NO. POB/FAPERTA/13 ; Rev. 00 URAIAN Nama Jabatan Tanda Tangan Disusun oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Status Dokumen No. Distribusi Hal 1 dari 7
SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN FRM/FAPERTA/18-00 Tgl. 25/09/2013 Catatan Perubahan Alasan Perubahan Hal 2 dari 7
1. Tujuan. Terselenggaranya tertib administrasi dalam pelayanan surat undangan sidang komisi mahasiswa pascasarjana di FAPERTA IPB. 2. Ruang Lingkup. Prosedur ini dalam kegiatan pelayanan surat sidang komisi untuk mahasiswa pascasarjana FAPERTA IPB mulai dari pengajuan sampai dengan penyerahan berita acara pelaksanaan yang telah ditandatangani oleh Wakil Dekan kepada mahasiswa. 3. Pengertian/Definisi. 3.1. FAPERTA adalah Fakultas Pertanian. 3.2. PMATK adalah Penjaminan Mutu Akademik dan Tatakelola. 3.3. () adalah salah satu proses pembimbingan mahasiswa, dilaksanankan sepanjang yang bersangkutan berstatus mahasiswa pasca sarjana aktif di FAPERTA IPB. Sidang komisi harus dihadiri oleh ketua dan seluruh anggota komisi pembimbing, dan hasilnya dilaporkan dalam berita acara kepada Program Studi. 4. Referensi. Prosedur Operasional Baku Pembimbing (POB-SPs-06) tanggal 1 Maret 2006. 5. Ketentuan Umum. 5.1. Sidang komisi yang terdaftar di Fakultas maksimal dilakukan sebanyak 3 (tiga) kali untuk program Magister (S2) dan 4 (empat) kali untuk program Doktor (S3). 5.2. Penyelenggaraan sidang komisi dilakukan di Program Studi masingmasing. 5.3. Pengajuan untuk membuat surat undangan sidang komisi paling lambat 7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan. Hal 3 dari 7
5.4. Mahasiswa yang mengajukan harus sudah lunas SPP 6. Prosedur. semester berjalan. 6.1. Rincian Prosedur. 6.1.1. Mahasiswa mengisi formulir pengajuan sidang komisi di Bagian Pendidikan & Akademik Fakultas, Mahasiswa menyerahkan formulir pengajuan sidang komisi kepada Ketua Komisi Pembimbing untuk ditandatangani. 6.1.2. Komisi Pembimbing menerima dan menandatangani formulir pengajuan sidang komisi, mengembalikan kepada mahasiswa. 6.1.3. Mahasiswa menyampaikan formulir kepada Ketua Program Studi untuk diketahui dan ditandatangani. 6.1.4. Ketua Program Studi menerima dan menandatangani, mengembalikan kepada mahasiswa. 6.1.5. Mahasiswa menerima, menyerahkan kepada Bagian Akademik & Kemahasiswaan Fakultas dengan melampirkan bukti lunas SPP semester berjalan. 6.1.6. Staf Bagian Pendidikan dan Akademik Fakultas membuat surat undangan sidang komisi, menyampaikan kepada Koordinator Bidang Akademik & Kemahasiswaan untuk diperiksa dan paraf. 6.1.7. Koordinator Bidang Akademik & Kemahasiswaan menerima, memeriksa dan paraf pada Surat Undangan sidang komisi, menyerahkan kembali kepada Staf Bagian Pendidikan dan Akademik Fakultas. 6.1.8. Staf Bagian Pendidikan dan Akademik Fakultas menerima dan menyampaikan surat undangan sidang komisi kepada Wakil Dekan untuk ditandatangani. Hal 4 dari 7
6.1.9. Wakil Dekan menerima dan menandatangani surat undangan sidang komisi, mengembalikan kepada Staf Bagian Pendidikan dan Akademik untuk diserahkan kepada Mahasiswa. 6.1.10. Staf Bagian Pendidikan dan Akademik menerima, menggandakan surat undangan sidang komisi sesuai jumlah komisi pembimbing serta untuk arsip. 6.1.11. Staf Bagian Pendidikan dan Akademik selanjutnya menyerahkan dokumen beserta formulir berita acara sidang komisi untuk diisikan oleh komisi pembimbing. 6.1.12. Mahasiswa menerima surat undangan sidang komisi dan formulir berita acara sidang komisi dan menyerahkan kepada Komisi Pembimbing. Selanjutnya mahasiswa menyerahkan surat undangan kepada Program Studi sebagai arsip. 6.1.13. Komisi Pembimbing dan mahasiswa melaksanakan sidang komisi, menandatangani berita acara dan menyerahkan kepada Program Studi untuk ditandatangani. 6.1.14. Ketua Program Studi menandatangani berita acara, dikembalikan kepada mahasiswa untuk disampaikan kepada Wakil Dekan. 6.1.15. Wakil Dekan menandatangani berita acara sidang komisi dan menyerahkan kembali kepada mahasiswa. 6.1.16. Mahasiswa menyerahkan berita acara sidang komisi kepada program studi dan komisi pembimbing sebagai arsip. Hal 5 dari 7
6.2. Bagan Alir Prosedur. Mahasiswa Komisi Pembimbing Ketua Program Studi Staf Bag. Akademik & Kemahasiswaan Fakultas Koordinator Bid. Akademik & Kemahasiswaan Wakil Dekan Mulai Mengisi formulir pengajuan sidang komisi Formulir pengajuan sidang komisi Formulir pengajuan sidang komisi Form. pengajuan sidang komisi Menerima & menandatangani Menerima & menandatangani Membuat surat undangan Sidang Komisi Menerima, memeriksa dan paraf Surat undangan Menerima dan menanda-tangani Copy SPP Semester berjalan Menerima, menggandakan Menyiapkan Berita Acara Melaksanakan & menanda-tangani Menanda-tangani Menanda-tangani Selesai dokumen/wakil manajemen Fakultas Pertanian, IPB Hal 6 dari 7
7. Daftar Dokumen Pendukung. 7.1. Surat Pengajuan. 7.2. Surat Undangan. 7.3.. Hal 7 dari 7