Manajemen Koperasi; Teknik Penyusunan Laporan Keuangan, Pelayanan Prima dan Pengelolaan SDM Oleh : Tatik Suryani, Sri Lestari, Wiwik Lestari Edisi Pertama Cetakan Pertama, 2008 Hak Cipta 2008 pada penulis, Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apapun, secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan teknik perekaman lainnya, tanpa izin tertulis dari penerbit. GRAHA ILMU Candi Gebang Permai Blok R/6 Yogyakarta 55511 Telp. : 0274-882262; 0274-4462135 Fax. : 0274-4462136 E-mail : info@grahailmu.co.id Suryani, Tatik; Lestari, Sri; Lestari, Wiwik Manajemen Koperasi; Teknik Penyusunan Laporan Keuangan, Pelayanan Prima dan Pengelolaan SDM - Edisi Pertama - Yogyakarta: Graha Ilmu, 2008 viii + 160 hlm, 1 Jil : 21 cm. ISBN: 978-979-756-349-3 1. Ekonomi 1. Judul
KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas segala nikmat, karunia dan petunjuk-nya buku Manajemen Koperasi yang berisi tentang Koperasi berbasis pelayanan mutu total ini dapat kami selesaikan. Buku ini merupakan salah satu hasil dari Penelitian Hibah Bersaing yang dananya merupakan grant penelitian dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi melalui Direktorat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat melalui SK Nomor: 173/SP2H/ PP/DP2M/III/2007. Berawal dari penelitian yang berjudul Pengembangan Model Early Sustainability Warning (ESW) berbasis Pelayanan Mutu Total untuk Peningkatan Kinerja Koperasi Simpan Pinjam di Surabaya, penulis menemukan bahwa banyak hal-hal yang sifatnya strategik yang penting yang sebaiknya diterapkan Koperasi, khususnya Koperasi Simpan Pinjam agar kinerjanya bagus. Ketiga hal yang bernilai strategik yang sebaiknya dipraktikkan tersebut adalah pengembangan layanan prima berbasis pelayanan mutu total, penyusunan laporan keuangan yang sekaligus dapat dimanfaatkan untuk melakukan self-assesment dan memprediksi kinerja usahanya pada masa men-
datang serta praktek pengelolaan SDM yang lebih profesional. Ketiga hal ini akan mudah dipraktekkan dalam pengelolaan Koperasi jika ada panduan yang praktis. Buku ini memberikan panduan praktis yang memudahkan dalam mempraktekkan hal tersebut. Kami menyampaikan terima kasih dan penghargaan kepada semua pihak yang memberikan kontribusi, sehingga buku ini dapat diterbitkan. Kami menyampikan terima kasih kepada: 1. Dirjen Dikti melalui Direktur Penelitian dan Pengabdian Masyarakat yang membantu pendanaan melalui grant Penelitian Hibah Bersaing. 2. Pimpinan STIE Perbanas dan Ketua Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat serta Ketua Jurusan Manajemen STIE Perbanas Surabaya. 3. Kepala Dinas Koperasi Pemerintah Kota Surabaya. 4. Bapak Drs.Ec. Abdul Mongid, MA, yang telah memberikan sumbang saran, pemikiran dan masukan yang berharga. 5. Bapak Dr. Fathur Rozy, SE.MSi (Universitas Negeri Jember), Bapak Eko (Dinas Koperasi Kota Surabaya, Pengawas dan Pengurus Koperasi Karyawan STIE Perbanas Surabaya serta Koperasi Simpan Pinjam lainnya di Kota Surabaya. Kami berharap, masukan serta saran dari pembaca agar buku ini menjadi lebih baik dan lebih baik lagi. Akhir kata. Mudah-mudahan buku ini bermanfaat untuk Pembaca dan untuk siapa saja yang ingin memajukan Koperasi di Indonesia, khususnya Koperasi Simpan Pinjam. Surabaya, April 2008 Penulis vi Manajemen Koperasi
