MAKSIMALISASI MICROSOFT OFFICE MELALUI METODE OFFICE INTEGRATION PADA PENGOLAHAN DATA (METODE SAMPLING SISTEM PEMBELAJARAN DI LP3I BUSINESS COLLEGE MALANG) I in Lies Yunaefi, S.Kom Abstraksi Pemikiran awal kajian ini dibuat karena berbagai kebutuhan yang muncul pada sebagian golongan masyarakat khususnya dalam hal penyimpanan dokumen yang saling berkaitan tapi dengan aplikasi program yang berbeda. Dalam penyimpanan dan pengolahan dokumen kebanyakan digunakan dengan cara manual, dalam artian penyimpanan ataupun pengolahan dokumen dilakukan tidak secara otomatis. Sehingga setiap kali ada perubahan data dalam dokumen maka dokumen yang lain yang saling berhubungan diubah secara manual. Hal ini dapat menyebabkan data tidak valid karena mungkin kesalahan penulisan atau pengubahan data. Dalam penelitian ini akan digunakan metode Link, yang akan memproses secara otomatis semua dokumen yang saling berhubungan dengan aplikasi yang berbeda sehingga kesalahan data dapat dikurangi seminimal mungkin. Dan akan diberikan contoh kasus bagaimana menggunakn metode Link Kata-kata kunci : Program aplikasi terapan, Microsoft Office, Metode Link 1. Pendahuluan Telah banyak sekali program aplikasi yang kita kenal sampai saat ini. Mulai dari aplikasi pemrograman, desain maupun terapan. Penggunaan dari masing-masing aplikasi tersebut tentu saja berbeda-beda tergantung dari kebutuhan pengguna. Misalnya saja aplikasi pemrograman, banyak digunakan oleh seorang programmer baik tingkat pemula, menengah, maupun mahir. Demikian juga dengan aplikasi desain yang banyak digunakan oleh seorang desainer pemula, menengah ataupun mahir. Tidak sama dengan aplikasi pemrograman dan desain yang digunakan oleh pengguna khusus, aplikasi terapan dapat digunakan oleh semua pengguna. Contoh dari aplikasi terapan yang sudah sering digunakan sampai saat ini adalah Microsoft Office apalagi dalam dunia perkantoran. Dan yang paling banyak dipakai oleh pengguna di dunia perkantoran yaitu aplikasi pengolah kata dengan lembar kerja berupa dokumen yang biasa disebut dengan Microsoft Word, maupun aplikasi spreadsheet atau lembar kerja untuk mengolah data dengan tipe numerik (angka) yang berbentuk tabel untuk memudahkan pengguna menginputkan data numerik yang biasa juga disebut dengan Microsoft Excel. Dalam pembuatan suatu dokumen tentu tidak akan bisa lepas dari yang biasa kita sebut sebagai data yang bisa memperkuat dokumen kita. Dimana data biasanya dibuat dengan aplikasi Microsoft Excel atau dengan aplikasi database (pengolah data) yang mampu menyimpan data tabel yang lebih besar daripada Microsoft Excel, atau yang akrab disebut sebagai Microsoft Access. Belum lagi jika data yang telah selesai dikerjakan akan ditampilkan dalam bentuk presentasi, atau hendak dikirim melalui media internet (e-mail). Disinilah akan dibutuhkan suatu interaksi antar manusia dan komputer dengan lebih mendalam, sehingga manusia akan lebih mudah dalam menyelesaikan masalah dalam pembuatan dokumen khususnya dalam pengolahan data. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer ASIA Malang 38
2. Tujuan Penelitian Pengembangan program aplikasi terapan Microsoft Office yang mampu menyelesaikan permasalahan dalam mengintegrasikan beberapa dokumen dalam aplikasi program Microsoft Office yang berbeda. 3. Rumusan Masalah Dari permasalahan di atas maka dapatlah dirumuskan suatu permasalahan sehingga timbul pertanyaan berikut : Bagaimana mengintegrasikan program aplikasi yang berbeda dalam Microsoft Office sehingga data atau dokumen dapat saling berkaitan sama lainnya? 4. Metodologi Penelitian Metodologi yang dipakai dalam penelitian ini adalah: 1. Melakukan peninjauan langsung terhadap obyek penelitian, mengadakan pengamatan secara langsung pada obyek yang diteliti. 2. Penelitian literatur serta pengumpulan data mengenai karakteristik media pendukung. 