A. Latar Belakang dan Permasalahan BAB I PENDAHULUAN Perkembangan zaman di era globalisasi saat ini, setiap instansi baik pemerintah maupun swasta semakin banyak membutuhkan informasi. Informasi menjadi kebutuhan yang mutlak bagi setiap instansi, apalagi secara keseluruhan dalam kegiatan instansi pada dasarnya membutuhkan informasi, karena informasi merupakan sumber daya yang sangat penting bagi kelangsungan hidup suatu instansi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen di dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Informasi memiliki jangkauan yang sangat luas, sehingga seluruh masyarakat maupun organisasi dapat memanfaatkannya. Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik menyebutkan bahwa: Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik. 1 Sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting, selain 1 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Pasal 1 ayat 1
2 berfungsi sebagai pusat ingatan, arsip juga dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan, sebagai bukti atau legalitas, dan sebagai rujukan historis. Seiring perkembangan teknologi, media rekam arsip mengalami perkembangan. Hal tersebut terbukti adanya arsip dengan media rekam non kertas yang disebut arsip bentuk khusus. Arsip foto termasuk dalam arsip bentuk khusus, dimana media rekam yang digunakan kertas khusus foto yang memiliki struktur bahan dari kertas yang mudah rusak, sehingga diperlukan pengelolaan yang berbeda dari arsip tekstual pada umumnya. Media yang berbeda membutuhkan kondisi penyimpanan yang berbeda untuk mencapai pelestarian jangka panjang yang optimal. 2 Arsip foto merupakan arsip dalam bentuk gambar atau citra bergerak yang lahir dari hasil pemotretan. Foto sendiri mulai ada sejak tahun 1800-an dengan jenis media yang bervariasi. Hal tersebut terjadi akibat perubahan zaman yang semakin canggih. Media rekam arsip foto terdiri dari tiga jenis, yaitu negatif foto dan positif foto dan foto digital. Arsip foto juga mengandung informasi sebagaimana arsip tekstual, yakni sebagai sumber informasi, foto mampu mengungkapkan gambar sejarah yang didasarkan pada realita bahwa peristiwa tertentu benar benar terjadi, yang melibatkan orang orang nyata di tempat-tempat tertentu. 3 Selain itu, arsip foto 2 Kim Eberhard & Steve Stefanopoulos, Plans, Photographs & Objects, dalam Jackie Bettington, et al., Keeping Archives 3rd Edition, (Australia: Australian Society of Archivists, Inc., 2008), hlm., 519. 3 Leary, Wiliam H. The Archival of photographs : A RAMP study with Cuidelines, ( Paris: UNESCO,1985), hlm.2.
3 memiliki nilai dokumentasi yang sangat tinggi karena dapat merekam sesuatu yang tidak mungkin kembali, bahkan dapat mengingatkan pada kejadian yang sudah lampau, kejadian yang mungkin sudah terhapus dalam ingatan memori manusia, akan tetapi arsip foto memiliki kelemahan yaitu tidak dapat dijadikan sebagai bukti yang otentik dalam suatu perkara hukum tanpa didukung oleh arsip tekstual yang lebih otentik lainnya. Artinya, arsip foto tidak dapat berdiri sendiri atau kehadirannya belum mampu sebagai bahan bukti yang sah dan otentik tanpa adanya arsip tekstual atau bukti lainnya yang mendukung. Oleh karena itu, pengolahan arsip foto harus dilakukan secara tepat. Pengolahan arsip foto sangat penting untuk sebuah instansi. Di Indonesia pemahaman tentang pengolahan arsip foto belum disadari secara menyeluruh. Banyak instansi yang tidak terlalu peduli terhadap arsip foto. Pada pengolahan arsip foto dilakukan kegiatan survei arsip terlebih dahulu, hal ini merupakan sebuah kegiatan pendataan arsip foto yang akan ditangani dan dilakukan pengolahan terhadap arsip foto yang ada. Apabila proses survei foto sudah dilakukan maka langkah selanjutnya yaitu dilakukannya seleksi arsip foto, deskripsi arsip foto, penomoran arsip foto, kemudian penyimpanan arsip foto ke dalam amplop foto, selanjutnya arsip foto yang telah dimasukkan ke dalam amplop di tempatkan ke dalam boks. Tahap terakhir dari pengolahan arsip foto adalah penyusunan daftar arsip foto. Arsip foto digital memerlukan perawatan dan pengamanan khusus untuk menjaga fisik dan informasinya. Salah satu upaya perlindungan yang diterapkan di Balai Pelestarian Cagar Budaya DIY adalah dengan melakukan back up dalam
