MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007 Cakupan Panduan : Dasar-dasar Microsoft Access : Pengenalan software berbasis data, Memulai Microsoft Access Pengoerasian Microsoft Access : Menyiapkan table, mengisi table, mengedit table, menampilkan dan menghapus table/record Tujuan Tutorial Dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan prosedur pengoperasian program Microsoft Access. Mempersiapkan aplikasi dan data masukan. Menggunakan aplikasi pemasukan data. Menggunakan aplikasi untuk meng-update data. Menggunakan aplikas untuk men-delete data. Mengecek hasil entry data. Mengisi check list entry data. SMK Negeri 1 Cikande 27
PENDAHULUAN Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah database yang canggih yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah. Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan Microsoft Access diantaranya dapat melakukan proses pernyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lai sebagainya. MEMBUKA PROGRAM MS. OFFICE ACCESS 2007 1. Klik tombol Start 2. Arahkan ke All Programs 3. Arahkan ke Microsoft Office 4. Klik kiri Microsoft Office Access 2007 5. Muncul Getting Stared with Microsoft Office Access, klik icon Blank Database untuk membuat database baru. SMK Negeri 1 Cikande 28
6. Muncul dialog Blank Database, isi kotak File Name sesuai nama database yang diinginkan (contoh : PPDB-Kelas-Tahun) 7. Klik icon Folder jika ingin merubah lokasi penyimpanan. 8. Kemudian klik tombol Create 9. Muncul tampilan awal table dalam bentuk Datasheet View. Tampilan menu Home : SMK Negeri 1 Cikande 29
Tampilan menu Create : Tampilan menu External Data : Tampilan menu Database Tools : MEMBUAT TABEL Tabel dibuat untuk menyimpan data yang menjadi database. 1. Dari tampilan Datasheet View di atas, ubah kedalam tampilan Design View dengan cara klik menu Home kemudian klik panah icon View lalu klik icon Design View. 2. Tampilan awal menjadi Design View. Isi Field Name dan Data Type sesuai bentuk table yang akan dibuat. SMK Negeri 1 Cikande 30
Ketik seperti table di bawah : Field Name Data Type Description No AutoNumber * No_pendf Text Nama Text Prog_pilihan Text PKn Number B_ind Number Mtk Number B_ing Number IPA Number IPS Number Jml_nilai Number Jml_bbt Number Ket Text 3. Tentukan Primary Key dengan cara klik Field Name yang akan dibuat, agar tidak ada data yang sama pada Field tersebut. SMK Negeri 1 Cikande 31
4. Klik Datasheet View sehingga muncul dialogperintah menyimpan, kemudian klik tombol Yes. 5. Tampilan Table yang dibuat. MEMBUAT QUERY Query dibuat untuk menggabungkan lebih dari satu table dan untuk menghitung beberapa field. Langkah-langkah membuat Query : 1. Klik menu Create 2. Klik icon Query Design SMK Negeri 1 Cikande 32
3. Akan muncul dialog Show Table, pilih table DAFTAR, kemudian klik tombol Add. 4. Tampilan Query dalam bentuk Design View, masukan semua Field dari Table yang sudah dibuat di atas. 5. Ketik rumus di field Jml_nilai seperti gambar di bawah : SMK Negeri 1 Cikande 33
6. Ketik rumus di field Jml_bbt seperti gambar di bawah : 7. Simpan Query yang sudah dibuat. MEMBUAT FORM Form digunakan untuk data entry (memasukan data) yang akan tersimpan dalam table atau query tergantung link (hubungan) Form tersebut. Langkah membuat Form sbb: 1. Pilih menu Create 2. Klik panah icon More Form 3. Klik Form Wizard, sehingga muncul dialog di bawah 4. Pada kotak Tables/Queries. Pilih Table:DAFTAR kemudian pindahkan seua field Available field ke Selected Field dengan menekan tombol SMK Negeri 1 Cikande 34
5. Pilih layout yang diinginkan, kemudian klik tombol 6. Pilih styale yang diinginkan, kemudian klik tombol SMK Negeri 1 Cikande 35
7. Terakhir klik tombol 8. Tampilan Form yang dibuat dalam bentuk Form View. 9. Ubah tampilan ke Design View supaya bisas di edit dengan cara pilih menu Home kemuadian klik panah icon View, lalu klik icon Design View. SMK Negeri 1 Cikande 36
UBAH TAMPILAN FORM Gunakan menu Design, kemudian klik tool Label lalu klik di Form jika ingin membuat label di Form. Tampilan Form berubah. MASUKAN RUMUS KE TEXT BOX Text Box Jml_nilai dan Jml_bbt dalam kondisi Form View masih terlihat kosong, untuk itu kita ketikkan rumus di text box tersebut. Dengan cara : 1. Pastikan tampilan Form dalam bentuk Design View 2. Klik icon Property Sheet di menu Design, sehingga muncul dialog Property Sheet di sebelah kanan monitor. 3. Ubah Selection type: text Box ke field Jml_nilai atau Jml_bbt. 4. Klik text box Control Source, kemudian klik tombol SMK Negeri 1 Cikande 37
