BAB 4 REKOMENDASI PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI 4.1 Penyelarasan Strategi Bisnis dengan Strategi SI/TI Tabel 4.1 Penyelarasan Strategi Bisnis dengan Strategi SI/TI Strategi Bisnis Memberikan pelayanan yang berkualitas Menyediakan dokter yang berkualitas Pengadaan alat kedokteran yang baru Memberikan harga yang terjangkau Strategi SI/TI Pemanfaatan CRM dan website. Pengadaan alat yang dapat memberikan informasi seputar kasus pembedahan seperti the 5-minute medical consult Pengadaan alat kedokteran yang dapat membantu kinerja dokter dan memberikan kepuasan pada pasien seperti Neuroendoscopy, dan Computer Assisted Surgery 4.2 Strategi Bisnis SI Strategi bisnis SI adalah salah satu bentuk hasil dari proses perencanaan strategi SI/TI, strategi ini akan menjelaskan bagaimana sistem dan teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk mendukung setiap kegiatan bisnis perusahaan berkaitan dengan visi dan misi perusahaan serta disesuaikan dengan strategi bisnis yang dimilki perusahaan. Usulan-usulan pengembangan dan penambahan aplikasi untuk mendukung strategi bisnis perusahaan di masa mendatang dijelaskan di bawah ini : 100
101 4.2.1 Pengembangan Sistem yang diusulkan Berdasarkan pada hasil analisis portfolio aplikasi saat ini pada bab sebelumnya, diketahui bahwa pada saat ini Rumah Sakit sudah memiliki aplikasi sistem informasi yang telah dikembangkan tim SIRS. Modul-modul yang saat ini dijalankan baru membantu sebagian kecil kegiatan bisnis Rumah Sakit, yaitu berfokus kepada kegiatan operasional bisnis. Modul-modul tersebut umumnya menangani kegiatan bisnis Rumah Sakit di bidang non-medis. Oleh karena itu Rumah Sakit memerlukan sistem untuk menunjang kegiatan medis, yaitu dengan menambahkan aplikasi pada bidang medis, Doctors Directive, Nursing, Lab IS, Radiology, dan Operating Room. Sedangkan untuk di bidang non-medis penggunaan dari CRM dan website perlu dimaksimalkan. Berikut aplikasi non-medis yang dapat dimaksimalkan penggunaannya. Aplikasi Nonmedis Website Sms care Fungsi Saat Ini Menyediakan informasi seputar profil rumah sakit, jadwal dokter, pelayanan kesehatan yang diberikan dan Fungsi Masa Mendatang Pendaftaran online, dan konsultasi dengan dokter melalui forum fasilitas Pemesanan ruang ranap Informasi kesehatan yang terupdate, pemberitahuan hasil radiology, scanning, hasil lab, dan jadwal check up Tabel 4.2 Pemanfaatan Aplikasi Non-medis Untuk menunjang berjalannya strategi SI/TI tersebut, Rumah Sakit memerlukan sumber daya manusia (SDM) yang memiliki pemahaman tentang SI/TI. Oleh karena itu perlu diadakan pelatihan-pelatihan untuk SDM guna membantu berjalannya strategi SI/TI yang ada agar dapat berjalan dengan optimal.
102 4.2.1.1 Pengembangan Sistem Informasi Penunjang Medis Medical Information System merupakan pengembangan dari aplikasi-aplikasi medis yang sebelumnya sudah dibuat oleh tim SIRS seperti, pelayanan tindakan, rekam medis dan farmasi. Medical Information System ini dirancang untuk melengkapi aplikasi medis dalam memenangkan persaingan serta untuk mencapai visi dan misi perusahaan. Medical Information System ini meliputi modul-modul sebagai berikut : Nursing Setelah pasien rawat inap masuk ke suatu kamar, maka pada pasien tersebut dapat dilakukan perawatan dan tindakan medis yang diperlukan. Semua data perawatan dimasukkan ke dalam patient s folder, data yang dimasukkan meliputi suhu badan dan tekanan darah, laporan-laporan perawatan, perintah dokter, laporan hasil diagnosa, resep dan pemberian dosis obat, permintaan tes ke lab serta data foto pasien.