4 hardisk eksternal dan compact disk. Apabila terjadi kerusakan atau kehilangan pada arsip foto digital masih dapat menggunakan arsip yang tersimpan dalam compact disk. Pentingnya informasi yang terkandung didalam arsip foto, sehingga memerlukan pengolahan yang baik karena arsip foto akan tetap terus disimpan dan digunakan selama lembaga penciptanya masih berdiri. Balai Pelestarian Cagar Budaya DIY merupakan suatu lembaga kepurbakalaan yang bertanggungjawab dalam perawatan, perlindungan serta pemeliharaan pada benda-benda cagar budaya. Selain perawatan dan penjagaan cagar budaya, Balai Pelestarian Cagar Budaya DIY juga berperan sebagai media penyebar informasi dan pendokumentasian hasil cagar budaya dalam perawatan, perlindungan, pemeliharaan, zonasi, dan pemugaran pada benda-benda cagar budaya di Daerah Istimewa Yogyakarta. Balai Pelestarian Cagar Budaya DIY menghasilkan dan menciptakan berbagai macam bentuk arsip foto, antara lain foto digital, positif foto maupun negatif foto. 4 Berdasarkan gambaran latar belakang yang telah dikemukakan tersebut, dapat dihasilkan rumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana pengolahan arsip foto digital di Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi Balai Pelestarian Cagar Budaya Daerah Istimewa Yogyakarta? 2. Apa saja sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengolahan arsip foto digital di Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi Balai Pelestarian Cagar Budaya Daerah Istimewa Yogyakarta? 4 Wawancara dengan Eka Hadiyanta, Kepala Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi BPCB DIY, 19 April 2016.
5 3. Kendala apa saja yang dihadapi Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi di Balai Pelestarian Daerah Istimewa Yogyakarta dalam melakukan pengolahan arsip foto digital? B. Keaslian Tugas Akhir Dalam penelitian ini hal hal yang diutarakan oleh peneliti yang sifatnya mendukung adanya penelitian ini mengacu pada beberapa penelitian terdahulu. Tema Tugas Akhir Pengolahan arsip foto digital di Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi Balai Pelestarian Cagar Budaya DIY merupakan yang kedua kalinya diambil sebagai tempat penelitian mahasiswa D3 Kearsipan Universitas Gadjah Mada. Namun dengan judul yang berbeda yaitu pengelolaan arsip foto. Selain itu, ada beberapa penulis mengambil tema yang sama yaitu pengolahan foto, namun dengan judul tema dan tempat yang berbeda. 5 Penelitian yang dilakukan oleh Diah Minarti Rahayu dengan judul Pengelolaan dan Penyelamatan Arsip Foto sebagai Bukti Pertanggungjawaban Sejarah di Balai Pelestarian Peninggalan Purbakala Yogyakarta pada tahun 2005 bertujuan untuk mengetahui bagaimana proses pengelolaan arsip foto di Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi. Diah menjelaskan bahwa pengelolaan arsip foto yang ada di Balai Pelestarian Cagar Budaya DIY dikelola oleh Unit Kerja Dokumentasi. Arsip foto yang dikelola oleh Unit Kerja Dokumentasi berupa arsip 5 Diah Minarti Rahayu, Pengelolaan dan Penyelamatan Arsip Foto sebagai Pertanggungjawaban Sejarah di Balai Peninggalan Purbakala Yogyakarta, Tugas Akhir Program Studi D3 Kearsipan, Fakultas Ilmu Budaya, UGM, 2005.,; Yuliana Kusuma Astuti, Pengolahan Arsip Foto di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman Tugas Akhir Program Studi Kearsipan, Sekolah Vokasi, UGM, 2015.