5. Tinjauan Pustaka a. Microsoft Office Microsoft Office merupakan kesatuan yang utuh dari program bisnis terkenal yang dapat digunakan bersama sebagai program tunggal 5. Sebagai kesatuan yang utuh masing-masing aplikasi dalam Microsoft Office memiliki kemampuan dan juga beberapa fasilitas interaksi yang akan berguna sekali dalam proses pengintegrasian antar dokumen. Dalam melakukan suatu integrasi dalam Microsoft Office, seorang pengguna harus memahami dengan detail fungsi dari masingmasing aplikasi pada Microsoft Office. Sesuai dengan Batasan Masalah yang telah peneliti uraikan pada bab sebelumnya yaitu integrasi antar aplikasi pada Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel, Microsoft Access, dan Microsoft Outlook) maka ada baiknya jika mengenal kembali fungsi dan kegunaan dari masing-masing aplikasi tersebut untuk memudahkan proses integrasi itu sendiri. Fungsi dan kegunaan tersebut adalah sebagai berikut 6 : 1. Microsoft Word Program pengolah kata dengan lembar kerja berupa dokumen. Umumnya digunakan untuk mengolah teks dengan tampilan atau format yang dapat diatur sesuai dengan fasilitas yang ada, pengetikan dalam bentuk tabel dan pembentukan surat massal (Mail Merge). Dokumen yang dibuat dengan Microsoft Word juda dapat diedit bersama-sama dan diakses ke Intranet maupun Internet 7. Fasilitas yang sering digunakan untuk dokumen yang berhubungan dengan data adalah sebagai berikut : MailMerge Merupakan salah satu fasilitas dari Microsoft Word untuk membuat suatu bentuk surat yang akan ditujukan kepada beberapa atau lebih dari 1 (satu) penerima. Selain surat mail merge juga dapat digunakan untuk membuat label, amplop, ataupun pesan surat elektronik (e-mail). Sedangkan pengertian MailMerge menurut buku KOLABORASI PROGRAM MICROSOFT OFFICE Mengolah Data Lebih Profesional adalah suatu fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Word untuk membuat surat massal atau sebuah surat yang akan ditujukan pada beberapa nama atau alamat, seperti surat penawaran, surat penugasan, surat pemberitahuan, surat edaran, dan lain-lain. 5 Microsoft Office 95 Integration STEP BY STEP 6 Buku KOLABORASI PROGRAM MICROSOFT OFFICE Mengolah Data Lebih Profesional 7 Microsoft Office 2000, Rijanto Tosin & Valentzia Ramona Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer ASIA Malang 39
Dimana data yang digunakan pada proses MailMerge disini diambil dari beberapa aplikasi Microsoft Office yang lain. Gambar 1 adalah ilustrasi penerapan mailmerge dalam sebuah dokumen : Gambar 1 Ilustrasi penggunaan data dalam dokumen dengan fasilitas MailMerge 2. Microsoft Excel Program spreadsheet atau lembar kerja untuk mengolah data dengan tipe numerik (angka). Berbentuk tabel untuk memudahkan pengguna menginputkan data numerik. Umumnya digunakan untuk membuat laporan data angka dalam bentuk tabel yang besar seperti : laporan penjualan dan pembelian barang, laporan jumlah penerimaan siswa, laporan keuangan, dan sebagainya. 3. Microsoft Access Program database atau pengolah data yang mampu menyimpan data tabel yang lebih besar daripada Microsoft Excel. Umumnya digunakan untuk membuat suatu file database yang berisi obyek tabel (input data), query (membuat suatu rumus), form (tampilan proses input data), serta report (tampilan bentuk laporan). 4. Microsoft PowerPoint Aplikasi untuk membuat suatu presentasi dengan bentuk tampilan lembar kerja berupa slide. Umumnya digunakan untuk membuat lembar presentasi dalam bentuk teks, objek maupun grafik yang dapat diatur tampilannya dengan berbagai bentuk pilihan. 5. Microsoft Outlook Aplikasi pengolah e-mail yang merupakan salah satu sarana atau media untuk berkomunikasi di komputer melalui koneksi Internet atau secara internal. Umumnya digunakan untuk membuat pesan atau e-mail, melakukan proses pengiriman pesan atau e-mail secara cepat, dan bahkan untuk mengirim file atau objek Gambar. Selain itu dengan Microsoft Outlook juga dapat dilakukan banyak kegiatan, antara lain : membuat jadwal atau appointment, merekam pekerjaan di dalam jurnal, ataupun menyimpan nama, alamat, nomor telepon, home-page sites, proyek, tugas dan informasi lainnya rekanan bisnis. Informasi yang ada pada Microsoft Outlook dapat diorganisasi ke dalam folder dimana ketika memulai Microsoft Outlook untuk pertama kali, Inbox Folder akan Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer ASIA Malang 40