103 Radiology Fasilitas penyimpanan data radiologi yang dilakukan per pasien. Doctors Directive Gambar 4.1 Contoh Modul Radiology Berisi fasilitas entry dan tampilan data instruksi seorang dokter terhadap pasien. Operating Room pasien. Fasilitas pencatatan proses yang terjadi pada ruang operasi yang dilakukan terhadap
104 Lab Information System Aplikasi yang menangani penerimaan, pemrosesan dan penyimpanan informasi yang dihasilkan oleh proses lab. Lab SI mampu untuk melakukan registrasi pasien, penyimpanan data, memproses sampel, menyimpan hasil, pengiriman hasil lab melalui sms, dan pembuatan laporan. Untuk merancang medical IS ini dibutuhkan personil TI sebagai berikut : - Dua orang programmer - Dua orang sistem analis - Satu orang database administrator 4.2.1.2 Pengembangan Sistem Informasi Penunjang Non-Medis 4.2.1.2.1 Pemanfaatan Website Menyediakan pelayanan secara online dan memberikan informasi-informasi kesehatan, selain itu website dapat melayani pendaftaran secara online, pemesanan ruang inap, dan membuat perjanjian dengan dokter atau pun interaktif dengan dokter (forum), maka dibutuhkan unit khusus untuk melakukan pengembangan terhadap website perusahaan yang nantinya akan menjadi sarana untuk promosi dan juga melangkah ke sarana B2B (Business to Business) antara Rumah Sakit dengan perusahaan-perusahaan. Personil TI yang dibutuhkan : - Dua orang Web Development
105 4.2.1.2.2 Pemanfaatan CRM (Customer Relationship Management) Menjaga hubungan dengan pelanggan merupakan hal penting dalam meningkatkan loyalitas pelanggan, hal ini dapat terwujud dengan mengembangkan CRM. CRM yang telah ada di Rumah Sakit belum digunakan secara maksimal dan baik. Dengan dikembangkannnya CRM maka hubungan antara Rumah Sakit dan pelanggan tetap terjaga dengan baik. Contohnya seperti mengembangkan sms care yang saat ini hanya berguna untuk pemesanan ruang rawat inap, dapat dikembangkan berupa pengiriman informasi kesehatan, pemberitahuan akan hasil radiology, scanning dan juga hasil lab, mengingatkan pasien akan jadwal check up serta memantau pasien hingga sembuh. Customer relationship management adalah sebuah sistem informasi terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktifitas after service dalam sebuah organisasi. CRM menglingkupi semua aspek yang berhubungan dengan pasien, termasuk didalamnya call center, sms care, pemasaran, technical support, dan layanan atau keluhan pasien. CRM berfokus pada hubungan yang baik dan erat antara perusahaan dan pelangannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan dimata pelanggannya melalui peningkatan kualitas pelayanan terhadap pelanggan. Beberapa manfaat yang ditawarkan CRM bagi perusahaan, antara lain sebagai berikut : Mengidentifikasi pelanggan yang potensial, sehingga biaya promosi bisa ditekan Meningkatkan hubungan antara perusahaan dengan pelanggan. Produk atau jasa yang disesuaikan kebutuhan pelanggan
106 Meningkatkan loyalitas pelanggan yang berdampak pada peningkatan keuntungan perusahaan Informasi mengenai pelanggan tersimpan dengan baik dan dapat diakses tiap saat. Semua unit pada area bisnis SI/TI akan saling berkolaborasi dengan setiap unit yang ada dalam perusahaan untuk membangun suatu SI/TI yang lebih baik dan dapat digunakan secara maksimal untuk dapat menghadapi persaingan bisnis. Personil TI yang dibutuhkan : - Dua orang programmer - Dua orang sistem analis - Satu orang database administrator 4.2.1.2.3 Executive Information System (EIS) Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System - EIS), adalah suatu sistem interaktif yang memungkinkan manager dan eksekutif akses kepada informasi secara fleksibel untuk memonitor hasil dan kondisi bisnis secara umum. Tujuan utama dari sistem informasi eksekutif adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen tingkat atas. Karakteristik dari SIE adalah sebagai berikut : Dirancang untuk eksekutif puncak. Menggunakan data internal dan eksternal. Untuk pemecahan tidak terstruktur. Untuk membantu perumusan dan perencanaan strategik.
