PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA TRANSAKSI MILALA LAUNDRY DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6 YOGYAKARTA MASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Ita Natalis Br Milala 10.12.5179 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA TRANSAKSI MILALA LAUNDRY DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6 YOGYAKARTA Ita Natalis Br Milala Erik Hadi Saputra Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The development of technology has increased, the need for information technology in the field of data processing system in the field of information system data processing is one from of technology needs. Many data processing aplications have been developed according to the needs and their role. Milala laundry is one of the businesses that need a data processing system to facilitate job laundry employees. Designing information system data processing transaktion laundry, so that more accurate data processing and report generation will be easier. It is hoped that this system can help in organizing the laundry business. Information systems in yogyakarta has laundry Milala set task manajement in laundry facilitaties in term of transaction record, customer data collection, data collection incoming laundry, and make the required reports. Hopefully, by the system management and simplify database management arrangements in Milala laundry Yogyakarta. Keywords : Information System Data Recording Transaction
1. Pendahuluan Dalam dunia modern masa kini teknologi semakin berkembang pesat terutama bidang teknologi komputer dan juga teknologi lainnya seperti bisnis, komunikasi dan teknik. Penggunaan komputer sebagai alat bantu penyelesaian pekerjaan di bidang teknologi sistem informasi sangat berkembang disegala bidang. Komputer dirasa memiliki banyak keunggulan, alasannya komputer dapat diprogram sehingga dapat disesuaikan dengan keinginan pemakainya. Sistem informasi berbasis komputer kini menjadi suatu hal yang penting bagi pemenuhan kebutuhan informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan. Mulai dari kalangan pebisnis sampai dengan kalangan akademis/pendidikan hampir semua memanfaatkan komputer sebagai alat bantu untuk mempermudah pekerjaan. Proses pengolahan data transaksi pada perusahaan umumnya masih dilakukan secara manual. Agar dapat mengambil suatu keputusan butuh ketelitian yang tinggi, oleh karena itu dengan bantuan mesin seperti komputer pekerjaan akan lebih mudah. Milala Laundry merupakan sebuah laundry yang cukup ramai pelanggannya, namun pencatatan transaksi yang terjadi setiap harinya masih menggunakan cara manual, hal ini terkadang membuat repot pegawai laundry dalam membuat laporan kepada pemilik laundry. Latar belakang masalah diatas mendorong penulis untuk mengadakan penelitian pada Milala Laundry dengan judul Perancangan sistem informasi Pengolahan Data Transaksi pada Milala Laundry dengan menggunakan visual basic Yogyakarta.
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain. Defenisi sistem dalam kamus Webster s Unbriged adalah elemen elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi. Sistem menurut Murdick dan Ross (1993) adalah seperangkat elemen elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sistem Menurut scott (1996) adalah sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan(processing) dan output. Ciri-ciri pokok sebuah sistem menurut Gaspert yaitu sistem beroprasi dalam sebuah lingkaran, sistem terdiri atas unsur-unsur ditandai dengan saling berhubungan, mempunyai satu fungsi atau tujuan utama. 2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat tertentu yaitu mempunyai a. Komponen (components) b. Batasan (Boundary) c. Lingkungan (Environment) d. Penghubung (Interface) e. Masukan (Input) f. Keluaran (Output) g. Pengolahan (Proses) h. Sasaran atau tujuan (Objective and Goal)
2.4 Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat didefenisikan sebagai suatu alat untuk menyajian informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Kertahadi, 1995). Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pengorganisian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses (Murdick dan Ross, 1993). 3.2 Analisis sistem 3.2.1 Identifikasi Masalah Tahapan pertama yaitu identifikasi masalah, ini bertujuan untuk mengidentitifikasi masalah sistem. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi masalah apa saja yang terjadi. Adapun tahapan yang harus dijalankan yaitu : 1. Identifikasi penyebab masalah Pada Milala laundry pencatatan data transaksi masih dilakukan secara manual dengan menggunakan nota dan buku besar. Hal ini membuat pemborosan pada laundry karena nota yang digunakan berlapis tiga dan akan menghabiskan waktu karyawan untuk menghitung pemasukan dan pengeluaran yang sebenarnya bisa digunakan untuk mengerjakan cucian atau setrikaan. Penumpukan bubu-buku laporan dan buku akan membuat penumpukan kertas dan terkadang membingungkan pemilik laundry karena membuat penumpukan di laundry dan membuat berantakan.
