Manual Pengguna Penyelenggaraan laman web JFPIU Untuk kegunaan semua Webmaster JFPIU (UMS) dilantik D i s e d i a k a n o l e h : S e k t o r P o r t a l, B a h a g i a n M u l t i m e d i a d a n P e n d i d i k a n, J a b a t a n T e k n o l o g i M a k l u m a t & K o m u n i k a s i, U M S. K e m a s k i n i J u l a i 2 0 1 5
KANDUNGAN 1.0 Pengenalan 1.1 Langkah-langkah keselamatan laman web/portal 1.2 Peranan dan tanggungjawab webmaster laman web JSPIU 2.0 Tatacara pengurusan dan pentadbiran laman web 3.0 Log masuk Webmaster J/F/P/I/U 4.0 Menghantar/Menambah artikel baru 5.0 Mengubah/Menambahbaik artikel 6.0 Tatacara keluar dari menu webmaster 7.0 Kesimpulan Page 1 of 14
1.0 Pengenalan Laman web universiti merupakan gerbang maklumat utama universiti kepada masyarakat luar. Justeru melalui latihan ini, webmaster JFPIU dilantik adalah diharapkan dapat melaksanakan peranan masing-masing di dalam memastikan maklumat yang dipaparkan menerusi templet laman web universiti adalah yang terkini dan tepat. Menerusi Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2006 Pengurusan Laman Web/Portal Sektor Awam, terangkum di dalamnya adalah : a) Panduan di dalam pembangunan dan penyenggaraan laman web/portal agensi-agensi sektor awam yang meliputi prinsip asas di dalam pembangunan laman web, ciri-ciri laman web, ciriciri portal, langkah-langkah keselamatan dan pengukuran prestasi bagi laman web/portal; dan b) Senarai semak sebagai rujukan pantas bagi pembangunan dan penyenggaraan laman web/portal. Pengurusan Laman Web/Portal Sektor Awam, laman web selaku media penyampai maklumat kepada agensi kerajaan dan kepada rakyat perlu ditadbir urus dengan baik dan bersepadu untuk manfaat semua. 1.1 Langkah-langkah keselamatan laman web/portal Pelaksanaan keselamatan laman web/portal hendaklah dimulakan dengan membezakan dua (2) kategori maklumat iaitu: a) Maklumat Umum Bermaksud maklumat am yang boleh dicapai oleh semua pengguna tanpa sekatan. Antara contohnya adalah seperti profil agensi (misi, visi, objektif, fungsi, piagam pelanggan). b) Maklumat Yang Dilindungi Bermaksud maklumat yang perlu diberi perlindungan sepanjang proses pewujudan, pengemaskinian, penyimpanan, pencapaian dan penyebaran seperti maklumat peribadi (lesen memandu, surat beranak, kad pengenalan, pasport, polisi insurans) Bagi menjamin keselamatan maklumat yang dilindungi, langkah-langkah keselamatan yang mesti dipatuhi adalah seperti berikut: a) Pengesahan kuasa (authorization) Pengesahan ini adalah perlu bagi mengawal capaian ke atas sistem dan aplikasi. Ia mengehadkan capaian kepada pengguna yang disahkan sahaja selaras dengan peraturan agensi. b) Pengesahan capaian (authentication) - Mekanisme yang sesuai untuk mengesahkan kesahihan identiti pengguna adalah perlu bagi melindungi integriti maklumat yang di lindung. Berdasarkan keperluan di atas, akses kepada laman web hanya terhad kepada webmaster dilantik sahaja. Kesahihan dan ketepatan maklumat yang disiarkan adalah tanggungjawab penuh webmaster dilantik. Page 2 of 14
