EVENT MANAGEMENT MEMBUAT PROPOSAL dan PENYELENGGARAAN EVENT di KAMPUS Modul ke: SUHENDRA, S.E., M.Ikom Fakultas Fakultas Ilmu Komunikasi Program Studi Periklanan dan Komunikasi Pemasaran www.mercubuana.ac.id
Sebagai tugas akhir mata kuliah Event Management, para mahasiswa diwajibkan menyelenggarkan event di kampus. Tujuannya adalah untuk mempraktekan antara ilmu yang di dapatkan selama perkuliahan dengan pengalaman di lapangan. Sebelum membuat proposal, yang pertama harus dilakukan adalah memilih ide dan konsep kreatif event.
Keberhasilan penyelenggaraan event kampus tidak lepas dari ide kreatif. Ide kreatif dirancang dengan konsep yang menarik, out of the box dan tidak monoton, agar memberikan kesan mendalam pada sebuah penyelenggaraan acara atau event kampus. Ketika menentukan Ide kreatif di awal kemunculannya pasti akan liar. Setiap mahasiswa akan memberikan ide-ide kreatif yang wah. Itu bagus, ide kreatif memang seharusnya unlimited.
Namun untuk penyelenggaraan event kampus sebagai tugas akhir mata kuliah management event, perlu dipertimbangan adalah timing, waktu perkuliahan yang hanya 3-4 bulan efektif. Umumnya pembahasan tugas akhir mulai serius digarap setelah UTS, sehingga waktu yang tersisa untuk penyelenggaraan adalah 1,5 bulan (6 kali pertemuan).
Pertimbangan waktu menjadi skala prioritas apakah akan menyelenggarakan event berskala besar, sedang, atau kecil? Setelah menentukan skala event, dan mencari ide kreatif, maka langkah selanjutnya adalah seleksi ide. Ide mana yang paling rasional dan realistis yang bisa diselenggarakan?
Setelah melakukan seleksi berbagai ide yang ditawarkan oleh para mahasiswa, kemudian disepakati event yang akan diselenggarakan. Jika event yang akan diselenggarakan berskala besar atau menengah, sebaiknya dilakukan 1 tim saja yang terdiri dari beberapa departemen/ divisi. Sedangkan jika event yang akan diselenggarakan berskala kecil, maka bisa diselenggarakan beberapa event yang akan dikerjakan oleh beberapa kelompok, jadi masing-masing kelompok menyelenggarakan satu event.
Sumber dana penyelenggaran event kampus bisa dari swadaya mahasiswa, atau dari sponsor (sponsorship). Format paket proposal sponsorship untuk event kampus pada prinsipnya sama dengan proposal sponsorship yang diselenggarakan oleh perusahaan Event Organizer (Baca : Modul # 8 Event Management). Perbedaannya pada Nama penyelenggara Event. Jika untuk tugas akhir mata kuliah event management, maka penyelenggaranya adalah Mahasiswa Event Management Universitas Mercu Buana.
Artikel menarik yang ditulis Ahmad Arib tentang Proposal seperti apa yang biasanya diterima oleh perusahaan? adalah bahwa Tangan di bawah VS jabat Tangan, yaitu ketika mengirimkan proposal, isinya jangan tangan di bawah, tapi haruslah jabat tangan. Maksudnya jabat tangan adalah isi proposal harus lebih banyak menjelaskan tentang benefit untuk perusahaan (sekitar 80%). Sedangkan mengenai event tersebut cukup 20 %. Atau minimal 50% - 50 %, biar adil. Kebanyakan para mahasiswa membuat proposal tangan di bawah alias meminta budget, yaitu dengan 80% menjelaskan tentang event, dan 20 % tentang benefit yang didapat perusahaan.
Apa sebenarnya yang ingin diketahui perusahaan sehingga menyakinkan perusahaan untuk menjadi sponsor pada event yang ditawarkan? Concern perusahaan kepada berapa besar exposure-nya, cocok atau tidak tema dan kegiatannya, seberapa besar kampusnya, masuk daftar 100 kampus top atau tidak, ada di peringkat berapa?, di provinsi itu sendiri apakah termasuk yang favorit, bagaimana exposure brand di provinsi yang bersangkutan, apakah sudah ada kegiatan brand di provinsi tersebut?, kalender kegiatannya cocok atau tidak dengan planning brand, dan beberapa indikator lainnya.
