BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Definisi Sistem Informasi Sistem informasi merupakan sekumpulan orang, prosedur, dan sumber daya dalam mengumpulkan, melakukan proses, dan menghasilkan informasi dalam suatu organisasi atau suatu sistem yang menerima data sebagai masukan dan memproses data-data tersebut menjadi sebuah informasi atau menjadi masukan bagi sistem lain (O Brien (1999)). INPUT PROCESS OUTPUT FEEDBACK Gambar 2.1 Activity Information System Ada juga pendapat lain mengenai pengertian sistem informasi yaitu merupakan sekumpulan dari sub sistem yang terdefinisi berdasarkan fungsional atau organisasi, yang membantu pengambilan keputusan dan mengontrol organisasi dengan menggunakan teknologi informasi untuk menangkap, menyebarkan, menyimpan, menerima, memanipulasi atau mempertunjukkan informasi yang dipakai dalam satu atau lebih bisnis proses (Davenport (1998)). 6
7 2.2 Functional Information System Didalam suatu organisasi atau perusahaan, sistem informasi merupakan suatu komponen yang sangat penting dalam menentuakan kelangsungan perkembangan suatu organisasi atau perusahaan. Apabila suatu sistem informasi itu dikelola dengan baik maka dapat memberikan dampak yang signifikan terhadap kemajuan suatu organisasi atau perusahaan. Namun sebaliknya jika sistem informasi tersebut tidak dikelola dengan baik, dapat mengakibatkan kerugian pada suatu organisasi atau perusahaan. Adapun gambaran mengenai posisi functional dari sistem informasi pada suatu organisasi atau perusahaan dapat dilihat pada gambar 2.2 dibawah ini.
8 Strategic Data Analysis and statistical forecasting. Datamining ops that support management Decision Support Dynamic and what-if features. Integrated Back office administrative tasks and ops. Office Clerical documents, schedules, mail, manuals, etc. Operation Level of the company is normally highly structured and predefined. Transactional Business transactions, events and processes. Support of the business and customers. Gambar 2.2 Functional Information System 2.3 Pengimplementasian Sistem Informasi Pada saat pengimplementasian sistem informasi tentunya banyak sekali terdapat kendala-kendala didalamnya. Faktor-faktor yang menyebabkan kesuksesan suatu proyek implementasi sistem informasi tersebut sangat bervariasi tergantung dari sudut pandang stakeholders, karakteristik proyek yang berbeda-beda dan beberapa sudut pandang lain yang mempengaruhi didalam pengimplementasian sistem informasi tersebut.
9 Kesuksesan dalam mengimplementasikan sistem informasi tergantung pada beberapa hal tergantung siapa yang mendefinisikannya. Dari sudut pandang manajer proyek implementasi sistem informasi tersebut mendefinisikan implementasi tersebut sukses apabila proyek tersebut telah diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan budget biaya yang dianggarkan. Tetapi dari sudut pandang organisasi atau perusahaan mendefinisikan kesuksesan implementasi sistem informasi tersebut sebagai kegunaan sistem informasi tersebut untuk bisa mencapai hasil yang paling optimal bagi kegiatan bisnis perusahaan atau organisasi tersebut. Dalam pengimplementasian suatu sistem informasi, tentunya terdapat resiko-resiko yang harus dihadapi. Adapun resiko-resiko tersebut dapat dilihat melalui gambar 2.3 (sumber : Carr(1993)) dibawah ini : Software based System Risk Technical Risk Management Risk Project Risk Process Risk Product Risk Gambar 2.3 Hirarki Resiko Proyek Pengimplementasian Sistem Informasi
10 Berdasarkan gambar tersebut, jelas terlihat resiko-resiko yang dihadapi dalam pengimplementasian suatu sistem informasi pada suatu organisasi atau perusahaan. 2.4 Perkembangan Evolusi Sistem Terintegrasi dan Enterprise Resource Planning (ERP) Software ERP diperkenalkan pertama kali pada tahun 1990, merupakan suatu paket software aplikasi yang mengintegrasikan semua informasi dan proses bisnis yang ada pada suatu perusahaan. Pada awalnya, software ERP ini digunakan pada industri manufaktur untuk membuat planning production system yang lebih dikenal dengan nama MRP (Manufacturing Resource Planning). MRP ini kemudian berkembang lagi menjadi MRP II yang memiliki modul yang lebih lengkap dari MRP sebelumnya dengan penambahan management finance & tenaga kerja (labor). Yang kemudian berkembang lagi menjadi ERP dan berlanjut sampai sekarang menjadi SCM (Supply Chain Management) & CRM (Customer Relationship Management). Dan akhirnya pada tahun 2005, muncul perpaduan antara ERP & SCM yang memiliki modul yang lebih lengkap dari sistem terintegrasi sebelumnya. Adapun untuk lebih jelasnya mengenai proses evolusi perkembangan software terintegrasi, dapat dilihat pada gambar 2.3 dibawah ini.