terbuka dan dapat digunakan untuk membaca dan mengirim pesan surat, permohonan perjanjian, permintaan tugas dan lain lain 8. b. Pengertian Office Integration Sedangkan pengertian dari Office Integration sendiri adalah mengenai proses interaksi data antar aplikasi Microsoft Office. Dimana dengan adanya proses interaksi data disini akan memberikan kemudahan kepada para pengguna aplikasi Microsoft Office dalam menyelesaikan suatu kasus dibandingkan apabila hanya menggunakan salah satu program saja 9. Beberapa proses interaksi data yang dapat dilakukan antara lain : i. Transfer data Merupakan suatu proses pengiriman data antar aplikasi, dimana dalam proses tersebut pengguna dapat membuat suatu Link atau hubungan antar data. Dimana dengan adanya Link tersebut nantinya antara data satu dengan data lainnya akan saling menyesuaikan. ii. MailMerge Lihat kembali penjelasan tentang Microsoft Word Gambar 2 Ilustrasi penerapan transfer data antar aplikasi iii. E-mail Merupakan proses pengiriman pesan melalui aplikasi Microsoft Outlook yang datanya dapat diambil dari beberapa aplikasi Microsoft Office yang lain. Proses pengiriman pesan dapat dilakukan baik melalui internet maupun intranet (local area network). iv. Dan lain lain 6. Pembahasan Seperti yang sudah peneliti utarakan pada Rumusan Masalah, penggunaan metode Office Integration dalam sistem pembelajaran di LP3i Business College Malang disini pada dasarnya dilakukan dengan metode yang sudah sering digunakan, yaitu : 1. Cut / copy + Paste manual 8 Microsoft Office 2000, Rijanto Tosin & Valentzia Ramona 9 KOLABORASI PROGRAM MICROSOFT OFFICE Mengolah Data Lebih Profesional Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer ASIA Malang 41
Metode ini merupakan metode yang paling mudah dalam melakukan sebuah integrasi antar aplikasi, yaitu dengan meng-cut data pada source document (untuk memindah informasi) lalu paste pada destination document. 10 Atau dengan meng-copy data pada source document (untuk menggandakan informasi) lalu paste pada destination document. 2. Drag and Drop (cut / copy + paste otomatis) Clipboard Clipboard Copy Paste Cut Paste File Sumber File Tujuan File Sumber File Tujuan Gambar 3 Ilustrasi metode Copy Paste dan Cut Paste 6 Pada dasarnya metode ini juga mudah semudah kita melakukan operasi cut / copy + paste, tetapi ternyata metode ini masih belum banyak digunakan oleh pengguna kebanyakan. 11 Operasi yang harus dilakukan dengan metode ini yaitu blok terlebih dahulu data yang akan dipindah atau digandakan pada source document kemudian Drag ke destination document, tentukan terlebih dahulu posisi data yang akan diletakkan baru didrop. Pada saat Drop untuk menggandakan data harus disertai dengan menekan tombol Ctrl, sedangkan untuk memindah data cukup Drop saja. 3. Link File Sumber File Tujuan Gambar 4 Ilustrasi metode Drag and Drop 7 Merupakan proses terhubungnya data antar aplikasi, sehingga jika terdapat perubahan data pada salah satu file maka file yang terhubung tersebut akan mengalami perubahan yang sama. Langkah yang harus dilakukan untuk membuat suatu Link hampir sama seperti melakukan suatu Copy + Paste tetapi untuk mem-paste data lakukan langkah sebagai berikut : 3.a. Klik menu Edit, pilih Paste Special seperti Gambar berikut : 10 Microsoft Office 95 Integration STEP BY STEP 11 Microsoft Office 95 Integration STEP BY STEP Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer ASIA Malang 42
