka bagian Sekretariat Desa banyak menciptakan arsip setiap harinya. Untuk itu dalam penataan arsipnya harus dengan kaidah yang benar. Namun pada kenyataannya arsip yang tercipta tidak tertata dengan baik karena banyak kendala salah satunya yaitu tidak adanya Sumber Daya Manusia (SDM) bidang kearsipan sendiri serta sarana prasarana dan tidak menjalankan sosialisasi kearsipan yang pernah diberikan dari Kantor Arsip Daerah Sleman. Dampaknya banyak arsip yang masih terbengkalai padahal arsip tersebut masih digunakan setiap harinya. Maka dari itu tata kearsipan bagian Sekretariat masih sangat membutuhkan teori serta ajaran praktik yang nantinya bertujuan agar dapat membantu dalam proses pencarian kembali arsip dengan cepat, tepat, efisien dan efektif. B. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut : 1. Bagaimanakah pengelolaan arsip dinamis aktif di bagian Sekretariat? 2. Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di bagian Sekretariat? 3. Apa kendala yang dihadapi dalam melaksanakan penataan arsip dinamis aktif?
4 C. TUJUAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN Praktik Kerja Lapangan yang dilakukan oleh penulis tentunya mempunyai beberapa tujuan yang hendak dicapai. Praktik Kerja Lapangan yang dilakukan di Pemerintah Desa Caturtunggal dengan judul Pengelolaan arsip administrasi penduduk di bagian pelayanan umum Pemerintah Desa Caturtunggal Kecamatan Depok Kabupaten Sleman Yogyakarta. Tujuan yang ingin dicapai pertama adalah untuk memenuhi persyaratan kelulusan dengan menulis Laporan Penelitian atau disebut juga Laporan Tugas Akhir dengan tema yang telah ditentukan oleh penulis. Tujuan yang kedua yaitu untuk memperdalam tentang dunia kearsipan khususnya dalam hal pengelolaan arsip dinamis aktif, maka dengan hal tersebut tentunya akan menambah wawasan pengetahuan yang luas karena dengan tema pengelolaan arsip dinamis aktif penulis menganggap bahwa seseorang yang hendak menjadi ahli kearsipan dalam bidang pengelolaan harus mempunyai keahlian khusus karena untuk mengelola arsip yang dipakai sehari-hari tidak mudah dilakukan butuh ketelitian dan kesabaran yang tinggi. Tujuan ketiga yaitu penulis dalam sebuah laporan yang akan ditulis, penelitian ini bertujuan untuk menambah wawasan yang luas serta ilmu yang bertambah mengenai pengelolaan arsip aktif. Tujuan yang keempat yaitu dapat mengimplementasikan teori ilmu kearsipan khususnya pada mata kuliah pemberkasan yang diterapkan pada saat PKL tersebut.
5 D. METODE PENGUMPULAN DATA Untuk mendapatkan data-data yang diinginklan serta relevan antara kenyatannya dengan teori maka dilakukan beberapa metode untuk pengumpulan data diantaranya metode observasi partisipasi, metode wawancara dan metode studi pustaka. Penulis memilih ketiga metode tersebut karena ketiga metode tersebut merupakan metode dasar dan standar yang digunakan untuk penelitian. 1. Metode observasi partisipasi, metode ini merupakan metode yang dilakukan oleh penulis karena dengan observasi partisipasi data-data akan diperoleh secara langsung di Sekretariat Desa Pemerintah Desa Caturtunggal dengan melihat serta praktik secara langsung sehingga data yang sesungguhnya didapat selama melakukan PKL. 2. Metode wawancara, yaitu pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis dengan melakukan tanya jawab (interview) kepada pihak yang berwenang pada bidang yang terkait di Sekretariat Desa Pemerintah Desa Caturtunggal, baik secara formal maupun informal. Dalam hal ini pertanyaan yang diajukan berhubungan dengan permasalahan yang mengacu pada pokok persoalan. 3. Metode studi pustaka adalah penulis mengumpulkan data dari berbagai sumber bahan pustaka, literatur-literatur dan buku-buku yang berkaitan dengan manajemen arsip dinamis lebih khusus lagi adalah arsip dinamis aktif, yang digunakan sebagai referensi untuk merumuskan konsep, untuk melengkapi data dan sebagai perbandingan.