2. Mengidentifikasi titik keputusan Setelah proses identifikasi masalah selesai, masalah yang dialami oleh Milala Laundry adalah pemborosan biaya karena pencatatan nota yang berlapis tiga dan pembuatan laporan yang memakan waktu lama. 3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem Pengertian dari analisis kebutuhan sistem adalah sistem yang akan dibuat tersebut dianalisa untuk melihat apa saja yang dibutuhkan dalam membangun sistem tersebut. Analisis kebutuhan sistem ada dua yaitu: a) Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional dari sistem yang diharapkan oleh Milala laundry yaitu: 1. Sistem harus dapat menginputkan data pelanggan 2. Sistem harus dapat mengolah data pelanggan 3. Sistem harus bisa membuat laporan data transaksi 4. Sistem harus dapat membuat laporan data pelanggan b) Kebutuhan non Fungsional Kebutuhan non fungsional merupakan kebutuhan yang dibutuhkan sistem agar dapat berjalan. Kebutuhan non fungsional meliputi kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak, dan kebutuhan pengguna. 1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras pada sistem komputer terbagi atas tiga bagian utama yaitu input unit, processing unit, dan ouput unit. Komponen perangkat keras yang digunakan untuk pembuatan aplikasi ini adalah: Tabel 3.1 Kebutuhan hardware Processor Intel core i3-2330m VGA Harddisk 320 GB
DVD Keybord, mouse, Monitor DVD multi Standar 2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak adalah suatu sistem atau program yang digunakan untuk mengendalikan kekuatan dari sistem komputer. Sistem yang mengendalikan komputer atau yang biasa disebut dengan Sistem Operasi, merupakan program utama dalam mengendalikan komputer. Untuk sistem operasi ini menggunakan windows XP atau windows 7, dan untuk perangkat lunak yang digunakan untuk membangun aplikasi ini adalah Ms Visual Basic dan Ms SQL Server 2000. 3. Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Brainware) Brainware adalah pengguna komputer yaitu user. Sumber daya manusia disini berfungsi sebagai teknisi dari aplikasi yang akan diterapkan. 3.2.3 Analisis SWOT Dalam tahap untuk mengidentifikasi masalah maka diperlukan sebuah analisis, dalam penelitian ini yang digunakan adalah analisis SWOT yaitu analisis yang digunakan untuk mengetahui kekuatan (strenght), kelemahan (weakness), peluang (opportunities) dan ancaman (threats). Dengan menerapkan analisis ini maka pada penerapannya akan dapat memaksimalkan kekuatan dan mendapatkan peluang serta meminimalisasi kelemahan serta mencegah ancaman. 3.2.3.1 Analisis kekuatan (Strengths) Strengths adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari perusahaan atau program yang ada pada saat ini. Kekuatan dari pembuatan aplikasi ini adalah untuk memaksimalkan kinerja dalam proses pencatatan data dan laporan menjadi lebih praktis.