5. Untuk Jml_nilai, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah. 6. Untuk Jml_bbt, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah. MEMASUKAN DATA (INPUT DATA) Melalui jendela Datasheet View dari sebuah table dapat melakukan proses editing dengan meyuting data yaitu proses penambahan data record, memindahkan data record, menyalin data record maupun menghapus data record. Prosedur yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Pada jendela database pilih salah satu nama form yang data table-nya ingin anda masukkan. 2. Pastikan form dan table dalam tampilan Datasheet View. 3. Jangan memulai input data dari field AutoNumber. 4. Gunakan tombol Tab untuk berpindah dari field satu ke field yang lain. SMK Negeri 1 Cikande 38
Setelah selesai memasukan data di form maka kita dapat melihat data pada query seperti di bawah. MENGUBAH DATA A. Memilih Field dan Record Beberapa cara melakukan editing data pada sebuah jendela Datasheet View pada daftar sebagai berikut: Untuk Memilih Perintah Sebuah sel Klik pada posisi sel tersebut Beberapa sel Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai meilintasi beberapa sel yang ingin dipilih Sebuah kolom Klik pada posisi selector kolom Beberapa kolom Drag drop pointer pada posisi selector kolom Sebuah record Klik pada posisi selector baris Beberapa record Drag drop pointer pada posisi selector baris Semua record Klik tombol Select All yag ada pada selector baris Pilih perintah Select All Record dari menu Edit Tekan kombinasi tombol Ctrl+A SMK Negeri 1 Cikande 39
B. Memindahkan Insertion Point Untuk memindahkan Insertion Point dapat menggunaka fasilitas yang ada diperintag Go To, perhatikan table berikut : Pindah Ke Klik Awal Record Akhir Record Record sebelumnya Record berikutnya Record baru Record tertentu First Record Last Record Previous Record Next Record New Record Tekan tombol F5 atau ketik nomor Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter C. Menambah Record Menambah record sama dengan mengedit record yaitu membuka kembali table, query atau form tetapi kita langsung posisikan posisikan pada record yang kosong. D. Menambah Field Dengan langkah sebagai berikut: 1. Buka file database yang sudah dibuat 2. Pilih table yang sudah dibuat 3. Ubah ke tampilan Design View 4. Klik field Ket lalu klik kanan kemudian klik kiri Insert Row. 5. Ketik field baru (contoh Asal_skl) caranya sama seperti membuat field pertama kali. 6. Kemudian ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan. Field Name Data Type Description No AutoNumber * No_pendf Text Nama Text Prog_pilihan Text PKn Number B_ind Number Mtk Number B_ing Number SMK Negeri 1 Cikande 40
IPA Number IPS Number Jml_nilai Number Jml_bbt Number Asal_skl Text Tambahan Ket Text Untuk menampilkan di query, dengan langkah sbb: 1. Buka nama query yang sudah dibuat. 2. Ubah ke tampilan Design View 3. Tempatkan pointer di field Ket. 4. Klik tombol Insert Columns di menu Design, sehingga berubah menjadi tampilan di bawah. 5. Masukan field Asal_skl SMK Negeri 1 Cikande 41
6. Tampilan Design View berubah seperti di bawah. 7. Ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan. MEMBUAT REPORT Report dibuat agar database dapat dicetak dengan tampilan sesuai yang diinginkan. Langkah pembuatan Report hampir sama dengan pembuatan Form yaitu sebagai berikut: 1. Pastikan menu Create terbuka. 2. Klik icon Report Wizard, seperti gambar di bawah. 3. Muncul dialog Report Wizard, pilih Table atau Query yang akan dibuat Report dengan cara mengganti text box Table/Query. SMK Negeri 1 Cikande 42
4. Pindahkan field dari Available Fields ke Selected Fields dengan cara menekan tombol 5. Langsung klik tombol Next jika menginginkan posisi tampilan database sejajar. 6. Apabila ingin mengubah urutan label Report, misalkan no_pendf ingin diurutan pertama, jika tidak ada langsung Next. SMK Negeri 1 Cikande 43
7. Atur layout Report, Posisi kertas dan beri centang jika menginginkan lebar Report sesuai lebar kertas. 8. Pilih Style yang diinginkan, lalu klik tombol Next. 9. Simpan Report, lalu klik tombol Finish. SMK Negeri 1 Cikande 44
10. Tampilan awal Report yang dibuat, klik tombol Close Print Preview jika ingin keluar atau mengubah tampilan report. 11. Edit Report seperti menambahkan Report Header dan Report Footer. 12. Kembali ubah ke tambilan Datasheet View, sehingga tampilan seperti di bawah. Report dapat di Print (cetak) dengan cara mengubah terlebih dahulu ketampilan Print Preview, lalu klik icon Print. SMK Negeri 1 Cikande 45