6 E. TINJAUAN PUSTAKA Ada beberapa bahan pustaka terpilih secara ketat dan yang paling relevan dengan topik penelitian. Buku pertama adalah buku T.R.Schellenberg Modern Archive terbitan The University Of Chichago tahun 1975. Secara keseluruhan buku tersebut membahas tentang pengelolaan arsip pemerintahan mulai dari praktek perawatan arsip, penataan arsip, sampai layanan arsip. Adapun bagian yang relevan dan sangat membantu dalam penelitian ini adalah bab prinsip penataan bahwa penataan arsip harus ada pengawasan artinya arsip yang ditata harus diperhatikan secara khusus karena masih dipergunakan sebagai proses administrasi. Bab ini juga membahas tentang penataan yang memudahkan dalam penemuan kembali arsip dinamis aktif yaitu dengan sistem kronologis, geografi dan alphabetis. Pada bab perawatan dijelaskan bahwa Arsiparis modern harus mempertimbangkan faktor yang mempengaruhi kerusakan-kerusakan terhadap arsip juga mengetahui perawatan arsip yang berada dalam tempat penyimpanannya dan juga harus menyediakan fasilitas penyimpanan yang akan menjauhkan atau mengurangi akibat kerusakan-kerusakan tersebut. Dengan pernyataan tersebut bahwa arsip dinamis aktif perlu perawatan karena masih sering digunakan. Dengan demikian pemeliharaan serta perawatan terhadap arsip perlu dilakukan dengan fasilitas yang memadai juga. Buku kedua adalah Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan dari Boedi Martono terbitan Pustaka Sinar Harapan tahun 1994. Buku ini terdiri dari 3 bab, bab yang pertama yaitu pendahuluan, secara garis besar bab ini membahas keseluruhan manajemen kearsipan. Bab kedua yaitu
7 program penyusutan yang secara garis besar membahas tentang jadwal retensi arsip dan tujuan penyusutan. Pada bab ketiga yaitu pemeliharaan dan pengamanan terhadap arsip. Bab ini membahas tentang perbaikan arsip serta pemeliharaannya. Di antara bab yang ada, bab yang paling relevan yaitu pada Bab 1 yang membahas tentang manajemen kearsipan mulai dari tahap penciptaan sampai dengan Lembaga yang menyimpan arsip. Boedi Martono pada tahap penciptaan ini menjelaskan bahwa arsip yang tercipta harus dipelihara dan disimpan karena dipergunakan untuk melaksanakan tugas dan fungsi organisasi. Pada tahap penggunaan dan pemeliharaan secara garis besar membahas tentang arsip aktif digunakan sebagai berkas kerja dan diperlukan untuk memperlancar roda organisasi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Dengan begitu Boedi Martono menjelaskan bahwa agar arsip aktif yang digunakan harus diorganisir, disimpan secara sistematis dengan berbagai filing sistem sesuai dengan jenis dan tipe yang ada. Selanjutnya pada tahap penyimpanan arsip dinamis aktif. Pada tahapan ini dijelaskan bahwa penyimpanan arsip dinamis aktif disimpan secara desentral, artinya masing-masing unit kerja menyimpan dan mengelola arsip aktifnya yang tujuannya agar lebih efisien mengingat arsip aktif masih diperlukan untuk menyelesaikan urusan pada masing-masing unit kerja. Dengan demikian setiap unit kerja harus mempunyai tempat penyimpanan arsip aktifnya. Buku yang ketiga yang digunakan sebagai landasan teori yaitu Manajemen Kearsipan dari Zulkifli Amsyah terbitan P.T. Gramedia Pustaka Utama tahun 1991. Secara garis besar buku ini membahas tentang sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsip. Yang pertama adalah Bab 1 yang membahas tentang
8 ruang lingkup kearsipan mulai dari pengertian arsip dan pengorganisasian arsip. Zulkifli dalam bab ini menjelaskan arsip aktif adalah arsip yang masih aktif dan banyak dipergunakan di dalam pekerjaan. Dengan demikian arsip dinamis aktif harus diperhatikan dan disimpan agar apabila dalam penemuan kembali dapat dilaksanakan dengan cepat dan tepat pula. Bab kedua yaitu mengindeks dan mengabjad yang secara garis besar rmembahas tentang peraturan mengindeks. Pada bab keempat sampai kesembilan yaitu membahas sistem yang digunakan yaitu, sistem kronologis, sistem abjad, sistem nomor, sistem geografis, dan sistem subyek. Buku yang keempat adalah Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen tulisan Sulistyo Basuki yang diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama pada tahun 2003. Ada dua bagian yang berkaitan dengan topik penelitian, yang pertama tentang dasar arsip dinamis aktif yang sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan organisasi karena digunakan sebagai perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan, dan keperluan lain seperti sebagai memori organisasi. Selain penjelasan mengenai manajemen surat edaran atau tembusan terdapat pula metode pemberkasan dan sistem temu balik berdasarkan klasifikasi dan pengindekan. Pada bagian yang lain dijelaskan oleh Sulistyo Basuki tentang administrasi program manajemen arsip dinamis, dan segala hal yang berkaitan dengan pengamanan arsip serta penyimpanan akan dibahas lebih mendalam.