3.2.3.2 Analisis Kelemahan (Weakness) Weakness adalah situasi atau kondisi yang merupakan kelemahan dari organisasi atau program pada saat ini. Kelemahan dari pembuatan aplikasi ini yaitu sistem menggunakan daya listrik, apabila ada gangguan pada listrik, sistempun akan terganggu. 3.2.3.4 Analisis Peluang (Opportunity) Opportunity adalah situasi atau kondisi yang merupakan peluang diluar organisasi dan memberikan peluang berkembang bagi organisasi dimasa depan. Peluang dari pembuatan aplikasi ini yaitu jika menggunakan aplikasi ini pelayanan terhadap konsumen akan lebih maksimal, dengan tercatat rapinya data sehingga kecil kemungkinan terjadi kekeliruan pada laporan laundry. 3.2.3.4 Analisis Ancaman (Threats) Threats adalah situasi yang merupakan ancaman bagi organisasi atau usaha yang datang dari luar organisasi dan dapat mengancam ekstensi organisasi dimasa depan. Ancaman pada usaha ini adalah semakin banyak usaha laundry didaerah tersebut, dan dengan harga yang lebih murah. 3.2.4 analisis biaya dan manfaat Analisis biaya dan manfaat merupakan cara analisis ekonomi untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang didapat dari sistem yang baru lebih banyak daripada biaya yang dikeluarkan. Pada analisis biaya dan manfaat ada beberapa metode yang digunakan untuk menentukan standar kelayakan sistem proyek, yaitu : 1. Analisis payback Period (PP) 2. Motode Pengembalian Investasi (Return On Investment) 3. Analisis Net Present Value (NPV) Berikut adalah rincian biaya dan manfaat sistem
Tabel 3.2 tabel biaya dan manfaat Keterangan Tahun ke-0 Tahun ke-1 Tahun ke-2 I. Biaya-Biaya 1. Biaya Pengadaan - Biaya perangkat lunak 600.000 Total biaya pengadaan 600.000 2. Biaya analisis - Biaya programmer 4.000.000 - Tahapan analisis dan 2.000.000 desain - Biaya dokumentasi 50.000 - Biaya transportasi 50.000 Total biaya analisis dan desain 6.100.000 Tahapan penerapan sistem - Biaya konversi sistem 300.000 - Biaya pelatihan personil 200.000 Total biaya penerapan sistem 500.000 Total biaya-biaya (TB) 7.200.000 1.100.000 1.300.000 II. Manfaat-manfaat 1. Keuntungan berwujud - Pengurangan biaya operasi 1.162.900 1.392.750 - Pengurangan kesalahan proses 250.025 458.440 Total keuntungan berwujud 1.412.925 1.851.190 2. Keuntungan tak berwujud -Peningkatan pelayanan konsumen 3.066.000 4.380.000 Total keuntungan tak berwujud 3.066.000 4.380.000 Total manfaat-manfaat (TM) 4.478.925 6.231.190 Proceed (selisih TM dengan TB) 7.200.000 3.378.925 4.931.190
1. Metode analisis payback (PP) Paypack Period adalah uji kuntitatif yang digunakan untuk menghitung jangka waktu yang diperlukan untuk membayar kembali biaya investasi yang telah dikeluarkan. Berikut adalah perhitungan analisis Paypack Period Nilai investasi = Rp. 7.200.000 Proceed tahun ke-1 = Rp. 3.378.925 (-) Rp. 3.821.075 Proceed tahun ke-2 = Rp. 4.931.190 PP = 3.821.075 X 12 bulan 4.931.190 PP = 9,29 bulan = 9 bulan (0,29 x 30) = 9 bulan 9 hari Dari hasil perhitungan periode pengembalian investasi tersebut dapat dicapai setelah 1 tahun 9 bulan 9 hari. Dengan waktu tersebut perusahaan akan memperoleh keuntungan dari penggunaan sistem tersebut. 2. Metode Pengembalian Investasi (Return On Investment) Return On Investment (ROI) adalah besarnya keuntungan yang bisa diperoleh selama periode waktu yang telah ditentukan. Adapun perhitungan (ROI) sistem adalah sebagai berikut: Biaya pengadaan sistem pada tahun ke 0 = Rp. 7.200.000 Biaya pengadaan sistem pada tahun ke 1 = Rp. 1.100.000 Biaya pengadaan sistem pada tahun ke 2 = Rp. 1.300.000 Total Biaya = Rp 9.600.000 Untuk total keuntungan yang didapat adalah : Total manfaat pada tahun ke 1 = Rp. 4.478.925 Total manfaat pada tahun ke 2 = Rp. 6.231.190 (+)