6 foto dalam bentuk negatif foto. Volume arsip negatif foto yang ditangani oleh Diah sebanyak 115.079 lembar dari kurun waktu 1982 sampai 2003. Persamaan yang terdapat pada penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan oleh Diah Minarti Rahayu yaitu dalam penelitian sama sama melakukan pengolahan arsip foto. Dalam pengolahan arsip foto tersebut, kedua penulis mempunyai tujuan yang sama yaitu untuk mempermudah dalam proses penemuan kembali pada arsip foto apabila arsip tersebut dibutuhkan oleh user. Perbedaannya terletak pada arsip yang dikelola serta tahapan pengolahan pada arsip foto. Pengelolaan yang dilakukan Diah diawali dengan penciptaan arsip negatif film, pencucian negatif film, pembuatan deskripsi sementara, pencatatan pada buku negatif film, dan pembuatan buku induk. Sedangkan tahapan pengolahan arsip foto digital yang dilakukan oleh peneliti dimulai dari seleksi atau penilaian arsip digital foto, pembuatan deskrispsi, penomoran, dan penyusunan daftar arsip digital foto. Penelitian yang dilakukan oleh Yuliana Kusuma Astuti dengan judul Pengolahan Arsip Foto di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman pada tahun 2015 bertujuan untuk mengetahui Pengolahan Arsip Foto di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman. Yuliana menjelaskan bahwa pengolahan arsip foto yang ada di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman merupakan arsip foto yang berasal dari penyerahan Bagian Humas Sekretariat Daerah Kabupaten Sleman. Arsip foto yang diserahkan terdiri dari arsip foto positif dan negatif. Volume arsip positif yang diserahkan dan ditangani oleh Yuliana sebanyak 150 album kurun waktu 1985 sampai 1990 pada masa pemerintahan Bupati Sleman Drs. Samirin.
7 Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan oleh Yuliana Kusuma Astuti yaitu penelitian sama sama melakukan pengolahan arsip foto. Perbedaannya adalah permasalahan yang dihadapi di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman kurangnya sarana dan prasarana dalam penyimpanan arsip foto, sedangkan kendala yang dihadapi di Balai Pelestarian Cagar Budaya DIY adalah kurang tersedianya ruangan, sehingga terdapat arsip foto yang belum dapat ditata dengan sesuai prosedur kearsipan dikarenakan keterbatasan tempat penyimpanan. Selain itu, Yuliana melakukan pengolahan terhadap arsip positif foto, sedangkan peneliti melakukan pengolahan arsip foto di Balai Pelestarian Cagar Budaya DIY terhadap arsip foto digital. C. Tujuan Tujuan dari Tugas Akhir tentang Pengolahan arsip foto digital di Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi Balai Pelestarian Cagar Budaya Daerah Istimewa Yogyakarta sebagai berikut: 1. Mengetahui Pengolahan arsip foto digital di Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi Balai Pelestarian Cagar Budaya Daerah Istimewa Yogyakarta. 2. Mengetahui kondisi arsip foto digital di Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi Balai Pelestarian Cagar Budaya Daerah Istimewa Yogyakarta 3. Mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengolahan arsip foto digital di Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi Balai Pelestarian Cagar Budaya Daerah Istimewa Yogyakarta
8 4. Mengetahui kendala apa saja yang dihadapi dalam pengolahan arsip foto digital di Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi Balai Pelestarian Cagar Budaya Daerah Istimewa Yogyakarta D. Manfaat Adapun manfaat Tugas Akhir tentang pengolahan arsip foto digital di Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi Balai Pelestarian Cagar Budaya Daerah Istimewa Yogyakarta, adalah sebagai berikut: 1. Manfaat Praktis a. Bagi Balai Pelestarian Cagar Budaya Daerah Istimewa Yogyakarta sebagai bahan masukan dan solusi pada Balai Pelestarian Cagar Budaya DIY khususnya di Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi dalam pengolahan dan penyimpanan arsip foto digital. b. Bagi Penulis Menambah pengetahuan, wawasan serta pengalaman secara langsung yaitu di Balai Pelestarian Cagar Budaya Daerah Istimewa Yogyakarta dengan menerapkan teori yang penulis peroleh dari lembaga pendidikan dengan praktik di lapangan. Selain itu, sebagai salah satu persyaratan dalam mencapai derajat Ahli Madya pada Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada. 2. Manfaat Teoritis a. Lembaga Pendidikan
