Pengantar Untuk mengoptimalkan penggunaan perangkat lunak yang dilanggan universitas khususnya Microsoft Office, berikut ini kami susun panduan untuk mengkonfigurasi Skype for Business Web Scheduler untuk kegiatan online meeting yang merupakan panduan yang akan melengkapi panduan sebelumnya yang berjudul Panduan Konfigurasi Online Meeting Menggunakan Skype for Business. Skype adalah sebuah program komunikasi dengan teknologi P2P (peer to peer). Program ini merupakan program bebas (dapat diunduh gratis) dan dibuat dengan tujuan penyediaan sarana komunikasi suara (voice) berkualitas tinggi yang murah berbasiskan internet untuk semua orang di berbagai belahan dunia. Sedangkan untuk kegiatan meeting online, bisa menggunakan Skype for Business, yang merupakan versi berbayar Skype. Skype for Business Web Scheduler adalah program berbasis web yang dapat Anda gunakan untuk membuat Rapat Skype jika Anda tidak memiliki Outlook, atau tidak memiliki browser yang mendukung Outlook Web App. Dengan Skype for Business Web Scheduler, Anda dapat membuat pertemuan baru, mengubah rapat yang ada, dan mengirim undangan dengan program email favorit Anda. i
1. Konfigurasi Office 365 Web Scheduler Login ke Office 365 Web Scheduler Untuk login ke Office 365 Web Scheduler, silahkan membuka https://sched.lync. com, sehingga akan ditampilkan halaman seperti dibawah ini. Kemudian isikan email akun Office 365 Anda di bagian Work or school, or personal Microsoft account lengkap menggunakan @365.ugm.ac.id seperti dicontohkan pada gambar dibawah ini. 1
Ketika Anda mengisikan secara lengkap akun Office 365 UGM Anda, akan muncul gambar animasi yang akan mengecek akun Anda. Setelah beberapa detik, Anda akan dialihkan ke halaman login SSO seperti pada gambar dibawah ini. 2
Kemudian, masukkan username dan password email Anda, tanpa diikuti @ugm.ac.id ataupun @365.ugm.ac.id. Jika sudah selesai memasukkan username dan password klik tombol LOGIN. Kalau Anda memasukkan username dan password akun email UGM dengan benar, maka akan ditampilkan halaman seperti pada gambar dibawah ini. 3
Dari gambar diatas silahkan mengisikan informasi yang diperlukan. 1. Masukkan judul Event untuk rapat Anda. 2. Anda bisa membiarkan lokasi rapat sebagai Skype Call, atau menambahkan lokasi, seperti ruang konferensi, jika Anda juga memiliki peserta tatap muka. 3. Masukkan detail rapat dalam kotak Message, dan atur tanggal dan waktu mulai dan akhir. 4. Dibawah Attendees dan Audio, tambahkan nama atau email peserta yang dipisahkan dengan titik koma. Email peserta dimaksud adalah akun Office 365 UGM, jadi penulisannya harus lengkap dengan @365.ugm.ac.id 4
5. (Opsional) Pilih Check Names untuk memverifikasi alamat email/office 365 UGM peserta yang ada dalam organisasi, dalam hal ini UGM. 6. Di bawah Who will bypass the lobby dan Who is a presenter, lakukan salah satu hal berikut ini: -- Terima pengaturan standar, yang terbaik untuk rapat kerja kecil dengan orangorang di dalam perusahaan Anda, atau -- Pilih opsi lobi atau penyaji lain bergantung pada tipe rapat yang ingin Anda jadwalkan. Orang-orang ini tidak perlu menunggu di lobi Siapa yang langsung masuk? Apa yang terjadi Direkomendasikan saat Penyelenggara saja (Organizer only) Orang-orang yang saya undang dari perusahaan saya (People I invite from my company) Orang-orang dari perusahaan saya (People from my company) Semua orang (tanpa pembatasan) (Everyone including people outside my company) Anda satu-satunya yang langsung masuk ke rapat. Yang lain harus menunggu hingga diperbolehkan masuk. Hanya orang-orang yang diundang yang bisa langsung bergabung dalam rapat. Yang lain harus menunggu hingga diperbolehkan masuk. Siapa pun dari perusahaan Anda bisa langsung masuk ke rapat, sekalipun tidak diundang. Siapa pun yang memiliki akses ke link rapat langsung masuk ke rapat. Anda memiliki rapat dengan tingkat keamanan tinggi dan informasi rahasia. Anda sedang membahas informasi rahasia, dan ingin memperbolehkan orang-orang tertentu saja untuk bergabung. Anda tidak memiliki peserta eksternal dan Anda tidak sedang membahas informasi rahasia. Anda mengundang peserta luar dan Anda tidak sedang membahas informasi rahasia. 5