Total manfaat = Rp. 10.710.115 Rumusan ROI yaitu : ROI = Total Biaya Total Biaya x 100 % Total biaya ROI = 10.710.115-9.600.000 x 100 % 9.600.000 = 0,11 % ROI > 0 artinya, sistem ini akan memberikan keuntungan pada tahun ke 1 sebesar 0,11 % dari biaya pengadaan sehingga sistem ini layak digunakan pada Milala Laundry. 3. Metode Nilai Sekarang Bersih (Analisis Net Present Value) Ada beberapa terminologi dalam Net Present Value (NPV) yaitu: a. Present Value Nilai sekarang dari penerimaan (uang) yang akan didapat pada tahun mendatang. b. Net Present Value Net present value yaitu selisih antara penerimaan dan pengeluaran per tahun Perhitungan nilai berdasarkan tingkat suku bunga diskonto Bank indonesia yaitu (6,50%) per 15 Agustus 2013. Perhitungan analisis NPV adalah sebagai berikut : NPV = -7.200.800 + 3.378.925 + 4.931.190 (1+ 6,50%) 1 (1+6,50%) 2 NPV = -7.200.000 + 3.378.925 + 4.931.190 1,065 1,134 NPV = -7.200.000 + 3.172.699 + 4.348.492 = -7.200.000 + 7.521.191 = Rp. 321.191
Dari hasil perhitungan tersebut sudah terlihat bahwa keuntungan yang diterima oleh Milala Laundry pada tahun ke 1 adalah : Rp. 321.191 atau NPV lebih besar dari 0 Tabel 3.3 Hasil Analisis Kelayakan No Metode Biaya Nilai Syarat Keputusan Dan Manfaat 1 Payback Period 1 thn 9 bln 9 hr Mak 2 thn Layak 2 Return Of 0,11 % Lebih besar Layak investment dari 0 3 Net Present Value 321.191 Lebih besar Layak dari 0 3.2.5 Flowchart Sistem Flowchart sistem merupakan diagram alir yang menggunakan suatu sistem peralatan komputer yang digunakan dalam proses pengolahan data serta hubungan antar peralatan tersebut, menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem.
Flowchart sistem yang diusulkan Login Pelanggan Laundry Masuk Laundry Keluar Input data Login Input data pelanggan Input data laundry Masuk Input data laundry Keluar Data login Data pelanggan Data laundry Masuk Data laundry Keluar Detail laundry Login Pelanggan Laundry Masuk Laundry Keluar Pembuatan laporan pelanggan Pembuatan laporan laundry Masuk Pembuatan laporan laundry keluar Laporan pelanggan Laporan laundry Masuk Laporan laundry Keluar Gambar 3.1 gambar flowchart sistem yang diusulkan 3.2.6 Diaram konteks Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan luang lingkup suatu sistem. Diagram Konteks
Data pelanggan Laporan data pelanggan Karyawan Data laundry masuk Data laundry keluar Sistem informasi pengolahan data pada Milala Laundry Laporan laundry masuk Laporan laundry keluar Karyawan gambar 3.2 gambar diagram konteks 3.2.7 Data Flow Diagram (DFD) Diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Pada aplikasi sistem informasi manajemen dapat digambarkan sebagai berikut: gambar 3.3 gambar data flow diagram 4.1.2.1.5 Pengetesan Program 4.1.2.1.5.1 White Box Testing 1. Kesalahan bahasa atau kesalahan penulisan (sintax error), yaitu kesalahan dalam penulisan source code program yang tidak sesuai.
Gambar 4.10 Kesalahan bahasa 2. Kesalahan Waktu Proses, yaitu kesalahan yang terjadi sewaktu executable program dijanlankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya, karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi. Gambar 4.11 Kesalahan waktu proses 3. Kesalahan logika yaitu kesalahan dari logika program. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahan dan tetap akan didapatkan hasil dari kesalahan program. Berikut contoh tampilan kesalahan logika.