9 Sebagai bahan bacaan baru mengenai pengolahan arsip foto digital yang tercipta di Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi Balai Pelestarian Cagar Budaya Daerah Istimewa Yogyakarta. b. Bagi Peneliti Lain Dapat dijadikan sebagai referensi bagi penulis selanjutnya yang berkaitan dengan pengolahan arsip foto digital. E. Sistematika Penulisan Tugas Akhir dengan judul pengolahan arsip foto digital di Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi Balai Pelestarian Cagar Budaya Daerah Istimewa Yogyakarta, seyogyanya perlu disusun sistematika penulisan sebagai penjelasan secara menyeluruh. Tugas Akhir ini terdiri dari empat bab, walaupun setiap bab berbeda konteks bahasan namun setiap bab memiliki korelasi sehingga terpadu menjadi satu kesatuan yang utuh sesuai tema. Bab pertama merupakan Pendahuluan yang terdiri dari empat sub bab. Sub bab pertama yaitu latar belakang dan permasalahan. Dalam latar belakang dan permasalahan menjelaskan mengenai alasan penulis memilih tema arsip foto digital, khususnya khasanah arsip foto digital pada Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi mengingat pentingnya arsip tersebut bagi organisasi kemudian dirumuskan pengolahan arsip foto digital tersebut. Selain itu pada bab ini juga dirumuskan permasalahan pada Tugas Akhir. Kemudian sub bab kedua yaitu keaslian Tugas Akhir dengan menjelaskan penelitian penelitian lain yang menggunakan tema sama dengan Tugas Akhir ini. Sub bab ketiga, tujuan dan manfaat, tujuan merupakan hasil yang hendak dicapai dalam penelitian dan
10 manfaat dari pelaksanaan penelitian baik manfaat bagi diri sendiri, instansi tempat praktik kerja lapangan, dan umum. Selanjutnya sub bab keempat yaitu sistematika penulisan merupakan gambaran secara menyeluruh terkait konteks Tugas Akhir.. Bab kedua terdiri dari sub bab yaitu tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Sub bab tinjauan pustaka menjelaskan tentang kata kunci sesuai judul Tugas Akhir, adapun kata kunci yang digunakan dalam kajian ini ditinjau dari dua kata kunci yang saling berkorelasi. Kemudian sub bab metode pengumpulan data menjelaskan mengenai cara pengumpulan data yang dibutuhkan untuk membuat Tugas Akhir. Bab ketiga adalah pembahasan yang terdiri dari tiga sub bab, sub bab yang pertama yaitu gambaran umum Balai Pelestarian Cagar Budaya DIY, terdiri dari profil, visi dan misi, struktur organisasi serta tujuan pokok dan fungsi. Kemudian sub bab yang kedua adalah pengelolaan dan pengorganisasian arsip, sub bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum pengelolaan arsip yang diterapkan di Balai Pelestarian Cagar Budaya DIY. Sub bab yang ketiga adalah pengolahan arsip foto digital pada Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi, pada sub bab ini menjelaskan mengenai pengolahan arsip foto digital dimulai dari proses seleksi foto sampai dengan pembuatan daftar arsip foto digital. Proses penyimpanan arsip foto digital, sarana dan prasarana serta kendala yang dihadapi pada saat pengolahan arsip foto digital. Bab keempat adalah penutup, bab empat ini terdiri dari dua sub bab yaitu kesimpulan dan saran. Sub bab kesimpulan berisi jawaban atas permasalahan yang dirumuskan pada bab pertama. Sub bab kedua yaitu saran yang berisi
11 tentang masukan atas kendala yang dihadapi oleh Unit Kerja Dokumentasi dan Publikasi di Balai Pelestarian Cagar Budaya Daerah Istimewa Yogyakarta dalam melakukan pengolahan arsip foto digital, diharapkan dengan saran tersebut akan menghasilkan sebuah gagasan baru atas kendala yang terjadi dan mampu mencari solusi.