Modul ke: Penulisan Media PR Ekternal Press Release Fakultas FIKOM Program Studi Public Relations www.mercubuana.ac.id Enjang Pera Irawan, S.Sos, M.I.Kom
Press Release Definisi Naskah sederhana yang bertujuan menyebarkan informasi kepada publik melalui media massa. Fakta Disusun oleh praktisi PR, namun ketika berada di tangan editor media massa, maka PR tidak memiliki kontrol atas keputusan dimuat tidaknya release yang telah dikirim. Bukan tidak mungkin naskah yang ditulis berbeda dengan yang dikeluarkan oleh media massa.
Jenis press release 1. Basic Publicity Release.Topik press release jenis ini adalah segala informasi yang dinilai mengandung nilai berita (news value) bagi media massa. Dapat dilakukan melalui kegiatann CSR atau event kemasyarakatan. Praktisi PR harus pandai dalam membuat berita, dengan cara membuat event-event yang menarik.
Jenis press release 2. Product Release. Press release ini berisi informasi tentang produk perusahaan, seperti peluncuran produk baru, perubahan nama produk, dan lainnya. 3. Financial Release. Release jenis ini berisi informasi keuangan perusahaan. Tidak semua perusahaan menganggap penting informasi jenis ini. Informasi keuangan biasanya dianggap tabu untuk menjadi konsumsi umum. Sekarang, bukan hanya pemegang saham yang berhak atas informasi ini, tetapi publik pun juga berhak mengetahui informasi keuangan
Teknik Penulisan Press Release 1. Menentukan satu tema (key-issue atau news-values). Tentukan isu dan fokus pada satu key issue (one release one key issue) 2. Buat sesuai pola piramida terbalik. Informasi paling penting yang merupakan rangkuman atas keseluruhan cerita disampaikan di bagian awal release. 3. Release harus informative. Menjelaskan peristiwa secara jelas dan detail, bersifat informatif, mencakup 5W+1H 4. Hindari pesan-pesan menjual. Hindari membesar-besarkan fakta, katakata klise, jargon-jargon kosong, bohong, promosi berlebihan, dan kesan iklan. 5. Paragraf singkat. Isi release singkat, jelas, dan informatif. Informasi tambahan ditulis pada backgrounders/fact sheet. 6. Format: Jangan ditulis tangan. Release dalam bentuk tulisan tangan menunjukkan ketidakseriusan.
Teknik Penulisan Press Release 7. Identifikasi. Identitas pengirim secara jelas, berupa nama, jabatan, nomor telepon (kantor dan pribadi), dan alamat kantor. 8. Tanggal release. Tanggal dibuatnya release dan kapan release tersebut ingin dimuat dengan menuliskan for immediate release atau thereafter di paragraf pertama. 9. Waktu pengiriman. Kirim release antara H-3 atau H-1 kegiatan, memberikan peluang untuk dimuat lebih dari satu media. 10. Pilih media pengiriman yang tepat. Dapat dikirimkan melalui pos, kurir, mesin fax, atau e-mail. 11. Pilih aksesori yang menarik. Memilih bentuk huruf, gaya penulisan, jenis kertas, dan cover yang bisa membedakan dengan release lainnya sebagai impression management. 12. Undang media. Dicantumkan di akhir release
Teknik Penulisan Press Release 13. Tulis eksklusif. Tertuju pada satu media, tuliskan Eksklusif hanya diinformasikan ke (nama media) 14. Beri tanda di akhir release. Tanda akhir seperti finish atau # # # untuk memberitahukan release telah selesai. 15. Jangan salah ketik. Kesalahan ketik dapat dianggap tidak serius, cermin kepribadian dalam bekerja, mengakibatkan terganggunya pandangan redaksi akibat terlalu banyak koreksi
Potensi masalah dalam Press Release Press release termasuk yang paling sering digunakan oleh PR untuk menginformasikan beragam perkembangan yang dialami perusahaan kepada publik Solusi Praktisi PR bisa membuat release yang layak dimuat di media massa jika teknik penulisannya dipahami. Membina hubungan yang baik dengan pihak media massa ( media relations ) Melakukan kunjungan ke instansi media massa
Format Press Release Gaya konvensional Format penulisan berita 5 W + 1 H dan diringkas dalam paragraf pertama ( lead ) Piramida terbalik GayaFeature Teknik penulisan artikel majalah Ditulis dengan cara lebih menghibur Diawali dengan pendahuluan sebelum masuk ke topik utama
Pertanyaan pokok jurnalistik : 5 W + 1 H Apa yang terjadi (what )? : sebab akibat, penting dan menarik Siapa yang terlibat dalam kejadian ( who )? : atribut orang yang lengkap, ketenaran Di mana kejadian itu ( where )? : tempat harus diidentifikasi jelas, kedekatan Kapan kejadian itu terjadi ( when )? : aktualitas dan kebaruan Mengapa kejadian itu terjadi ( why )? : meningkatkan nilai penting dan menarik Bagaimana kejadiannya ( How )? : menjelaskan proses kejadian, manusiawi
Fenomena Pers Release Disukainya press release yang sudah dalam bentuk ready to publish oleh media massa Editor sangat mempertimbangkan kelayakan berita (news worthiness) dalam penilaian sebuah release Begitu banyaknya release yang masuk ke media massa dan cepatnya perubahan yang terjadi di tengah masyarakat Editor menilai berdasarkan kepentingan publik mereka, kesesuaian waktu dan disesuaikan dengan bentuk medianya. Press release harus dipersiapakna dengan baik, disesuaikan dengan karakteristik media massa Penting untuk memunculkan fakta pada paragraf pembuka agar dapat dilakukan identifikasi kelayakan muat atas release yang bersangkutan
Tiga kategori keputusan yang diambil oleh pihak editor media massa 1. Obvious news : naskah press release layak muat karena sudah memenuhi prinsip penulisan berita dan feature di media massa 2. Maybe, materi press release yang dikirim layak untuk dikembangkan lebih jauh jika jurnalis memiliki waktu yang cukup. 3. Discard, press release yang tidak memiliki kepentingan yang relevan dengan publik dari media massa, memiliki nilai berita yang rendah.
Terima Kasih Enjang Pera Irawan, S.Sos, M.I.Kom