11 Inventory 1960 Purchasing Production Scheduling MRP Production Management 1970 MRP Finance, Labor MRP II Major Manufacturing Resources 1980 MRP II All Internal Resources ERP Coordinated Manufacturing and Service Transaction 1990 ERP Internal customers and Suppliers Internal SCM Internal ERP/SCM 2000 Internal ERP/SCM External Suppliers and Customers Extended SCM/CRM Extended ERP/SCM 2005 ERP/SCM Business Intelligence EC, CRM, KM Enterprise Integrated System Enterprise System Gambar 2.4 Evolusi Integrated System 2.5 Alasan Dalam Pengimplementasian Sistem Informasi menggunakan ERP Alasan pengimplementasian sistem informasi menggunakan ERP dapat dilihat berdasarkan 2 sudut pandang, yaitu : a. Berdasarkan common business perusahaan - Poor performance - High cost - Not responsive to customers - Complex processes
12 - Unable to support strategies - Globalization - Inconsistent business processes b. Berdasarkan teknologi yang ada software ERP - Y2K - Disparate systems - Poor quality of information - System not integrated - Difficulty integrating acquisitions - Obsolete systems - Unable to support growth 2.6 Critical Success Factors untuk Implementasi Sistem Informasi Critical success factor dalam pengimplementasian suatu sistem informasi dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor-faktor dibawah ini, yaitu : a. Definisi tujuan (goals) pengimplementasian sistem informasi tersebut, disini dibagi menjadi 2 yaitu : - Definisi berdasarkan tujuan (goals) pengimplementasian sistem informasi. - Definisi berdasarkan scope (ruang lingkup) dan requierement yang diperlukan dalam pengimplementasian sistem informasi tersebut.
13 b. Top Management Support, dukungan top management ini merupakan faktor terpenting dalam pengimplementasian suatu sistem informasi, karena akan mempengaruhi faktor-faktor lain sukses atau tidaknya pengimplementasian sistem informasi tersebut. c. User involvement, dalam hal ini adanya masukkan dari user selama pengimplementasian sistem informasi tersebut (client consultation). d. Project Manager, dalam hal ini adanya control dan monitoring yang baik dari project manager dalam pengimplementasian sistem informasi tersebut. e. Project Team, dalam hal ini adanya kerjasama yang baik antara anggota team yang terlibat dalam pengimplementasian sistem informasi tersebut. f. Man Power, dalam hal ini adanya ketersediaan manpower yang cukup mengerti dalam menggunakan software yang digunakan dalam pengimplementasian sistem informasi tersebut. g. Akurasi Estimasi yang baik dalam pengimplementasian sistem informasi tersebut. h. Control consultans, adanya kontrol dari pihak konsultan yang terlibat dalam pengimplementasian sistem informasi itu baik dalam memberikan technical support dan dalam memberikan solusi dalam pemecahan masalah-masalah yang dihadapi dalam pengimplementasian sistem informasi tersebut. i. Testing, adanya testing terhadap software aplikasi yang akan digunakan sebelum melakukan pengimplementasian sistem informasi tersebut.
14 j. Trainning, adanya pemberian trainning terhadap user aplikasi tentang bagaimana cara pengunaan software aplikasi yang digunakan dan hal-hal lain yang terkait dengan pengimplementasian sistem informasi tersebut. k. Problem recognition, adanya pendokumentasian terhadap permasalahan yang dihadapi dan cara pemecahan permasalahan yang dihadapi selama pengimplementasian sistem informasi, sehingga apabila permasalahan yang pernah terjadi dapat segera diselesaikan. Untuk mengukur keberhasilan dalam pengimplementasian sistem informasi pada suatu perusahaan, DeLone dan McLean (1992) memberikan konsep bahwa tidak ada satu ukuran dalam memandang sebuah kesuksesan sistem informasi sehingga dibuat enam faktor yang berbeda dalam I/S Success Model. Seperti yang terlihat pada gambar 2.6 dibawah ini. System Quality Use Information Quality User Satisfaction Individual Impact Organizational Impact Gambar 2.5 IS Success Model menurut DeLone dan McLean (1992)
15 ERP Implementation Process Strategic Legacy System Business Vision ERP Strategy Top Management Support Project Schedule and Plans Tactical Client Consultation Personnel BPC and Software Configuration Monitoring and Feedback Communication Gambar 2.6 IS CSF Model dari Holland and Light (1999)