Gambar 5 Kotak Dialog Paste Special 3.b. 3.c. Untuk membuat suatu link pilih opsi Paste Link, kemudian pilih format / bentuk data yang akan ditampilkan pada kotak As Klik OK Gambar 6 merupakan ilustrasi setelah tercipta suatu link antar dokumen 12. File Sumber File Sumber File Tujuan File Tujuan Obyek yang berhubungan berisi informasi yang sama dengan file sumber. Ketika Anda memperbaharui obyek yang berhubungan secara file sumber otomatis diperbaharui di file tujuan. Gambar 6 Ilustrasi metode Link Dari ketiga metode tersebut di atas yang akan peneliti fokuskan pada sistem pembelajaran di LP3i Business College Malang yaitu metode Link sebab untuk kedua metode sebelumnya (Cut/Copy + Paste maupun Drag and Drop) sudah terlalu umum digunakan dan peneliti yakin kebanyakan pengguna telah memahami metode tersebut. Peneliti juga akan memberikan metode lain diluar dari ketiga metode yang telah tersebut di atas. Selain itu metode Link juga dapat dilakukan selain melalui metode Paste Special di atas. Integrasi Microsoft Word dengan Microsoft Excel Integrasi ini bisa digunakan apabila dalam pembuatan dokumen atau suatu laporan membutuhkan data dari Microsoft Excel, begitu juga sebaliknya apabila dalam pembuatan suatu data dibutuhkan dokumen yang ada pada Microsoft Word. 12 Microsoft Office 95 Integration STEP BY STEP Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer ASIA Malang 43
Dari Microsoft Word ke Microsoft Excel Beberapa metode Link yang dapat dilakukan pada tipe ini yaitu : Penyisipan object Apabila kita ingin menyisipkan lembar kerja dokumen Microsoft Word (baik dari file sudah kita buat sebelumnya ataupun belum) ke dalam Microsoft Excel metode yang dilakukan yaitu sebagai berikut : 1. Aktifkan terlebih dahulu aplikasi Microsoft Excel 2. Klik menu Insert, kemudian pilih Object sampai tampil dialog seperti Gambar 7 Gambar 7 Kotak Dialog Insert Object Dari Gambar 7 di atas terlihat ada dua pilihan : Create New Apabila object yang ingin disisipkan langsung dibuat pada Microsoft Excel. Pada Object type terdapat macam-macam pilihan aplikasi yang akan disisipkan, scroll pada scrollbar sampai tampil pilihan Microsoft Word Document. Klik pilihan tersebut lalu klik OK. Create from File Apabila kita ingin menyisipkan dokumen dari file yang sudah ada atau sudah dibuat sebelumnya. Klik perintah Browse untuk mencari file yang akan disisipkan. Masing masing pilihan tersebut terdapat pilihan Display as icon yang apabila diaktifkan akan menampilkan icon aplikasi dari file yang telah disisipkan. Sebagai contoh file yang disisipkan tadi berupa dokumen dari Microsoft Word, maka icon yang ditampilkan merupakan icon dari Microsoft Word. Begitu juga untuk aplikasi yang lain. Dan pada bagian Create from File terdapat pilihan Link to File, dimana pilihan inilah yang akan digunakan untuk menciptakan suatu link atau hubungan antar file. Dengan Link to File ini jika ingin langsung mengedit file atau data yang telah terinsert dapat langsung melakukan double click pada object maka akan langsung menuju file dari object yang bersangkutan dengan keadaan telah terbuka. Bisa juga dikombinasikan antara penggunaan Display as Icon dengan pilihan Link to File untuk tampilan dokumen yang lebih rapi. Dari Microsoft Excel ke Microsoft Word Metode Link yang digunakan disini kurang lebih sama dengan metode yang digunakan pada integrasi dari Microsoft Word ke Microsoft Excel. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer ASIA Malang 44