9 F. SISTEMATIKA PENULISAN Untuk memberikan gambaran secara jelas dan memudahkan pembahasan serta pemahaman isi tugas akhir, maka isi dari tugas akhir yang berjudul Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Sekretariat Pemerintah Desa Caturtunggal Kabupaten Sleman Yogyakarta ini secara keseluruhan disajikan dalam empat bab yang masing-masing mempunyai urutan tertentu dan saling terkait untuk membentuk pengertian yang utuh. Bab I adalah pendahuluan yang terdiri dari subbab Latar Belakang dan Permasalahan, Tujuan PKL, Metode Pengumpulan Data, Tinjauan Pustaka, dan Sistematika Penulisan. Ulasan dalam latar belakang dan permasalahan berisi tentang alasan penulis memilih tema yang dijadikan dalam Tugas Akhir ini dan rumusan masalah sebagai pedoman, penentu arah atau fokus dari penelitian yang dilakukan. Untuk menambah informasi dan menambah data, penulis melakukan dengan cara wawancara, observasi, dan studi pustaka. Pada subbab selanjutnya adalah Tinjauan Pustaka sebagai penunjang penulisan Tugas Akhir ini dengan menggunakan buku yang relevan dengan tema yang penulis ambil. Bab II adalah gambaran umum Pemerintah Desa Caturtunggal, terdapat empat subbab yang terdiri dari sejarah singkat yang menguraikan dari awal berdirinya kantor tersebut hingga sekarang. Subbab kedua adalah tugas pokok fungsi, visi dan misi, dan struktur organisasi. Subbab ketiga adalah organisasi kearsipan di Pemerintah Desa Caturtunggal yang membahas antara unit kearsipan dan unit pengolah serta asas pengorganisasian yang digunakan.
10 Bab III adalah Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Sekretariat Pemerintah Desa Caturtunggal yang terdiri dari 6 subbab. Subbab pertama adalah kondisi arsip di Sekretariat Desa. Subbab kedua adalah pengurusan dan pengendalian surat, di dalam subbab ini diuraikan berdasarkan surat masuk dan surat keluar. Subbab ketiga adalah penataan dan penyimpanan arsip dinamis aktif yang yang menguraikan metode pemberkasan terhadap arsip dinamis aktif yang ada di Sekretariat Desa. Subbab keempat adalah Sarana daan prasarana penataan, yang membahas tentang peralatan pendukung dalam penataan kearsipan. Subbab kelima adalah peminjaman arsip dinamis aktif dan penemuan kembali yang membahas tentang prosedur tata cara peminjaman arsip dan uraian proses-proses temu balik arsip yang sudah tertata di dalam filing cabinet. Subbab keenam adalah kendala penataan arsip dinamis aktif yang menguraikan tentang kendala-kendala yang dihadapi selama proses pengelolaan arsip dinamis aktif. Bab keempat adalah penutup, pada bab ini terdiri dari dua subbab yaitu kesimpulan dan saran. Pada subbab kesimpulan berisi simpulan jawaban dari rumusan masalah yang sudah di tuliskan pada bab pendahuluan. Subbab kedua adalah saran yang berisi tentang ide gagasan dari penulis.