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR v DAFTAR ISI vii Bab 1 Koperasi Berbasis Pelayanan Mutu Total 1 Bab 2 Pentingnya Pelayanan Prima 9 Bab 3 Merumuskan Visi, Misi Berorientasi Nasabah 15 Bab 4 Kualitas Layanan KSP 25 Bab 5 Tingkatkan Profesionalisme Layanan 43 Bab 6 Keterampilan Melayani Nasabah 61 Bab 7 Pedoman Pembuatan Laporan Keuangan dan Kinerja KSP 71 Bab 8 Pedoman Penilaian Kinerja KSP 93 Bab 9 Manajemen Aktiva dan Pasiva (Asset and Liability Management) di KSP 107 Bab 10 Pengembangan SDM 115 Bab 11 Struktur Organisasi 119 Bab 12 Diskripsi Jabatan 123 Bab 13 Kualifikasi Jabatan 133 Bab 14 Sistem Seleksi 137 Bab 15 Penilaian Kinerja 141 Bab 16 Pengembangan Sumber Daya Manusia 149
DAFTAR PUSTAKA 153 LAMPIRAN 155 INDEKS 157 TENTANG PENULIS 159 viii Manajemen Koperasi
BAB 1 Koperasi Berbasis Pelayanan Mutu Total Lingkup dan Aktivitas Koperasi Simpan Pinjam Peran Koperasi, khususnya Koperasi Simpan Pinjam (KSP) semakin penting dalam meningkatkan pertumbuhan ekonomi. KSP menjadi salah satu alternatif bagi masyarakat untuk mendapatkan dana dalam upaya memperbaiki taraf kehidupan, pemenuhan kebutuhan sehari-hari dan mengembangkan usaha. Selain sebagai alternatif sumber mendapatkan dana, KSP juga menjadi salah satu pilihan untuk menginvestasikan dana (menabung). Masyarakat senang menabung di KSP karena selain praktis, juga akan mendapatkan bunga di akhir tahun, ditambah dengan harapan akan mendapatkan dana Sisa Hasil Usaha (SHU). Peningkatan animo masyarakat untuk memanfaatkan KSP ini menuntut pengelola KSP untuk mengelolanya secara lebih profesional seperti yang diharapkan oleh anggotanya dan masyarakat. Tuntutan untuk mengelola secara lebih profesional ini juga tidak terlepas dari semakin meningkatnya per-
saingan di lembaga keuangan mikro. Meningkatnya pertumbuhan lembaga keuangan mikro yang menawarkan jasa sejenis yang mulai banyak masuk di pedesaan memberikan alternatif pilihan lain kepada masyarakat. Tentunya masyarakat akan diuntungkan karena dapat memilih lembaga keuangan terbaik sesuai dengan yang diinginkannya. Oleh karena itu jika KSP tidak dikelola seperti halnya lembaga keuangan mikro lainnya bahkan jika dikelola tidak lebih baik, tentu dalam jangka waktu yang tidak terlalu lama akan ditinggalkan oleh anggota atau nasabahnya. Sesuai dengan Undang-Undang No 25 Tahun 1992 bahwa cakupan usaha koperasi menjadi luas, tidak hanya melayani kebutuhan anggota, tetapi juga masyarakat pada umumnya, maka KSP pun juga mempunyai nasabah yang tidak hanya terbatas pada anggota tetapi juga masyarakat umum. Ini merupakan peluang bagi KSP, karena dapat mengembangkan usahanya seperti halnya bidang usaha lainnya. Dapatkah KSP melayani masyarakat umum di luar anggotanya? Semuanya tergantung dari bagaimana pengurus dan pengelola KSP mampu memenuhi hal ini. Dalam menjalan aktivitas usahanya, sesuai dengan PP 9/1995 pasal 1 ayat 2, KSP menfokuskan kegiatannya hanya pada usaha simpan pinjam yang kegiatannya berupa menghimpun dana dan menyalurkannya melalui kegiatan usaha simpan pinjam dari dan untuk anggota koperasi yang bersangkutan, calon anggota koperasi yang bersangkutan, koperasi lain dan atau anggotanya. Terkait dengan aktivitas ini maka jasa yang ditawarkan yang juga sebagai 2 Manajemen Koperasi