107 Mempunyai kemampuan mengambil dan menyaring data. Mempunyai kemampuan untuk mengambil dan menggali data sampai data terkecil (drill down). Harus mudah digunakan. Menggunakan teks, tabel dan grafik yang mudah dicerna. Beberapa contoh dukungan yang diberikan SIE adalah sebagai berikut: Membantu dalam menentukan visi perusahaan Membantu dalam perencanaan strategis. Membantu didalam pengendalian strategis. Mendukung didalam manajemen krisis. Personil TI yang dibutuhkan : - Tiga orang programmer - Satu orang sistem analis - Satu staf Database Administrator 4.3 Strategi Manajemen SI/TI Adalah strategi yang menjamin konsistensi kebijakan yang diambil oleh pihak managemen yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang akan di implementasikan oleh perusahaan. Kebijakan tersebut berupa struktur organisasi yang dapat mendukung sistem informasi perusahaan, dan kebijakan yang berkaitan dengan sumber daya manusia yang berhubungan dengan sistem informasi perusahaan.
108 Berdasarkan analisis yang telah dilakukan pada bab 3, maka pada bagian SIRS akan dilakukan penambahan staf, yaitu staf yang menangani website (Web Development), staf yang menjaga dan memelihara TI (Maintenance), staf yang menangani database (Database Administrator) serta seorang sistem analis dan programer. Bagian SIRS berfungsi untuk mengoperasionalkan seluruh kegiatan SI/TI di RS. Rawamangun, dengan adanya bagian SIRS maka RS. Rawamangun dapat bersaing dengan rumah sakit lainnya. Rekomendasi Kualifikasi Personil SI/TI 1. Web Development : Web Designer Lulusan S1 jurusan ilmu komputer IPK 2.75 dari universitas terkemuka Pengalaman minimal 1 tahun (diposisi yang sama) Menguasai bahasa inggris tertulis Menguasai Photoshop, Macromedia Flash, dan Dreamweaver Memahami HTML, XHTML dan XML 2. SI/TI Development : Sistem Analyst Lulusan S1 jurusan sistem Informasi dari universitas terkemuka IPK 3.00 Memiliki kemampuan analisis bisnis serta sistem informasi yang kuat Dapat bekerja dalam tim Menguasai berbagai bahasa pemograman (Java, VB.net, MySQL)
109 Menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tertulis Minimal pengalaman 2 tahun Programmer Lulusan S1 jurusan ilmu komputer IPK 3.00 dari universitas terkemuka Pengalaman minimal 2 tahun (diposisi yang sama) Menguasai bahasa inggris tertulis Menguasai berbagai bahasa pemograman ( Java, VB.net, MySQL) Database Administrator IPK 2.75 pendidikan komputer Punya sertifikat DBA, CCNA(Jaringan Komputer) Pengalaman minimal 2 tahun (diposisi yang sama) Menguasai bahasa inggris tertulis Menguasai bahasa pemograman (MySQL) 3. Maintenance Teknisi SI/TI Lulusan S1 jurusan ilmu komputer IPK 2.75 dari universitas terkemuka Mempunyai pengetahuan hardware dan software Pengalaman minimal 1 tahun
110 4.4 Strategi TI Straregi TI adalah merupakan salah satu bentuk output dalam model perencanaan strategi SI/TI yang mencakup rekomendasi standar perangkat keras yang digunakan, infrastruktur jaringan, serta aspek-aspek lainnya yang berkaitan dengan penerapan sistem dan teknologi informasi dalam perusahaan. 4.4.1 Rekomendasi Teknologi Medis The 5-Minute Medical Consult Sebuah aplikasi yang mampu memberikan sejumlah informasi mengenai kasus pembedahan. Aplikasi ini ditujukan untuk membantu meningkatkan kinerja para dokter. Aplikasi ini diperuntukkan bagi PDA phone. Gambar 4.2 The 5-Minute Medical Consult
111 Computer Assisted Surgery (CAS) Suatu prosedur penggunaan sistem komputer dalam operasi guna memberikan navigasi terhadap ahli bedah. Penggunaan CAS saat ini masih lebih ditujukan untuk bedah tulang (Orthopaedic), sehingga dalam operasi alat ini membantu ahli bedah dengan penciptaan dan tampilan gambar (navigasi) yang menunjukkan komponen-komponen antara tulang dan ligamen dari persendian yang akan atau sedang diganti. Gambar 4.3 Computer Assisted Surgery (CAS) Neuroendoscopy Alat bantu operasi yang berbentuk fiberoptik. Ini sangat membantu untuk membuat lubang kecil yang bisa dimasukan kedalam luka pasien, sehingga dengan menggunakan alat itu bisa membantu dokter untuk mengetahui penyakit syaraf yang dirasakan pasien. Dengan menggunakan teknik neuroendoscopy ini bisa meminimalkan luka pada pasien, sehingga proses pemulihan dan rawat pasien di rumah sakit menjadi lebih cepat.