Siapa penyajinya / Who is a presenter? Opsi penyaji Siapakah penyaji itu Kapan memilih opsi ini Hanya orang yang menjadwalkan rapat. Penyelenggara saja (Organizer only) Orang yang saya pilih (People I Choose) Orang-orang dari perusahaan saya (People from my company) Semua orang (tanpa pembatasan) (Everyone including people outside my company) Anda dan peserta yang Anda pilih. Setiap orang yang Anda undang yang memiliki akun di jaringan Anda. Setiap orang yang Anda undang. Untuk presentasi di mana peserta tidak harus berinteraksi dengan konten rapat. (Anda bisa menunjuk penyaji tambahan selama rapat.) Untuk presentasi dengan lebih dari satu penyaji Untuk sesi kerja grup, di mana semua peserta bekerja di organisasi Anda serta bisa berbagi dan memodifikasi konten rapat Untuk sesi kerja grup dengan orang-orang yang tidak memiliki akun di jaringan Anda Centang kotak di samping Orang yang melakukan dial in dengan telepon akan melewati lobi (People dialing in by phone will bypass the lobby) jika Anda ingin pemanggil dial-in Anda langsung masuk ke rapat. Jika semua sudah terisi sesuai dengan keinginan Anda, klik tombol Simpan (Save). Untuk contoh pengisian, bisa dilihat pada gambar dibawah ini. 6
Setelah mengklik tombol Save, maka akan ditampilkan halaman seperti berikut ini. 7
Untuk mengundang peserta rapat/meeting tadi, Anda bisa mengirim undangan via email dengan menyertakan detail meeting yang berupa link. Dalam contoh diatas, link undangan rapat/meeting yang dibuat adalah https://meet.lync.com/ugm365/ dssdi/gsb4l6u1. Silahkan Anda klik tombol X di pojok kanan atas, sehingga akan ditampilkan daftar rapat/meeting yang pernah kita buat sebelumnya. 8
Untuk mengundang peserta rapat/meeting tadi, Anda bisa mengirim undangan via email dengan menyertakan detail meeting yang berupa link. Dalam contoh diatas, link undangan rapat/meeting yang dibuat adalah https://meet.lync.com/ugm365/ dssdi/gsb4l6u1. Silahkan Anda klik tombol X di pojok kanan atas, sehingga akan ditampilkan daftar rapat/meeting yang pernah kita buat sebelumnya. 9
2. Mengirim undangan meeting melalui email. Setelah tadi kita berhasil membuat jadwal rapat/meeting menggunakan Skype For Business Web Scheduler dengan link/tautan https://meet.lync.com/ugm365/ dssdi/gsb4l6u1 ini, sekarang kita ingin mengundang peserta meeting/rapat melalui email. Adapun caranya adalah login ke email UGM terlebih dahulu, dalam hal ini kita login melalui http://ugmail.ugm.ac.id. Untuk contohnya, silahkan melihat gambar dibawah. 10
3. Bergabung ke meeting/rapat melalui undangan link/tautan Setelah undangan pada contoh diatas berhasil terkirim via email, peserta undangan akan menerima email seperti pada gambar berikut. JIka peserta undangan tersebut mengklik link/tautan yang kita kirimkan melalui email tersebut, maka akan muncul tampilan halaman seperti berikut (jika belum pernah melakukan meeting/rapat melalui Skype Meeting App(web) ). 11
Silahkan Anda klik Install and join with Skype Meetings App (web), sehingga Anda mengunduh file/berkas instalasi SkypeMeetingsApp.msi, seperti pada gambar dibawah ini. 12
Silahkan Anda jalankan file/berkas instalasi SkypeMeetingsApp.msi tersebut. Jika sudah, silahkan klik tombol Join the meeting berwarna biru pada tengahtengah halaman tersebut. Anda akan disuguhi tampilan seperti pada gambar dibawah ini. 13
Silahkan Anda klik tulisan Sign in if you have an Office 365 account, sehingga Anda akan dibawa ke tampilan seperti berikut. 14
Masukkan username akun Office 365 UGM Anda komplit dengan @365.ugm.ac.id seperti pada contoh berikut. 15
Setelah Anda memasukkan username komplit dengan @365.ugm.ac.id, Anda akan dibawah ke halaman login SSO UGM seperti pada gambar berikut. Isikan username tanpa tambahan @365.ugm.ac.id dan password email UGM Anda, kemudian klik tombol LOGIN. 16
Setelah berhasil login, Anda (kadang) akan muncul tampilan seperti pada gambar berikut ini. 17
Jika muncul pesan diatas, silahkan Anda klik tombol Allow access. 18
Sampai disini, kita sudah bisa bergabung ke meeting/rapat menggunakan Skype Meeting App(Web). Jika Anda merasa ada kesulitan/masalah mengenai panduan ini, silahkan mengirimkan email ke dssdi@ugm.ac.id. 19