Gambar 4.12 Kesalahan logika 4.1.2.1.5.2 Black Box Testing Black Box Testing yaitu pengujian yang digunakan apakah input dan output pada sistem sudah sesuai atau belum. Pengujian berhasil menampilkan output sesuai dengan yang diinputkan pada sistem. Berikut contoh hasil uji coba black box testing pada form login saat terjadi kesalahan dalam menginputkan username dan password. Gambar 4.13 Kesalahan pengujian Black box testing Tabel 4.2 tabel program dan hasilnya No Nama Modul Jenis Unit Yang Dites Hasil Tes 1 Modul Login Proses login admin
Proses Cancel 2 Modul Menu Utama Menu Login Modul Data Pelanggan Modul Laundry Masuk Modul Detail Laundry Modul Laundry keluar Modul Laporan 3 Modul Data Pelanggan Proses Tambah Proses Simpan Proses Edit Proses Hapus Proses Keluar 4 Modul Laundry Masuk Proses Tambah Proses Simpan Proses Edit Proses Hapus Proses Keluar Proses Hitung Proses Detail Laundry 5 Modul Detail Laundry Proses Simpan Proses Edit Proses Hapus Proses Keluar 6 Modul Laundry Keluar Proses hitung Proses Simpan Proses Keluar 7 Modul Laporan Laporan Data Pelanggan Laporan Laundry
Laporan Transaksi 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat ditarik dari skripsi ini adalah: 1. Merancang sistem informasi pengolahan data pada Milala Laundry diharapkan mampu mengolah data transaksi untuk menghasilkan laporan yang cepat dan akurat dengan melewati proses analisis perancangan menggunakan metode SWOT dengan analisis kebutuhan fungsional dan nonfungsional kemudian menggunakan analisis biaya dan manfaat dengan kelayakan ekonomi, NPV (Net Present Value),PP (Payback Periode), dan ROI (Return On Investment) dan dilakukan uji coba menggunakan White box testing dan Black box Testing sehingga didapatkan laporan yang cepat dan sesuai dengan kebutuhan. 2. Sistem informasi pengolahan data transaksi pada Milala Laundry ini dapat mempercepat kinerja karyawan karena dapat melakukan: a. Pengolahan data pelanggan yang meliputi tambah, simpan, edit dan hapus. b. Pengolahan data laundryan yang meliputi tambah, simpan, edit, hapus dan detail laundry c. Pengolahan data transaksi yang meliputi hitung dan simpan. 3. Sistem informasi pengolahan data transaksi pada Milala Laundry ini dapat menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan. Laporan yang dihasilkan yaitu: a. Laporan data pelanggan b. Laporan data laundry c. Laporan data transaksi per tangal
DAFTAR PUSTAKA Al Fata, Hanif.2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:Penerbit Andi Offset Al- Bahra bin Ladjamudin.2005.Analisis dan Desain Sistem Informasi.Jakarta:Penerbit Graha Ilmu Arief, M. Rudyanto 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Penerbit Andi Biduarto Widodod, Khair Panca 2001.Aplikasi Database dengan SQL server 2000 dan Visual Basic 6.0.Jakarta:Elex Media Komputindo Kristato Harianto. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta:ANDI Kusrini 2006. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset Sunyoto, Andi 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta; Penerbit: Andi Offset Anonim. 2012. Karakteristik sistem. http://dimas347.wordpress.com/2010/12/08/kara kteristik-sistem/ (diaksestanggal 15 Juni 2013) Anonim. 2012. Pengertian sistem informasi menurut para ahli. http://www.sarjanaku. com/2012/11/pengertian-informasi-menurut-paraahli.html(diakses tanggal 15 Juni 2013) Anonim. 2013. Pengertian sistem informasi. http://artikelteknologiinformasi.blogspot.com/2013/03/pengertian-sistem-informasi.html (diakses tanggal 16 Juni 2013) Anonim. 2010. Gaji profesi Indonesia. http://simpsmix.blogspot.com/2010/04/gajiprofesi-di-indonesia.html (diakses tanggal September 2013)