112 4.4.2 Rekomendasi Hardware Untuk mendukung penerapan aplikasi-aplikasi yang akan direkomendasikan serta penambahan karyawan pada bagian SIRS, maka direkomendasikan hardware untuk mendukung kegiatan bisnis di masa mendatang. Standarisasi spesifikasi hardware khususnya PC Desktop yang direkomendasikan adalah sebagai berikut : Divisi Aplikasi Spesifikasi Hardware Jumlah Unit Intel Pentium dual core RAM 1Gb Internal Hard Drive SIRS 120GB 2 CRM Intel celeron RAM 1Gb Marketing Pendaftaran HDD 80Gb 5 Intel pentium 4 RAM 512Mb Keuangan Keuangan HDD 120Gb 5 Logistik Intel Pentium 4 RAM 512Mb Administrasi Personalia HDD 80Gb 6 Rekomendasi ditambahkan 7 unit Medis Rekam medis Farmasi Pelayanan tindakan Intel Pentium 4 RAM 512 Mb Internal Hard Drive 80GB 11 Tabel 4.3 Spesifikasi Hardware yang Digunakan Saat Ini ditambahkan 19 unit Bagian SIRS perlu ditambahkan 7 unit PC Desktop yang terdiri dari, dua orang web designer, dua orang programmer, dua orang system analyst, dan satu orang database administrator. Untuk medis penambahan 19 unit meliputi, spesialis kebidanan, spesialis THT, spesialis mata, spesialis penyakit dalam & hypertensi, spesialis anak, spesialis paru, spesialis kulit, spesialis syaraf, spesialis bedah tumor, spesialis bedah anak, spesialis urolog, spesialis bedah vaskuler, spesialis bedah umum, spesialis jantung, spesialis bedah tulang, poli kesehatan jiwa, anastesi, poli gigi, dan poli umum.
113 Keterangan Keterangan Spesifikasi Divisi Aplikasi Aplikasi Hardware Hardware Pentium4 531, 256MB DDR, SIRS Membeli baru 7 unit 80GB HDD Marketing Keuangan Administrasi Medis Pemanfaatan CRM software Doctors directive Nursing Membeli baru 19 Radiology Membuat baru unit Lab Information System Operating room Tabel 4.4 Spesifikasi Rekomendasi Hardware Pentium4 531, 256MB DDR, 80GB HDD
114 Sedangkan spesifikasi hardware untuk server dalam mendukung arsitektur jaringan perusahaan ditambahkan aplikasi server agar tiap-tiap aplikasi yang ada dapat terkumpul dalam satu server, dan terpisah dari database server serta untuk mempermudah dalam pengaksesannya. Spesifikasi hardware yang direkomendasikan adalah sebagai berikut : Server Lama Keterangan Server Baru Keterangan Server Aplikasi Server Database Server Intel dual-core Xeon 1.86 Xeon E13110 Xeon 3065 HDD 120Gb HDD 250Gb 1Gb DDR2 512Mb Disimpan 512Mb 2x DDR2 160Gb Beli baru Tabel 4.5 Perbandingan Spesifikasi Hardware Server 4.4.3 Perencanaan Biaya Perencanaan biaya adalah perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi berdasarkan kebutuhan didalam pengadaan serta penambahaan infrastruktur maupun aset teknologi dan juga kebutuhan biaya didalam pengembangan sistem informasi. Keterangan : Harga perangkat komputer menurut harga bulan Juni 2009 dengan kurs $1 = ± Rp 10.000,-. Berikut adalah usulan hardware : Divisi Spesifikasi Jumlah Harga/Unit Harga SIRS Pentium4 531, 7 US$ 635 US$ 4445 256MB DDR, 80GB HDD Medis Pentium4 531, 19 US$ 635 US$ 12065 256MB DDR, 80GB HDD Total US$ 16510 Tabel 4.6 Perkiraan Pembelian Hardware 1