Bisa juga disisipkan satu metode tambahan yaitu pemakaian data di Microsoft Excel pada pembuatan dokumen di Microsoft Word, yang biasa disebut juga dengan metode Mail Merge. Metode yang harus dilakukan untuk yaitu : Membuat data yang akan digunakan sebagai Data Source terlebih dahulu pada Microsoft Excel. Mempersiapkan dokumen yang akan dihubungkan dengan data yang sudah dibuat tersebut diatas. Metode yang dilakukan untuk menghubungkan data dari Microsoft Excel dengan dokumen hampir sama dengan penggunaan Mail Merge pada umumnya tetapi ada sedikit perbedaan yaitu : 1. Pada saat menentukan data yang akan digunakan pilih perintah Open Data Source atau pilih Use an Existing List. Langkah berikutnya mencari file yang akan digunakan. Pencarian data pada Microsoft Word 2000 harus merubah Files of Type menjadi Microsoft Excel Worksheets terlebih dahulu 2. Setelah memperoleh file yang akan dilink-kan pilih table atau sheet yang akan digunakan sebagai data pada dialog Select Table atau langsung memilih Entire Spread Sheet (untuk Microsoft Word 2000) seperti pada Gambar 8 : Gambar 8 Dialog Mail Merge Recipients 3. Setelah memilih tabel pada sheet maka akan muncul dialog MailMerge Recipents yang menampilkan data yang terdapat pada table yang telah dipilih. 4. Untuk meletakkan data pada dokumen klik pilihan Insert Merge Field atau Insert Merge Field Gambar 9 Insert Word Field dan Insert Merge Field Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer ASIA Malang 45
Contoh kasus: Seorang pengguna memiliki sebuah dokumen Microsoft Word yang ingin digunakan dalam workbook. Informasi yang terdapat dalam dokumen tersebut telah terformat dengan baik dan pengguna tersebut ingin mempertahankan format tersebut ketika dibawa ke Microsoft Excel. Penyelesaian : Gambar 10 Bentuk asli dokumen pada Microsoft Word untuk contoh kasus Untuk mempertahankan format dalam Microsoft Word ke dalam Microsoft Excel hanya ada satu cara yaitu di format sebagai Gambar atau picture karena tipe data yang terdapat pada Microsoft Word berbeda dengan tipe data pada Microsoft Excel. Langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : a. Perhatikan contoh informasi pada Microsoft Word (Gambar 4.9) b. Setelah informasi yang ada pada Microsoft Word diblok dan dicopy, aktifkan aplikasi Microsoft Office c. Klik menu Edit, Paste Special d. Pilih terlebih dahulu, dokumen ingin di paste dalam format biasa atau format special e. Lalu pilih Picture (Enhanced Metafile), klik OK 7. Penutup a. Kesimpulan Berdasarkan dari hasil penelitian yang telah dijabarkan oleh peneliti di atas maka dapat diperoleh beberapa kesimpulan antara lain : 1. Aplikasi Microsoft Office yang selama ini kita kenal baik Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft PowerPoint maupun Microsoft Outlook ternyata tidak hanya dapat dipakai pada satu aplikasi itu sendiri, tetapi bisa juga digunakan secara bersama-sama dalam waktu yang bersamaan juga. 2. Dengan adanya metode Office Integration juga dapat mempermudah pengguna dalam memanajemen data dalam suatu dokumen. Dapat juga diartikan sebagai 1 (satu) sumber data dapat digunakan oleh beberapa dokumen dalam waktu yang bersamaan. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer ASIA Malang 46
b. Saran 1. Dengan adanya metode Office Integration ini peneliti berharap agar sistem pembelajaran dalam LP3i Business College Malang dapat berjalan dengan lancar. 2. Dengan contoh kasus yang telah diuraikan di atas diharapkan dapat memperjelas fungsi dari Microsoft Office Integration itu sendiri dan dapat diterapkan dalam sistem pembelajaran LP3i Business College Malang. 3. Manajemen LP3I Business College Malang sebaiknya juga dapat menerapkan metode Office Integration ini dalam penyelesaian dokumen dokumen yang berhubungan dengan link database yang selama ini masih dikerjakan dengan sistem manual. DAFTAR PUSTAKA Enar Ariady, Ms. Office Integration dan Internet, Mondial, Jakarta Rijanto TOSIN dan Valentzia Ramona, 2000, Microsoft Office 2000, DINASTINDO, Jakarta LP3i Business College Malang, 2005,Ms. Integration, Malang LPKBM MADCOMS, 2003, Kolaborasi Microsoft Office Mengolah Data Lebih Profesional, ANDI, Yogyakarta Microsoft Press, Microsoft Office 95 Integration STEP BY STEP, Elex Media Komputindo, Jakarta Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer ASIA Malang 47