Proposal merupakan pintu masuk untuk mendapatkan sponsor. Perlu dipersiapkan proposal dengan baik, penuh d ide kreatif dan memaksimalkan konvergensi multimedia dengan desain proposal yang menarik. Apa saja isi proposal event kampus?, a) NAMA EVENT Menyebutkan nama event yang akan diselenggarakan. b) LATAR BELAKANG Menjelaskan latar belakang menyelenggarakan event kampus. c) TUJUAN Menjelaskan tujuan penyelenggaraan.
d) OGANISASI KEPANITIAAN Membuat struktur organisasi kepanitiaan (Event Organization), dengan pelindung Dekan atau Kaprodi. Sumber : OHU ITB 2015 e) SASARAN PESERTA. Target pasar yang menjadi sasaran sebagai peserta event.
f) KONSEP KEGIATAN. Menjelaskan konsep event, desain, dan layout. g) TEMPAT dan TANGGAL PENYELENGGARAAN EVENT. Tempat penyelenggaraan bisa di area kampus maupun di luar kampus. h) JADWAL ACARA. Jadwal acara atau susunan acara secara rinci, dilengkapi dengan jam (waktu).
i) RANCANGAN ANGGARAN BIAYA (RAB). Estimasi biaya yang dibutuhkan. j) RENCANA PEMASUKAN (INCOME) Menjelaskan sumber-sumber pemasukan dana, termasuk dari sponsor. k) SPONSORSHIP Menjelaskan benefit yang didapatkan sponsor, mengapa harus bekerjasama pada event tersebut? Apa yang menjadi daya tarik (selling point) event tersebut, sehingga meyakinkan calon sponsor untuk ikut berpartisipasi.
l) PARTNERSHIP Selain menyediakan paket sponsor apakah tersedia juga paket partnership? Paket partnership bisa berupa barang dan jasa. Misalnya konsumsi, telekomunikasi (pulsa), transportasi, akomodasi, dll. m) PROSEDUR SPONSORSHIP Menjelaskan bagaimana prosedur untuk menjadi sponsor. Dijelaskan juga jika terjadi one prestasi atau pembatalan dari salah satu pihak (sponsor atau penyelengara). n) PENYALURAN DANA Menjelaskan bagaiamancara menyalurkan dananya? Menyebutkan nomer rekeningnya. o) PENUTUP
2. Menyelenggarakan Event Kampus Keberhasilan penyelenggaraan event kampus tidak lepas dari keberhasilan dalam merencanakan event kampus. Merencakana event kampus merupakan keharusan dalam penyelenggaraan event kampus. Proses perencanaan merupakan kunci untuk terselenggaranya sebuah event. Dalam mempersiapkan rencana, harus sudah dipastikan jenis kegiatan yang akan diselenggarakan. Misalnya pameran, workshop, konser, dll.
2. Menyelenggarakan Event Kampus Proses perencanaan event dimulai dengan menentukan tujuan yang dapat diterima dengan jelas oleh setiap anggota tim yang akan terlibat dalam pelaksanaan event. Setelah proses perencanaan selesai, tahap selanjutnya adalah membuat event timeline. Event timeline memuat secara ringkas rencana kerja, kapan setiap pekerjaan akan dimulai dan selesai dilakukan tahap demi tahap secara berurutan mulai dari awal persiapan, koordinasi, perencanaan, hingga berakhirnya sebuah event
2. Menyelenggarakan Event Kampus Event timeline sangat diperlukan untuk keberhasilan pelaksanaan event kampus. Melalui event timeline kita bisa mengontrol dan melakukan action tahapan demi tahapan. Jika terjadi tahapan yang terhambat, maka dapat segera dilakukan solusinya. Waktu yang sangat terbatas, menjadikan event timeline adalah kitab yang harus menjadi panduan bagi semua divisi. Semua harus berpatokan pada event timeline.
2. Menyelenggarakan Event Kampus Selain event timeline, perlu juga membuat action plan. Action Plan sebuah event adalah urutan langkah-langkah yang harus diambil, atau kegiatan yang harus dilakukan dengan baik, untuk mencapai keberhasil pelaksanaan event. Action Plan memiliki tiga unsur utama, yaitu ; a) Aktivitas : apa yang akan dilakukan dan oleh siapa. b) Waktu : kapan akan dilakukan. c) Bagaimana progress-nya.
3. Tahap Pelaksanaan Event Kampus Jika semua tahapan berjalan sesuai event timeline, tiba saatnya pada tahap pelaksanaan event kampus. Pada tahap ini, biasa disebut tahap produksi event. Keberhasilan penyelenggaraan event kampus bukan hanya pada kuantitas jumlah peserta dan kelancaran acara, tapi bagaimana kesan para peserta? Kesan yang mendalam dan memuaskan adalah indicator keberhasilan event yang diselenggarakan. Untuk mengetahui kepuasan para peserta, panitia di akhir acara menyebarkan kuisioner. Melalui kuisioner inilah bisa diukur tingkat kepuasan para peserta.
Daftar Pustaka Noor, Any. 2013. Manajemen Event. Alfabeta. Bandung. Karsonno, Ala, Dwi. 2016. Bisnis Pameran. Bee Media. Jakarta. Natoradjo, Sulyus. 2011. Event Organizing, Dasar-Dasar Event Management, Kompas Gramedia,Jakarta. Thesis : http://library.binus.ac.id/ecolls/ethesisdoc/bab2html/20122010 28MCBab2002/page1.html
Terima Kasih SUHENDRA, S.E., M.Ikom