115 Spesifikasi Upgrade Database Server Aplikasi Server Spesifikasi Jumlah Harga/Unit Harga Xeon 3065, 1GB DDR2-667 ECC, 160GB HDD SATA,DVD-ROM, VGA ATI 16MB, GbE NIC, Tower Case Xeon E3110, 2x 512MB DDR2-667 ECC, 250GB HDD SATA, DVD-ROM, VGA ATI 16MB, GbE NIC, Tower Case 1 US$ 899.00 US$ 899.00 1 US$ 1,090.00 US$ 1,090.00 Total US$ 1989 Tabel 4.7 Perkiraan Pembelian Hardware 2 Aplikasi Biaya ( $ ) The 5-minute medical consult + Dell Axim $ 166 (46 unit) X50 Handheld Pocket PC 416MHz Neuroendoscopy $ 7500 $ 4800 CAS (Computer Assisted Surgery) Total $ 19936 Tabel 4.8 Perkiraan Pembelian Teknologi Medis Rincian Pengembangan Biaya ( $ ) Pembelian Hardware $ 18499 Pembelian Teknologi Medis $ 19936 Total $ 38435 Tabel 4.9 Total Biaya Pengembangan SI/TI
116 Dari perhitungan total biaya pengembangan SI/TI pada tabel 4.9 maka dapat disimpulkan bahwa perkiraan total biaya dari implementasi sistem dan teknologi informasi pada RS. Rawamangun memerlukan biaya sebesar US$ 38435 atau Rp 384.350.000,- 4.4.4 Rencana Implementasi Implementasi dari sistem dan teknologi sangat membutuhkan waktu dan biaya yang cukup mahal, maka harus dibuat perencanaan matang dan baik yang dapat menghasilkan sebuah perencaan sistem dan teknologi informasi yang terpenuhi secara menyeluruh dan optimal. Berikut merupakan rekomendasi dan jadwal implementasi SI/TI pada Rumah Sakit Rawamangun :
Activity Planning Strategi Bisnis SI : Pengembangan SI Penunjang Medis: Modul Doctors Directive Modul Nursing Modul Lab IS Modul Operating Room Modul Radiology Pengembangan SI Penunjang Non Medis : Pemanfaatan CRM (Customer Relationship Management) Pemanfaatan Website EIS ( Executive Information System ) Strategi Management SI/TI : Perekrutan Staf SI/TI Strategi TI : Pembelian Hardware Pembelian Teknologi Medis Relokasi Hardware Upgrade Server Maintenance SI/TI Tahun Ke-1 Tahun Ke-2 Tahun Ke-3 Tahun Ke-4 Tahun Ke-5 Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 Tabel 4.10 Rencana Implementasi Usulan Pada RS.Rawamangun 117
118 4.5. Portfolio Aplikasi Masa Mendatang Portfolio aplikasi masa depan merupakan penjabaran dari aplikasi yang akan digunakaan dimasa yang akan datang, untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Selain itu, portfolio juga digunakan sebagai dasar untuk mengidentifikasi kebutuhan perusahaan terhadap perangkat teknologi informasi dimasa mendatang. STRATEGIC CRM ( ) EIS** HIGH POTENTIAL Website ( ) Doctors directive ** Nursing ** Lab IS ** Operating Room ** Radiology ** Aplikasi Pelayanan Tindakan* Aplikasi Rekam Medis* Aplikasi Farmasi* Aplikasi Pendaftaran* Aplikasi Keuangan* Aplikasi Logistik* Aplikasi Personalia* KEY OPERATIONAL SUPPORT Gambar 4.4 Portfolio Aplikasi Masa Mendatang Keterangan : ( * ) = Aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan ( ) = Aplikasi yang sedang berjalan, namun butuh pengembangan lanjut ( ** ) = Aplikasi yang direkomendasi untuk menunjang strategi bisnis