LATIHAN 1 Buatlah table di Microsoft Office Access! Tabel 1 No Kode_brg Nama_brg Stok_awal Brg_msk Brg_klr Stok_akhir Harga_stn Jml Ket 1 BB001 Susu 456 411 302 Rp 10.000 2 BB002 Coklat 756 456 423 Rp 7.500 3 BB003 Permen 674 647 423 Rp 500 4 BB004 Kacang 833 678 324 Rp 3.500 Tabel 2 No Nisn Nama_siswa Tmt_lhr Tgl_lhr Nama_ortu Asal_skl Thn_lulus Ket 1 99..001 ASEP Serang 21/09/1994 Anton SMPN 2010 L 2 99..002 NUR Serang 23/05/1994 Usep SMPS 2010 L 3 99..003 JAKI Lebak 25/12/1994 Jaka MTs 2010 L 4 99..004 ZENI Cilegon 01/01/1994 Dedi MTsN 2010 L Tabel 3 No Nisn Nama_siswa pai pkn B_ind penjas Seni_budaya Jml Ket 1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7 2 99..002 NUR 4 5 6 7 7 3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8 4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6 Tabel 4 No Nisn Nama_siswa B_ing mtk kimia ipa ips kkpi Jml Ket 1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7 2 99..002 NUR 4 5 6 7 7 3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8 4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6 Tabel 5 No Nisn Nama_siswa pdil kml gtl abc xyz Jml Ket 1 99..001 ASEP 4 5 6 7 7 2 99..002 NUR 6 7 6 6 8 3 99..003 JAKI 6 7 8 5 6 4 99..004 ZENI 6 7 7 6 7 SMK Negeri 1 Cikande 46 Latihan Microsoft Office Access 2007
LATIHAN 2 Buatlah Table dan Query di Microsoft Office Access! Tabel 1 No Kode_brg Nama_brg Stok_awal Brg_msk Brg_klr Stok_akhir Harga_stn Jml Ket 1 BB001 Susu 456 411 302 Rp 10.000 2 BB002 Coklat 756 456 423 Rp 7.500 3 BB003 Permen 674 647 423 Rp 500 4 BB004 Kacang 833 678 324 Rp 3.500 Tabel 2 No Nisn Nama_siswa Tmt_lhr Tgl_lhr Nama_ortu Asal_skl Thn_lulus Ket 1 99..001 ASEP Serang 21/09/1994 Anton SMPN 2010 L 2 99..002 NUR Serang 23/05/1994 Usep SMPS 2010 L 3 99..003 JAKI Lebak 25/12/1994 Jaka MTs 2010 L 4 99..004 ZENI Cilegon 01/01/1994 Dedi MTsN 2010 L Tabel 3 No Nisn Nama_siswa pai pkn B_ind penjas Seni_budaya Jml Ket 1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7 2 99..002 NUR 4 5 6 7 7 3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8 4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6 SMK Negeri 1 Cikande 47 Latihan Microsoft Office Access 2007
LATIHAN 3 Buatlah Table dan Form di Microsoft Office Access! Tabel 1 No Nisn Nama_siswa pai pkn B_ind penjas Seni_budaya Jml Ket 1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7 2 99..002 NUR 4 5 6 7 7 3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8 4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6 Tabel 2 No Nisn Nama_siswa B_ing mtk kimia ipa ips kkpi Jml Ket 1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7 2 99..002 NUR 4 5 6 7 7 3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8 4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6 SMK Negeri 1 Cikande 48 Latihan Microsoft Office Access 2007
LATIHAN 4 Buatlah Table dan Report di Microsoft Office Access! Tabel 1 No Nisn Nama_siswa pai pkn B_ind penjas Seni_budaya Jml Ket 1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7 2 99..002 NUR 4 5 6 7 7 3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8 4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6 Tabel 2 No Nisn Nama_siswa B_ing mtk kimia ipa ips kkpi Jml Ket 1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7 2 99..002 NUR 4 5 6 7 7 3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8 4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6 Tabel 3 No Nisn Nama_siswa pdil kml gtl abc xyz Jml Ket 1 99..001 ASEP 4 5 6 7 7 2 99..002 NUR 6 7 6 6 8 3 99..003 JAKI 6 7 8 5 6 4 99..004 ZENI 6 7 7 6 7 SMK Negeri 1 Cikande 49 Latihan Microsoft Office Access 2007
LATIHAN 5 1. Buatlah Table dan Query dari Ketiga Tabel di atas di Microsoft Office Access! Tabel 1 No Nisn Nama_siswa pai pkn B_ind penjas Seni_budaya Jml Ket 1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7 2 99..002 NUR 4 5 6 7 7 3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8 4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6 Tabel 2 No Nisn Nama_siswa B_ing mtk kimia ipa ips kkpi Jml Ket 1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7 2 99..002 NUR 4 5 6 7 7 3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8 4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6 Tabel 3 No Nisn Nama_siswa pdil kml gtl abc xyz Jml Ket 1 99..001 ASEP 4 5 6 7 7 2 99..002 NUR 6 7 6 6 8 3 99..003 JAKI 6 7 8 5 6 4 99..004 ZENI 6 7 7 6 7 2. Buatlah form dari query yang dibuat! 3. Buatlah report dari query yang dibuat! SMK Negeri 1 Cikande 50 Latihan Microsoft Office Access 2007