1.2 Peranan dan tanggungjawab webmaster laman web JFPIU Peranan dan tanggungjawab webmaster secara ringkasnya telah dirangkum di dalam jadual berikut : PERKARA-PERKARA YANG DIPANTAU BERKAITAN PENGEMASKINIAN MAKLUMAT DI LAMAN WEB Bil. Perkara Penjelasan Contoh 1 Berita terkini Aktiviti terkini Peristiwa terkini 2 Pengumuman Makluman Hebahan Paparan berita, aktiviti dan peristiwa berkaitan agensi yang telah dilaksanakan. (i) Pengumuman mengenai berita, aktiviti dan peristiwa yang akan dilaksanakan. (ii) Pengumuman-pengumuman yang berterusan "Kementerian telah menganjurkan Karnival Usahawan pada 1 Mac 2015 dan telah dihadiri oleh "Kementerian akan menganjurkan Karnival Usahawan pada 28 Mac 2015 Maklumat berkaitan Projek Perumahan Terbengkalai sehingga 15 Februari 2015 yang dikeluarkan oleh Jabatan Perumahan Negara (JPN) kini boleh dimuat turun" Tempoh Paparan untuk Dikemaskini 1 bulan selepas tarikh berita, aktiviti dan peristiwa 3 hari bekerja selepas tarikh berita, aktiviti dan peristiwa dipaparkan Mengikut keperluan agensi "Adalah dimaklumkan bahawa mulai 23 Disember 2014, pihak Majlis tidak lagi menerima sebarang pembayaran melalui cek" 3 Keratan akhbar Kenyataan akhbar Rencana akhbar (i) Keratan, kenyataan dan rencana akhbar yang mengandungi maklumat relevan sepanjang masa(kempen, program kesedaran dan lain-lain) Kenyataan Akhbar mengenai penyakit pandemik seperti Demam Denggi Dan Chikunkunya Mengikut keperluan agensi (ii) Keratan, kenyataan dan rencana akhbar mengandungi maklumat umum (perasmian, lawatan dan lain-lain) Keratan akhbar bertajuk "Bomba berkampung 24 jam. Sinar Harian20 Feb 2015 1 bulan selepas tarikh, akhbar 4 Poster/Banner (i) Poster/banner yang memaparkan pencapaian dan pengiktirafan yang diterima oleh agensi (ii)poster/banner yang memaparkan aktiviti atau peristiwa (Perayaan, kempen dan lain-lain) Anugerah 5 Bintang, Sijil ISO, 5S dan lain-lain Poster ucapan Selamat Tahun Baru, poster bengkel Mengikut keperluan agensi 1 minggu selepas tarikh aktiviti dan peristiwa 5 Tawaran tender Tawaran sebut harga Paparan berkaitan tawaran tender, sebut harga dan jawatan kosong - 1 hari bekerja selepas tarikh tawaran Page 3 of 14
Tawaran Jawatan kosong tender, sebut harga dan jawatan kosong ditutup 6 Statistik Paparan bulanan bagi statistik pencapaian piagam pelanggan dan bilangan transaksi perkhidmatan online 7 Maklumat Menteri Timbalan Menteri Ketua agensi Maklumat berkaitan Menteri, Timbalan Menteri (sekiranya berkaitan) dan ketua agensi dikemaskini, terutama di bahagian direktori kakitangan, carta organisasi dan perutusan ketua agensi. - 2 bulan sebelum bulan Semasa Contoh: Bulan semasa adalah Mac 2015, jadi statistik sehingga bulan Januari 2015 perlu dipaparkan - 1 hari bekerja selepas lantikan rasmi 2.0 Tatacara pengurusan dan pentadbiran laman web Tatacara pengurusan laman web adalah seperti berikut : Superadmin Webmaster JFPIU Bermaksud : a) Akses bagi semua webmaster JFPIU adalah Editor. Kumpulan Editor mempunyai akses capaian yang sama dengan Kumpulan Pengarang (Author).Editor dibenarkan mengedit kandungan yang telah diterbitkan, dan sebarang maklumat untuk diterbitkan. b) Terpakai untuk sebarang maklumat yang perlu dipaparkan (publish) di laman web (utama) universiti. c) Sebarang artikel untuk dipaparkan perlu melalui superadmin untuk saringan khasnya dalam menentukan lokasi paparan. Webmaster tidak sewenang-wenangnya boleh menetapkan lokasi artikel untuk dipaparkan di laman web (utama) universiti. Page 4 of 14
Manual Pengguna (Frontend Manager) Selamat datang ke laman web rasmi Universiti Malaysia Sabah. 3.0 Log masuk Webmaster J/F/P/I/U Klik PAUTAN Webmaster untuk masuk ke laman log masuk Webmaster Page 5 of 14
Setelah anda klik pada pautan Webmaster, anda akan dibawa masuk ke paparan seperti berikut: Untuk log masuk sebagai webmaster, gunakan katanama serta katalaluan seperti yang telah diedarkan. Klik pada butang Login dan anda akan kembali ke paparan laman utama. Pada paparan laman utama, anda akan dapati satu menu baru muncul iaitu menu Webmaster. Menu baru pada paparan laman utama setelah webmaster log masuk dalam laman web Page 6 of 14
Apabila tetikus dilalukan pada menu Webmaster, sub-menu Hantar Artikel (Submit Article) dan Keluar (Logout) akan dipaparkan. 4.0 Menghantar/Menambah artikel baru. Pada menu Webmaster, anda akan dapat melihat paparan sub-menu Hantar Artikel (Submit Article) dan Keluar (Logout). Klik pada pautan Hantar Artikel (Submit Article) untuk menambah artikel baru ke dalam laman web. Page 7 of 14
Gambarajah 1 Anda akan melihat paparan seperti gambarajah 1 setelah menekan pautan Hantar Artikel (Submit Article). Page 8 of 14
Untuk menambah imej/dokumen pada artikel, klik pada pautan imej. Paparan seperti ini akan kelihatan pada paparan monitor. Untuk menambah imej, anda perlu memuatnaik (upload) imej yang hendak digunakan terlebih dahulu. Pilih folder imej/dokumen yang berkenaan. Contoh: folder M- images untuk artikel berkenaan. Page 9 of 14
5 (3) (1) (4) (2) (1) Pilih imej yang hendak dimasukkan ke dalam artikel dan kemudian (2) klik pada butang Open. Seterusnya, (3) klik pada butang Start Upload dan anda akan dapat melihat imej yang dipilih tadi telah berjaya dimuatnaik ke dalam folder imej berkenaan. (4) Pilih pada imej yang berjaya dimuatnaik tadi dan seterusnya klik pada butang Insert atau tekan Cancel untuk batalkan. Page 10 of 14
Sebelum anda menyimpan artikel tersebut, sila pilih kategori artikel terlebih dahulu, serta tarikh mula dan akhir untuk artikel tersebut dipaparkan di dalam laman web. NOTA : Tarikh MULA FEATURED bermaksud artikel yang dipilih untuk dipaparkan di MUKA HADAPAN LAMAN WEB. Penetapan adalah mengikut keperluan pengguna. Tarikh AKHIR Page 11 of 14
Setiap artikel yang dihasilkan mesti dilengkapkan dengan METADATA yang merangkumi (1) Meta Description iaitu diskripsi berkenaan artikel, (2) Keyword iaitu katakunci untuk memudahkan carian berkenaan artikel oleh enjin carian. PENTING : METADATA adalah perlu untuk membantu meningkatkan kedudukan UMS dalam ranking webometrics. Penetapan METADATA adalah DIWAJIBKAN terhadap semua artikel yang dipaparkan melalui laman web seperti contoh di bawah : (1) Diskripsi berkenaan artikel (2) Katakunci untuk memudahkan carian berkenaan artikel oleh enjin carian. 1. Kemerdekaan : Khusus berkenaan artikel. 2. ums, universiti malaysia sabah, UMS, university in borneo : Khusus kepada UMS Akhir sekali tekan butang Simpan (Save) untuk menyimpan artikel atau Cancel untuk keluar. Page 12 of 14
5.0 Mengubah/Menambahbaik artikel Untuk mengubah atau menambahbaik artikel yang telah diterbitkan, anda perlulah terlebih dahulu log masuk sebagai webmaster. Pada artikel yang hendak diubah, klik pada pautan Edit. Anda akan dapat melihat paparan berikut: Langkah seterusnya adalah edit artikel berkaitan dan tekan butang Simpan (Save) untuk menyimpan dan Cancel untuk keluar. Page 13 of 14
6.0 Tatacara keluar dari menu webmaster Untuk kelaur dari melakukan aktiviti melalui menu frontend webmaster, klik pada submenu (1) Logout dan tekan butang (2) Log out untuk keluar sepenuhnya. (2) (1) 7.0 Kesimpulan Diakhir kursus ini, webmaster boleh melaksanakan aktiviti berikut melalui laman utama (frontend) tanpa perlu melalui backend yang lebih kompleks : 1. Log masuk Webmaster J/F/P/I/U 2. Menghantar/Menambah artikel baru 3. Mengubah/Menambahbaik artikel 4. Tatacara keluar dari menu webmaster Sekiranya ada permasalahan, hubungi kami di webtech@ums.edu.my atau nombor sambungan 613046, 613047, 613048, 613049 dan 613007. Page 14 of 14